Información de privacidad para colaboradores

Última actualización: 27 de octubre de 2026

Esta información explica cómo trata UTILIA los datos personales del Programa de colaboradores de UTILIA OS: los de los colaboradores y de la persona que usa cada cuenta de colaborador, los de quienes piden entrar en el Programa o reciben una invitación, y los de las personas de contacto de las empresas que los colaboradores presentan a UTILIA. Completa la Política de privacidad de UTILIA OS (os.utilia.ai/legal/privacy), que se aplica en todo lo que aquí no se diga. Lo que UTILIA trata de las empresas que se dan de alta con un enlace o un código de recomendación, o que presenta un colaborador, se explica en el apartado 19 de esa Política.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN., con NIF F75452102.
• Domicilio social: C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria.
• Correo de privacidad: compliance@utilia.ai.
• Correo de soporte: soporte@utilia.ai.
• Delegado de protección de datos: UTILIA no lo ha designado; para cualquier cuestión sobre tus datos escribe a compliance@utilia.ai.

UTILIA trata estos datos como responsable. Cada colaborador es, a su vez, responsable de los datos que recoge y comunica a UTILIA y de los que ve en su panel: UTILIA y el colaborador no deciden juntos los fines ni los medios, y el colaborador no trata datos por cuenta de UTILIA.

2. Si eres colaborador o usas una cuenta de colaborador

a) Qué datos tratamos.

• Tu identificación y tu contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono y el nombre visible que eliges para que lo vean las empresas que se dan de alta con tu enlace o tu código.
• Tu acceso: credenciales, verificación en dos pasos, sesiones y aparatos, con el mismo tratamiento que el apartado 2, letras a) y b), de la Política de privacidad describe para las personas usuarias de UTILIA OS.
• Tus datos fiscales: nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal, forma jurídica, territorio fiscal, situación en el IGIC o en el IVA y, si eres persona física, la sección y el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas, la retención que te corresponde y, si te corresponde la del 7 %, la fecha en que iniciaste tu actividad profesional.
• Tus datos para cobrar: tu forma de cobro; tu IBAN, que se guarda cifrado, con sus cuatro últimos dígitos y una huella para detectar duplicados; su titular; las fechas de verificación; y, si UTILIA te ofrece cobrar por Stripe y lo eliges, el identificador y el estado de tu cuenta de Stripe.
• Los documentos que subes: el certificado de situación censal, el certificado de titularidad de tu cuenta bancaria y cualquier otro que UTILIA te pida para acreditar tus datos fiscales, con su revisión.
• La constancia de tus aceptaciones del Acuerdo de colaboración y, si te corresponde, de la comunicación del inicio de actividad profesional que firmas en el panel, con su texto, su versión, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador o la aplicación utilizados.
• Tu actividad en el Programa: tu código y tu enlace de recomendación; tus presentaciones; tus empresas atribuidas, con lo que ves de ellas; tus comisiones, tramos y liquidaciones; tus facturas y facturas rectificativas, con su lectura automática y su revisión; tus pagos, con su fecha, su referencia y los cuatro últimos dígitos de la cuenta; tus certificados de retenciones; tu progreso en la formación y el resultado de sus comprobaciones; tus conversaciones con el equipo de UTILIA y con tu persona de contacto de UTILIA; y tus avisos.
• El registro de actividad de tu cuenta, con los plazos del apartado 4 de la Política de privacidad.

b) Para qué y con qué base jurídica.

