Organización del catálogo
Ordena AI Studio con colecciones anidables y etiquetas, y vincula cada activo a las fichas del CRM y de Gestión de proyectos donde se usa.
Actualizado el . 3 min de lectura
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AI Studio tiene tres formas de ordenar el catálogo, y se pueden combinar: un mismo activo puede estar en varias colecciones, llevar varias etiquetas y estar vinculado a varias fichas del ecosistema.
Colecciones
Las colecciones son carpetas que se pueden anidar. Úsalas para ordenar el catálogo como piensa tu organización: por área, por producto o por cliente.
Abre las colecciones
En el panel Colecciones de la galería, pulsa el botón de crear. Te lleva a la pantalla de colecciones, necesitas entrar con tu cuenta, con el árbol completo.
Crea la carpeta
Pulsa Nueva colección (o Subcolección si estás dentro de otra) y rellena:
- Nombre de la colección: por ejemplo, «CRM — Correos comerciales».
- Descripción: opcional.
- Carpeta madre: la colección que la contiene. Déjala vacía para crear una de primer nivel.
- Icono y Color: opcionales.
Añade activos
Dentro de la colección, pulsa Añadir existente para meter activos que ya tienes. También puedes elegir la colección en el campo Colección del editor al crear o editar un activo.
Permiso y reglas de borrado
Crear, editar o eliminar colecciones requiere Gestionar colecciones del AI Studio, que tienen por defecto el Super Administrador, el Gerente y el Vendedor. Una colección con subcolecciones no se puede eliminar: muévelas o elimínalas antes. Al eliminar una colección, sus activos no se borran.
Algunos consejos: ordena primero por área (Ventas, Facturación, Soporte) y después por caso de uso; evita colecciones con un solo activo (ahí bastan las etiquetas) y no pases de tres niveles.
Etiquetas
Las etiquetas son palabras clave libres que pones en el campo Etiquetas de las opciones avanzadas del editor. Son las mismas etiquetas que usa el resto de UTILIA OS. Úsalas para decir qué hace el activo (redactor, auditor) o dónde se usa (verifactu, preventa), y deja las colecciones para la clasificación fija.
Buscar y filtrar en la galería
Desde Tu biblioteca puedes acotar la galería por:
- Texto, que se busca en el nombre, la descripción y el identificador del activo, no en su contenido.
- Tipo (Prompt, Skill, Agente, Comando).
- Visibilidad.
- Colección.
- Orden.
Hoy la galería no filtra por etiqueta, por estado ni por ficha vinculada.
Vínculos con el ecosistema
Un activo vinculado a una ficha aparece en esa ficha, justo donde se va a usar. Para vincularlo necesitas poder editar el activo.
Vincular un activo a una ficha
Ficha del activo
Añadir vínculo
En la pestaña Vínculos, panel Conectado con, pulsa Añadir vínculo.Ficha del activo
Elegir la ficha
Elige el tipo (clientes, contactos, leads, oportunidades, proyectos o issues), búscala y selecciónala.CRM o Gestión de proyectos
Aparece en la ficha
La ficha muestra el bloque Activos de IA vinculados, con su tipo y su visibilidad.Ficha del activo
Usar desde allí
Al pulsarlo vas al activo para copiarlo o descargarlo.
Los tipos de ficha que ofrece el diálogo dependen de tu plan: leads y oportunidades solo aparecen si tu organización los tiene. El bloque de la ficha solo consulta: los vínculos se crean y se quitan desde el activo.
Vincular un activo no da acceso a él: quien ve la ficha solo verá los activos que ya podía ver por su visibilidad o porque se los han compartido.
Siguiente paso
Con el catálogo ordenado, el siguiente paso es controlar los cambios: sigue en Versionado de activos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en AI Studio. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.