Términos de uso

Actualizado: 17 de julio de 2026 · Versión 1.2

AVISO DE BORRADOR: Este texto es un borrador pendiente de validación jurídica. Su contenido puede cambiar cuando el equipo jurídico entregue la redacción definitiva, que se publicará como una versión nueva de este documento.

Estos Términos de uso regulan el acceso y la utilización de la plataforma Utilia OS. Si tienes dudas sobre su aplicación o alcance, puedes escribirnos a info@utilia.ai.

1. Objeto y aceptación

Los presentes Términos de uso (en adelante, los Términos) regulan el acceso y uso de la plataforma Utilia OS, accesible en os.utilia.ai, titularidad de UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. (en adelante, UTILIA). Su aceptación es un requisito imprescindible para la utilización del servicio.

El uso de la plataforma presume la aceptación plena y sin reservas de estos Términos, de la Política de privacidad, de la Política de cookies y, cuando proceda, del contrato principal de suscripción firmado entre UTILIA y la organización cliente. En caso de contradicción entre el contrato principal y estos Términos, prevalecerá lo dispuesto en el contrato principal.

Servicio exclusivamente profesional (B2B)

UTILIA OS se ofrece exclusivamente a empresas, profesionales y autónomos que actúan en el marco de su actividad comercial, empresarial u oficio; por ello, el alta en el servicio requiere la identificación fiscal del cliente (NIF o CIF). Al contratar, el cliente declara que actúa con un propósito propio de dicha actividad y que no ostenta la condición de consumidor o usuario conforme al artículo 3 del Real Decreto Legislativo 1/2007, por lo que no resultan de aplicación los derechos reservados a consumidores, incluido el derecho de desistimiento de 14 días.

2. Definiciones

• Organización cliente: Persona jurídica que contrata la plataforma Utilia OS y, por tanto, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de ella.
• Usuario administrador: Persona física designada por la organización cliente con permisos para gestionar la cuenta, las suscripciones, el alta y baja de usuarios y la configuración.
• Usuario: Cualquier persona física autorizada por la organización cliente para acceder a la plataforma, incluidos empleados, socios y colaboradores.
• Usuario del portal cliente: Persona física cliente final de la organización cliente que accede a áreas específicas de la plataforma (p. ej., firma de presupuestos o intercambio de documentación).
• Servicio: La plataforma Utilia OS, sus módulos, APIs, aplicaciones de escritorio y cualesquiera funcionalidades asociadas.
• Contenido: Datos, textos, archivos, imágenes, audios, vídeos, software y cualquier otro material que los usuarios o UTILIA introduzcan, generen o pongan a disposición a través del servicio.

3. Acceso y cuenta de usuario

El acceso a la plataforma requiere la creación de una cuenta por parte de la organización cliente. El usuario administrador es responsable del alta, modificación y baja de las cuentas individuales de los usuarios dentro de su organización.

El usuario se compromete a: (i) proporcionar información veraz, exacta y actualizada durante el proceso de alta; (ii) custodiar sus credenciales con la debida diligencia, sin facilitarlas a terceros; (iii) notificar sin demora a UTILIA cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de sus credenciales.

Responsabilidad sobre las credenciales

UTILIA no será responsable de los daños derivados del uso indebido de credenciales por parte de terceros cuando dicho uso no sea imputable a una falta de diligencia de UTILIA en la protección del sistema de autenticación. Se recomienda activar la autenticación multifactor y revisar periódicamente las sesiones activas.

4. Licencia de uso del software

UTILIA concede a la organización cliente y, a través de ella, a sus usuarios, una licencia no exclusiva, no transferible, no sublicenciable, revocable y limitada en el tiempo, para utilizar la plataforma Utilia OS durante la vigencia del contrato principal y dentro de los módulos y número de usuarios contratados.

El código fuente, las bases de datos, el diseño de la plataforma, los logotipos y la marca UTILIA son titularidad exclusiva de UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. y se encuentran protegidos por la normativa aplicable en materia de propiedad intelectual e industrial, en particular por el Real Decreto Legislativo 1/1996. Ningún elemento de estos Términos supone la cesión de ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a favor del usuario u organización cliente, más allá de la licencia de uso descrita.

