Fichaje digital: qué exige la ley hoy y qué falta por aprobar

Si gestionas una PYME o eres autónomo con empleados, es probable que hayas oído hablar del fichaje digital obligatorio. La confusión es comprensible: hay una ley vigente desde 2019, un proyecto de ley que fue devuelto por el Congreso en 2025 y un borrador reglamentario que aún no se ha publicado en el BOE.

En este artículo separamos lo que ya es obligatorio de lo que está en tramitación, con la cronología real, las sanciones vigentes y un plan de acción práctico. Sin cifras inventadas ni plazos que nadie ha confirmado.

Si quieres ver directamente cómo funciona un sistema de fichaje que ya cumple con la normativa actual y se prepara para los nuevos requisitos, echa un vistazo a nuestra página de fichaje digital.

Qué dice la ley vigente y qué propone el borrador

La ley vigente: RDL 8/2019 (art. 34.9 ET)

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, incluyendo hora de inicio y fin. La norma deja libertad de formato: vale papel, hoja de cálculo o aplicación digital, siempre que el sistema sea fiable y no susceptible de manipulación. Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Esto es ley hoy. Si tu empresa no registra la jornada de sus trabajadores, ya está incumpliendo la normativa vigente y puede ser sancionada.

El borrador reglamentario (2025-2026): aún no aprobado

El Ministerio de Trabajo impulsa un desarrollo reglamentario que iría más allá de la ley de 2019. Este borrador aún no se ha publicado en el BOE y, por tanto, no es normativa vigente. Si se aprobase, los tres cambios principales que propone serían:

• Formato obligatoriamente digital. El borrador propone prohibir el uso de papel, firmas manuales y hojas de cálculo. Solo se aceptarían sistemas electrónicos.
• Acceso remoto para la Inspección. Si se aprueba, los inspectores podrían consultar los registros a distancia y en tiempo real, sin necesidad de desplazarse a la empresa.
• Registros inalterables y trazables. El texto proyectado incluye la exigencia de sellado temporal automático, log de modificaciones e imposibilidad de borrado sin rastro.

Además, el borrador propone que el registro incluya hora de inicio, hora de fin, pausas y horas extraordinarias, un nivel de detalle superior al que exige la norma actual.

Cronología real: qué ha pasado y qué falta

La tramitación de esta reforma ha sido accidentada. Conocer la cronología real te ayudará a distinguir entre lo que es ley, lo que se intentó y lo que está pendiente.

Cronología de la reforma

• Mayo 2019: El RDL 8/2019 establece el registro de jornada obligatorio (art. 34.9 ET). Ley vigente.
• Febrero-mayo 2025: El Gobierno impulsa un proyecto de ley que unía la reducción de jornada a 37,5 horas semanales, el refuerzo del registro horario y el derecho a desconexión digital.
• Septiembre 2025: El Congreso devuelve el proyecto de ley al Gobierno. No se convierte en ley.
• 12-26 de septiembre de 2025: Consulta pública previa del borrador reglamentario específico sobre registro de jornada digital.
• 30 de septiembre de 2025: El Consejo de Ministros aprueba la tramitación administrativa urgente de un real decreto (no decreto-ley) específico sobre registro de jornada digital, separado del debate sobre la jornada de 37,5 horas.
• Diciembre 2025 - febrero 2026: El anteproyecto se encontró con discrepancias técnicas entre ministerios sobre protección de datos, coste del software obligatorio y criterios de certificación.
• 19 de marzo de 2026: El Consejo de Estado emitió el dictamen núm. 188/2026, calificado por la prensa como «muy desfavorable».
• Abril 2026 (hoy): El borrador sigue sin publicarse en el BOE. No hay fecha confirmada de entrada en vigor.

¿Cuándo será obligatorio el fichaje exclusivamente digital?

