Política de privacidad

Última actualización: 27 de octubre de 2026

Esta Política de privacidad se ha redactado de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la Ley 34/2002 (LSSI-CE). Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de tus datos personales puedes escribirnos a compliance@utilia.ai.

Si conectas a Utilia OS un asistente de inteligencia artificial de otra empresa, como Claude o ChatGPT, el apartado 14 explica qué datos se tratan y quién los recibe. El apartado 15 resume lo que puedes controlar desde el propio producto. Si tienes una cuenta de desarrollador, o si compras o vendes aplicaciones en el catálogo de aplicaciones, el apartado 16 explica qué datos tratamos. Si una organización conecta Utilia OS con Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp) o con Google Ads para recibir los leads de sus anuncios o para recordar el pago de sus facturas por WhatsApp, el apartado 17 explica qué datos se tratan y quién los trata. Si trabajas en una organización que usa el aplicativo RRHH de Utilia OS (registro de jornada, vacaciones y ausencias), el apartado 18 explica qué datos se tratan, para qué, durante cuánto tiempo y quién los ve. Si tu organización se dio de alta con el enlace o el código de un colaborador del Programa de colaboradores de UTILIA OS o de otra organización cliente, la presentó un colaborador o recomienda UTILIA OS a otras empresas, el apartado 19 explica qué datos se tratan; los de los colaboradores y de las personas que nos presentan se explican en la Información de privacidad para colaboradores.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de la plataforma Utilia OS, del sitio web y de los canales de comunicación asociados es la entidad identificada a continuación, conforme al artículo 13.1.a) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

• Razón social: UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN.
• Forma jurídica: Sociedad Cooperativa Canaria
• NIF: F75452102
• Régimen fiscal: Canarias (IGIC 7%)
• Representante legal: Manuel López Rivero
• Domicilio social: C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
• Sede operativa: Work in Cholas, Oficina O-B2-A, C/ Antonio María Manrique, 3, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
• Correo general: info@utilia.ai
• Correo de privacidad y compliance: compliance@utilia.ai
• Teléfono: +34 626 90 91 98
• Sitio web: utilia.ai
• Plataforma: os.utilia.ai
• Inscripción registral: Inscrita en el Registro de Sociedades Cooperativas de la Comunidad Autónoma de Canarias, Libro III de Inscripciones de Sociedades Cooperativas, número 401, folio 101, asiento 1, por resolución n.º 8521/2024 del Servicio Canario de Empleo, de 9 de diciembre de 2024.

Contactos especializados

Para cuestiones distintas al tratamiento de datos personales, puedes dirigirte a los siguientes buzones: soporte técnico en soporte@utilia.ai, recursos humanos en rrhh@utilia.ai y formación en formacion@utilia.ai. Para el ejercicio de derechos en materia de protección de datos, utiliza siempre compliance@utilia.ai.

UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus propios contactos, usuarios del sitio web, personas candidatas y visitantes, del Programa de colaboradores de UTILIA OS y de las recomendaciones entre empresas (apartado 19), de las cuentas de desarrollador y de las ventas de aplicaciones del catálogo, en las que actúa como vendedora (apartado 16). Respecto de los datos que las organizaciones clientes introducen en la plataforma Utilia OS (datos de su personal, contactos comerciales, clientes finales, leads, documentos, etc.), UTILIA actúa como encargada del tratamiento en los términos del artículo 28 del RGPD y suscribe con el cliente el correspondiente contrato de encargo.

2. Datos personales que recogemos

Recogemos únicamente los datos que son necesarios para prestar el servicio y cumplir con nuestras obligaciones legales, conforme al principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD. Las categorías de datos varían según cómo interactúes con nosotros.

a) Datos de contacto y cuenta de usuario.

• Datos identificativos: nombre, apellidos, cargo o rol dentro de la organización cliente.
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, teléfono profesional.
• Credenciales de acceso: nombre de usuario y contraseña, almacenada esta última mediante funciones resumen (hash) con sal criptográfica. La contraseña en claro no se conserva en ningún momento.
• Datos de la verificación en dos pasos, cuando la persona usuaria la activa o cuando su organización la exige a quien administra la cuenta o a las personas de su asesoría: la semilla de la aplicación de autenticación, que se guarda siempre cifrada y nunca en claro; el resumen criptográfico de cada código de recuperación y la fecha en la que se gastó, sin que el código en claro llegue a almacenarse; y, si la persona registra como aparato de confianza el teléfono en el que tiene instalada la aplicación de Utilia OS, el nombre que ella misma le da a ese teléfono, su sistema operativo, el resumen criptográfico de un secreto de dispositivo, el vínculo con el aviso que ese teléfono recibe y las fechas de último uso y de revocación.

b) Datos de uso de la plataforma Utilia OS.

• Registros técnicos (logs): dirección IP, identificador de sesión, fecha y hora de acceso, tipo de navegador y sistema operativo.
• Presencia en la plataforma: si la persona está conectada, ausente o desconectada y la hora de su última actividad. En la aplicación de escritorio, la persona pasa a figurar como ausente tras cinco minutos sin usar el ratón ni el teclado o al bloquear o suspender el equipo. Solo se guarda el estado actual, no un histórico.
• Datos de las sesiones abiertas de la propia cuenta: dirección IP, navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo desde el que se abrió cada una, fecha de creación y fecha de la última actividad. La persona usuaria puede consultarlos y cerrar cualquiera de sus sesiones desde su propia cuenta, sin intervención de nadie. El testigo con el que se identifica cada sesión no se conserva en claro, sino mediante su resumen criptográfico.
• Ubicación aproximada deducida de la dirección IP, con el detalle de ciudad y país cuando constan. Se muestra junto a cada sesión abierta, en la petición de confirmación que llega al teléfono y en los avisos de seguridad, con la única finalidad de que la persona reconozca de un vistazo si un acceso es suyo. Se calcula en los servidores de UTILIA con una base de datos incorporada al propio software, sin consultar a ningún proveedor externo, y no se almacena: se deduce en el momento de mostrarla a partir de la dirección IP que ya consta en el registro. Es una orientación y no una prueba del lugar en el que se encontraba ninguna persona: una red corporativa, una conexión mediante red privada virtual o los datos móviles pueden desplazarla cientos de kilómetros.
• Huella técnica del aparato, empleada exclusivamente para avisar del primer acceso realizado desde un dispositivo que la cuenta no había utilizado antes. Es un resumen criptográfico del tipo de cliente, del navegador y del sistema operativo; no incluye la versión del navegador ni la dirección IP, y no permite identificar un aparato concreto.
• Datos de la confirmación del acceso desde la aplicación móvil, cuando la persona utiliza este segundo paso: la dirección IP, el navegador y el sistema operativo desde los que se está intentando entrar, junto con la hora del intento. Estos datos viven únicamente en memoria caché durante los cinco minutos que dura la petición y se destruyen al aprobarla, al rechazarla o al caducar.
• Auditoría de acciones: entradas del módulo de auditoría que registran creación, modificación y eliminación de recursos a efectos de seguridad y trazabilidad (artículo 32 RGPD).

c) Datos introducidos en los módulos funcionales.

• Módulo CRM y gestión comercial: datos de contactos, empresas, oportunidades, presupuestos, firmas electrónicas, historial de interacciones y notas.
• Módulo de facturación y finanzas: datos identificativos y fiscales de clientes y proveedores, facturas, cobros, pagos y cuentas bancarias.
• Recordatorios de cobro: los recordatorios de cada factura que programa la organización cliente, con su fecha, su canal, su tono y su resultado; las pausas, las promesas de pago y las notas que anota; y el teléfono de los contactos de facturación. Si la organización los envía por WhatsApp, además, el permiso de cada persona para recibirlos o su baja, el estado de entrega de cada mensaje y las respuestas que escriba, como explica el apartado 17.
• Personas de contacto de los proveedores: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono y móvil, cargo, área a la que pertenecen dentro del proveedor, notas, la fotografía de la persona si la organización cliente la sube, los archivos que vincule a su ficha y los campos adicionales que la propia organización cliente haya definido para este tipo de ficha. Se registra también la actividad mantenida con esas personas (llamadas, correos electrónicos, reuniones y notas) cuando la organización cliente la anota en la plataforma.
• Módulo de operaciones (compras, almacén y ventas): solicitudes de compra, pedidos a proveedores, recepciones de mercancía y el documento de entrega del proveedor cuando se adjunta, catálogo de artículos y servicios, condiciones y precios de compra pactados con cada proveedor, tarifas de venta, almacenes y ubicaciones, existencias y su valoración, movimientos de almacén, recuentos físicos, pedidos de venta y albaranes de entrega. Los datos personales que contienen estos documentos son, además de los del proveedor o del cliente final al que se refiere cada uno, la identidad de la persona usuaria que crea, aprueba, envía, recibe, cuenta, valida o cancela cada documento, junto con la fecha y la hora de cada paso.
• Módulo de portal del cliente: contenidos compartidos, comentarios, firmas y archivos aportados por el cliente final y, salvo que la persona se oponga, un registro de su actividad (cuántas veces accede cada día y qué documentos consulta o descarga). Con su consentimiento, se muestra además su presencia en tiempo real, que solo se guarda noventa segundos.
• Envío y firma de presupuestos: la apertura del enlace y la descarga del documento por su destinatario, con la fecha, la dirección IP, el navegador y la página de procedencia y, en la firma, la dirección IP y el navegador de quien firma.
• Módulo de comunicación y videollamadas: identificadores de sala, metadatos de sesión, el nombre y el correo electrónico de las personas invitadas, las horas de entrada y salida de cada participante, los mensajes del chat de la sala y, si el usuario activa la grabación o la transcripción, las grabaciones audiovisuales y sus transcripciones, que identifican a cada interlocutor por su nombre y su correo electrónico.
• Módulo de chat: los mensajes, con sus ediciones, menciones, archivos, ubicaciones compartidas y confirmaciones de lectura, y las notas de voz, que se transcriben con el proveedor de inteligencia artificial cuando una persona pulsa «Transcribir».
• Copiloto de llamadas: cuando la persona usuaria lo activa durante una llamada, el audio se transcribe en tiempo real, la transcripción se guarda separada por interlocutor y el texto, junto con las capturas de pantalla que la persona decide compartir, se envía al proveedor de inteligencia artificial para proponer recomendaciones; las capturas no se guardan. En la aplicación de escritorio para Mac, la grabación de llamadas telefónicas guarda además el audio, el número y el nombre del interlocutor que muestra la aplicación de llamadas del sistema, la transcripción, un resumen, el siguiente paso sugerido y la declaración de la persona usuaria de haber informado al interlocutor de la grabación.
• Buzones de correo sincronizados: cuando la persona conecta su buzón, los correos que coinciden con un cliente, un contacto o un lead de la organización se guardan en su ficha con el cuerpo y los adjuntos, y se clasifican de forma automática con el proveedor de inteligencia artificial a partir del asunto, el remitente, los destinatarios y el principio del texto. Del resto de correos solo queda un registro técnico de la sincronización.
• Seguimiento de los correos enviados: los correos de las campañas de marketing, los envíos de presupuestos y los correos enviados con el complemento de Outlook incorporan una imagen de seguimiento que, cuando el destinatario los abre, registra su dirección IP completa, su navegador o programa de correo y el tipo de dispositivo. En las campañas se registran también los clics, con los mismos datos. Hoy no existe un ajuste para desactivar este seguimiento en las campañas ni en el complemento de Outlook.
• Gestión de leads: una puntuación y una temperatura calculadas a partir de la actividad del lead (aperturas y clics de correos, interacciones, reuniones y formularios) y el enriquecimiento de los datos de su empresa mediante una búsqueda en internet que realiza el proveedor de inteligencia artificial.
• Formularios de captación: los datos que la persona escribe en el formulario y, además, su dirección IP, su navegador, la página de procedencia, la página del formulario, los parámetros de campaña (UTM) y la constancia de su consentimiento, con su dirección IP y su navegador.
• Leads de anuncios: si la organización cliente conecta los formularios de sus anuncios de Facebook, Instagram o Google Ads, las respuestas que la persona da en el formulario, las casillas que marca y la campaña, el anuncio y el formulario de los que procede, con la hora en que lo rellenó, como explica el apartado 17.
• Rastreador web: el contenido completo de las páginas web públicas que la organización cliente decide rastrear (texto, código, autor declarado, enlaces e imágenes), que puede incluir datos personales publicados en ellas.
• Registro de jornada (fichajes): la hora de cada entrada, pausa y salida y sus correcciones, el medio con el que se ficha, la modalidad presencial o a distancia, la dirección IP, el navegador y los datos básicos del dispositivo y, solo si el horario de la persona lo pide, la ubicación en el momento de fichar la entrada y la salida, con la comprobación de si el fichaje se hizo dentro de la zona permitida. El sistema señala incidencias para que una persona las revise, como un retraso, una pausa más larga de lo previsto, un fichaje fuera de la zona o un límite de jornada o de descanso sin respetar. La ubicación exacta, la dirección IP y el dispositivo de los fichajes de otra persona solo los ve quien revisa sus incidencias o corrige sus fichajes. El detalle está en el apartado 18.
• Ausencias y vacaciones: el tipo de ausencia, sus fechas, su motivo y, cuando se aporta, el justificante, como el de una baja o una cita médica. Estos documentos pueden contener datos de salud, una categoría especial de datos (art. 9 RGPD) cuyo tratamiento corresponde a la organización cliente como empleadora. El tipo de una ausencia que se comunica, como una baja o un permiso, solo lo ve quien gestiona los recursos humanos; el de una ausencia que se pide, también quien decide sobre ella. El detalle está en el apartado 18.
• Gamificación: los puntos que cada persona usuaria obtiene por su actividad en la plataforma, incluidos el inicio de sesión diario, las rachas de días seguidos y la actividad en fines de semana y festivos, y su posición en las clasificaciones, que ven las personas con permiso para ello.
• Formación: el progreso de cada persona en las formaciones y lecciones (fechas de inicio, último acceso y finalización y el punto en el que se quedó), que ven las personas con permiso para ello.
• Comisiones: los datos de las personas comisionistas, incluidos su NIF, su dirección, sus datos bancarios y el tipo y el importe de la retención del IRPF.
• Módulo de asistentes de IA: prompts introducidos, contexto incluido por el usuario y respuestas generadas. Estos datos se utilizan exclusivamente para responder a la consulta y no se emplean para entrenar modelos de terceros. Las preguntas y respuestas del asistente @Utilia se guardan en la conversación del chat en la que se formulan.
• Medición del consumo de IA: registro interno, por organización, de cada operación realizada con funciones de inteligencia artificial (función utilizada, modelo, unidades consumidas y coste asociado). Este registro no almacena el contenido de las conversaciones, de los audios ni de los documentos procesados; únicamente contiene metadatos de consumo y, en su caso, referencias técnicas a la operación de origen.
• Peticiones de ampliación del plan: la identidad de la persona usuaria que pide que se amplíe el plan de su organización, la funcionalidad que pide, el motivo que escriba y la respuesta que le da quien administra la cuenta dentro de esa misma organización.
• Módulo de recursos humanos interno: datos de la relación laboral con los socios trabajadores y personal de UTILIA.

d) Datos de navegación y cookies.

Los descritos en nuestra Política de cookies.

e) Datos de quienes solicitan atención comercial de UTILIA.

• Datos que la persona facilita al reservar una videollamada con el equipo comercial de UTILIA o al pedir que se le devuelva la llamada: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono y nombre de su empresa cuando los indique, zona horaria de su dispositivo y el texto libre en el que explica qué quiere conseguir.
• Cuando quien reserva es una persona usuaria de una organización cliente, se copian además, en el momento de la reserva, el nombre de esa organización, el plan que tiene contratado y el estado de su suscripción, para que quien atienda la llamada sepa de qué se le está hablando.
• Datos de la propia cita: fecha, hora y duración, persona del equipo de UTILIA que la atiende, sala de videollamada asociada, si llegó a celebrarse y las notas que el equipo comercial anote sobre su resultado.
• Cuando la cita se pide desde la web comercial de UTILIA OS (os.utilia.ai/es y os.utilia.ai/en), de dónde llegó la visita: la página de la web desde la que se pidió, los parámetros de campaña (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term y utm_content), el dominio del sitio web desde el que se llegó, la primera página que se vio en la web comercial y, solo si la persona aceptó la publicidad en el aviso de cookies de la web, el identificador del clic en el anuncio del que vino, descrito en el apartado 2.g). La cita confirmada queda en el CRM de UTILIA, en la ficha que ya tuviera la persona o en un lead nuevo, con ese origen y sin el identificador del clic.
• Solicitudes sin confirmar: una cita pedida desde la web comercial solo queda reservada cuando la persona confirma su dirección de correo electrónico con el enlace que recibe al pedirla. Mientras no lo hace, la solicitud (sus datos, el día y la hora o la franja que pidió y de dónde llegó la visita, sin el identificador del clic) se guarda aparte, fuera del CRM y de cualquier lista de envío. Si a los diez minutos no la ha confirmado, se le envía un único recordatorio con un enlace nuevo; si a la media hora sigue sin confirmar, la solicitud caduca y el equipo comercial puede llamarla o escribirle una sola vez para ayudarla a terminar la reserva.

Estas videollamadas no se graban: la grabación viene desactivada de fábrica en las salas que crea el canal de atención comercial. Si en algún momento se activara, se aplicaría el aviso de grabación previsto para el resto de reuniones de la plataforma.

f) Datos que trata UTILIA para operar la plataforma.