5. Obligaciones del usuario

El usuario se compromete a utilizar la plataforma conforme a la ley, la moral, el orden público y los presentes Términos. En particular, el usuario se obliga a no:

• Realizar actividades ilícitas, lesivas de derechos de terceros, contrarias a la buena fe o fraudulentas.
• Introducir o propagar virus informáticos, código malicioso o cualquier otro elemento que pueda dañar o alterar el servicio o los sistemas de UTILIA o de terceros.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar derivar el código fuente del software, salvo en la medida autorizada por la normativa imperativa (art. 100.5 y concordantes del RDL 1/1996 sobre interoperabilidad).
• Llevar a cabo actividades de web scraping, minería masiva, tests de carga no autorizados o cualquier otra extracción sistemática de contenidos sin el consentimiento expreso y por escrito de UTILIA.
• Suplantar la identidad de otros usuarios, proveedores o administradores, ni acceder a cuentas ajenas.
• Utilizar la plataforma para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas infringiendo el artículo 21 de la LSSI-CE o cualquier otra normativa equivalente.
• Infringir derechos de propiedad intelectual o industrial, derechos de imagen o cualquier otro derecho de terceros.

6. Contratación, precios y pago

Los precios del servicio se pactan en el contrato principal o en el plan de suscripción seleccionado por la organización cliente. Salvo pacto en contrario, los importes son periódicos (mensuales o anuales) y se facturan por adelantado. Los precios indicados no incluyen impuestos. Cada cargo genera la correspondiente factura, emitida conforme a la normativa de facturación aplicable, incluido el sistema VeriFactu.

Prueba gratuita. La prueba gratuita de 14 días no requiere método de pago y no se convierte automáticamente en suscripción de pago. Si durante la prueba el cliente introduce un método de pago y autoriza expresamente el cargo recurrente, la suscripción de pago comenzará automáticamente al finalizar el periodo de prueba, al precio comunicado en ese momento.

Renovación automática. Las suscripciones de pago se renuevan automáticamente por períodos iguales al contratado, salvo cancelación previa a la fecha de renovación.

Precio del plan Founder. UTILIA garantiza a los clientes del plan Founder el mantenimiento del precio pactado mientras su suscripción permanezca activa y sin interrupción, aunque los precios de los planes nuevos varíen.

Cambios de plan. Cuando existan varios planes, el cambio a un plan superior surtirá efecto inmediato y se facturará la diferencia proporcional por el tiempo restante del período en curso. El cliente puede solicitar el cambio a un plan inferior en cualquier momento desde el panel de configuración; el cambio surtirá efecto al inicio del siguiente período de facturación, sin reembolso total ni parcial de las cantidades ya facturadas por el período en curso, salvo obligación legal en contrario. Antes de confirmar cualquier cambio se mostrará al cliente el importe exacto de cualquier cargo inmediato, la fecha de efecto y, en las bajadas, un resumen de las funciones, límites y complementos que dejarán de estar disponibles; los complementos incompatibles con el nuevo plan causarán baja en la misma fecha de efecto, sin reembolso de las cantidades ya facturadas. La solicitud de cambio a un plan inferior puede revertirse desde el mismo panel mientras no haya surtido efecto.

Cambio de periodicidad de facturación. Cuando el cliente cambie la periodicidad de su suscripción (mensual o anual), se facturará en el momento del cambio la parte proporcional correspondiente al tiempo restante del período en curso, calculada conforme a la tarifa de la periodicidad vigente hasta ese momento. La nueva periodicidad, con el importe correspondiente comunicado antes de confirmar el cambio, comenzará a aplicarse en la siguiente fecha de renovación, que no se modifica.

Complementos. La organización cliente puede contratar complementos recurrentes sobre su plan (entre otros, usuarios o almacenamiento adicionales y aplicativos o capacidades concretas). La contratación de un complemento conlleva el cargo inmediato de la parte proporcional de su precio por el tiempo restante del período de facturación en curso, con emisión de la factura correspondiente; a partir de la siguiente renovación, el complemento se factura junto con la suscripción y se renueva con ella. La baja de un complemento surtirá efectos al término del período de facturación en curso, sin reembolso de las cantidades ya facturadas, salvo obligación legal en contrario.

Funciones de inteligencia artificial incluidas en el plan. Los planes incluyen un volumen de uso de las funciones de inteligencia artificial de la plataforma, común a todas ellas, que se restablece al inicio de cada período de facturación y no es acumulable a períodos posteriores. Agotado dicho volumen, el servicio no se interrumpe: las funciones de mayor coste de procesamiento podrán quedar en pausa hasta el inicio del siguiente período o hasta la adquisición de Saldo adicional de IA, y el asistente podrá operar con modelos de menor coste (modo económico). El estado del consumo es consultable en todo momento desde el panel de la suscripción.