• Gestionar tu cuenta y tu participación en el Programa (el panel, las presentaciones, las atribuciones, las comisiones, las liquidaciones, los pagos, la formación, la ayuda y los avisos): la ejecución del Acuerdo de colaboración (art. 6.1.b RGPD).
• Cumplir las obligaciones fiscales y contables de UTILIA (conservar tus facturas, practicar e ingresar las retenciones, declararlas en los modelos 111 y 190, darte el certificado anual de retenciones, declarar el IGIC de tus servicios y las operaciones con terceros): las obligaciones legales de UTILIA (art. 6.1.c RGPD), en particular los artículos 99 y 101 de la Ley 35/2006, del IRPF, 95 y 108 de su Reglamento, la normativa del IGIC y del IVA, el artículo 29 de la Ley 58/2003, General Tributaria, y el artículo 30 del Código de Comercio.
• Prevenir el fraude y proteger los pagos (verificar tus datos para cobrar, esperar siete días antes del primer pago a un IBAN nuevo, avisar de los cambios de cuenta, comprobar que no te recomiendas a ti mismo y revisar las facturas): el interés legítimo de UTILIA en no hacer pagos indebidos ni fraudulentos (art. 6.1.f RGPD) y la obligación de seguridad del artículo 32 del RGPD.
• Leer automáticamente tus facturas: lo hacen las herramientas de lectura de documentos de UTILIA OS, que se apoyan en el proveedor de inteligencia artificial de UTILIA (apartado 5.e de la Política de privacidad), para comprobar que cuadran con tu liquidación. Una persona del equipo de UTILIA revisa siempre la factura antes de aprobarla o devolvértela. Base: la ejecución del Acuerdo y el interés legítimo en la prevención del fraude (art. 6.1.b y f RGPD).
• Acreditar tus aceptaciones: el interés legítimo de UTILIA en poder demostrar qué aceptaste y cuándo (art. 6.1.f RGPD); la comunicación del 7 %, además, la obligación de conservarla firmada (artículo 95.1 del Reglamento del IRPF; art. 6.1.c RGPD).
• Mostrar tu nombre visible a quien tiene tu enlace o tu código, en el alta de UTILIA OS, y a la persona de contacto de una empresa que presentas, como fuente de sus datos: la ejecución del Acuerdo (art. 6.1.b RGPD) y la obligación de informar a esa persona de la fuente de sus datos (art. 14.2.f RGPD).

c) Decisiones automáticas. El cálculo de tus comisiones y de tu tramo y las comprobaciones de la atribución de cada empresa los hace el sistema de forma automática, porque son necesarios para ejecutar el Acuerdo (art. 22.2.a RGPD). Puedes pedir que una persona del equipo de UTILIA revise cualquiera de esos resultados, darle tu punto de vista e impugnarlo, desde el panel o en soporte@utilia.ai; para una liquidación, usa «No estoy de acuerdo». La aprobación o la devolución de tus facturas y la verificación de tus datos para cobrar las decide siempre una persona.

d) Quién recibe tus datos.

• Las entidades bancarias que intervienen en las transferencias con las que UTILIA te paga.
• Si UTILIA te ofrece cobrar por Stripe y lo eliges, Stripe Payments Europe, Limited, que trata los datos de tu cuenta de Stripe, incluida la verificación de tu identidad, como responsable, conforme a las condiciones que aceptas con ella y a su política de privacidad. UTILIA no recibe tus documentos de identidad.
• La Agencia Estatal de Administración Tributaria y la Agencia Tributaria Canaria, en las declaraciones que la ley obliga a UTILIA a presentar, y las demás autoridades cuando una ley lo exija.
• Los asesores fiscales y contables y los auditores de UTILIA, con deber de confidencialidad.
• Si tienes vinculada tu empresa en UTILIA OS, esa empresa, en la que se crean las facturas que emites desde ella y se registran sus cobros.
• Quien tiene tu enlace o tu código, y la persona de contacto de una empresa que presentas, ven tu nombre visible.
• Los encargados del tratamiento de UTILIA del apartado 5 de la Política de privacidad que participan en el servicio, como el alojamiento, el envío de correo y el proveedor de inteligencia artificial que lee los documentos.

e) Transferencias internacionales. Las de los encargados del apartado 5 de la Política de privacidad, con las garantías de su apartado 6 y de la lista de subencargados (/legal/subprocesadores), y, si cobras por Stripe, las que haga Stripe conforme a sus condiciones.

f) Cuánto tiempo los conservamos.