• Registro de errores técnicos: el texto y la traza de cada error, la función en la que se produjo, la persona usuaria y la organización afectadas y datos técnicos del navegador o de la aplicación (versión, modelo de dispositivo y sistema operativo). Solo lo consulta el equipo de UTILIA.
• Avisos internos del equipo técnico: el equipo de UTILIA recibe por Telegram avisos de las incidencias del sistema, que incluyen el texto de los errores, del que se suprimen las direcciones de correo electrónico, las direcciones IP privadas y las credenciales que se detectan en él, y, en los informes de actividad que solicita el propio equipo, el nombre y los apellidos de personas usuarias activas.
• Avisos al equipo comercial: cuando una empresa se da de alta desde la web comercial, y cuando alguien pide una cita desde la web y no la confirma, el equipo comercial de UTILIA recibe un aviso en la plataforma y, según las preferencias de cada persona del equipo, también por correo electrónico o como notificación en sus dispositivos. El aviso de un alta incluye el nombre de la empresa y el de quien la da de alta, el teléfono que dejó, el plan que eligió y cómo llegó a la web. El de una cita sin confirmar dice lo que se pidió y desde qué página, pero no el nombre, la dirección de correo electrónico ni el teléfono de la persona, que solo se ven en la lista de solicitudes sin confirmar del equipo comercial. Por Telegram llega una copia de estos avisos que solo lleva el nombre de la empresa, el plan, lo que se pidió y cómo llegó la visita a la web: nunca el nombre, la dirección de correo electrónico ni el teléfono de una persona.
• Analítica de uso de la inteligencia artificial: por cada uso de una función de IA, la persona usuaria, el módulo, la longitud de la petición, el modelo, las unidades consumidas, el coste y si se aceptaron o rechazaron las propuestas, sin el texto de las conversaciones. Solo la consulta el equipo de UTILIA.
• Accesos de soporte: cuando el equipo de UTILIA necesita entrar en una cuenta cliente para atender una incidencia, lo hace con un acceso temporal de una hora, en modo de solo lectura o completo, que exige su verificación en dos pasos y registra quién entra, en qué cuenta, con qué motivo, desde qué dirección IP y con qué navegador. Se avisa a la persona afectada y a quienes administran la organización, que pueden revocarlo, y el acceso queda anotado en el registro de auditoría de UTILIA y en el de la organización.
• Avisos de novedades del producto: se muestran dentro de la plataforma y, solo si la persona lo activa en sus preferencias de avisos, se envían también a su correo electrónico.
• Constancia de la aceptación de los textos legales: cuando se acepta un texto legal en la plataforma, como los Términos de uso al darse de alta o al aceptar una versión nueva, el aviso «Utilia OS no sustituye el asesoramiento profesional» que se pide a cada persona usuaria, las Condiciones para desarrolladores, las Normas del catálogo de aplicaciones en cada envío a revisión o las Condiciones de compra de aplicaciones en cada compra, o el Acuerdo de colaboración del Programa de colaboradores de UTILIA OS y la comunicación del inicio de actividad que firma un colaborador, UTILIA registra qué persona acepta, en nombre de qué organización, qué texto y en qué versión, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador o la aplicación utilizados. Ese registro no se puede modificar ni borrar desde la plataforma.
• Videovigilancia de las instalaciones de UTILIA: si UTILIA utiliza en sus instalaciones el sistema de videovigilancia de la plataforma, este graba clips de imagen sin sonido cuando detecta movimiento o personas, que se borran en un plazo máximo de treinta días, salvo los que deban conservarse como prueba de un incidente, con la finalidad de preservar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones (art. 22 LOPDGDD).

g) Origen del alta desde la web comercial de UTILIA OS.

• Cuando una empresa se da de alta en Utilia OS desde un enlace de la web comercial de UTILIA OS (os.utilia.ai/es y os.utilia.ai/en), el enlace trae cómo llegó la visita a la web y UTILIA lo guarda con la cuenta de la empresa: los parámetros de campaña de la primera visita (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term y utm_content), el dominio del sitio web desde el que se llegó (solo el dominio, no la dirección de la página), la primera página que se vio en la web comercial, la sección de la web desde la que se pulsó el botón de alta y la fecha del alta.
• El identificador del clic en el anuncio, solo si la persona llegó desde un anuncio y aceptó la publicidad de esa plataforma en el aviso de cookies de la web: es el código que Google Ads, Meta, LinkedIn o Microsoft Advertising añaden al enlace del anuncio (gclid, gbraid, wbraid, fbclid, li_fat_id o msclkid) y sirve para saber qué anuncio trajo el alta. Utilia OS lo descarta si en ese navegador no consta esa aceptación y lo borra a los noventa días.
• Los hitos de contratación de esa empresa, que registran los servidores de UTILIA sin guardar nada en el navegador: el alta, el primer hito de uso (la primera factura emitida o el primer cliente creado, lo que ocurra antes) y el primer pago de la suscripción, junto con los datos del plan contratado y el canal del que vino el alta. No incluyen el correo electrónico, el nombre ni el teléfono de ninguna persona, ni el identificador del clic.
• La persona que da de alta la empresa entra además en el CRM de UTILIA, en la ficha que ya tuviera o en un lead nuevo, con su nombre, su dirección de correo electrónico, su teléfono si lo indicó, el nombre de la empresa, el plan que eligió y cómo llegó a la web, sin el identificador del clic, para que el equipo comercial la llame y la ayude a poner en marcha la prueba.

Estos datos no se comunican a terceros, no se envían a Google, a Meta, a LinkedIn ni a Microsoft y no se muestran a la organización cliente. La web comercial tiene su propia Política de privacidad y su propia Política de cookies, que explican cómo recoge esos datos mientras se navega por ella.

Origen de los datos

Con carácter general los datos se obtienen directamente del interesado. Cuando la organización cliente introduce en la plataforma datos de terceros (sus clientes finales, proveedores o leads), la fuente es la propia organización cliente, que garantiza contar con base jurídica para ello y ha informado previamente a las personas interesadas.

3. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

Cada tratamiento que realizamos se apoya en una base jurídica de las previstas en el artículo 6.1 del RGPD. A continuación se indican las principales finalidades y su base legal asociada.

• Alta y gestión de la cuenta: Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales solicitadas por el interesado (art. 6.1.b RGPD).
• Prestación del servicio Utilia OS: Ejecución del contrato entre UTILIA y la organización cliente (art. 6.1.b RGPD). Respecto de los usuarios finales dados de alta por la organización, UTILIA actúa como encargada (art. 28 RGPD).
• Facturación, contabilidad y cumplimiento fiscal: Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD), en particular Ley 58/2003 General Tributaria, Código de Comercio (art. 30) y normativa de facturación electrónica aplicable.
• Seguridad, prevención del fraude y registros de auditoría: Interés legítimo del responsable en la preservación de la integridad del servicio y de los datos (art. 6.1.f RGPD), con superación del juicio de ponderación y con la obligación de seguridad del art. 32 RGPD. Esta finalidad comprende, además de los registros de auditoría, la verificación en dos pasos y sus vías de recuperación, la lista de sesiones abiertas y su cierre por la propia persona usuaria, la ubicación aproximada que se muestra junto a cada acceso, los avisos de seguridad sobre la propia cuenta (activación o retirada de la verificación en dos pasos, acceso desde un aparato nuevo, intento de acceso rechazado, reinicio de la verificación por un administrador y petición de ayuda a los administradores) y el bloqueo de la pantalla tras un periodo de inactividad. Se trata en todos los casos de medidas dirigidas a proteger la cuenta de la propia persona interesada, que no se emplean para valorar su rendimiento ni para ninguna otra finalidad.
• Medición y facturación del consumo de funciones de IA: Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD), para aplicar el volumen de uso incluido en el plan y facturar el saldo adicional, y cumplimiento de obligaciones legales de facturación (art. 6.1.c RGPD). Incluye la prevención de abuso del servicio como interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). El registro de consumo contiene únicamente metadatos (función, modelo, unidades y coste), nunca el contenido de las conversaciones o documentos.
• Atención de consultas y soporte técnico: Ejecución del contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD) o interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) cuando el contacto no deriva de una relación contractual.
• Atención comercial y gestión de las citas con el equipo de UTILIA: Aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el propio interesado (art. 6.1.b RGPD) cuando la persona pide hablar con nosotros y, si su organización ya es cliente, interés legítimo de UTILIA en el mantenimiento y desarrollo de esa relación comercial (art. 6.1.f RGPD). Comprende la organización de la videollamada, el envío de la confirmación con el archivo de calendario y sus recordatorios, la devolución de la llamada telefónica cuando la persona la solicita y el seguimiento comercial posterior.
• Memoria comercial de UTILIA: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en conservar el historial de las conversaciones comerciales mantenidas con cada organización y con las personas que la representaron, incluso después de que esa organización deje de ser cliente, a efectos de continuidad de la relación comercial y de análisis de las bajas. Los interesados pueden oponerse a este tratamiento conforme al apartado 7.
• Origen de las altas y de las citas y medición de la captación de clientes: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en saber qué canales y qué páginas de su web comercial le traen altas, citas y pagos. Para medirlo solo se tratan los datos de origen descritos en los apartados 2.e) y 2.g), sin datos de contacto. Los interesados pueden oponerse a este tratamiento conforme al apartado 7.
• Identificador del clic en el anuncio: Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD), que se presta al aceptar la publicidad en el aviso de cookies de la web comercial; sin esa aceptación no se guarda. Retirarla en ese aviso impide que se guarden otros; el ya guardado se borra a los noventa días, o antes si la persona lo pide conforme al apartado 7.
• Seguimiento de las altas nuevas: Ejecución del contrato de la prueba que la empresa acaba de empezar (art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en ofrecer su ayuda para ponerla en marcha: la ficha del CRM de UTILIA, los avisos al equipo comercial y su llamada. Los interesados pueden oponerse a este seguimiento conforme al apartado 7.
• Solicitudes de cita sin confirmar: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en no dejar sin atender a quien ha pedido hablar con su equipo comercial y no ha terminado la reserva. Se limita a un recordatorio por correo electrónico y a un único contacto del equipo comercial; los datos no entran en el CRM ni en ninguna lista de envío y no se usan para nada más. Los interesados pueden oponerse conforme al apartado 7, también en ese mismo contacto, y su solicitud se borra en ese momento.
• Gestión de las peticiones internas de ampliación del plan: Ejecución del contrato entre UTILIA y la organización cliente (art. 6.1.b RGPD). UTILIA actúa aquí como encargada: la petición se dirige a las personas de la propia organización que administran la cuenta, que son quienes la atienden o la descartan.
• Registro de errores técnicos, avisos internos al equipo técnico y analítica de uso de la inteligencia artificial: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en mantener el servicio en funcionamiento, corregir sus fallos y conocer cómo se usan sus funciones de IA, sin acceder al contenido de las conversaciones.
• Accesos de soporte a una cuenta cliente: Ejecución del contrato con la organización cliente (art. 6.1.b RGPD) para atender las incidencias que plantea. UTILIA actúa aquí como encargada.
• Constancia de la aceptación de los textos legales: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en poder acreditar qué texto aceptó cada organización cliente y cada persona usuaria, y cuándo, y en defenderse frente a reclamaciones, en línea con el principio de responsabilidad proactiva (art. 5.2 RGPD). Solo se registran los datos imprescindibles para esa prueba, que no se utilizan para ninguna otra finalidad.
• Avisos de novedades del producto: Interés legítimo de UTILIA (art. 6.1.f RGPD) en informar a las personas usuarias de las mejoras del servicio que utilizan. El envío por correo electrónico solo se produce si la persona lo activa y puede desactivarlo en cualquier momento.
• Conexión de asistentes de inteligencia artificial de otras empresas: Se explica en el apartado 14.
• Cuentas de desarrollador, catálogo de aplicaciones y venta de aplicaciones: Se explica en el apartado 16.
• Leads de anuncios y recordatorios de cobro por WhatsApp: Se explica en el apartado 17.
• Registro de jornada, vacaciones y ausencias (RRHH): Se explica en el apartado 18. UTILIA actúa aquí como encargada de la organización cliente.
• Programa de colaboradores y recomendaciones entre empresas: Se explica en el apartado 19.
• Envío de comunicaciones comerciales electrónicas: Consentimiento previo del interesado (art. 6.1.a RGPD y art. 21 de la Ley 34/2002), salvo cuando exista una relación contractual previa con productos o servicios similares (art. 21.2 LSSI-CE).
• Atención a solicitudes de derechos ARSOPOL: Cumplimiento de obligación legal (art. 6.1.c RGPD) en relación con los artículos 12 a 22 del RGPD.
• Procesos de selección de personal: Consentimiento del candidato (art. 6.1.a RGPD) o aplicación de medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD).
• Firma electrónica de documentos y presupuestos: Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) y cumplimiento del Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y de la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza.
• Defensa frente a reclamaciones: Interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD) y cumplimiento de obligación legal (art. 6.1.c RGPD) conforme a los plazos de prescripción aplicables.

No utilizamos decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos significativos (art. 22 RGPD). Si en el futuro incorporáramos este tipo de tratamientos, se informará de forma expresa y previa a los interesados.

4. Plazos de conservación

Conservamos los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legales de prescripción de responsabilidades. Una vez transcurridos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