La respuesta honesta es que no hay fecha cerrada. El borrador reglamentario aún no se ha publicado en el BOE y el dictamen del Consejo de Estado ha añadido incertidumbre al calendario. Además, hay debate público sobre el plazo transitorio: el texto del borrador mencionaba 20 días, el Ministerio de Trabajo ha hablado de 6 meses y el Ministerio de Economía ha pedido 1 año para PYMEs. No hay consenso.

Lo que sí está claro es que la obligación de registrar la jornada ya existe desde 2019. Las sanciones por no tener registro de jornada se aplican hoy, con la normativa vigente. No necesitas esperar a ningún BOE nuevo para actuar.

Multas y sanciones: qué se aplica hoy y qué se propuso

Es importante separar lo que ya se está sancionando de lo que se propuso pero no llegó a aprobarse. La confusión entre ambas cosas ha generado cifras incorrectas en muchos medios.

Régimen sancionador vigente (LISOS)

Las sanciones actuales están reguladas por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, RDL 5/2000). Se aplican por empresa, no por trabajador:

Lo que proponía el proyecto de ley fallido

El proyecto de ley de mayo de 2025 —el que fue devuelto por el Congreso en septiembre— proponía un cambio radical: que las multas pasasen a calcularse por cada trabajador afectado, con un rango de 1.000 a 10.000 EUR por trabajador para infracciones graves. Eso habría multiplicado el impacto económico para empresas con plantilla. Pero ese proyecto fue devuelto y no es ley. A día de hoy, las multas siguen siendo por empresa, según la LISOS vigente.

Datos reales de sanciones en 2024

Según los datos de la Inspección de Trabajo, en 2024 se impusieron 2,99 millones de euros en sanciones específicamente por control de registro de jornada, y 17,2 millones de euros por infracciones de tiempo de trabajo y horas extraordinarias (una categoría más amplia que incluye incumplimientos diversos). El total combinado ronda los 20 millones de euros, pero no todo es atribuible al registro de jornada. Lo relevante es que la Inspección ya está actuando con la normativa vigente.

Qué debe cumplir un sistema de fichaje digital

La ley de 2019 no detalla requisitos técnicos específicos, salvo que el sistema sea fiable. El borrador reglamentario, si se aprueba, sí incluiría un listado concreto. Estos son los requisitos que propone el borrador y que, en cualquier caso, representan buenas prácticas para cualquier sistema de registro:

Requisitos técnicos del borrador

• Registro digital nativo. El borrador propone que el sistema sea electrónico desde el origen. No valdría digitalizar registros en papel después.
• Inalterabilidad de los datos. Sellado temporal automático en cada fichaje, log de todas las modificaciones y trazabilidad completa. Ningún registro podría borrarse sin dejar rastro.
• Acceso en tiempo real. La Inspección de Trabajo debería poder consultar los datos de forma remota e inmediata.
• Detalle completo. Cada registro incluiría hora de inicio, hora de fin, pausas y horas extraordinarias, no solo un genérico «entrada» y «salida».
• Acceso para el trabajador. Los empleados deberían poder consultar sus propios registros de forma directa.
• Exportación verificable. El sistema debería permitir la exportación de datos en formatos estándar para auditorías y requerimientos legales.
• Conservación durante 4 años. Los registros deben almacenarse durante un mínimo de cuatro años. Este requisito ya existe en la ley vigente de 2019.

Lo que el borrador dejaría fuera

Si el borrador se aprueba tal como está redactado, estos métodos dejarían de ser válidos como sistema de registro (hoy, con la ley de 2019, aún se aceptan si son fiables):

• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets).
• Registros en papel, cuadernos o fichas firmadas.
• Aplicaciones sin sellado temporal ni log de cambios.
• Correos electrónicos o mensajes de WhatsApp como prueba de fichaje.
• Cualquier sistema que permita la modificación retroactiva sin trazabilidad.

5 pasos concretos para preparar tu empresa

Aunque el borrador aún no esté aprobado, anticiparte tiene sentido por razones prácticas: ya existe una obligación legal de registro de jornada, la Inspección está sancionando y la dirección del cambio es clara. Además, prepararse con tiempo evita la avalancha de última hora y los precios inflados por la urgencia.