• Tu cuenta, tus datos de contacto, tu acceso, tu formación y tus conversaciones con el equipo: mientras exista tu cuenta. Tras el fin de la colaboración, la cuenta se mantiene mientras queden comisiones por devengar, liquidar o pagar, y UTILIA la cierra después, con aviso. Tras el cierre, tus datos se conservan noventa (90) días y se suprimen en un máximo de treinta (30) días más, salvo lo que se indica a continuación.
• Datos fiscales, liquidaciones, comisiones, facturas y rectificativas, pagos, retenciones, certificados de retenciones y los documentos que acreditan tus datos para cobrar: seis (6) años desde el último pago o asiento al que se refieren, conforme al artículo 30 del Código de Comercio, plazo que comprende los cuatro (4) años de prescripción del artículo 66 de la Ley General Tributaria.
• Tu IBAN completo: solo mientras sea tu cuenta para cobrar. Cuando lo cambias o se cierra tu cuenta, se borra, y en los pagos ya hechos quedan su referencia, sus cuatro últimos dígitos y su huella.
• La constancia de tus aceptaciones: mientras exista tu cuenta y, tras su cierre, cinco (5) años (artículo 1964 del Código Civil). La comunicación del 7 %, además, al menos hasta que pasen seis (6) años desde el último pago al que se aplicó.
• El registro de actividad: con los plazos del apartado 4 de la Política de privacidad.

3. Si pides entrar en el Programa o recibes una invitación

• Qué datos tratamos: si lo pides desde la web del Programa, tu nombre, tu correo electrónico, tu teléfono, tu empresa y, si lo das, su NIF, el perfil que te interesa, tu mensaje, la versión de esta información que se te mostró, la fecha, la dirección IP y el navegador, y la decisión de UTILIA; si te invitamos, tu nombre, tu correo electrónico, el perfil y el estado de la invitación.
• Para qué y con qué base jurídica: estudiar tu solicitud y, si se aprueba, invitarte, como medidas precontractuales que pides tú (art. 6.1.b RGPD). UTILIA solo te envía una invitación por correo electrónico si la has pedido o has aceptado recibirla. Si administras una organización cliente que ha recomendado UTILIA OS a tres empresas y ya ha pagado su suscripción, UTILIA te ofrece participar en el Programa dentro de UTILIA OS, por su interés legítimo en proponerlo a sus clientes (art. 6.1.f RGPD), y solo por correo electrónico si has aceptado recibir comunicaciones comerciales de UTILIA.
• Cuánto tiempo los conservamos: si no entras en el Programa, doce (12) meses desde la decisión sobre tu solicitud o desde que la invitación caduca o se retira, y después se suprimen; si entras, pasan a ser datos de tu cuenta (apartado 2).

4. Si eres la persona de contacto de una empresa que nos han presentado

a) De dónde vienen tus datos. Nos los ha dado el colaborador del Programa que te presentó, cuyo nombre te decimos en el primer correo que te enviamos. El colaborador nos declara que te informó de que nos daría tus datos y de que estás de acuerdo en que UTILIA te contacte.

b) Qué datos tratamos. Tu nombre, tu correo electrónico y tu teléfono; la denominación de tu empresa y, si nos lo dan, su NIF; la modalidad y la nota que escribe el colaborador; la fecha de la presentación; tu confirmación, si la das, con su fecha, la dirección IP, el navegador y el texto que aceptaste; y, si UTILIA abre con tu presentación una ficha comercial en su propio sistema comercial, sus datos y sus contactos contigo.

c) Para qué y con qué base jurídica.

• Registrar la presentación y decidir a qué colaborador se atribuye tu empresa si se da de alta: el interés legítimo de UTILIA y del colaborador en saber quién presentó la empresa y pagar bien la comisión (art. 6.1.f RGPD; artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018, LOPDGDD, para los datos de contacto de quien trabaja en una empresa o es empresario individual).
• Enviarte el correo informativo con esta información, sin contenido comercial, al registrar la presentación: la obligación de informarte del artículo 14 del RGPD (art. 6.1.c RGPD).
• Contactarte para presentarte UTILIA OS: tu consentimiento, que das con el enlace de ese correo (art. 6.1.a RGPD y artículo 21 de la LSSI). Hasta que lo confirmas, UTILIA no te escribe ni te llama con fines comerciales. Puedes retirarlo cuando quieras, con el enlace de cualquiera de nuestros correos o en compliance@utilia.ai, sin que afecte a lo anterior.
• Prevenir el fraude: el interés legítimo de UTILIA en evitar presentaciones repetidas o falsas mientras la presentación existe (art. 6.1.f RGPD).