• Datos de cuenta de usuario: Durante la vigencia de la relación contractual con la organización cliente. Tras la baja definitiva, la cuenta y sus datos se conservan durante 90 días en modo de solo lectura para permitir su exportación o la reactivación del servicio; transcurrido ese plazo, se suprimen en un máximo de treinta (30) días adicionales, salvo obligación legal de conservación.
• Datos contables y fiscales: Los de UTILIA, seis años desde el último asiento en los libros (art. 30 del Código de Comercio) y cuatro años a efectos de prescripción tributaria (arts. 66 y siguientes de la Ley 58/2003 General Tributaria); ambos plazos corren en paralelo, por lo que prevalece el mercantil de seis años. Los de cada organización cliente (sus facturas, registros de facturación y fiscales, incluido el registro de las operaciones de la ventanilla única del IVA, gastos, contabilidad y cobros) se conservan mientras mantenga la cuenta y, tras su baja, bloqueados por su instrucción hasta el 31 de diciembre del décimo año siguiente al de la baja, conforme al apartado 8 de los Términos de uso.
• Datos contractuales y comerciales: Cinco años desde la finalización del contrato (art. 1964 del Código Civil, redacción tras la Ley 42/2015) a efectos de defensa frente a reclamaciones.
• Documentos de compras, almacén y ventas: Durante la vigencia de la relación contractual con la organización cliente; tras la baja se suprimen con el resto de sus datos, conforme al plazo indicado para los datos de cuenta de usuario. Cuando el documento sirva además de justificante contable, como una factura, se conserva durante los plazos contables y fiscales.
• Registro de actividad de la plataforma (auditoría) y registros de seguridad: plazos diferenciados por categoría de acontecimiento, entre doce meses y seis años en la capa consultable, con archivo posterior cuando procede. Se detallan al final de este apartado, en el subapartado «Registro de actividad y plazos de conservación».
• Datos de la verificación en dos pasos: Mientras la persona usuaria la mantenga activa. Al desactivarla, o cuando un administrador la reinicia, la semilla se destruye. Los códigos de recuperación se borran al generar otros nuevos, cuando un administrador reinicia la verificación o al desactivarla, salvo que en este último caso la persona conserve aparatos de confianza vigentes; mientras existen, de los ya gastados se conserva el resumen criptográfico y la fecha en la que se usaron. Los aparatos de confianza revocados conservan sus datos (el nombre que les dio la persona, el sistema operativo, el resumen del secreto y las fechas de último uso y de revocación), porque son el rastro que permite auditar una recuperación, y se suprimen con la baja de la organización cliente.
• Datos técnicos de vida breve: La huella técnica del aparato empleada para avisar de un acceso nuevo se conserva en memoria caché ciento ochenta días desde su último uso, transcurridos los cuales se borra sola. La petición de confirmación enviada al teléfono se conserva cinco minutos.
• Datos de las sesiones abiertas: Una sesión caduca tras siete días sin actividad. Sus datos se borran automáticamente en la limpieza diaria siguiente a su caducidad y, en todo caso, a los noventa días de cerrarse.
• Datos que la organización cliente introduce en la plataforma: Cuando este apartado no indica otro plazo, se conservan mientras la organización cliente mantenga la cuenta, sin borrado automático, salvo que los suprima antes o fije un plazo menor en sus ajustes de conservación, y se suprimen con el resto de sus datos tras la baja. Es el caso, entre otros, de los correos vinculados a las fichas del CRM, de los movimientos bancarios, del seguimiento de las campañas de correo y de los resultados del rastreador web.
• Mensajes del chat y transcripciones de las notas de voz: Sin borrado automático, salvo que la organización cliente fije en sus ajustes de conservación un plazo, que no puede ser inferior a treinta días. La transcripción de una nota de voz se borra con su mensaje.
• Registro técnico de la sincronización de buzones: Treinta días, salvo que la organización cliente fije otro plazo.
• Actividad de los contactos en el portal del cliente: Trescientos sesenta y cinco días, plazo que la organización cliente puede fijar entre treinta y setecientos treinta días. Si la persona se opone a este registro, se borra lo ya registrado.
• Justificantes de las ausencias: El documento adjunto a una solicitud de ausencia resuelta, como el justificante de una baja médica, se borra a los doce meses del fin de la ausencia; la solicitud se conserva.
• Registro de jornada (fichajes): Los años que fije la organización cliente, nunca menos de cuatro (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), desde la fecha de cada registro. Después queda bloqueado entre tres y diez años, tres si la organización no fija otro plazo: solo puede ponerse a disposición de los jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal y de las administraciones competentes. Transcurrido el bloqueo, se destruye, salvo que una autoridad haya ordenado conservarlo.
• Suscripciones a los avisos del navegador: Hasta que la persona desactiva los avisos o hasta la supresión de los datos de la organización cliente. Las que el servicio de avisos del navegador rechaza de forma permanente dejan de utilizarse.
• Registro de errores técnicos: Entre tres y treinta días según la gravedad del error, plazo que vuelve a empezar si el error se repite.
• Analítica de uso de las funciones de IA: Hoy no tiene un plazo de borrado automático.
• Datos de candidaturas de empleo: Un año desde la recepción de la candidatura, salvo que la persona candidata haya consentido expresamente un plazo superior.
• Comunicaciones comerciales electrónicas: Hasta que el interesado retire su consentimiento o se oponga a recibirlas. Desde entonces, su dirección de correo electrónico se conserva en la lista de bajas con la única finalidad de no volver a enviarle comunicaciones comerciales y de poder acreditar que se respetó su decisión (art. 23.1 de la LOPDGDD).
• Grabaciones de videollamadas y sus transcripciones (si el usuario activa la grabación): Durante el plazo que fije la organización cliente en sus ajustes de conservación. Si no fija ninguno, no se borran automáticamente y se conservan hasta que el cliente las elimina o hasta la supresión de sus datos tras la baja. El cliente puede eliminarlas en cualquier momento desde la plataforma.
• Audio de las llamadas grabadas con el copiloto de llamadas: Noventa (90) días desde la grabación, salvo que la organización cliente fije otro plazo o desactive el borrado automático. Transcurrido el plazo se borra el audio y se conservan la transcripción y el resumen de la llamada, que no tienen plazo de borrado automático salvo que la organización cliente fije uno. Las capturas de pantalla que se envían al copiloto no se almacenan.
• Autorizaciones de cobro automático con tarjeta: Durante la vigencia de la autorización y, una vez revocada o agotada, durante el plazo de prescripción de las acciones de cobro derivadas de las facturas cobradas a su amparo (cinco años, art. 1964 del Código Civil), por constituir la prueba de que el cobro estaba autorizado. El texto aceptado, su versión, la fecha, la dirección IP y el navegador desde el que se aceptó quedan registrados de forma inmutable: no pueden modificarse ni reescribirse una vez firmada la autorización.
• Constancia de la aceptación de los textos legales: Mientras la organización cliente mantenga la cuenta y, tras su baja, cinco años (art. 1964 del Código Civil) como prueba de lo aceptado; durante ese plazo no se suprime con el resto de sus datos y queda bloqueada conforme al artículo 32 de la LOPDGDD.
• Eventos técnicos de la pasarela de pago: Siete días desde su recepción los que se han procesado y treinta días los que no se han podido procesar. Son los avisos que el proveedor de pago envía a la plataforma para comunicar el resultado de cada operación; se conservan únicamente para poder reprocesar o auditar una incidencia reciente y se eliminan automáticamente transcurrido ese plazo. El resultado del cobro, que sí es un dato contable, se conserva en la factura conforme al plazo indicado más arriba.
• Registros de consumo de funciones de IA: Mientras la organización cliente mantenga la cuenta; se suprimen con el resto de sus datos tras la baja, conforme al plazo indicado para los datos de cuenta de usuario. Las facturas del consumo facturado se conservan conforme a los plazos contables y fiscales. El registro solo contiene metadatos de consumo, nunca el contenido de las conversaciones o documentos.
• Citas y peticiones de devolución de llamada con el equipo comercial de UTILIA: Se conservan mientras subsista el interés legítimo descrito en el apartado 3 y, como máximo, durante los cinco años siguientes al último contacto; transcurrido ese plazo se suprimen el teléfono y todos los textos libres de la cita (el que escribe la persona al reservar, el motivo de la cancelación y las notas que el equipo comercial anote sobre su resultado), y su nombre y su dirección de correo electrónico se sustituyen por una referencia anonimizada, de modo que solo se conserva constancia de que la conversación existió, con la organización, el plan contratado y las fechas. Por tratarse de memoria comercial de UTILIA, estos datos no se suprimen cuando la organización cliente causa baja en la plataforma, sin perjuicio del derecho de supresión y de oposición del apartado 7. De dónde llegó la visita se suprime con los textos libres, y el identificador del clic en el anuncio, mucho antes: a los noventa días de la solicitud.
• Solicitudes de cita sin confirmar: Treinta días desde la solicitud, transcurridos los cuales se borran solas. Se borran antes si la persona confirma la cita, que desde entonces se conserva como indica el punto anterior, si pide otra o si el equipo comercial la da por atendida.
• Peticiones de ampliación del plan dentro de una organización cliente: Durante la vigencia de la relación contractual con esa organización. Se suprimen junto con el resto de sus datos cuando causa baja, conforme al plazo indicado para los datos de cuenta de usuario.
• Origen del alta e hitos de contratación: Se conservan con la cuenta de la empresa mientras esta exista, salvo el identificador del clic en el anuncio, que se borra a los noventa días del alta.
• Ficha del alta en el CRM de UTILIA: Se conserva con el plazo de los datos contractuales y comerciales indicado más arriba. Si la empresa no confirma su dirección de correo electrónico y el alta se retira a los siete días, la ficha creada por el alta, su nota y los avisos al equipo comercial se borran con ella, salvo que el equipo comercial ya haya trabajado con esa persona.
• Cuentas de desarrollador, empresas de prueba, vinculaciones, publicación de aplicaciones y compras y ventas de aplicaciones: Se indican en el apartado 16.
• Leads de anuncios, conexión con Meta y recordatorios de cobro por WhatsApp: Se indican en el apartado 17.
• Resto de los datos del aplicativo RRHH (incidencias, datos laborales, documentos de jornada, ausencias, vacaciones y consultas de la representación y de la Inspección): Se indican en el apartado 18.
• Programa de colaboradores y recomendaciones entre empresas: Se indican en el apartado 19.

Dos plazos distintos: supresión individual y baja del servicio

No debe confundirse el plazo de atención de una solicitud individual de supresión con el plazo de conservación de la cuenta tras la baja del servicio. (i) Si un interesado ejerce su derecho de supresión (art. 17 RGPD), respondemos y, cuando proceda, suprimimos sus datos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud (art. 12.3 RGPD), con independencia de que la cuenta de su organización siga activa. (ii) Cuando una organización cliente causa baja del servicio, la totalidad de los datos de su cuenta se conserva durante 90 días en modo de solo lectura, con exportación gratuita y posibilidad de reactivación; transcurrido ese plazo se suprimen de forma definitiva en un máximo de treinta (30) días adicionales, salvo la información que debe conservarse bloqueada por obligación legal o por instrucción de la organización cliente (en particular, las facturas, los registros de facturación y fiscales, los gastos, la contabilidad y los cobros de la organización cliente, hasta el 31 de diciembre del décimo año siguiente al de la baja conforme al apartado 8 de los Términos de uso, y la documentación mercantil y tributaria de UTILIA con esa organización, durante seis años, art. 30 del Código de Comercio), conforme al artículo 32 de la LOPDGDD, y salvo el registro de las conversaciones comerciales que esa organización haya mantenido con UTILIA, que se conserva por el interés legítimo descrito en el apartado 3 y durante el plazo indicado más arriba.

El registro de movimientos de almacén es inalterable

Por exigencia de trazabilidad, los movimientos de existencias del módulo de operaciones no se modifican ni se eliminan una vez registrados. Una corrección no borra ni edita el movimiento anterior: añade un movimiento nuevo que lo revierte o lo ajusta, de modo que el histórico completo queda a la vista. Esto no impide el ejercicio de los derechos descritos en el apartado 7, que se atienden en los términos allí previstos.

Qué conservamos cuando suprimimos tus datos

Cuando suprimimos datos de los que UTILIA es responsable, suprimimos o anonimizamos todo lo que ninguna ley nos obliga a conservar. Lo que sí conservamos es: (i) las facturas que UTILIA haya emitido a tu nombre y su contabilidad, sin modificarlas, durante el plazo indicado en «Datos contables y fiscales»; (ii) la constancia de tus aceptaciones de los textos legales de UTILIA, durante el plazo indicado en «Constancia de la aceptación de los textos legales»; (iii) el registro de actividad, con los plazos del subapartado «Registro de actividad y plazos de conservación»; y (iv) tu dirección de correo electrónico en la lista de bajas, solo para no volver a enviarte comunicaciones comerciales. Lo suprimido puede permanecer, además, hasta que se cumplen sus plazos de borrado automático, en las copias de seguridad diarias de la base de datos, que se conservan catorce días, y en el registro de errores técnicos. Los datos de los clientes, contactos y leads de UTILIA se gestionan en la propia cuenta de UTILIA en Utilia OS, y su supresión se ejecuta con la misma herramienta que la plataforma ofrece a las organizaciones clientes, que funciona como explica la cláusula 8 del contrato de encargo: la identidad de la persona queda sellada y bloqueada durante el plazo legal y se destruye al vencer, y la documentación fiscal y mercantil en la que figura se conserva sin modificar por su propia obligación. Al responder a tu solicitud te diremos qué conservamos, por qué ley y hasta cuándo.

Stripe trata por cuenta de UTILIA los datos de pago de la suscripción de tu organización (apartado 5.d). Mientras tu organización sea cliente, son necesarios para cobrar su suscripción. Cuando se suprimen los datos de su cuenta tras la baja, UTILIA elimina en Stripe el cliente de tu organización, con sus tarjetas guardadas; Stripe puede conservar por su cuenta, conforme a su propia política de privacidad, los registros de pagos que la normativa aplicable le obligue a guardar.

Bloqueo y supresión definitiva

Bloquear unos datos no es seguir utilizándolos. Cuando unos datos deben suprimirse, pero una ley obliga a conservarlos para responder de las posibles responsabilidades derivadas de su tratamiento, los bloqueamos conforme al artículo 32 de la LOPDGDD: los apartamos de cualquier uso y de la vista de quien no los necesita, y solo pueden ponerse a disposición de los jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las Administraciones públicas competentes, en particular de las autoridades de protección de datos, para exigir esas responsabilidades y solo durante su plazo de prescripción. Transcurrido ese plazo, se destruyen. Los documentos que la ley obliga a seguir teniendo disponibles, como las facturas, no se bloquean ni se destruyen al vencer ese plazo: se conservan sin modificar durante su propio plazo de conservación y solo los consulta quien los necesita para cumplir esa obligación.

Registro de actividad y plazos de conservación

Utilia OS mantiene un registro de auditoría de la actividad realizada en la plataforma. Ese registro anota quién hizo cada acción, cuándo, sobre qué elemento, desde qué dirección IP y con qué dispositivo. Su finalidad es garantizar la seguridad y la trazabilidad del servicio, detectar y responder a incidentes de seguridad, atender las obligaciones legales de conservación y defender los derechos de UTILIA y de sus clientes frente a reclamaciones.

La base que legitima este tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones de seguridad del artículo 32 del RGPD y el interés legítimo de UTILIA en la seguridad de la plataforma, conforme al artículo 6.1.f) del mismo reglamento.

El registro se conserva en dos capas. La capa consultable es la que se ve, se filtra y se exporta desde el propio producto. La capa de archivo vive fuera de la base de datos operativa, en un almacenamiento con bloqueo de objetos en modo de gobierno y versionado, que impide modificar o borrar los archivos antes de que venza su plazo salvo a quien tenga un permiso expreso de administración de ese almacenamiento, con acceso restringido, y solo se abre para atender requerimientos de autoridades competentes, auditorías y reclamaciones. Los plazos son estos:

• Registro de accesos a datos (el que se consulta en la pantalla de accesos y descargas: descargas de archivos, lecturas de datos especialmente protegidos e inicios de sesión): doce meses por defecto, plazo que la organización cliente puede ampliar o reducir entre seis y veinticuatro meses.
• Accesos a datos personales anotados en el registro de actividad (exportaciones, descargas, lecturas de datos especialmente protegidos, accesos de soporte a una ficha y ejercicio de derechos): doce meses consultables o, si fuera mayor, el plazo que la organización cliente haya fijado para su registro de accesos, hasta un máximo de veinticuatro meses. Nunca se conservan menos de doce meses, de modo que reducir aquel ajuste no acorta este plazo. Después, hasta tres años en archivo seudonimizado.
• Acontecimientos de seguridad, cambios de permisos y sesiones de soporte: veinticuatro meses consultables y hasta tres años en archivo. Los inicios de sesión se anotan en el registro de accesos a datos descrito más arriba.
• Actividad relacionada con facturación y configuración fiscal: seis años desde cada acontecimiento registrado, conforme al artículo 30 del Código de Comercio, que absorbe los cuatro años de prescripción tributaria de los artículos 66 y siguientes de la Ley 58/2003 General Tributaria. Es el rastro de esa actividad: las facturas y los registros fiscales tienen su propio plazo, indicado más arriba en «Datos contables y fiscales».
• Registro de jornada y sus correcciones: cuatro años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Es el rastro de esa actividad: el registro de jornada tiene su propio plazo, con su bloqueo posterior, indicado más arriba en «Registro de jornada (fichajes)».
• Configuración de la empresa e integraciones (cambios de plan y de capacidades contratadas, conexiones con servicios de terceros): veinticuatro meses consultables y cinco años en archivo. Ese plazo de archivo se cuenta desde cada acontecimiento registrado y, en todo caso, el archivo no se destruye hasta que hayan transcurrido cinco años desde la baja de la organización cliente, por sustentar la relación contractual.
• Resto de la actividad (clientes, presupuestos, proyectos, tareas, calendario, reuniones, marketing, informes, archivos, soporte y desarrollo): doce meses, transcurridos los cuales se destruye sin pasar por el archivo.

Al pasar de la capa consultable a la de archivo se aplica una medida adicional de minimización, conforme al artículo 5.1.c) del RGPD: la dirección IP se reduce a su prefijo de red y el nombre de la persona se sustituye por su identificador interno. Esa seudonimización no se aplica a las categorías de seguridad, de facturación y de registro de jornada, en las que la identificación nominal es precisamente el objeto de la prueba.

Superados esos plazos, los registros se destruyen de forma irreversible, salvo que deban conservarse por una obligación legal o por el bloqueo previsto en el artículo 32 de la LOPDGDD.

A ello se suma el bloqueo legal: a solicitud de la organización cliente o por requerimiento de una autoridad competente, UTILIA puede aplicar un bloqueo legal sobre los archivos afectados, que impide su destrucción mientras no se levante.

El registro de auditoría no se puede desactivar ni borrar a petición del usuario mientras esté vigente su plazo, porque constituye una medida de seguridad obligatoria y la prueba del propio cumplimiento. La solicitud de supresión se atiende conforme a los artículos 17.3.b) y 17.3.e) del RGPD, que exceptúan la supresión cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal aplicable al responsable o para formular, ejercer o defender reclamaciones. En ese caso informamos del plazo aplicable en lugar de suprimir.

La integridad del registro se puede comprobar

Cada asiento queda encadenado al anterior mediante un resumen criptográfico, de modo que cualquier alteración o supresión indebida resulta detectable. Cuando un bloque de registros pasa a la capa de archivo se conserva su certificado de sellado, lo que permite seguir verificando la cadena incluso después de que el contenido haya sido destruido. Un resumen criptográfico no identifica a ninguna persona, por lo que su conservación no prolonga el plazo de los datos.

5. Destinatarios y encargados del tratamiento

Con carácter general no comunicamos datos personales a terceros salvo por obligación legal o cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio. En este último caso, los proveedores que acceden a los datos en nuestro nombre lo hacen en calidad de encargados del tratamiento tras haber suscrito con UTILIA el correspondiente contrato conforme al artículo 28 del RGPD. Los servicios de terceros a los que se conecta directamente tu navegador se describen en el subapartado f), y los asistentes de inteligencia artificial que se conectan por decisión de la organización cliente o de la persona usuaria, en el apartado 14. Lo que reciben los desarrolladores de las aplicaciones del catálogo, y el papel de Stripe en las compras y en los pagos a los desarrolladores, se explican en el apartado 16. Lo que se intercambia con Meta y con Google cuando una organización cliente conecta sus servicios se explica en el apartado 17. Lo que reciben la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo cuando la organización cliente les da acceso al registro de jornada se explica en el apartado 18. Lo que ven los colaboradores del Programa de colaboradores de UTILIA OS y las organizaciones clientes que recomiendan UTILIA OS se explica en el apartado 19.

a) Categorías de destinatarios.

• Administraciones públicas y autoridades competentes cuando exista una obligación legal (p. ej., Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces y Tribunales).
• La Comisión Europea, a través del sistema VIES, para comprobar el NIF-IVA de la organización cliente cuando contrata.
• Entidades bancarias y pasarelas de pago para la gestión de cobros y pagos.
• Asesores jurídicos, fiscales y auditores externos para el cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y legales.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social y la representación legal de la plantilla, cuando la organización cliente les da acceso al registro de jornada por obligación legal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), en los términos del apartado 18.
• Los proveedores de los asistentes de inteligencia artificial que la organización cliente o la persona usuaria decidan conectar a la plataforma, en los términos del apartado 14.
• Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp) y Google (Google Ads), cuando la organización cliente conecta sus servicios para recibir los leads de sus anuncios o para recordar el pago de sus facturas por WhatsApp desde su propio número, en los términos del apartado 17. Son proveedores de la organización cliente, no encargados de UTILIA.
• Los colaboradores del Programa de colaboradores de UTILIA OS y las organizaciones clientes que recomiendan UTILIA OS, que reciben los datos limitados que describe el apartado 19.

b) Categorías de encargados del tratamiento.