Saldo adicional de IA. El cliente puede adquirir, de forma prepagada y por el importe que elija dentro de los límites indicados en el momento de la compra, saldo adicional para el uso de las funciones de inteligencia artificial. El Saldo adicional de IA: (i) se consume únicamente una vez agotado el volumen de uso incluido en el plan, valorándose cada operación conforme a las tarifas de UTILIA vigentes en el momento del consumo; (ii) caduca a los doce (12) meses de cada compra, consumiéndose en primer lugar el saldo de la compra más antigua; (iii) no es reembolsable, salvo obligación legal en contrario; (iv) no es transferible a otras organizaciones ni canjeable por dinero; y (v) de quedar saldo no consumido cuando la cancelación de la suscripción surta efectos, dicho saldo se perderá. Cada compra genera la correspondiente factura.

Cancelación de la suscripción

El cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de configuración. La cancelación surtirá efectos al término del período de facturación en curso: el servicio permanecerá activo hasta esa fecha y no se realizarán reembolsos totales ni parciales por los períodos ya facturados, salvo obligación legal en contrario. La cancelación puede revertirse desde el mismo panel mientras no haya surtido efectos. Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Data Act), UTILIA no exige preaviso alguno para cancelar y, en todo caso, el preaviso de terminación exigible al cliente no superará los dos (2) meses, tampoco en las suscripciones de duración anual. Una vez la cancelación surta efectos, el cliente dispone del período de recuperación de sus datos descrito en el apartado 7 de estos Términos.

Régimen fiscal canario (IGIC)

UTILIA está domiciliada en Canarias y sujeta al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Las facturas emitidas a clientes establecidos en Canarias repercuten el IGIC al tipo vigente. A clientes establecidos en otros territorios se aplicará el régimen fiscal que corresponda (operaciones no sujetas, exentas o con IVA, según la normativa aplicable).

El impago total o parcial de cualquier factura dará derecho a UTILIA a: (i) reclamar los intereses de demora correspondientes conforme a la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales; (ii) repercutir los gastos de cobro generados; y (iii) suspender el acceso al servicio conforme al procedimiento escalonado descrito en el apartado 7 de estos Términos.

7. Suspensión y resolución

UTILIA podrá suspender de forma inmediata el acceso al servicio, total o parcialmente, sin derecho a indemnización, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Impago de las cantidades debidas por la organización cliente, conforme al procedimiento escalonado descrito en este apartado.
• Uso abusivo o contrario a los presentes Términos o a la ley.
• Requerimiento de una autoridad pública competente.
• Riesgo grave para la seguridad de la plataforma, de otros usuarios o de terceros.

Procedimiento en caso de impago. Producido el impago de la suscripción, UTILIA realizará nuevos intentos de cobro durante un máximo de catorce (14) días desde el primer cargo fallido, manteniendo el servicio plenamente operativo. Agotados dichos intentos sin éxito, la cuenta quedará en situación de pausa: el cliente conservará intactos el acceso de consulta y la posibilidad de exportar sus datos, pero no podrá crear ni modificar información. La pausa se mantendrá durante un período de cortesía de quince (15) días naturales para regularizar el pago. Transcurrido dicho período sin regularización, la suscripción quedará resuelta y se producirá la baja del servicio.

Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato en caso de incumplimiento grave y no subsanado por la otra parte, previa comunicación por escrito con descripción del incumplimiento y plazo razonable para la subsanación, que no será inferior a quince (15) días naturales cuando la naturaleza del incumplimiento lo permita.

Recuperación de los datos y cambio de proveedor. Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Data Act), UTILIA no impone obstáculos al cambio a otro proveedor ni al traslado de los datos a infraestructura propia del cliente. Tras la fecha de efecto de la terminación del contrato, cualquiera que sea su causa, el cliente dispone de un período de recuperación de sus datos de al menos treinta (30) días naturales, durante el cual puede extraer la totalidad de los datos de su organización antes de su supresión definitiva; en Utilia OS este período queda cubierto, con amplitud, por el plazo de conservación de noventa (90) días descrito a continuación. La exportación de los datos es un derecho del cliente y es gratuita: UTILIA no aplica cargos de egreso de datos ni por su extracción con ocasión de la terminación del servicio o del cambio de proveedor, conforme al artículo 29 del citado Reglamento, que prohíbe tales cargos a partir del 12 de enero de 2027 y que, hasta esa fecha, los limita a los costes directamente ocasionados.

Conservación de datos tras la baja

Tras la baja definitiva, la cuenta y sus datos se conservarán durante noventa (90) días en modo de solo lectura para permitir su exportación o la reactivación del servicio. Transcurrido ese plazo, los datos serán eliminados, a excepción de aquella información que UTILIA deba conservar por obligación legal (en particular, la documentación con trascendencia mercantil y tributaria, durante un máximo de 6 años conforme al artículo 30 del Código de Comercio y a la normativa tributaria), que quedará bloqueada conforme al artículo 32 de la LOPDGDD y excluida de todo uso ordinario hasta la expiración de dichos plazos.

