Seguridad de la organización: modo restringido y límites
Para quien administra: la verificación obligatoria, el bloqueo de pantalla, el modo restringido, el límite de exportaciones y los dominios salientes autorizados.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 4 min de lectura
Ajustes › Seguridad, necesitas entrar con tu cuenta decide tres cosas para toda la organización: quién tiene que demostrar su identidad, cuándo se vuelve a pedir la contraseña y cuántos datos pueden salir. Solo la abre el Super Administrador: quien puede levantar un freno puede abrir la puerta que otra persona acaba de cerrar, así que no es un ajuste repartible.
La pantalla tiene, en este orden: la verificación en dos pasos (con el código por correo como reserva), el bloqueo de pantalla, el modo restringido, el límite de exportaciones y los dominios salientes autorizados. Los tres últimos son los frenos a la salida de datos.
Verificación en dos pasos y bloqueo de pantalla
- Verificación en dos pasos: el interruptor Obligatoria para quien administra obliga a quien administre y no la tenga a configurarla la próxima vez que entre. Antes de activarlo, la pantalla te dice a cuántas personas afecta y cuántas ya la tienen. Nadie se queda fuera de su cuenta. Lo explicamos en Verificación en dos pasos.
- Código por correo como reserva: decide si quien no tiene el móvil a mano puede recibir el código en su correo. Apagado, solo valen el teléfono, la aplicación de autenticación y los códigos de recuperación; encendido, cada olvido se resuelve sin pasar por ti.
- Bloqueo de pantalla: a los cuántos minutos sin actividad se tapa la aplicación y se pide la contraseña: 5, 15, 30 o 60, y de fábrica 15. Detalle en Tus sesiones y el bloqueo de pantalla.
Modo restringido
Es el interruptor de emergencia: se activa cuando sospechas que alguien está sacando datos y hay que congelar la salida hasta averiguar qué pasa.
Qué frena el modo restringido
Sacar datos en volumen
Se bloquea
- Las exportaciones de listados y la exportación completa de los datos.
- Las descargas de muchos documentos a la vez.
- Los archivos montados como unidad de red.
- Crear claves de acceso de la API, porque una clave sobrevive a la sesión y a la baja de quien la crea.
El trabajo diario
Sigue igual
El modo restringido frena el volumen, no el trabajo, y te frena también a ti: un freno que su dueño se salta no frena nada.
Activa el interruptor «Modo restringido»
Se te pide confirmación con las consecuencias enumeradas.
Escribe el motivo
Es opcional, pero conviene: lo verá toda la organización en la franja de aviso. «Revisando un incidente, volvemos a la normalidad esta tarde» ahorra muchas preguntas.
Confirma
Queda activo al instante, se avisa a todos los administradores y se anota en el registro de auditoría.
Mientras está activo, todo el equipo ve en todas las pantallas la franja Modo restringido activo: las descargas y exportaciones están pausadas, con tu motivo y quién lo activó y cuándo. Los administradores ven además Revisar, que lleva a esta pantalla. Quien intenta una acción bloqueada recibe la explicación, no un error confuso.
Para levantarlo, baja el mismo interruptor: se desactiva al momento, sin confirmación, y se avisa a los administradores.
Límite de exportaciones
El freno permanente: fija cuántas exportaciones y descargas masivas puede hacer una persona en una hora, entre 1 y 1000. Escribe el número y pulsa Guardar: se aplica a todo el equipo por igual. Un cierre mensual completo consume muy pocas; un número alto deja de frenar nada.
Quien llega al límite ve cuánto le falta para poder volver a intentarlo, sin perder nada. A los administradores les llega el aviso Límite de exportaciones alcanzado, con quién y cuántas llevaba.
Dominios salientes autorizados
Los datos también salen de forma continua por dos vías que alguien de tu organización configura: los avisos a servidores externos (webhooks) de las aplicaciones externas y las rutas de envío con servidor de correo propio. Esta lista decide hacia qué servidores pueden salir.
Añade los dominios
Escribe uno y pulsa Añadir.
empresa.comsolo admite ese nombre exacto;*.empresa.comadmite el dominio y todos sus subdominios.Lee la vista previa
Si con la lista tal como está algún destino dejaría de funcionar, la pantalla te dice cuántos, cuáles y hacia dónde apuntan. Añade esos dominios si quieres que sigan funcionando.
Activa la lista y guarda
Con la lista activa, solo se puede salir hacia esos dominios: se comprueba al configurar un destino y antes de cada envío. Desactivada, se admite cualquier dominio público.
Una lista activa y vacía no autorizaría nada, así que el sistema te pide al menos un dominio antes de activarla.
Autorizar un destino se avisa a todos los administradores
Darse de alta un destino saliente es justo la maniobra que este control cierra. Por eso cualquier cambio en la lista llega en el momento al resto de administradores, con los dominios añadidos y retirados escritos en el aviso.
Todo queda registrado
Los cambios de esta pantalla se anotan en el registro de auditoría con quién y cuándo. Los avisos que reciben los administradores se explican en Avisos de seguridad.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Seguridad. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.