Verifactu 2027: guía definitiva para PYMEs y autónomos

Si gestionas una PYME o trabajas como autónomo en España, hay dos fechas que deberías tener marcadas: enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autónomos. A partir de esos plazos, si utilizas un programa informático para facturar, ese programa deberá cumplir con el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

No es una recomendación. Es una obligación legal con sanciones relevantes. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé multas de hasta 50.000 euros por ejercicio en determinados supuestos de incumplimiento.

En esta guía te explicamos qué es el RRSIF (coloquialmente conocido como «Verifactu»), cómo funciona, qué modalidades de cumplimiento existen, qué excepciones hay, qué requisitos debe cumplir tu software y qué pasos seguir para llegar preparado. Sin tecnicismos innecesarios, con datos contrastados y fuentes.

Qué es «Verifactu» y cómo funciona el RRSIF

Lo primero que conviene aclarar: «Verifactu» o «VERI*FACTU» no es el nombre oficial de la normativa. La propia AEAT lo reconoce en sus FAQ: es una forma coloquial de referirse al Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023. En sentido estricto, «sistemas VERI*FACTU» son solo aquellos que remiten voluntariamente los registros de facturación a la AEAT.

Hecha la aclaración, el RRSIF se basa en varios pilares técnicos:

• Hash criptográfico encadenado: cada registro de facturación genera una huella digital única (hash SHA-256) que está vinculada al registro anterior. Si alguien modifica un registro, la cadena se rompe y el sistema lo detecta automáticamente.
• Registro inmutable: una vez generado el registro de facturación y su hash, no puede editarse ni borrarse. El software de facturación debe impedir cualquier alteración del registro original.
• Dos modalidades de cumplimiento: el RRSIF contempla dos tipos de sistemas. Los sistemas VERI*FACTU remiten voluntariamente los registros de facturación a la AEAT de forma automática. Los sistemas no verificables no remiten en línea, pero deben igualmente generar hashes encadenados, mantener registros inmutables y tener capacidad técnica de remisión electrónica para cuando la AEAT lo requiera. En ambos casos, el contribuyente elige qué modalidad adopta.

Además, cada factura debe incluir un código QR. Su utilidad depende de la modalidad elegida: en un sistema VERI*FACTU, el código QR permite consultar el registro de la factura en la AEAT. En un sistema no verificable, el cotejo devolverá la respuesta «Factura no verificable», lo que indica que la AEAT no dispone del registro en ese momento. Conviene saber que el QR no incorpora el hash de la factura.

En esencia, el RRSIF garantiza que los programas de facturación no permitan llevar una doble contabilidad ni manipular registros. La diferencia entre las dos modalidades radica en si los datos se envían proactivamente a Hacienda o se conservan a disposición de la Administración.

Calendario obligatorio del RRSIF: plazos para sociedades y autónomos

Uno de los puntos que más confusión genera es el calendario. La normativa establece dos plazos diferenciados según el tipo de contribuyente:

Estos plazos provienen del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Excepciones relevantes

Aunque el RRSIF tiene un alcance amplio, existen excepciones que conviene conocer:

• Empresas ya obligadas al SII: las empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información (facturación superior a 6 millones de euros, entre otros supuestos) están excluidas del RRSIF, ya que cumplen obligaciones de reporte aún más exigentes.
• Entidades exentas del art. 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades: determinadas entidades parcialmente exentas (como asociaciones, fundaciones y entidades sin ánimo de lucro en determinados supuestos) quedan fuera del ámbito de aplicación.
• Contribuyentes que no utilicen un SIF: según aclara la AEAT en sus FAQ, si un contribuyente no utiliza ningún sistema informático de facturación (es decir, factura de forma completamente manual), el RRSIF no le aplica directamente. Más adelante detallamos este punto.

Un matiz importante: el plazo no se refiere a cuándo debes empezar a buscar software. Se refiere a cuándo tu sistema informático de facturación ya debe estar operativo y cumpliendo. Si llegas al 1 de enero (o al 1 de julio) sin un sistema compatible, estarás en incumplimiento desde el primer día.

Diferencia entre el RRSIF y la facturación electrónica obligatoria

Aquí es donde la mayoría de empresarios se confunden, y con razón: hay dos normativas distintas que, aunque relacionadas, regulan cosas diferentes y tienen calendarios independientes.

RRSIF («Verifactu»): requisitos del software de facturación

El RRSIF (RD 1007/2023) regula cómo debe funcionar tu programa de facturación. Exige que el software genere hashes criptográficos, encadene registros, impida la manipulación de facturas y —según la modalidad elegida— remita o conserve los datos para la AEAT. Plazos: enero 2027 (sociedades) y julio 2027 (autónomos).