Paso 1: Audita tu sistema actual

Antes de buscar soluciones, haz inventario. ¿Cómo fichan tus empleados hoy? ¿Los registros son fiables y no manipulables? ¿Puedes exportarlos en un formato estándar? ¿Incluyen pausas y horas extra? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es «no», puede que ya estés incumpliendo la ley de 2019.

Paso 2: Define tus necesidades reales

No todas las empresas necesitan lo mismo. ¿Tienes empleados que trabajan en remoto? ¿Hay equipos en obra o en desplazamiento? ¿Necesitas conectar el fichaje con la gestión de proyectos o la facturación? Mapa tus flujos antes de elegir herramienta.

Paso 3: Elige una solución que cumpla los requisitos

Repasa la lista de requisitos técnicos que hemos descrito más arriba y comprueba que la herramienta que estás evaluando los cumple. Aunque el borrador aún no sea ley, elegir un sistema que ya cumpla esos estándares te evitará tener que cambiar de herramienta si se aprueba. Pregunta explícitamente por inalterabilidad, sellado temporal y acceso para los empleados.

Paso 4: Implanta y forma a tu equipo

La tecnología solo funciona si la gente la usa. Dedica una sesión breve a explicar a tu equipo por qué se cambia de sistema, cómo se ficha (es tan fácil como un toque en el móvil) y qué pasa si hay un error. Un buen sistema de fichaje se aprende en 5 minutos. Si el tuyo necesita un manual de 20 páginas, reconsidera.

Paso 5: Revisa y ajusta durante el primer mes

Las primeras semanas son clave. Revisa los registros, detecta patrones de error (olvidos de fichaje, pausas no registradas) y ajusta las notificaciones o recordatorios automáticos. Un mes de rodaje bien hecho te ahorra problemas durante años.

Cómo Utilia OS facilita el cumplimiento normativo

No vamos a venderte que somos los únicos que pueden resolver esto, porque no es verdad. Pero sí hay algo que diferencia a Utilia OS: el fichaje no es un módulo aislado. Está integrado en la misma plataforma donde gestionas clientes, proyectos y facturas.

Esto significa que las horas fichadas se conectan directamente con los proyectos en curso y con la facturación. Un autónomo que facture por horas puede convertir sus fichajes en facturas con un par de clics. Una empresa que quiera saber cuánto ha costado realmente un proyecto tiene la respuesta sin abrir otra herramienta.

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Fichaje digital y Verifactu: dos normativas, una sola solución

Si la obligación del fichaje digital te parece un reto, conviene que sepas que no es la única normativa que se acerca. Verifactu, el sistema de facturación electrónica verificable, será obligatorio para sociedades a partir del 1 de enero de 2027 y para autónomos y el resto de obligados tributarios a partir del 1 de julio de 2027, según el RD 1007/2023 (art. 3.1.a) publicado en el BOE.

Gestionar ambas obligaciones con herramientas separadas multiplica el coste, la complejidad y los puntos de fallo. Una plataforma integrada como Utilia OS te permite cubrir el fichaje digital y la facturación electrónica desde el mismo panel, con los mismos datos de empleados y clientes.

La dirección está clara, aunque los plazos no

La obligación de registrar la jornada ya es ley. La dirección hacia el formato exclusivamente digital está clara, aunque los plazos concretos aún no están cerrados y el borrador reglamentario ha encontrado obstáculos significativos. Las empresas que se anticipen no solo evitarán posibles sanciones: ganarán en orden, transparencia y control sobre sus costes laborales reales.

Si diriges una PYME o eres autónomo con empleados, anticiparse tiene sentido por razones prácticas además de legales: un buen sistema de fichaje digital no es solo un gasto regulatorio. Es una herramienta que te dice exactamente dónde se van las horas de tu equipo y cuánto te cuestan de verdad.