• Proveedor de infraestructura en la nube y alojamiento dentro del Espacio Económico Europeo para la operación de los servidores que ejecutan la plataforma.
• Proveedor de almacenamiento de objetos compatible con S3, operado por UTILIA o por un proveedor en territorio del EEE, para los archivos subidos por los clientes.
• Proveedor de servicios de videollamadas (plataforma de WebRTC desplegada por UTILIA) para las comunicaciones en tiempo real de los módulos de chat y reuniones.
• Proveedores de modelos de lenguaje e inteligencia artificial utilizados por las funciones de IA de la plataforma, que se detallan en el subapartado e). Las peticiones se envían bajo el acuerdo de tratamiento de datos del proveedor, que por defecto no utiliza para entrenar sus modelos los datos que recibe a través de su API.
• Proveedores de envío de correo transaccional y de correo comercial utilizados para la remisión de notificaciones, documentos electrónicos y, en su caso, comunicaciones comerciales previamente consentidas. Las campañas de correo de las organizaciones clientes se envían desde el servidor de correo propio de UTILIA o por el proveedor de envío que elija la organización cliente, que en ese caso contrata directamente con él.
• Stripe Payments Europe, Ltd., proveedor de servicios de pago, para el cobro de la suscripción a la plataforma, de los complementos, del Saldo adicional de IA y de las aplicaciones del catálogo que vende UTILIA, y para el pago a los desarrolladores de su parte de esas ventas. Los datos completos de la tarjeta los trata exclusivamente el proveedor de pago (certificado PCI DSS de nivel 1); UTILIA solo conserva referencias tokenizadas, la marca, los últimos cuatro dígitos, la fecha de caducidad, el país emisor y la huella que Stripe asigna a cada tarjeta, que no permite conocer su número. El detalle de este tratamiento, y del distinto papel que Stripe desempeña cuando es la organización cliente quien cobra con tarjeta a sus propios clientes, se explica en el apartado d) de esta sección. Si UTILIA ofrece a un colaborador del Programa de colaboradores de UTILIA OS cobrar sus comisiones por Stripe y lo elige, Stripe trata los datos de su cuenta como explica la Información de privacidad para colaboradores.
• Proveedores de los servicios de notificaciones push de las plataformas móviles (Apple y Google) para la entrega de avisos en los dispositivos donde el usuario instala la aplicación. Reciben únicamente el identificador del dispositivo y el contenido del aviso mostrado.
• Proveedores de servicios de transcripción de voz utilizados en las videollamadas y en el copiloto de llamadas (cuando el usuario active estas funciones).
• Integraciones con servicios de correo (Microsoft 365 u Outlook mediante Microsoft Graph, Gmail o cualquier servidor compatible con IMAP) cuando el usuario las active voluntariamente para sincronizar su buzón en la plataforma.
• Servicio de mensajería Telegram, que el equipo de UTILIA utiliza para recibir los avisos internos descritos en el apartado 2.f).
• Catálogo de imágenes animadas (GIF) del chat, que recibe las búsquedas de GIF que se hacen en el chat y, como las imágenes se descargan directamente de sus servidores, la dirección IP y los datos del navegador de quien busca o ve un GIF.

Puedes consultar el listado nominativo y vigente de subencargados del tratamiento en la página dedicada (/legal/subprocesadores), con indicación del país, la categoría del servicio, las categorías de datos tratados y el marco legal que ampara cada transferencia internacional. Cualquier alta, baja o modificación material se anuncia a las organizaciones clientes responsables del tratamiento con treinta (30) días naturales de antelación, para que puedan ejercer su derecho de oposición conforme a la cláusula contractual correspondiente.

Lista actualizada de proveedores

La lista nominativa y actualizada de proveedores que tratan datos por cuenta de UTILIA está disponible públicamente en /legal/subprocesadores. Para solicitar una copia firmada del acuerdo de encargo o del Anexo de subencargados en formato contractual, escribe a compliance@utilia.ai.

c) Tratamiento específico de datos bancarios (módulo Tesorería, PSD2).

Hoy la conexión automática con el banco que se describe en este subapartado no está disponible en la plataforma, por lo que este tratamiento no se realiza. Las cuentas y los movimientos que la organización cliente registra o importa por su cuenta en el módulo de Tesorería se tratan como el resto de sus datos (apartado 4).

Cuando el usuario decide conectar voluntariamente una cuenta bancaria en el módulo de Tesorería, UTILIA accede en modo sólo lectura a la información de la cuenta a través de la Directiva (UE) 2015/2366 (PSD2) y de las normas técnicas de regulación RTS UE 2018/389, en su redacción dada por el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360. El servicio de información sobre cuentas (AIS) lo presta Enable Banking Oy, entidad finlandesa autorizada como AISP por la Autoridad Finlandesa de Supervisión Financiera (FIN-FSA), a través de la cual UTILIA recibe la información de la cuenta. Enable Banking actúa como encargada del tratamiento dentro del Espacio Económico Europeo y sin transferencia internacional fuera del EEE.

Datos accedidos:

• IBAN, código BIC y nombre del titular de las cuentas conectadas.
• Saldos contables y disponibles en cada momento de consulta.
• Movimientos bancarios (fecha contable y de valor, importe, divisa, concepto, contraparte e identificador de transacción) durante el plazo soportado por cada entidad (normalmente entre 90 días y 24 meses).
• Identificador de consentimiento PSD2 y token de sesión cifrado necesarios para mantener activo el permiso del usuario.

Base jurídica y consentimiento:

La conexión bancaria se realiza en ejecución del contrato con la organización cliente (art. 6.1.b RGPD) y previo consentimiento expreso del usuario tanto en UTILIA como en su propio banco mediante autenticación reforzada (SCA). UTILIA nunca conoce ni almacena las credenciales del banco del usuario: la autenticación se realiza íntegramente en la web o aplicación de la entidad financiera. UTILIA tampoco puede iniciar pagos ni modificar la cuenta; el acceso es estrictamente de lectura.

Duración del consentimiento:

El permiso se solicita al banco por noventa (90) días, o por el plazo menor que admita cada entidad, dentro de la vigencia máxima de ciento ochenta días que permite el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360. Transcurrido ese plazo, UTILIA solicita al usuario una nueva autenticación reforzada en su banco para renovar el permiso. El usuario puede revocar el consentimiento en cualquier momento tanto desde el detalle de la cuenta en el módulo de Tesorería como desde su propia banca electrónica, en cuyo caso UTILIA dejará de recibir movimientos nuevos y los datos ya descargados se mantendrán únicamente para las finalidades de conciliación contable ya iniciadas.

Conservación:

Los movimientos y saldos descargados se conservan mientras la organización cliente mantenga la cuenta, sin borrado automático, y se suprimen con el resto de sus datos tras la baja, conforme al apartado 4. Las facturas y los asientos que se concilien con ellos siguen sus propios plazos contables y fiscales (art. 30 del Código de Comercio).

Decisiones automatizadas:

UTILIA no toma decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos o significativos basadas en la información bancaria conforme al artículo 22 RGPD. El uso de la información se limita a la conciliación de facturas, cobros y pagos y a la representación visual de la tesorería de la organización cliente.

d) Tratamiento específico de los pagos con tarjeta (Stripe).

Los pagos con tarjeta se procesan a través de Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda), entidad certificada como proveedor de servicios PCI DSS de nivel 1. UTILIA nunca recibe ni almacena el número completo de la tarjeta: los datos de la tarjeta viajan directamente del navegador del usuario a Stripe, que devuelve una referencia tokenizada. De cada tarjeta guardada, UTILIA conserva únicamente esa referencia, la marca, los últimos cuatro dígitos, la fecha de caducidad, el país emisor y la huella que Stripe asigna a cada tarjeta, que no permite conocer su número, con la única finalidad de que el usuario pueda reconocerla, de comprobar su vigencia y de prevenir el fraude.

d.1) Cobro de la suscripción a UTILIA.

Cuando la organización cliente paga su suscripción, sus complementos, el Saldo adicional de IA o una aplicación del catálogo, UTILIA es el responsable del tratamiento y Stripe actúa como encargado por cuenta de UTILIA. Los datos tratados son la identidad y los datos de facturación del titular, su correo electrónico, la referencia tokenizada de la tarjeta junto con su marca, últimos cuatro dígitos y caducidad, los importes, la divisa y los metadatos de cada cobro, y, cuando el cliente autoriza el cobro automático de las renovaciones, el texto de esa autorización con su versión, fecha, dirección IP y navegador. Si el banco emisor exige autenticación reforzada (3D Secure), esta se realiza directamente entre el titular y su banco.

d.2) Cobros que la organización cliente hace a sus propios clientes.

La plataforma permite que una organización cliente conecte su propia cuenta de Stripe para cobrar con tarjeta a sus clientes. Esa cuenta es titularidad de la organización cliente, que confirma sus datos y acepta directamente las condiciones de Stripe durante el alta, sin intermediación de UTILIA. Por tanto:

• Los datos del cliente final (identidad, correo, tarjeta tokenizada, importes y metadatos del cobro) los trata Stripe al amparo de la relación contractual directa entre la organización cliente y Stripe, y no como subencargado de UTILIA.
• El responsable del tratamiento de esos datos frente al cliente final es la organización cliente, a la que corresponde informarle, recabar los consentimientos necesarios y atender sus derechos.
• UTILIA actúa como intermediario técnico: transmite la orden de cobro a Stripe y muestra su resultado en la plataforma, siempre como encargado del tratamiento de la organización cliente y siguiendo sus instrucciones. UTILIA no trata en ningún caso el número de la tarjeta del cliente final.

Puedes consultar cómo trata Stripe los datos personales, y la distinción que la propia Stripe establece entre el usuario empresarial y sus clientes finales, en su política de privacidad (https://stripe.com/privacy).

d.3) Conservación.

Los eventos técnicos que Stripe envía a la plataforma para comunicar el resultado de cada operación se conservan siete días los que se han procesado y treinta días los que no se han podido procesar, y se eliminan de forma automática. Las autorizaciones de cobro automático se conservan durante su vigencia y, después, durante el plazo de prescripción de las acciones de cobro derivadas de las facturas cobradas a su amparo, por constituir la prueba de que el cobro estaba autorizado; son inmutables por diseño, de modo que ni UTILIA ni la organización cliente pueden alterar el texto, la fecha ni las circunstancias de una autorización ya firmada. El resto de plazos figura en el apartado 4 de esta política.

d.4) Transferencias internacionales.

La entidad contratante es europea (Irlanda). Las transferencias a Stripe, Inc. (Estados Unidos) se amparan en el marco indicado, para este proveedor, en el listado nominativo de subencargados (/legal/subprocesadores), junto con las categorías de datos y el país de establecimiento.

e) Funciones de inteligencia artificial de Utilia OS.

Las funciones de inteligencia artificial de la plataforma envían a su proveedor los datos necesarios para cada tarea:

• OpenAI (modelos de lenguaje y de transcripción): el asistente @Utilia, con los textos, archivos e imágenes que se le envían y sus búsquedas en internet; los agentes de conversación configurables; las funciones de IA del CRM (enriquecimiento de leads y empresas con búsquedas en internet, extracción de datos de notas de voz, interacciones, oportunidades y tareas, y ayuda en la preparación de presupuestos); la clasificación de los correos sincronizados; la digitalización de facturas, gastos y albaranes; los tickets de soporte; las funciones de IA de formación y de anuncios; la transcripción de las notas de voz del chat y de las llamadas grabadas, y el copiloto de llamadas (recomendaciones en tiempo real a partir de la transcripción y de las capturas de pantalla compartidas, contexto previo y resumen de la llamada).
• ElevenLabs (transcripción de voz): la transcripción de las reuniones cuando quien las organiza la activa y la transcripción en tiempo real del copiloto de llamadas.
• Anthropic se utiliza únicamente en herramientas internas del equipo de UTILIA y no recibe, a través de la plataforma, datos de las organizaciones clientes.

Conservación en los proveedores. OpenAI guarda las peticiones y sus respuestas durante el plazo que fijan las condiciones de su servicio, salvo las de la clasificación de correos, que se envían sin que las guarde, y por defecto no las utiliza para entrenar sus modelos. Los archivos que el asistente @Utilia envía a OpenAI para analizarlos se conservan allí hasta que UTILIA los retira, lo que hace cuando la organización bloquea el acceso de la inteligencia artificial a esos archivos. ElevenLabs trata el audio conforme a sus condiciones.

Cómo detenerlas. Quien tiene el rol de superadministrador de la organización cliente puede apagar el interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» en Ajustes › Organización; mientras esté apagado, estas funciones no envían datos a sus proveedores. El interruptor no afecta a los asistentes de inteligencia artificial que conecten las personas usuarias (apartado 14).

f) Servicios de terceros a los que se conecta tu navegador.

Algunas funciones hacen que tu navegador se conecte directamente con servicios de otras empresas, que reciben al menos tu dirección IP y los datos técnicos de tu navegador y los tratan conforme a sus propias condiciones:

• OpenStreetMap Foundation (Reino Unido): las teselas de los mapas, por ejemplo al elegir una ubicación o en el mapa de una incidencia de ubicación del registro de jornada, que le revelan la zona que se muestra.
• GitHub y Cloudflare (Estados Unidos): los iconos de esos mapas.
• Visores de documentos de Google y de Microsoft: cuando eliges previsualizar un documento con uno de ellos, el visor recibe un enlace temporal, válido durante treinta minutos, y descarga el documento para mostrarlo.
• Servicio de identidad de Google: se carga en las páginas del portal del cliente para ofrecer el acceso con Google.
• Servicios de avisos del navegador (los de Google, Mozilla, Apple o Microsoft, según tu navegador): si activas los avisos del navegador, entregan cada aviso, cifrado, a tu dispositivo.
• Klipy: las imágenes animadas (GIF) del chat se descargan desde sus servidores.
• Sitios de terceros: al abrir en la plataforma un correo sincronizado o la vista previa de un enlace compartido en el chat, tu navegador descarga las imágenes de ese correo o de esa página desde los servidores de quien las publica.
• Google Analytics: solo en la documentación pública (os.utilia.ai/docs y platform.os.utilia.ai/docs, donde se sirve la documentación para desarrolladores) y solo si aceptas las cookies de analítica, como explica la Política de cookies.
• Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda): cuando una persona usuaria conecta su organización con Meta (apartado 17), su navegador abre la ventana de Meta para iniciar sesión en Facebook y, para conectar el número de WhatsApp, una página de UTILIA en connect.os.utilia.ai que carga el código de Meta (su kit de desarrollo de JavaScript) desde connect.facebook.net. Meta recibe tu dirección IP, los datos técnicos de tu navegador y, si has iniciado sesión en Facebook en ese navegador, sus propias cookies, y lo trata conforme a su política de privacidad y a su política de cookies. Fuera de esa página, Utilia OS no carga código de Meta. Lo que esa página guarda en tu navegador lo explica la Política de cookies.

6. Transferencias internacionales de datos

Con carácter general procuramos tratar los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). No obstante, algunos de los servicios tecnológicos que utilizamos pueden implicar transferencias internacionales a terceros países, singularmente Estados Unidos, Reino Unido o Emiratos Árabes Unidos (en este último caso, los avisos internos del equipo de UTILIA por Telegram). Los servicios a los que se conecta directamente tu navegador (apartado 5.f) pueden estar situados fuera del EEE y tratan los datos conforme a sus propias condiciones, y las transferencias que se producen al conectar un asistente de inteligencia artificial de otra empresa se rigen por el apartado 14.

Las transferencias que se producen cuando una organización cliente conecta sus servicios de Meta o de Google Ads se rigen por el apartado 17.

a) Garantías aplicables.

• EE. UU.: cuando el proveedor está certificado al amparo del EU-U.S. Data Privacy Framework, las transferencias se amparan en la Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795 de la Comisión, que reconoce un nivel adecuado de protección. El Tribunal General de la UE confirmó la validez de esta decisión en su sentencia de 3 de septiembre de 2025.
• Reino Unido: las transferencias se amparan en la decisión de adecuación adoptada por la Comisión Europea para el Reino Unido y en sus posteriores prórrogas.
• Terceros países sin decisión de adecuación: aplicamos las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea mediante el Reglamento de Ejecución (UE) 2021/914, complementadas con medidas adicionales (cifrado, pseudonimización, contractuales y organizativas) cuando resulte necesario tras la correspondiente evaluación del impacto de la transferencia (Transfer Impact Assessment).

b) Evaluación del impacto de la transferencia.

Antes de iniciar una nueva transferencia internacional analizamos el marco legal del país de destino, las garantías del proveedor, el tipo de datos transferidos y los riesgos para los interesados, de acuerdo con las Recomendaciones 01/2020 del Comité Europeo de Protección de Datos sobre medidas complementarias. Puedes solicitar información adicional sobre las transferencias aplicables a tu caso escribiéndonos a compliance@utilia.ai.

7. Tus derechos (ARSOPOL)

La normativa de protección de datos te reconoce los siguientes derechos, que puedes ejercer en cualquier momento y de forma gratuita conforme al artículo 12.5 del RGPD.

• Derecho de acceso (art. 15 RGPD): obtener confirmación de si estamos tratando tus datos y, en su caso, acceder a ellos y a la información sobre el tratamiento.
• Derecho de rectificación (art. 16 RGPD): solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión u olvido (art. 17 RGPD): solicitar la eliminación de tus datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recabados. Si una ley nos obliga a conservar alguno de ellos, lo conservaremos bloqueado, como explica el apartado 4, y te diremos cuál, por qué ley y hasta cuándo.
• Derecho de oposición (art. 21 RGPD): oponerte al tratamiento de tus datos, incluida la oposición al tratamiento con fines de marketing directo, que es incondicional.
• Derecho a la portabilidad (art. 20 RGPD): recibir los datos que nos hayas facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en la ejecución de un contrato.
• Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD): solicitar que se limite el tratamiento en los supuestos previstos por la norma.
• Comunicación a los destinatarios (art. 19 RGPD): cuando rectifiquemos o suprimamos tus datos, o limitemos su tratamiento, lo comunicaremos a cada uno de los destinatarios a los que se hayan comunicado, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado, y te informaremos de quiénes son si nos lo pides.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas individuales, incluida la elaboración de perfiles (art. 22 RGPD).
• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos, cuando el tratamiento se base en dicho consentimiento (art. 7.3 RGPD).

Cómo ejercer tus derechos

Envía un correo electrónico a compliance@utilia.ai o una comunicación escrita a nuestro domicilio social indicando el derecho que deseas ejercer y los datos o tratamientos a los que se refiere. No es necesario que nos envíes una copia de tu documento de identidad: solo si tenemos dudas razonables sobre tu identidad te pediremos la información adicional necesaria para confirmarla (art. 12.6 RGPD). Responderemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, ampliable en dos meses adicionales cuando la solicitud sea especialmente compleja, conforme al artículo 12.3 del RGPD. El ejercicio de los derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas en los términos del artículo 12.5 del RGPD.