Ley Crea y Crece: facturación electrónica B2B

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), desarrollada por el Real Decreto 238/2026, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones B2B (entre empresas y profesionales). Esto significa que las facturas entre empresas deberán emitirse, transmitirse y conservarse en formato electrónico estructurado.

Atención al calendario: el RD 238/2026 establece que la obligación de facturación electrónica B2B se difiere a 12 o 24 meses (según el tamaño de la empresa) desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de intercambio. A fecha de publicación de este artículo, esa orden ministerial aún no se ha publicado, por lo que los plazos concretos de la factura electrónica B2B no están determinados. No comparten calendario con el RRSIF.

Dicho de forma simple: el RRSIF controla que tu software no permita hacer trampas (y tiene fechas fijas en 2027). La Ley Crea y Crece exige que tus facturas B2B sean electrónicas (pero su calendario depende de una orden ministerial pendiente). Son normativas complementarias, pero con plazos y obligaciones distintos.

Si quieres profundizar en cómo Utilia OS aborda ambas normativas, puedes consultar nuestra página sobre facturación electrónica y Verifactu.

Qué requisitos debe cumplir tu sistema informático de facturación

El RRSIF es bastante específico sobre lo que debe hacer (y lo que no debe hacer) cualquier sistema informático de facturación (SIF) a partir de las fechas indicadas. Estos son los requisitos técnicos principales:

• Generación de hash por registro de facturación: cada registro de facturación emitido debe generar un hash criptográfico (SHA-256) que se calcula sobre los datos del propio registro.
• Encadenamiento de registros: el hash de cada registro debe incluir el hash del registro anterior, creando una cadena inmutable. Esto impide borrar o alterar un registro sin que el sistema lo detecte.
• Inmutabilidad: el software no puede permitir la modificación ni la eliminación de registros de facturación una vez emitidos. Solo se pueden anular mediante facturas rectificativas.
• Código QR: cada factura debe incluir un código QR. En sistemas VERI*FACTU, permite consultar el registro en la AEAT. En sistemas no verificables, el cotejo indicará que la factura no es verificable en ese momento.
• Trazabilidad completa: el sistema debe registrar el código de identificación del sistema informático, las características de la instalación, los datos del productor del software y cualquier evento relevante, según establece el Reglamento.
• Declaración responsable del fabricante: el desarrollador del software debe emitir una declaración responsable confirmando que su programa cumple con todos los requisitos del Reglamento. No existe una «homologación» previa por parte de la AEAT.
• Capacidad de remisión electrónica: incluso los sistemas no verificables deben tener la capacidad técnica de remitir los registros a la AEAT cuando esta lo solicite.
• Conservación durante 4 años: los registros de facturación deben conservarse durante el plazo de prescripción.

En la práctica, esto significa que si hoy facturas con un programa que permite editar facturas ya emitidas, borrar registros o que no genera hashes, ese software no cumplirá con la normativa. Y usarlo después de los plazos te expone a sanciones.

Sanciones por incumplimiento: cuánto te puede costar

Las sanciones previstas en la normativa son significativas y afectan tanto a los usuarios del software como a los fabricantes. Están recogidas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria:

Conviene matizar: la sanción de 50.000 euros está vinculada a supuestos concretos del art. 201 bis LGT, como la tenencia de sistemas no debidamente certificados cuando exista obligación de tenerlos, o la utilización de sistemas que hayan sido alterados. No significa que cualquier defecto técnico menor del software conlleve automáticamente esa cifra, pero sí que utilizar un programa que no cumpla los requisitos básicos del RRSIF es una infracción con consecuencias económicas serias.

Esto convierte la elección de software de facturación en una decisión con consecuencias legales directas, no solo operativas.

5 pasos para preparar tu empresa antes de los plazos del RRSIF

Adaptarse al RRSIF no es algo que puedas hacer la semana antes del plazo. Implica evaluar tu situación actual, elegir herramientas y migrar datos. Estos son los cinco pasos que recomendamos:

Cómo Utilia OS se prepara para cumplir con el RRSIF

Utilia OS se está desarrollando con el cumplimiento del RRSIF integrado en el núcleo del módulo de facturación. No es un parche ni un plugin adicional: el cumplimiento está en la base del sistema.

Concretamente, el módulo de facturación de Utilia OS incluye:

• Generación automática de hash SHA-256 por cada registro de facturación.
• Encadenamiento criptográfico entre registros consecutivos.
• Registro inmutable que impide la edición o eliminación de documentos.
• Código QR en cada factura.
• Mecanismo de remisión electrónica de registros a la AEAT.
• Preparación para la facturación electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, cuando sus plazos se concreten.

Pero la facturación es solo uno de los 14 módulos que integra Utilia OS. Al elegir una plataforma que unifica CRM, gestión de proyectos, comunicación interna, fichajes y facturación, reduces el número de herramientas que necesitas y, con ello, el coste total y la complejidad operativa de tu empresa.

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