d) Quién los ve. El equipo de UTILIA que atiende a la empresa y a los colaboradores. El colaborador que te presentó ve el estado de la presentación y, si tu empresa se da de alta, los datos limitados que explica el apartado 19 de la Política de privacidad, nunca tu confirmación ni tus contactos con UTILIA. También los tratan los encargados de UTILIA del apartado 5 de la Política de privacidad que participan en el servicio.

e) Cuánto tiempo los conservamos.

• Si tu empresa no se da de alta, mientras la presentación está en plazo y doce (12) meses más; después se borran, también la ficha comercial si no confirmaste.
• Si tu empresa se da de alta, tus datos de contacto se quitan de la presentación a los doce (12) meses del alta; la presentación, sin ellos, se conserva con la atribución de tu empresa.
• Si confirmaste que quieres que te contactemos, la ficha comercial se conserva como el resto de las fichas comerciales de UTILIA: mientras subsista su interés legítimo y, como máximo, cinco (5) años desde el último contacto. La constancia de tu confirmación, mientras la usemos y cinco (5) años más (artículo 1964 del Código Civil). Si retiras tu consentimiento, tu correo electrónico pasa a la lista de bajas de UTILIA, solo para no volver a escribirte con fines comerciales.

f) Cómo decides. Puedes oponerte en cualquier momento a que tratemos tus datos (art. 21 RGPD), pedirnos que los borremos o retirar tu consentimiento, escribiendo a compliance@utilia.ai o respondiendo a nuestro correo, y ejercer el resto de tus derechos como indica el apartado 7.

5. Si entras con «Continuar con UTILIA OS» o vinculas tu empresa

• Continuar con UTILIA OS: UTILIA guarda el vínculo entre tu cuenta de UTILIA OS y tu cuenta de colaborador, con sus fechas, y usa durante el acceso la cookie utilia_partner_sso, que explica la Política de cookies. Las dos cuentas siguen siendo independientes. Base: la ejecución del Acuerdo, a petición tuya (art. 6.1.b RGPD).
• Vincular tu empresa: con la aprobación de quien administra tu empresa en UTILIA OS, UTILIA trae a tu cuenta los datos fiscales de la empresa, crea en ella las facturas que emites a UTILIA y registra sus cobros, solo para los usos aprobados. Para la empresa es una instrucción a UTILIA, que trata sus datos como su encargada. UTILIA guarda qué usos se aprobaron, quién lo hizo y cuándo, y la retirada. Base: la ejecución del Acuerdo (art. 6.1.b RGPD).
• Cuánto tiempo: el vínculo, mientras exista; la constancia de su aprobación y de su retirada, cinco (5) años desde la retirada.

6. Seguridad y cookies

UTILIA aplica a estos datos las medidas de seguridad del apartado 10 de la Política de privacidad. El IBAN se guarda cifrado y no se envía nunca entero por los conectores de inteligencia artificial. Lo que el panel del colaborador guarda en tu navegador se explica en la Política de cookies (os.utilia.ai/legal/cookies).

7. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento, de forma gratuita, tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento cuando sea la base del tratamiento, escribiendo a compliance@utilia.ai o por correo postal al domicilio social de UTILIA. Te responderemos en el plazo máximo de un mes, ampliable en dos más si la solicitud es compleja (art. 12.3 RGPD). Si una ley nos obliga a conservar algún dato, como tus facturas, lo conservaremos bloqueado y te diremos cuál, por qué ley y hasta cuándo (art. 32 LOPDGDD). También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid; sedeagpd.gob.es).

8. Cambios en esta información

Si UTILIA cambia esta información, publicará la nueva versión en os.utilia.ai/legal/partner-privacy con su fecha, y te avisará en el panel y por correo electrónico de los cambios sustanciales.