Si tus datos están siendo tratados en el marco de la plataforma Utilia OS por una organización cliente (por ejemplo, porque eres contacto, cliente o empleado de dicha organización), te informamos de que la organización cliente es el responsable del tratamiento y UTILIA actúa como encargada. En ese caso dirigirás tu solicitud a la organización cliente; no obstante, si nos contactas a nosotros trasladaremos tu solicitud sin dilación y te indicaremos la identidad del responsable.

La organización cliente dispone en Utilia OS de una herramienta para atender tu solicitud de supresión. Con ella suprime o anonimiza tus datos y conserva únicamente lo que una ley le obliga a guardar: tu identidad queda sellada y bloqueada durante el plazo legal, transcurrido el cual se destruye, y la documentación fiscal y mercantil en la que figuras se conserva sin modificar por su propia obligación. El plazo se cuenta desde la supresión y depende de tu relación con la organización: cuatro años si formas parte de su personal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), cinco si tienes o tuviste con ella una relación contractual (art. 1964 del Código Civil) y seis si figuras en su documentación mercantil, por ejemplo en facturas emitidas a tu nombre o en presupuestos que firmaste (art. 30 del Código de Comercio); el contrato de encargo detalla cada caso en su cláusula 8.3. Si formas parte de su personal, tu registro de jornada, tus ausencias y tus documentos de RRHH quedan bloqueados desde la supresión y se destruyen a los cuatro años de ella, como indica el contrato de encargo en su cláusula 8.3; tu identidad se conserva sellada al menos hasta entonces. Si no hay ninguna obligación, se suprime todo sin guardar ninguna copia de tu identidad. Si eres cliente de esa organización como autónomo o particular, las facturas, los presupuestos, los pedidos y los albaranes emitidos a tu nombre se conservan sin modificar, solo puede abrirlos quien gestiona todos los de su tipo, cada apertura queda registrada y los enlaces que recibiste para verlos, firmarlos o pagarlos dejan de funcionar. Si la organización había fusionado varias fichas o contactos tuyos por ser duplicados, la supresión alcanza a todos. Lo que conserven los servicios que la organización contrata directamente, como su propia cuenta de Stripe o las aplicaciones que conecta a la plataforma, tiene que pedírselo ella a esos servicios. Si eres persona usuaria de una organización cliente, puedes pedir la baja de tu cuenta desde Mi perfil; si eres usuario de su portal del cliente, desde Mi cuenta › Privacidad y datos, donde tu acceso se retira en ese mismo momento. En los dos casos tu solicitud llega a la organización, que es quien la resuelve.

8. Delegado de Protección de Datos (DPO)

UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. no ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPO). Para cualquier cuestión relacionada con la protección de tus datos personales dispones de un canal único de privacidad y compliance:

• Canal de privacidad y compliance: compliance@utilia.ai
• Dirección postal: C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
• Ámbito: Consultas, ejercicio de derechos, reclamaciones internas en materia de protección de datos y comunicación de brechas de seguridad.

Confidencialidad de las comunicaciones

Las comunicaciones dirigidas al canal de privacidad se gestionan con carácter confidencial y de acuerdo con el deber de secreto del artículo 5 de la LOPDGDD.

9. Reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos

Si consideras que el tratamiento de tus datos personales infringe la normativa vigente, o que tus solicitudes no han sido atendidas de manera adecuada, tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, conforme al artículo 77 del RGPD. La autoridad competente en España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Puedes presentar la reclamación en cualquier momento, sin necesidad de dirigirte antes a UTILIA, de acuerdo con el procedimiento previsto en los artículos 64 y siguientes de la LOPDGDD. Si lo prefieres, puedes escribir primero al canal de privacidad de UTILIA en compliance@utilia.ai, que te responderá en el plazo máximo de un mes desde la recepción de tu solicitud (art. 12.3 RGPD); hacerlo es voluntario y no te impide acudir a la AEPD.

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

• Dirección postal: C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid.
• Sede electrónica: https://sedeagpd.gob.es.
• Portal web: https://www.aepd.es.

10. Medidas de seguridad

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, considerando el estado de la técnica, el coste de aplicación, la naturaleza y alcance del tratamiento y los riesgos para los derechos y libertades de las personas.

• Cifrado de las comunicaciones mediante TLS.
• Contraseñas guardadas solo mediante su resumen criptográfico con sal y credenciales de las integraciones conectadas guardadas cifradas.
• Separación lógica de los datos de cada organización cliente, reforzada en la base de datos con seguridad a nivel de fila.
• Control de accesos basado en roles (RBAC), con principio de mínimo privilegio y ámbitos de visibilidad por organización, departamento, asignación o persona.
• Verificación en dos pasos a disposición de todas las personas usuarias, con aplicación de autenticación de un solo uso, códigos de recuperación de un solo uso y confirmación desde la aplicación móvil mediante la elección de un número entre tres, para impedir que una aprobación se conceda por inercia, y, salvo que la organización cliente lo desactive, un código enviado por correo electrónico como reserva. La organización cliente puede exigirla a quienes tienen el rol de superadministrador de su cuenta y a las personas de su asesoría que acceden a ella, a las que se la exige salvo que la organización lo desactive; para el personal de UTILIA que administra la plataforma es obligatoria.
• Protección de los testigos de sesión: en el navegador y en la aplicación de escritorio, el testigo de renovación se entrega en una cookie que el código de la página no puede leer, restringida a la ruta de autenticación y a nuestro propio sitio, y no se guarda en el almacenamiento del navegador; en las aplicaciones móviles vive en el llavero cifrado del sistema operativo. Hay dos excepciones en las que los testigos de acceso y de renovación se guardan en el almacenamiento temporal de la ventana o de la aplicación, que se vacía al cerrarla, y no en una cookie ni en el llavero: la ventana con la que una persona de una cuenta de desarrollador entra en una de sus empresas de prueba, y la consola para desarrolladores cuando se abre dentro de la aplicación móvil. En el servidor, los testigos se conservan mediante su resumen criptográfico, nunca en claro.
• Bloqueo de la pantalla tras un periodo de inactividad en el navegador y en la aplicación de escritorio, cuya duración fija la organización cliente, y borrado al cerrar sesión de los datos de trabajo que la plataforma guarda en el aparato, como borradores, búsquedas recientes e imágenes del chat.
• Control de la propia cuenta por la persona usuaria: consulta de las sesiones abiertas con su dispositivo, dirección IP y ubicación aproximada, cierre inmediato de cualquiera de ellas y avisos sobre los acontecimientos de seguridad de su cuenta, con la posibilidad de elegir por qué canal los recibe.
• Medidas de contención frente a la extracción masiva de información a disposición de la organización cliente: límite de exportaciones y descargas masivas por persona y hora desde la aplicación, modo restringido que las congela, junto con la unidad de red y la creación de claves de acceso, sin interrumpir la consulta ordinaria, y lista de dominios autorizados para los envíos de información a sistemas externos mediante webhooks y servidores de correo propios. Estas medidas no alcanzan a los asistentes de inteligencia artificial conectados (apartado 14) ni a las integraciones que usan claves de acceso ya emitidas. La activación del modo restringido y los cambios de la lista de dominios autorizados quedan registrados en el registro de auditoría con la identidad de quien los decidió.
• Registros de auditoría que permiten trazar quién accede a qué información, cuándo y desde dónde, encadenados mediante resúmenes criptográficos que hacen detectable cualquier alteración.
• Copias de seguridad diarias de la base de datos.
• Revisiones de seguridad del código y análisis automático de las vulnerabilidades conocidas de las dependencias de terceros.
• Registro de las violaciones de seguridad (art. 33.5 RGPD), que controla el plazo de setenta y dos horas para notificarlas a la AEPD cuando proceda (art. 33 RGPD) y deja constancia de su comunicación a las organizaciones clientes afectadas.

11. Menores de edad

Utilia OS es una plataforma dirigida a organizaciones profesionales y a sus empleados, colaboradores y clientes. No está dirigida específicamente a menores de edad y no recoge datos personales de manera consciente de menores de catorce años, salvo en el contexto de las excepciones del artículo 7 de la LOPDGDD.

Conforme al artículo 7 de la LOPDGDD, el tratamiento de datos personales de un menor de edad podrá fundarse en su consentimiento cuando sea mayor de catorce años. El tratamiento de los datos de menores de catorce años, fundado en el consentimiento, solo será lícito si consta el de quienes ostenten la patria potestad o tutela.

Si detectas datos de un menor de 14 años

Si tienes conocimiento de que en la plataforma existen datos de un menor de catorce años recabados sin el consentimiento válido de sus representantes legales, por favor escríbenos a compliance@utilia.ai. Procederemos a su supresión de forma inmediata.

12. Uso de cookies

Nuestro sitio web y la plataforma utilizan cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio, así como cookies adicionales sujetas a consentimiento previo en los términos del artículo 22.2 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE) y de la Directiva 2002/58/CE (ePrivacy).

Puedes consultar la información detallada sobre las cookies que utilizamos, su finalidad, duración y cómo gestionar tu consentimiento en nuestra Política de cookies.

13. Cambios en esta política

UTILIA podrá modificar esta Política de privacidad para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, operativos o a la incorporación de nuevas funcionalidades de la plataforma. Cuando la modificación sea sustancial te la comunicaremos, con una antelación razonable (al menos treinta días naturales cuando sea posible), a través del propio producto, mediante correo electrónico a la dirección que conste como principal de tu cuenta o mediante aviso destacado en el sitio web.

Si no estás de acuerdo con los cambios podrás ejercer, cuando proceda, el derecho a retirar el consentimiento, cancelar tu cuenta o solicitar la supresión de tus datos conforme al apartado 7 de esta Política.

Historial de versiones

Conservamos un historial de las versiones anteriores de esta Política. Si deseas consultar la versión aplicable en una fecha concreta puedes solicitarla a compliance@utilia.ai. La versión actual tiene fecha de última actualización de 27 de octubre de 2026.

14. Asistentes de inteligencia artificial que conectas a Utilia OS (Claude, ChatGPT y otros)

Puedes conectar a Utilia OS un asistente de inteligencia artificial de otra empresa, como Claude (de Anthropic), ChatGPT (de OpenAI), Gemini (de Google) o Cursor, para que consulte y gestione en tu nombre información de la plataforma. La conexión utiliza el protocolo abierto MCP (Model Context Protocol) y se establece de dos maneras: autorizando al asistente con tu cuenta de Utilia OS o mediante una clave personal que creas tú. Para autorizarlo tienes que iniciar sesión en Utilia OS y aceptar una pantalla de autorización que muestra qué aplicación pide acceso, con qué cuenta y qué grupos de permisos solicita; puedes desmarcar los grupos que no quieras conceder.

a) Quién trata los datos.

De los datos que la organización cliente introduce en la plataforma, la responsable del tratamiento es esa organización. UTILIA actúa como encargada y entrega al asistente la información que este pide en nombre de la persona que lo conectó. El proveedor del asistente (Anthropic, OpenAI, Google u otro) es un tercero elegido por la organización cliente o por la persona usuaria y no es un subencargado de UTILIA: recibe lo que devuelve cada herramienta y lo trata conforme a sus propias condiciones y a su política de privacidad, que determinan cuánto tiempo lo conserva y si puede utilizarlo para mejorar sus modelos. Te recomendamos revisarlas y, si tu organización lo necesita, contratar con ese proveedor un plan que ofrezca las garantías adecuadas.

b) Qué puede ver y hacer el asistente.

El acceso del asistente se rige por el plan de tu organización (solo los módulos contratados), por los permisos que tu organización te ha asignado en Utilia OS y por los grupos de permisos que autorices al conectarlo. Dentro de esos límites puede consultar información y, si tus permisos lo permiten, crear, modificar, enviar o eliminar datos en tu nombre. Según las herramientas que utilice, puede recibir datos personales de cualquiera de esos módulos, como los datos de contacto y comerciales de clientes, contactos, proveedores y leads, documentos y archivos, facturas y datos económicos, proyectos y tareas, mensajes del chat o datos del personal como fichajes y ausencias. Los datos sensibles, como el NIF o el IBAN, exigen además un permiso y un grupo de permisos propios, salvo cuando el asistente obtiene un documento completo, como un PDF o una exportación, que los incluye tal como figuran en él. En los módulos de formación, rastreador web, gamificación y anuncios, los grupos de permisos todavía no separan la consulta de la modificación: si concedes acceso a ellos, el asistente también podrá modificar esos datos cuando tus permisos lo permitan.

c) Qué recibe y qué guarda UTILIA.

UTILIA no recibe tu conversación con el asistente ni las instrucciones que le das: solo recibe las peticiones de herramientas que el asistente decide enviar, es decir, qué herramienta utiliza y con qué parámetros. UTILIA no pide al asistente el historial de la conversación ni la intención de la persona. Con ocasión de cada conexión, UTILIA trata y conserva los datos siguientes:

• La autorización: qué aplicación, qué persona y qué organización, qué grupos de permisos y qué servidor, la fecha del último uso y el número de usos. Los testigos de acceso se guardan solo mediante su resumen criptográfico, nunca en claro. Cada testigo de acceso dura una hora y la autorización puede renovarse durante un máximo de noventa días desde que se concede; después, el asistente debe pedir una autorización nueva. Estos datos se borran en la limpieza automática diaria siguiente a ese vencimiento. Si retiras la conexión antes, deja de funcionar en un máximo de treinta segundos, pero sus datos se conservan hasta esa misma fecha para poder detectar un uso indebido.
• Las claves personales, si conectas el asistente con una: un prefijo visible y el resumen criptográfico de la clave (nunca la clave en claro), su nombre, sus grupos de permisos y su servidor. Caducan en el plazo que elijas, entre 1 y 365 días (90 si no eliges otro). Una clave caducada o retirada deja de funcionar, pero hoy su registro no se borra automáticamente.
• Los datos técnicos de la sesión que declara el asistente al conectarse: el nombre y la versión del programa y las funciones que admite. Se borran con la autorización.
• El registro de auditoría de cada petición, también de las consultas: la herramienta utilizada y sus parámetros, la dirección IP desde la que llega la petición (la de los servidores del proveedor del asistente o la de tu equipo, según cómo funcione el asistente) y el identificador del programa que la envía. Los campos sensibles se guardan tachados (secretos, IBAN, notas, motivos, teléfonos, NIF y coordenadas); el resto de los parámetros, como el texto de una búsqueda o el nombre de un cliente, se guarda tal cual. Se conserva 365 días. Pueden consultarlo las personas de tu organización con permiso para ver el registro de actividad y el personal autorizado de UTILIA.
• El alta y la retirada de cada conexión, que constan en el registro de auditoría durante dos años y después en un archivo seudonimizado hasta cumplir cinco años, conforme al apartado 4.
• Los resultados de algunas operaciones por lotes, que se guardan para no repetirlas si el asistente reenvía la misma petición. Hoy no tienen un plazo de borrado automático.
• Los errores técnicos que se produzcan al atender las peticiones, que se conservan entre tres y treinta días según su gravedad.

d) Para qué y con qué base jurídica.

UTILIA trata estos datos para prestar la conexión que pide la persona usuaria, por cuenta de la organización cliente y en ejecución del contrato con ella (arts. 6.1.b y 28 RGPD), y para la seguridad y la trazabilidad del servicio (art. 32 RGPD e interés legítimo del art. 6.1.f RGPD), en los términos del apartado 3. UTILIA no utiliza estos datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

e) Transferencias internacionales.

Los datos que guarda UTILIA se conservan en sus servidores del Espacio Económico Europeo. El proveedor del asistente puede tratar fuera del EEE, por ejemplo en Estados Unidos, la información que recibe. Esa transferencia se produce por decisión de la organización cliente o de la persona usuaria al conectar el asistente, les corresponde a ellas valorarla y se ampara en las garantías que ofrezca ese proveedor en sus condiciones.

f) Qué puedes controlar.

• Puedes retirar cada conexión y cada clave personal cuando quieras desde Mi perfil › Aplicaciones o desde Ajustes › Conecta tu IA; la retirada surte efecto en un máximo de treinta segundos.
• Cerrar las demás sesiones que tengas abiertas desde el bloque «Tus sesiones» de Mi perfil retira también las conexiones que autorizaste con tu cuenta, aunque no tus claves personales. Cerrar una sola sesión, incluida la del dispositivo que estás usando, no retira ninguna conexión.
• Si tu organización desactiva tu cuenta, se retiran todas tus conexiones y tus claves personales.
• Tu organización limita lo que puede alcanzar un asistente con el plan contratado, con los permisos que asigna a cada persona, excluyendo archivos y carpetas del acceso de la inteligencia artificial y desactivando a las personas usuarias o revocando todas sus sesiones.
• El interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» de la organización (apartado 5) no afecta a los asistentes conectados: solo detiene las funciones de inteligencia artificial que UTILIA presta con sus propios proveedores.
• Hoy no existe un ajuste para que la organización impida a sus personas usuarias conectar asistentes, ni una vista para que quien administra la cuenta vea las conexiones de su equipo.

g) Tus derechos.

Para ejercer tus derechos sobre los datos que trata UTILIA, sigue lo indicado en el apartado 7. Sobre los datos que conserva el proveedor del asistente, dirígete a ese proveedor.

15. Qué puedes controlar

Además de ejercer los derechos del apartado 7, puedes decidir sobre tus datos desde el propio producto.

Como persona usuaria de Utilia OS:

• Sesiones: en el bloque «Tus sesiones» de Mi perfil ves desde qué dispositivo, dirección IP y ubicación aproximada está abierta tu cuenta y puedes cerrar una sesión, las demás o todas.
• Verificación en dos pasos: puedes activarla en Mi perfil.
• Avisos de seguridad: en Mi perfil › Avisos eliges por qué canal recibes cada uno.
• Asistentes y aplicaciones conectados: en Mi perfil › Aplicaciones o en Ajustes › Conecta tu IA ves y retiras tus conexiones y tus claves personales (apartado 14).
• Tus datos: en Mi perfil puedes pedir una copia de tus datos o la baja de tu cuenta.
• Avisos de novedades por correo electrónico: solo los recibes si los activas en tus preferencias de avisos, y puedes desactivarlos cuando quieras.
• RRHH: en Mi perfil › Avisos eliges qué avisos de RRHH te llegan y por qué canal, salvo los que tu organización tiene que entregarte, activas «No molestar fuera de mi jornada» y decides si el chat enseña que estás fuera y hasta cuándo. En RRHH › Mi jornada consultas tu registro y tus documentos y pides que se corrija (apartado 18).
• Cookies: puedes cambiar tus preferencias en cualquier momento, como explica la Política de cookies.

Como contacto de una organización en su portal del cliente: en Mi cuenta › Privacidad y datos puedes pedir que no se registre tu actividad; al hacerlo se borra lo ya registrado, y puedes volver a permitirlo cuando quieras. En esa misma pantalla puedes descargar una copia de tus datos y eliminar tu cuenta del portal: tu acceso se retira en ese momento y tu solicitud de supresión llega a la organización.

Si una organización te recuerda sus facturas por WhatsApp: puedes darte de baja cuando quieras respondiendo BAJA a uno de sus mensajes o desde la página de la factura a la que lleva el mensaje, como explica el apartado 17.

Como administrador de la cuenta de tu organización, según tus permisos:

• Plazos de conservación: en Ajustes › Privacidad › Retención de datos fijas el borrado automático de los mensajes del chat, las grabaciones y transcripciones de reuniones, el audio y las transcripciones de las llamadas, el registro de sincronización del correo, los leads archivados sin conversión, la actividad del portal, el registro de accesos a datos y el registro de jornada, con su plazo de bloqueo posterior, dentro de los márgenes de los apartados 4 y 18.
• Derechos de las personas: en Ajustes › Privacidad › Solicitudes de datos registras y atiendes sus solicitudes, generas la copia de sus datos o los suprimes. La supresión conserva bloqueado solo lo que la ley obliga a guardar y termina con un certificado que dice qué queda bloqueado, por qué ley y hasta cuándo, qué documentación se conserva por su propia obligación fiscal y mercantil, y qué tienes que pedir a terceros, como la cuenta de Stripe de tu organización o las aplicaciones conectadas (contrato de encargo, cláusula 8).
• Exportación: en Ajustes › Organización generas una exportación completa de los datos de la organización.
• Inteligencia artificial: en Ajustes › Organización, el interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» detiene las funciones de Utilia OS que envían datos a sus proveedores de inteligencia artificial (apartado 5), pero no afecta a los asistentes que conecten las personas usuarias (apartado 14). En el Gestor de archivos, la opción «Acceso de la IA» bloquea el acceso de la inteligencia artificial a archivos y carpetas concretos, también para esos asistentes.
• Seguridad: en Ajustes › Seguridad exiges la verificación en dos pasos a quien administra y a tu asesoría, decides si se ofrece el código por correo como reserva, fijas el bloqueo de pantalla por inactividad, activas el modo restringido y ajustas el límite de exportaciones. En Ajustes › Sesiones revocas las sesiones de cualquier persona y en Ajustes › Usuarios la desactivas, lo que cierra sus sesiones y retira sus conexiones y claves.
• Baja del servicio: quien es titular de la cuenta puede darla de baja desde Ajustes › Mi plan; los datos se conservan y se suprimen como indica el apartado 4.
• Aplicaciones del catálogo y vinculaciones: en Ajustes › Aplicaciones › Instaladas ves y desinstalas las aplicaciones de otros desarrolladores y, si son de pago, cancelas su suscripción; y puedes retirar las vinculaciones de tus personas usuarias con cuentas de desarrollador (apartado 16).
• Meta y Google Ads: en Ajustes › Integraciones › Meta conectas y desconectas la cuenta de Meta de tu organización; en Ajustes › CRM › Leads de anuncios decides de qué anuncios llegan leads; y en Finanzas › Ajustes › Recordatorios de cobro, qué recordatorios salen por WhatsApp (apartado 17).
• RRHH: en Ajustes › RRHH decides, entre otras cosas, los recordatorios de fichar, la desconexión digital, la entrega del resumen mensual, la finalidad de la ubicación y el contacto para ejercer los derechos; y das o retiras el acceso de la representación legal y los enlaces para la Inspección de Trabajo (apartado 18).
• Recomendaciones: en Ajustes › Mi plan › «Recomienda UTILIA OS» ves el enlace y el código de recomendación de tu organización, las empresas que se dieron de alta con ellos y vuestro descuento por recomendación (apartado 19).

16. Cuentas de desarrollador, catálogo de aplicaciones y venta de aplicaciones

Este apartado explica qué datos trata UTILIA como responsable cuando una empresa o un profesional abre una cuenta de desarrollador en la consola de desarrolladores de Utilia OS, publica aplicaciones en el catálogo de aplicaciones o las vende a través de UTILIA, y cuando una organización cliente compra una aplicación. Los datos que una organización cliente pone a disposición de una aplicación al instalarla siguen siendo de esa organización: UTILIA actúa como su encargada y el desarrollador, también como su encargado, conforme a la cláusula 5 ter del contrato de encargo.

a) Cuenta de desarrollador y su equipo.

• Datos de cada persona del equipo: nombre y apellidos, correo electrónico, rol en la cuenta, credenciales, verificación en dos pasos, sesiones y dispositivos, con el mismo tratamiento que el apartado 2, letras a) y b), describe para las personas usuarias de Utilia OS.
• Datos de la cuenta: nombre del equipo; perfil público (nombre comercial, web y país); datos fiscales (razón social o nombre y apellidos, NIF, NIF-IVA y su comprobación en el sistema VIES de la Comisión Europea, domicilio y correo de facturación); dominio verificado; contactos de soporte y de seguridad; claves de API de desarrollador, de las que solo se guardan un prefijo visible y su resumen criptográfico; conexiones de asistentes de inteligencia artificial a la consola; invitaciones al equipo; avisos; y registro de actividad de la consola.
• Al pedir el alta, UTILIA crea en su propia cuenta de Utilia OS una ficha de lead con el nombre, el correo electrónico y el nombre del equipo, para gestionar su relación con los desarrolladores. Un alta que no se confirma se retira a los siete (7) días del último correo con un enlace para confirmarla o para recuperar la contraseña, y la ficha de lead que dejó se borra si nadie la ha trabajado.
• Si el alta está cerrada y pides que te avisemos cuando abra, UTILIA guarda en una ficha de lead de su propia cuenta tu correo electrónico y, si nos los das, tu nombre y el de tu equipo, junto con la constancia de tu consentimiento (el texto que aceptaste, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador). Lo hace con tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD) y para enviarte un único aviso cuando abra el alta. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento escribiendo a compliance@utilia.ai.
• Los accesos de soporte a la cuenta, como los del apartado 2.f), con los límites que fijan las Condiciones para desarrolladores.

b) Empresas de prueba.

• Las personas del equipo que abren una empresa de prueba figuran en ella como personas usuarias, con su nombre, su correo electrónico y su rol, y cada apertura queda registrada.
• Los datos de demostración son ficticios y los genera UTILIA. Las empresas de prueba no deben contener datos personales reales de terceros, como establecen las Condiciones para desarrolladores.
• Los correos que la empresa de prueba habría enviado no salen: se guardan, con sus destinatarios, su asunto y su contenido, para que puedan verse en la consola durante un máximo de catorce (14) días; pasado ese plazo, se borran en la limpieza diaria siguiente.
• La empresa de prueba se borra cuando pasa sin abrirse el plazo que indica la consola, hoy noventa (90) días, cuando la borra una persona del equipo o cuando se cierra la cuenta.

c) Vinculación con una cuenta de Utilia OS. UTILIA registra qué persona de qué organización cliente aprobó la vinculación, con qué cuenta de desarrollador y con qué persona de su equipo, qué usos aprobó, la hoja que se le mostró y su versión, las fechas de la aprobación, del último uso y de la retirada, y quién la retiró y desde qué lado. En cada uso, la consola recibe solo lo que ese uso necesita: el perfil y los datos de facturación de la organización, o la configuración, sin claves ni secretos, de sus integraciones. La vinculación la pide la persona de la cuenta de desarrollador, en ejecución de su contrato (art. 6.1.b RGPD), y la aprueba una persona usuaria de la organización cliente, como instrucción de esta a UTILIA, que actúa como su encargada (cláusula 5 quater del contrato de encargo).

d) Publicación, revisión, denuncias y reclamaciones. UTILIA trata las fichas y todas sus versiones, con los nombres y los contactos que contienen; las notas para la revisión; los mensajes entre quien revisa y el desarrollador; las decisiones y sus motivos; las reclamaciones contra ellas; y las denuncias, con el nombre, el correo electrónico y la explicación de quien denuncia, tenga o no cuenta en Utilia OS. Lo hace en ejecución del contrato con el desarrollador (art. 6.1.b RGPD), para cumplir las obligaciones de tramitar denuncias y motivar las decisiones del Reglamento (UE) 2022/2065 de Servicios Digitales (art. 6.1.c RGPD) y por su interés legítimo en la seguridad del catálogo (art. 6.1.f RGPD). No comunica al desarrollador quién ha denunciado, salvo en los casos que prevén las Normas del catálogo de aplicaciones.

e) Compra de aplicaciones. Cuando una organización cliente compra una aplicación, UTILIA trata, como vendedora: la persona que compra; la aplicación, el plan, el precio, el impuesto y las fechas; la autorización de cobro de esa aplicación, con su texto, su versión, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador; la aceptación de las Condiciones de compra de aplicaciones; los intentos de cobro y su resultado; las facturas, los reembolsos y las disputas; y los datos de facturación y de la tarjeta del apartado 5.d.1). Lo hace en ejecución del contrato de compra (art. 6.1.b RGPD), para cumplir sus obligaciones fiscales y contables (art. 6.1.c RGPD) y por su interés legítimo en prevenir el fraude (art. 6.1.f RGPD).

UTILIA comunica al desarrollador de la aplicación el nombre y el identificador de la organización que compra y el plan, el estado, las fechas y el precio sin impuestos de su suscripción; nunca la tarjeta ni los datos de facturación o fiscales. El estado de la suscripción se le comunica por instrucción de la organización cliente, que instala la aplicación; los datos de cada venta, porque UTILIA vende por cuenta del desarrollador y tiene que rendirle cuentas de cada venta (artículo 263 del Código de Comercio; art. 6.1.c RGPD). Si la organización compradora es un profesional autónomo, su nombre es un dato personal.

f) Cobros de los desarrolladores. Para pagar a un desarrollador su parte de las ventas, UTILIA trata: su cuenta de cobro en Stripe (identificador, país, moneda, estado, requisitos de verificación pendientes, calendario de pagos y avisos de cambio de la cuenta bancaria); el registro de sus ventas, de las comisiones de Stripe que se le descuentan, de sus transferencias, reversiones y retenciones, con sus motivos, y de los pagos de Stripe a su banco; sus extractos; sus facturas, tanto las que UTILIA expide en su nombre como las que él sube; sus propuestas de reembolso; y las condiciones de comisión que se le apliquen. Stripe recoge directamente los datos de identidad y de la cuenta bancaria del desarrollador para verificarlos, también para prevenir el blanqueo de capitales, y los trata como responsable conforme a sus condiciones y a su política de privacidad; UTILIA no recibe sus documentos de identidad. UTILIA trata estos datos en ejecución del contrato con el desarrollador (art. 6.1.b RGPD), para cumplir sus obligaciones fiscales y contables (art. 6.1.c RGPD), lo que incluye declarar a las administraciones tributarias las operaciones que la ley le obliga a declarar, y por su interés legítimo en prevenir el fraude (art. 6.1.f RGPD).

g) Plazos de conservación.

• Cuenta de desarrollador y su equipo: mientras exista la cuenta. Tras su cierre, se conservan noventa (90) días y, transcurrido ese plazo, se suprimen en un máximo de treinta (30) días adicionales, salvo lo que se indica a continuación.
• Facturas, registro de ventas, transferencias y extractos: seis (6) años, conforme al artículo 30 del Código de Comercio.
• Autorizaciones de cobro de cada aplicación: durante su vigencia y, después, cinco (5) años, como las de la suscripción (apartado 4).
• Constancia de la aceptación de las Condiciones para desarrolladores, de las Normas del catálogo de aplicaciones y de las Condiciones de compra de aplicaciones: como la del resto de textos legales (apartado 4).
• Versiones de las fichas, decisiones de revisión, reclamaciones y denuncias: cinco (5) años desde la decisión o desde la retirada de la ficha, conforme al artículo 1964 del Código Civil.
• Constancia de la aprobación y de la retirada de una vinculación: cinco (5) años desde la retirada.
• Empresas de prueba y correos capturados: lo indicado en la letra b).
• Ficha de lead en la cuenta de UTILIA: mientras subsista el interés legítimo de UTILIA en la relación comercial y, como máximo, cinco (5) años desde el último contacto.
• Ficha de lead de quien pide que le avisemos cuando abra el alta: hasta que te enviemos el aviso o retires tu consentimiento. Después del aviso, si no abres la cuenta, se trata como cualquier otra ficha de lead, y puedes oponerte en cualquier momento a que la conservemos.
• Registro de actividad de la consola: con los plazos del apartado 4.

h) Tus derechos y lo que puedes controlar. Puedes ejercer tus derechos como indica el apartado 7. Desde la consola, cada persona del equipo puede consultar y cerrar sus sesiones, gestionar su verificación en dos pasos y sus claves y retirar sus vinculaciones, y el Titular de la cuenta puede cerrarla. La organización cliente puede retirar en cualquier momento las vinculaciones de sus personas usuarias.

17. Conexiones con Meta y Google que activa tu organización (leads de anuncios y recordatorios de cobro por WhatsApp)

Una organización cliente puede conectar Utilia OS con su cuenta de Meta y con los formularios de sus anuncios de Google Ads para dos cosas: que las personas que rellenan el formulario de uno de sus anuncios de Facebook, Instagram o Google Ads entren como leads en su CRM, y recordar a sus clientes el pago de sus facturas por WhatsApp, desde el número de WhatsApp Business de la propia organización. Este apartado explica qué datos se tratan en cada caso y quién los trata. Solo se aplica cuando la organización conecta esos servicios.

a) Quién trata los datos.

De los datos de las personas que rellenan un formulario de anuncio y de los clientes a los que se recuerda una factura, la responsable del tratamiento es la organización cliente: es quien se anuncia, quien decide qué pregunta en sus formularios y quien decide a quién recuerda sus facturas y por qué medio. UTILIA actúa como su encargada del tratamiento (art. 28 RGPD), en los términos de la cláusula 5 quinquies del contrato de encargo. Ante Meta, UTILIA es un proveedor de tecnología: utiliza la plataforma de Meta solo por cuenta de cada organización y siguiendo sus instrucciones, y mantiene separados los datos de cada una, como exigen las Condiciones de la Plataforma de Meta.

Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp) y Google (Google Ads) son proveedores que elige y contrata la propia organización cliente, y no son subencargados de UTILIA: tratan los datos conforme a las condiciones que la organización acepta con ellos, que fijan el papel de cada uno, y conforme a sus propias políticas de privacidad. Las condiciones de WhatsApp Business prevén que WhatsApp actúe, en lo que ellas indican, como encargada de la organización para los mensajes que esta envía y recibe.

b) Leads de anuncios.

Cuando la organización conecta una página de Facebook, con la cuenta de Instagram vinculada a ella, o un formulario de Google Ads, cada vez que alguien rellena el formulario de uno de sus anuncios:

• UTILIA recibe de Meta o de Google las respuestas a las preguntas que la organización haya puesto en el formulario, que suelen ser el nombre, el correo electrónico y el teléfono y pueden incluir otras, como la empresa, el cargo o la población; las casillas que la persona haya marcado o dejado sin marcar, con su texto; y, como origen del lead, la campaña, el conjunto o grupo de anuncios, el anuncio y el formulario, si llegó por Facebook, por Instagram o por Google, si se rellenó desde un anuncio o desde una publicación sin promocionar y la hora en que se rellenó. Para que no se pierda ningún lead, UTILIA pide además a Meta los de los formularios conectados que no le hayan llegado por su aviso y, si la organización lo elige al conectar un formulario, los anteriores que Meta todavía conserve.
• UTILIA comprueba, por el correo electrónico o el teléfono, si la persona ya figura en el CRM de la organización. Si ya es un lead, añade la nueva respuesta a su ficha sin cambiar sus datos; si no, crea el lead con sus respuestas, su origen y la constancia de lo que aceptó en el formulario, incluida la política de privacidad que la organización enlazó en él, cuando Meta o Google la facilitan. Después lo asigna a quien haya decidido la organización. El reparto puede tener en cuenta si una persona del equipo tiene ese día una ausencia aprobada, sin conocer su motivo.
• Quien lo atiende y las personas que la organización haya elegido reciben un aviso en Utilia OS y en el móvil, siempre que puedan ver ese lead, con su nombre, su origen y la campaña, nunca con su correo electrónico ni su teléfono. Si la organización lo configura, el aviso se publica también en un canal de su chat, donde solo ve el nombre del lead quien puede ver ese lead.
• De cada lead que llega queda un registro de entrada con su origen y su resultado, que la organización ve en la pantalla de cada formulario conectado.
• El identificador de clic que Google Ads envía con cada lead (gcl_id) se descarta al recibirlo y no se guarda en ningún sitio. UTILIA tampoco recibe ni guarda identificadores publicitarios del navegador o del dispositivo de la persona.
• La clave con la que Google Ads se identifica al enviarnos los leads de la organización se guarda solo mediante su resumen criptográfico.
• Un lead que llega de un anuncio no se añade a ninguna lista de envío de campañas de correo por el hecho de llegar, y sus respuestas no se envían a las funciones de inteligencia artificial de la plataforma sin una decisión expresa de una persona usuaria de la organización.
• Si una persona usuaria escribe a un lead por WhatsApp desde la aplicación de su propio dispositivo, esa conversación no pasa por Utilia OS ni por la cuenta de WhatsApp Business de la organización, salvo lo que la persona usuaria decida anotar en la ficha.

c) Recordatorios de cobro por WhatsApp.

Si la organización decide recordar sus facturas por WhatsApp, los envía desde su propia cuenta y su propio número de WhatsApp Business, conectados a Utilia OS, con mensajes de plantilla que Meta revisa y aprueba. Solo se envían recordatorios de facturas emitidas por la organización, nunca publicidad, y solo a quien tenga vigente su permiso para recibirlos por WhatsApp: porque la organización declara en la plataforma que esa persona se lo ha dado, o porque la propia persona lo ha activado en el portal del cliente de la organización, después de confirmar su número con un código que recibe por WhatsApp. Sin ese permiso, o si la persona se ha dado de baja, el recordatorio sale por correo electrónico o no sale. Un mismo número recibe como mucho un recordatorio por WhatsApp al día de cada organización, y los recordatorios de una factura se detienen cuando la factura consta como pagada en Utilia OS o deja de estar pendiente de cobro.

• A Meta se le envían, en cada mensaje, el número del destinatario y los datos del recordatorio: el nombre de la persona, el número de la factura, el nombre comercial de la organización, el importe pendiente y la fecha de vencimiento, con un enlace personal a la factura.
• Meta nos devuelve el estado de cada mensaje (enviado, entregado, leído si la persona tiene activadas las confirmaciones de lectura, o fallido) y si se lo cobra a la organización.
• Si la persona contesta, UTILIA recibe el botón «Ya la he pagado», si lo pulsa, o el texto que escriba; los archivos que adjunte no se descargan y solo se anota de qué tipo son. La respuesta se guarda en la factura, donde solo la ven quienes pueden ver esa factura, y en la ficha del cliente en el CRM solo consta que respondió. Si contesta con un texto o con «Ya la he pagado», se avisa a quien gestiona esa factura y sus recordatorios pueden quedar en pausa unos días. Durante las veinticuatro (24) horas siguientes al último mensaje de la persona, quien gestiona la factura puede contestarle desde ella. Si responde BAJA, se da de baja, como explica la letra g).
• Los mensajes que llegan al número de la organización desde un número que no tiene ninguna factura relacionada no se responden, se guardan treinta (30) días y solo los ven las personas que gestionan los recordatorios de la organización.
• El enlace personal a la factura que lleva cada mensaje sirve durante treinta (30) días, y UTILIA solo guarda su resumen criptográfico. Desde él, la persona puede ver la factura y cómo pagarla, descargarla, decir que ya la ha pagado o pedir que no se le envíen más recordatorios por WhatsApp.
• Del permiso de cada número se guarda si está vigente o retirado, cómo se dio y, en su caso, cómo se retiró (declarado por la organización, en el portal, en la propia conversación o desde el enlace a una factura), quién lo registró, cuándo y el texto aceptado.

d) Para qué y con qué base jurídica.

UTILIA trata estos datos por cuenta de la organización cliente, para prestarle las funciones que activa y en ejecución del contrato con ella (arts. 6.1.b y 28 RGPD). A la organización, como responsable, le corresponden la base jurídica de sus propios tratamientos, informar a las personas (por ejemplo, con la política de privacidad que Meta y Google le exigen enlazar en sus formularios de anuncios) y contar con el permiso que exige la Política de mensajes de WhatsApp Business para escribir a cada persona por WhatsApp. Cuando una persona usuaria declara en la plataforma que alguien ha dado ese permiso, lo declara en nombre de la organización, que responde de que es cierto y de poder demostrarlo.

Además, UTILIA trata como responsable, por su interés legítimo en la seguridad del servicio y en cumplir las condiciones de Meta y de Google de las que dependen estas conexiones (art. 6.1.f RGPD) y por la obligación de seguridad del artículo 32 del RGPD:

• de la persona que autoriza la conexión con su cuenta de Facebook, el identificador que Meta le asigna para Utilia OS, su nombre, los permisos que concedió y la fecha, para saber quién la autorizó y poder atender las solicitudes de borrado que nos traslade Meta;
• el registro de actividad de estas conexiones (quién las conecta, las cambia o las desconecta en Utilia OS y cuándo), como el resto del registro de auditoría;
• de cada solicitud de borrado que nos traslada Meta, su código de confirmación, su fecha y su estado, para que la persona pueda consultarlo.

Si Meta lo pide, UTILIA tiene que facilitarle la identidad y los datos de contacto de las organizaciones que conectan sus servicios por medio de Utilia OS, conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta.

UTILIA no utiliza estos datos para ninguna otra finalidad, no los vende, no los comunica a nadie más que a los destinatarios descritos en esta política y no los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.

e) Plazos de conservación.

• Respuestas que guarda el registro de entrada de cada lead: treinta (30) días. El registro, ya sin ellas, se borra a los doce (12) meses.
• El lead, con sus respuestas, su origen y la constancia de lo que aceptó: como el resto de los datos del CRM de la organización (apartado 4).
• Recordatorios, mensajes de WhatsApp con su estado y respuestas de las personas: como el resto de los datos de la organización (apartado 4), salvo los mensajes que llegan de un número sin factura relacionada, que se borran a los treinta (30) días.
• Permiso para recibir recordatorios por WhatsApp y su baja: mientras la organización mantenga la cuenta. La baja se conserva con la única finalidad de no volver a escribir a ese número y de poder acreditar que se respetó la decisión de la persona; si después se suprimen sus datos, de su número solo queda una huella criptográfica que permite reconocerlo.
• Credenciales de acceso que Meta entrega para la organización: se guardan cifradas y nunca se muestran a nadie. Se borran cuando la organización desconecta Meta o cuando Meta nos comunica que la persona que las concedió ha retirado su permiso o ha pedido el borrado de sus datos y, en todo caso, con el resto de los datos de la organización tras su baja.
• Identificador y nombre de la persona de Facebook que autorizó la conexión: mientras exista el registro de esa conexión, que se suprime con el resto de los datos de la organización tras su baja. Se borran antes si Meta nos comunica que esa persona ha retirado su permiso o ha pedido el borrado de sus datos.
• Registro de actividad de estas conexiones: con los plazos del apartado 4 para la configuración de la empresa y sus integraciones.

Meta y Google conservan lo que tratan conforme a sus propias condiciones; por ejemplo, la organización puede seguir descargando sus leads en Meta o en Google Ads durante el plazo que ellos fijan.

f) Transferencias internacionales.

Los datos que guarda UTILIA se conservan en sus servidores del Espacio Económico Europeo. Meta y Google pueden tratar fuera del EEE, por ejemplo en Estados Unidos, los datos que tratan para la organización. Esas transferencias se producen por la relación que la organización mantiene con ellos, le corresponde a ella valorarlas y se amparan en las garantías que ofrecen sus condiciones.

g) Qué puedes controlar.

• Si administras la conexión de tu organización: puedes desconectar Meta cuando quieras desde Ajustes › Integraciones › Meta. Al hacerlo, UTILIA retira sus suscripciones en Meta y borra las credenciales de acceso, dejan de llegar los leads de Meta y los recordatorios que iban a salir por WhatsApp salen por correo electrónico; los leads ya creados se quedan en el CRM de la organización. En Ajustes › CRM › Leads de anuncios puedes pausar o retirar cada formulario conectado y cambiar la clave de Google Ads, y en Finanzas › Ajustes › Recordatorios de cobro decides qué recordatorios salen por WhatsApp y a qué clientes no se les recuerda nada.
• Si autorizaste la conexión con tu cuenta de Facebook: puedes quitar Utilia OS de las integraciones de tu cuenta de Facebook y pedir que borremos tus datos. La página «Borrado de datos de Meta» (/legal/meta-data-deletion) explica cómo hacerlo, qué borramos y cómo consultar el estado de tu solicitud.
• Si rellenaste el formulario de un anuncio: la organización que se anunciaba es la responsable de tus datos; dirígete a ella, por ejemplo por los medios que indica la política de privacidad enlazada en su formulario. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a esa organización, como explica el apartado 7.
• Si recibes recordatorios de cobro por WhatsApp: puedes dejar de recibirlos cuando quieras respondiendo BAJA (también valen STOP, PARAR o CANCELAR) a uno de los mensajes, pulsando «No quiero recibir estos avisos por WhatsApp» en la página de la factura a la que lleva el propio mensaje o, si tienes acceso al portal del cliente de esa organización, en sus preferencias. La baja surte efecto en el acto y vale para tu número en toda esa organización, que no puede deshacerla: solo tú puedes volver a activar los recordatorios por WhatsApp, desde el portal. La organización puede seguir avisándote de sus facturas por correo electrónico.

h) Tus derechos.

Para ejercer tus derechos sobre los datos que UTILIA trata como responsable, sigue lo indicado en el apartado 7. Sobre los datos de los leads y de los recordatorios, la responsable es la organización cliente. Sobre los datos que conservan Meta y Google, dirígete a ellos.

18. Registro de jornada, vacaciones y ausencias (RRHH)

Este apartado explica qué datos trata el aplicativo RRHH de Utilia OS, con el que la organización cliente lleva el registro de jornada de su plantilla, sus vacaciones y sus ausencias. Esos datos son de la organización cliente, que los trata como empleadora y es la responsable del tratamiento; UTILIA actúa como su encargada (apartado 1) y solo los trata para prestarle el servicio. Las bases jurídicas que se indican son las de la organización cliente. Si la organización cliente no está en España, las referencias al Estatuto de los Trabajadores y a la LOPDGDD se entienden hechas a las normas equivalentes que le apliquen.

a) Registro de jornada.

• Qué se guarda: la fecha y la hora de cada entrada, pausa y salida; el medio con el que se fichó (el navegador o la aplicación de escritorio, la aplicación móvil, un punto de fichaje con código QR, el alta manual hecha por otra persona o una integración); la modalidad, presencial o a distancia, cuando la persona la elige al fichar; la dirección IP, el navegador y los datos básicos del dispositivo; la jornada que correspondía ese día, que se fija al cerrarla; cada corrección, con quién la hizo, cuándo y por qué; y, ante una corrección hecha por otra persona, la conformidad de la persona o la versión que da cuando no está de acuerdo.
• Ubicación: solo si el horario de la persona la pide, las coordenadas y su precisión en el momento de fichar la entrada y la salida, nunca durante el resto de la jornada, y si el fichaje cayó dentro de la zona permitida. La organización cliente declara para qué la usa y le corresponde informar antes a la persona. Si la ubicación no se puede obtener, la persona puede fichar igualmente y el fichaje queda señalado para su revisión.
• Integridad: cada asiento se encadena al anterior con un resumen criptográfico y el registro de la organización se sella cada día, lo que permite comprobar si se ha cambiado sin dejar rastro. Las huellas y los sellos no contienen más datos personales.
• Para qué y con qué base jurídica: llevar el registro diario de la jornada que la ley obliga a tener (art. 6.1.c RGPD y art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). La ubicación se trata para la finalidad que declara la organización cliente, como parte del control de la actividad laboral (art. 6.1.b RGPD, art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y art. 90 de la LOPDGDD).
• Quién lo ve: la propia persona; quien tiene permiso sobre ella en su organización, como su responsable directo o quien gestiona los recursos humanos; la asesoría laboral, si la organización cliente le da acceso; y la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo, como explica la letra e). De los fichajes de otra persona, la ubicación exacta, la dirección IP y el dispositivo solo los ve quien revisa sus incidencias o corrige sus fichajes, nunca la asesoría; el resto ve las horas y si el fichaje cayó dentro de la zona permitida.

b) Incidencias y límites de jornada.

• Qué se guarda: las incidencias que el sistema señala para que una persona las revise, con la regla y las cifras que las motivan: retrasos y salidas anticipadas, pausas más largas de lo previsto, fichajes repetidos, fuera de la zona, sin la ubicación que pide el horario o con un medio que el horario no admite, jornadas sin cerrar y los límites de jornada, de descanso entre jornadas y semanal, de pausa, de trabajo nocturno, de horas extraordinarias y complementarias y de trabajo en festivos. Para aplicar los límites propios de las personas menores de dieciocho años, el sistema sabe si una persona lo es por la marca que pone quien gestiona sus datos laborales o, si la organización ha anotado su fecha de nacimiento, calculándolo sin enseñar esa fecha. Para el aviso diario se guarda durante cuarenta y ocho horas la lista de las personas que no tienen registro del día anterior, solo con sus identificadores.
• Para qué y con qué base jurídica: que la organización cliente revise si se respetan los límites de jornada, de descanso y de horas extraordinarias (art. 6.1.c RGPD y artículos 6, 12 y 34 a 37 del Estatuto de los Trabajadores).
• Quién lo ve: la persona, en su jornada, y quien tiene permiso para revisar sus incidencias. Que una incidencia se debe a que la persona es menor de edad solo lo sabe quien ve toda su jornada en recursos humanos; el resto ve un rótulo neutro.

c) Datos laborales.

• Qué se guarda: las fechas de incorporación y de último día en la empresa; si la jornada es completa o a tiempo parcial, y su porcentaje; la duración del contrato; el pacto de horas complementarias, con su fecha y el documento firmado, y si la persona acepta las voluntarias; la modalidad habitual; si la persona está exenta del registro de jornada y por qué; si es menor de edad y hasta cuándo; y si trabaja de noche.
• Para qué y con qué base jurídica: aplicar a cada persona sus límites y preparar sus documentos de jornada (art. 6.1.b y c RGPD; artículos 12 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores).
• Quién lo ve: la persona, quien ve su jornada o gestiona sus horarios y quien administra las personas usuarias. El porcentaje de jornada, la nota de la exención, la condición de menor, el trabajo nocturno y el pacto firmado solo los ven la propia persona y quien gestiona sus horarios.

d) Documentos que la organización entrega a cada persona.

• Resumen mensual de jornada: un documento con las horas ordinarias, extraordinarias y complementarias del mes y el trabajo en festivos, en el que los días de ausencia figuran como «Ausencia», sin su tipo. La persona lo recibe en la aplicación con un aviso, salvo que la organización cliente lo entregue por otra vía; por correo electrónico, si la organización lo activa, y siempre si la persona ya no está en la empresa. Si el mes se corrige después de entregarlo, se genera otro que lo sustituye. Lo ven la persona y quien ve su jornada con permiso, como su responsable directo, quien gestiona los recursos humanos y, si la organización le da acceso, su asesoría laboral (art. 6.1.c RGPD; artículos 12.4.c y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores).
• Información escrita sobre la jornada («Tu jornada, tus vacaciones y cómo se cambian»): el horario, las pausas, las horas extraordinarias y complementarias, la ubicación al fichar, las vacaciones y cómo se cambia la jornada, con la constancia de su entrega, de su apertura y del acuse de recibo. La ven la persona y quien gestiona los recursos humanos (art. 6.1.c RGPD; art. 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y Real Decreto 723/2026).
• Protocolo del registro de jornada: el documento en el que la organización cliente explica cómo lleva el registro, con sus versiones, quién lo redactó y lo publicó y la consulta a la representación legal de la plantilla; el publicado lo ve toda la plantilla. Si la organización sube su política de desconexión digital como documento aparte, se guarda junto al protocolo y toda la plantilla la puede abrir (art. 6.1.c RGPD; art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores; art. 88.3 de la LOPDGDD).

e) Acceso de la representación legal y de la Inspección de Trabajo.

• Representación legal de la plantilla: la organización cliente puede dar a las personas que la representan, con una concesión expresa, acceso de solo lectura al registro de jornada. Ven el nombre y los fichajes de cada persona, sin documentos de identidad, domicilios, direcciones IP, ubicaciones, dispositivos ni el tipo de las ausencias, y ven el motivo de cada corrección y la versión de la persona solo cuando se escribieron en un formulario que avisaba de que podrían verlos. Pueden consultar también el informe mensual de las horas extraordinarias de cada persona; si nadie tiene ese acceso, el aviso del informe lo recibe quien gestiona los recursos humanos. La representación está obligada al sigilo profesional (art. 65.2 del Estatuto de los Trabajadores). Base jurídica: art. 6.1.c RGPD; artículos 34.9 y 64 del Estatuto de los Trabajadores; Real Decreto 1561/1995, disposición adicional tercera, letra b).
• Inspección de Trabajo y Seguridad Social: quien saca informes de jornada de toda la organización puede crear, en la aplicación, un enlace de solo lectura con caducidad y, salvo que lo quite, con un código de acceso, para poner a disposición de la Inspección el registro de las personas y del periodo que elija. Por el enlace no se ven la ubicación, la dirección IP, el dispositivo ni el tipo de las ausencias; el motivo de las correcciones y la versión de la persona, en las mismas condiciones que para la representación. Las personas cuyos datos se han suprimido no figuran, y el registro lo indica. Las personas con el rol de superadministrador reciben un aviso cuando se crea un enlace, y quien lo creó, cuando se consulta por primera vez. Base jurídica: art. 6.1.c RGPD y art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Registro de las consultas: cada consulta de la representación y de la Inspección queda registrada con su fecha, el periodo, el número de personas y el formato, y con la dirección IP y el navegador de quien consulta, que solo se usan para la seguridad del registro (art. 32 RGPD). Quien saca informes de jornada de toda la organización ve quién consultó, cuándo, qué periodo y cuántas personas, nunca cuáles; la dirección IP y el navegador no se enseñan.

f) Ausencias y vacaciones.

• Ausencias: el tipo, las fechas, si el fin es aproximado, el motivo (que no se pide en las ausencias relacionadas con la salud), el justificante cuando se pide o se aporta, las ausencias que otra persona registra o propone en nombre de la persona, con su conformidad o la nota con la que expresa su desacuerdo, y los aplazamientos o limitaciones de un permiso que decide la empresa, con su motivo y las fechas que propone. Base jurídica: art. 6.1.b y c RGPD; artículos 37, 38, 45, 48 y 48 bis del Estatuto de los Trabajadores; los datos de salud, art. 9.2.b RGPD y art. 9 de la LOPDGDD.
• Quién ve el tipo de una ausencia: la persona ve siempre el suyo. El tipo de una ausencia que se comunica, como una baja o un permiso, solo lo ve quien gestiona los recursos humanos; el responsable directo ve «Ausencia» y las fechas. El de una ausencia que se pide, como unas vacaciones o unos días de asuntos propios, lo ve además quien decide sobre ella. Los justificantes de las ausencias que se comunican y de las relacionadas con la salud solo los ve quien gestiona los recursos humanos; los demás, también quien decide sobre la ausencia.
• Días de vacaciones: los días de cada año; los que pasan al año siguiente, agrupados con su fecha de caducidad, incluidos los que se conservan porque la persona no pudo disfrutarlos por una baja o una suspensión del contrato, que por eso solo ven la persona y quien gestiona los recursos humanos; los avisos formales que se envían antes de que caduquen unos días, con su texto exacto y la fecha en que la persona los lee; y, si la empresa levanta la caducidad de unos días, quién lo hizo y cuándo. Base jurídica: art. 6.1.c RGPD; art. 38 del Estatuto de los Trabajadores.
• Liquidación de vacaciones: al dejar la empresa, el cálculo de los días pendientes con su desglose, los ajustes que haga quien gestiona los días por persona, con su motivo, y el documento que lo recoge. La ve quien gestiona los días por persona; quien administra las personas usuarias ve el resultado sin el desglose por grupos de días. Base jurídica: art. 6.1.b y c RGPD; art. 38.1 del Estatuto de los Trabajadores.
• Horas extraordinarias por fuerza mayor y compensadas con descanso: los periodos, las horas y el estado del descanso que las compensa, para calcular el tope anual y el plazo de compensación. Lo ve quien gestiona los recursos humanos. Base jurídica: art. 6.1.c RGPD; art. 35 del Estatuto de los Trabajadores.

g) Avisos, chat y relación con otros módulos.

• Responsable directo y paquetes de permisos: quién es el responsable directo de cada persona y qué paquetes de permisos de RRHH tiene cada una, como «Responsable de equipo» o «Representación legal», con quién los dio y su motivo, para organizar quién aprueba y quién ve qué (art. 6.1.b y f RGPD; art. 32 RGPD). Lo ve quien administra las personas usuarias. La persona recibe un aviso cuando cambia su responsable directo, que le dice qué verá.
• Avisos y desconexión digital: el momento en que se entrega cada aviso al teléfono o por correo tiene en cuenta el horario de la persona, sus ausencias y si tiene la jornada abierta, según lo que active la organización cliente y la preferencia personal «No molestar fuera de mi jornada». Es un cálculo que se hace al entregar cada aviso y no se guarda aparte (art. 6.1.c RGPD; art. 88 de la LOPDGDD y art. 20 bis del Estatuto de los Trabajadores). El recordatorio «¿Sigues trabajando?» se envía una sola vez, sin correo, y cada persona puede apagar los recordatorios de fichar.
• «Fuera» en el chat y al asignar trabajo: quien comparte una conversación con la persona, y quien puede asignarle trabajo en un módulo contratado (tareas, leads, oportunidades, tickets o incidencias), ve «Fuera» mientras está ausente, nunca el motivo ni el tipo de ausencia. Al asignar trabajo se ve además hasta cuándo en las vacaciones y los días de asuntos propios; en las ausencias que se comunican, como una baja, solo «Fuera» y solo mientras dura. En el chat, hasta cuándo solo si la persona activa «Enseñar en el chat hasta cuándo estoy fuera», y entonces en todas sus ausencias. «Fuera de jornada» solo sale en el chat si la persona lo activa, y se calcula con su horario, nunca con sus fichajes. La persona puede dejar de enseñarlo en esos dos sitios con «Enseñar que estoy fuera en el chat y al asignarme trabajo», en Mi perfil › Avisos; al convocarla a una reunión se sigue viendo que está ausente, sin el motivo. No lo ven los contactos del portal del cliente y no se guarda: se calcula al consultarlo. Base jurídica: interés legítimo en coordinar el trabajo (art. 6.1.f RGPD).
• Ausencias en el Calendario y al convocar: cada persona ve sus ausencias en su propio Calendario. Quien puede ver o aprobar las ausencias del equipo ve también las de las personas a su alcance, con el tipo solo en los casos descritos en «Quién ve el tipo de una ausencia»; en los demás, «Ausencia». Al proponer una reunión o un evento, quien ya ve la disponibilidad de los invitados ve si alguno está ausente en esa franja, sin el motivo, y si el tramo propuesto cae fuera de su horario, sin las horas de ese horario; de las personas que no forman parte de su equipo no se ven las fechas de la ausencia cuando se consulta más de un día. «Buscar un hueco» propone franjas libres para todos sin decir por qué las demás no valen, y solo tiene en cuenta el horario de otra persona si quien busca puede ver los horarios. Si una persona invitada se ausenta después de la convocatoria, quien la organizó recibe un aviso de que estará ausente, sin el motivo (en las ausencias que se comunican, solo para las reuniones de los siete días siguientes), y la persona puede responder de una vez «No asistiré» a las invitaciones de esos días. Durante una ausencia de día completo no se le envían recordatorios de reuniones. Nada de esto se guarda aparte: se calcula al consultarlo. Base jurídica: interés legítimo en coordinar el trabajo (art. 6.1.f RGPD) y, en lo que toca al horario, el derecho a la desconexión digital (art. 88 de la LOPDGDD).
• Exportaciones de datos: la exportación de los datos de una persona incluye sus ausencias con su tipo, sus días de vacaciones y los festivos que le aplican. La exportación de los datos de la organización cliente incluye las ausencias de toda la plantilla con el tipo solo en las vacaciones, los días de asuntos propios y el descanso compensatorio, y «Ausencia» en las demás, sin motivo ni justificante. Base jurídica: arts. 15 y 20 RGPD en la de la persona; art. 6.1.c y f RGPD en la de la organización cliente.
• «Antes de irte»: al pedir o registrar una ausencia, el recuento de las reuniones, los eventos, las tareas y los tickets que la persona tiene en esas fechas, para moverlos o reasignarlos; de cada módulo solo se enseña lo que quien mira ya puede ver en él. En las ausencias que se comunican no se le enseña a la persona, sino a su responsable directo o a quien gestiona los recursos humanos, sin el tipo. No se guarda. Base jurídica: art. 6.1.f RGPD.
• Horas fichadas frente a imputadas: si la organización usa Gestión de proyectos, la persona ve junto a las horas que ha fichado las que ha imputado a sus tareas, sin ninguna valoración. Solo lo ve la propia persona y no se guarda aparte. Base jurídica: art. 6.1.b RGPD.
• Asistentes de inteligencia artificial: se rigen por el apartado 14. El tipo de las ausencias de otras personas solo llega a un asistente si quien lo conecta tiene permiso para verlo y autoriza el grupo de permisos de ver ausencias, cuya pantalla de autorización avisa de que pueden incluir datos de salud; sin ese grupo, el día del equipo y el registro de jornada que consulta el asistente dicen «Ausencia», sin el tipo. El acceso de la representación legal y los enlaces para la Inspección no están disponibles para los asistentes.

h) Plazos de conservación.

• Registro de jornada (fichajes, jornadas, incidencias, correcciones y conformidades), sellos de integridad, resúmenes mensuales y registro de las consultas de la representación y de la Inspección: los años que fije la organización cliente, nunca menos de cuatro (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), desde la fecha de cada registro (en los resúmenes, desde el fin del mes); después, bloqueados entre tres y diez años, tres si la organización no fija otro plazo, y destruidos. La dirección IP y el navegador del registro de las consultas se borran a los doce meses.
• Información escrita: los mismos años, desde que se sustituye por otra o desde el último día de la persona en la empresa; después, bloqueada y destruida.
• Protocolo: el vigente, mientras lo esté; cada versión archivada, los mismos años desde su archivo; después, bloqueada y destruida.
• Ausencias y días de vacaciones de cada año: cuatro años desde el fin del año en que terminan; después, bloqueados y destruidos. Los justificantes, doce meses desde el fin de la ausencia resuelta.
• Días que pasan de un año a otro y avisos de caducidad: cuatro años desde el fin del año en que los días se gastan o caducan, o desde el plazo del aviso; después, bloqueados y destruidos.
• Datos laborales: mientras dura la relación y cuatro años desde el último día en la empresa; después, bloqueados y destruidos. El pacto de horas complementarias firmado y la liquidación de vacaciones quedan bloqueados cuando pasan esos cuatro años.
• Horas extraordinarias por fuerza mayor o compensadas con descanso: cuatro años desde el fin del periodo; después, bloqueadas y destruidas.
• Enlaces para la Inspección: el enlace, cuatro años desde que caduca; los ficheros que se generan para él, hasta que caduca, se retira o se bloquea.
• Informes mensuales de horas extraordinarias para la representación: mientras la organización cliente mantenga la cuenta.
• Lista de personas sin registro del día anterior: cuarenta y ocho horas.

Qué significa que un registro esté bloqueado

Pasado su plazo, un registro bloqueado deja de verse en la plataforma, también para la propia organización cliente, y solo puede ponerse a disposición de los jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal y de las administraciones competentes para exigir las responsabilidades que puedan derivarse (art. 32 de la LOPDGDD). Si una autoridad ha ordenado conservar los datos de una persona, no se destruyen mientras dure esa orden.

i) Destinatarios y transferencias.

Además de las personas indicadas en cada letra, tratan estos datos UTILIA, como encargada, y los encargados del apartado 5 que participan en el servicio, como el alojamiento, el envío de correo y los avisos al teléfono de Apple y Google, que reciben el contenido del aviso mostrado. En el navegador, el mapa de una incidencia de ubicación carga las teselas de OpenStreetMap (apartado 5.f). El aplicativo RRHH no añade ningún encargado. La representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo son destinatarias por obligación legal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo son las de esos servicios, descritas en los apartados 5 y 6, y las de los asistentes de inteligencia artificial que se conecten (apartado 14).

j) Derechos y decisiones automatizadas.

• Acceso: en RRHH › Mi jornada ves tus fichajes, tus incidencias y los documentos que te entrega tu organización, y puedes descargar «Mi registro de jornada» de un periodo en PDF o en CSV, también si solo fichas; los periodos ya bloqueados no se entregan. En el Resumen, «Qué se guarda de cada fichaje» resume este tratamiento (art. 15 RGPD y art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
• Rectificación: con «Pedir corrección» y, pasados sesenta días, «Pedir que se revise», que llega a quien gestiona los recursos humanos. Ante una corrección hecha por otra persona respondes «Estoy conforme» o «No estoy de acuerdo», y tu versión queda junto al registro (art. 16 RGPD).
• Supresión y oposición: están limitadas mientras dure la obligación de conservar el registro (artículos 17.3.b y 21 RGPD). Si tu organización atiende una solicitud de supresión durante ese plazo, tu registro queda bloqueado y se destruye al vencer (art. 32 de la LOPDGDD).
• Sin decisiones automatizadas (art. 22 RGPD): el sistema señala incidencias para que una persona las revise y decida. Un fichaje sin la ubicación que pide el horario, o con un medio que el horario no admite, se registra igualmente y queda señalado.
• Dónde ejercerlos: ante la organización cliente, como indica el apartado 7, en el contacto que indique en «Qué se guarda de cada fichaje» y en el protocolo del registro de jornada. Lo que puedes ajustar desde el propio producto está en el apartado 15.

19. Programa de colaboradores y recomendaciones entre empresas

UTILIA tiene un Programa de colaboradores de UTILIA OS: empresarios y empresas independientes que le presentan empresas y cobran una comisión por las que se dan de alta y pagan su suscripción. Además, cada organización cliente puede recomendar UTILIA OS a otras empresas y obtener un descuento por recomendación en su suscripción, como explica el apartado 6 de los Términos de uso. Este apartado explica qué datos trata UTILIA en los dos casos sobre las organizaciones clientes y sus personas usuarias. Los datos de los colaboradores, de quienes piden entrar en el Programa y de las personas de contacto que los colaboradores nos presentan se explican en la Información de privacidad para colaboradores (/legal/partner-privacy).

a) Quién trata los datos.

UTILIA trata estos datos como responsable, porque son los de su propia relación comercial con cada organización cliente: quién se la presentó, las comisiones que paga por ella y los descuentos que le concede. No los trata por cuenta de la organización cliente. Cada colaborador es responsable de lo que ve en su panel y solo puede usarlo para comprobar sus comisiones.

b) Si tu organización llegó con un enlace o un código de recomendación o la presentó un colaborador.

• Con el alta, UTILIA guarda el código de recomendación que se usó, junto con los datos del origen del alta del apartado 2.g); quién recomendó a la organización, un colaborador o una organización cliente, y por qué vía (el enlace, el código, una presentación del colaborador o una decisión del equipo de UTILIA, que siempre lleva su motivo); las comprobaciones de la letra d), con su resultado; y la decisión de la atribución, con su fecha.
• Si un colaborador presentó tu organización, UTILIA guarda su presentación y enlaza tu organización, como su origen, con la ficha comercial que abrió con ella en su propio sistema comercial.
• El colaborador ve en su panel la denominación de tu organización, su plan, su estado («En prueba», «Activa» o «No activa»), cuántas de sus mensualidades han dado lugar a comisión, sobre un máximo de veinticuatro, el importe sin impuestos de cada factura de tu suscripción que UTILIA ha cobrado y su comisión. No ve tus personas usuarias, tus datos, tus facturas ni el motivo por el que tu organización no está activa, y no tiene acceso a tu cuenta salvo que lo invites como persona usuaria. Si tu organización es un profesional autónomo, su nombre y esos importes son datos personales.
• Si te diste de alta con el enlace o el código de un colaborador, viste su nombre al darte de alta.
• Base jurídica: la ejecución del contrato con la organización cliente, que incluye el apartado 6 de los Términos de uso (art. 6.1.b RGPD), y el interés legítimo de UTILIA y del colaborador en calcular y comprobar la comisión con transparencia y en prevenir el fraude (art. 6.1.f RGPD). Puedes oponerte conforme al apartado 7.

c) Si tu organización recomienda UTILIA OS a otras.

• UTILIA guarda el enlace y el código de recomendación de tu organización; las empresas que se dieron de alta con ellos, con el nombre que dieron al darse de alta; si cada una ha dado lugar al descuento; y los descuentos concedidos, reservados, aplicados, devueltos, anulados o perdidos, con sus fechas, sus importes y las facturas en que se aplicaron. Si el equipo de UTILIA concede o anula un descuento a mano, consta quién lo hizo y por qué.
• Las personas usuarias de tu organización que pueden ver Mi plan ven en «Recomienda UTILIA OS» el nombre de cada empresa que se dio de alta con vuestro enlace o vuestro código, su estado respecto del descuento y vuestros descuentos. La empresa recomendada ve el nombre de tu organización al darse de alta y en su Mi plan, y también puede verlo quien tenga vuestro enlace o vuestro código.
• Base jurídica: la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD), en lo que se refiere al descuento, y el interés legítimo de UTILIA en dar transparencia a las recomendaciones y en prevenir el fraude (art. 6.1.f RGPD).

d) Comprobaciones para prevenir el fraude.

• Antes de pagar una comisión o de conceder un descuento, UTILIA comprueba de forma automática que la empresa recomendada es distinta de quien la recomienda y de sus empresas vinculadas, que no se dio de alta ni tuvo una prueba en los seis (6) meses anteriores y, si la recomienda un colaborador, que UTILIA no estaba ya en contacto con ella en los noventa (90) días anteriores. Para ello compara el NIF del receptor de la primera factura cobrada, el correo electrónico de quien administra la organización y el dominio corporativo de ese correo. También compara la huella de la tarjeta de pago, que Stripe asigna a cada tarjeta y no permite conocer su número, con la de quien recomienda: una coincidencia no decide nada por sí sola, sino que abre una revisión por una persona del equipo de UTILIA.
• Para poder hacer estas comprobaciones aunque se hayan borrado los datos de una cuenta, UTILIA guarda de cada alta en UTILIA OS, sea o no recomendada, una huella criptográfica no reversible del correo electrónico de quien la administra, del NIF y del dominio corporativo de ese correo, con su fecha.
• Base jurídica: el interés legítimo de UTILIA en prevenir el fraude (art. 6.1.f RGPD). Si el resultado de una comprobación te perjudica, puedes pedir que lo revise una persona del equipo de UTILIA, darle tu punto de vista e impugnarlo (art. 22.3 RGPD).

e) Plazos de conservación.

• Atribución, comisiones, descuentos y sus movimientos: mientras exista la organización y, después, seis (6) años desde la última comisión o el último movimiento del descuento, porque justifican la facturación y los gastos de UTILIA (art. 30 del Código de Comercio).
• Huellas de las altas: hasta seis (6) meses después de la baja de cada organización.
• Ficha comercial de UTILIA nacida de una presentación: como el resto de las fichas comerciales de UTILIA, mientras subsista su interés legítimo y, como máximo, cinco (5) años desde el último contacto.
• Código de recomendación: mientras exista la cuenta a la que pertenece.

f) Destinatarios y transferencias.

Además del colaborador o de la organización que recomienda, con los datos limitados de las letras b) y c), estos datos los tratan los encargados del apartado 5 que participan en el servicio. Este apartado no añade transferencias internacionales a las de los apartados 5 y 6.

g) Tus derechos.

Puedes ejercerlos como indica el apartado 7. Si te opones a que el colaborador vea los datos de tu organización, UTILIA valorará tu situación particular frente a su interés legítimo y al del colaborador en comprobar sus comisiones, y te responderá de forma motivada.