8. Limitación de responsabilidad

UTILIA prestará el servicio con la diligencia exigible a un prestador profesional. No obstante, y dentro de los límites permitidos por la normativa aplicable, UTILIA no garantiza que el servicio estará disponible de forma ininterrumpida o libre de errores, ni que será adecuado para todas las finalidades perseguidas por la organización cliente.

Salvo dolo o culpa grave, y salvo en los casos de responsabilidad que no pueda limitarse por ley, la responsabilidad agregada máxima de UTILIA frente a la organización cliente por cualquier reclamación derivada del contrato o de estos Términos se limitará al importe efectivamente pagado por la organización cliente en concepto de suscripción durante los doce meses anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

Consumidores y usuarios

Si el usuario final tiene la condición de consumidor o usuario conforme al artículo 3 del TRLGDCU, las anteriores limitaciones se aplicarán sin perjuicio de los derechos irrenunciables que le reconozca la normativa de consumo, en particular los artículos 82 y siguientes del TRLGDCU, que considera abusivas las cláusulas que excluyan o limiten de forma inadecuada la responsabilidad del empresario por los daños o perjuicios causados al consumidor.

9. Datos personales

El tratamiento de los datos personales de los usuarios se realiza conforme a la Política de privacidad y al contrato de encargo del tratamiento que, cuando proceda, UTILIA suscribe con la organización cliente en su condición de responsable, al amparo del artículo 28 del RGPD.

La organización cliente garantiza contar con una base jurídica válida para el tratamiento de los datos personales que introduzca en la plataforma, así como haber informado a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD.

10. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento de sus obligaciones cuando el mismo obedezca a causas de fuerza mayor, caso fortuito o cualquier otra circunstancia imprevisible o inevitable, ajena a su voluntad y que imposibilite el cumplimiento, incluidas, con carácter enunciativo: catástrofes naturales, pandemias, interrupciones generalizadas de Internet, ataques informáticos a gran escala, fallos de terceros proveedores esenciales (infraestructura en la nube, comunicaciones, servicios de terceros integrados) y decisiones de autoridades públicas.

11. Cesión de derechos

La organización cliente no podrá ceder, total o parcialmente, el contrato o los derechos y obligaciones derivados de estos Términos sin el consentimiento previo y por escrito de UTILIA.

UTILIA podrá ceder el contrato, total o parcialmente, a una entidad del mismo grupo, a una cooperativa integrada o fusionada, o como consecuencia de una operación de reestructuración societaria, cumpliendo las garantías previstas por la normativa aplicable. La cesión se comunicará a la organización cliente con una antelación razonable y no afectará a los derechos reconocidos en los contratos en vigor.

12. Modificaciones de los Términos

UTILIA podrá modificar estos Términos para adaptarlos a cambios normativos, jurisprudenciales, operativos o a la incorporación de nuevas funcionalidades. Cuando la modificación sea sustancial, la notificaremos con al menos treinta días naturales de antelación a su entrada en vigor, mediante aviso dentro del producto, correo electrónico o publicación destacada en el sitio web.

Si la organización cliente no acepta los nuevos términos, podrá resolver el contrato antes de la fecha de entrada en vigor de la modificación. La continuación del uso del servicio una vez transcurrido dicho plazo implicará la aceptación de los nuevos Términos.

13. Miscelánea

Nulidad parcial. Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada nula o inaplicable por una autoridad competente, tal declaración no afectará a la validez del resto de disposiciones, que conservarán su plena eficacia. Las partes negociarán de buena fe la sustitución de la cláusula afectada por otra que respete el espíritu de la original.

Integridad del contrato. Estos Términos, junto con el contrato principal de suscripción y los documentos a los que hagan referencia (incluidas las Políticas de privacidad y de cookies), constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el objeto contemplado y sustituyen a cualquier acuerdo, negociación o compromiso anterior, verbal o escrito, sobre dicho objeto.

Comunicaciones. Salvo indicación expresa en contrario, las comunicaciones entre las partes se entenderán válidamente realizadas mediante correo electrónico remitido a las direcciones designadas por cada parte como válidas para este efecto.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos y cualquier controversia derivada de los mismos se regirán por la legislación española.

En las relaciones entre empresas (B2B), las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a los Juzgados y Tribunales de Las Palmas de Gran Canaria.

Consumidores y usuarios: fuero protegido

Cuando el usuario final tenga la condición de consumidor conforme al artículo 3 del TRLGDCU, será competente el juzgado correspondiente a su domicilio o al lugar de cumplimiento de la obligación, en los términos del artículo 90.2 del TRLGDCU, que considera abusivas las cláusulas que impongan al consumidor un fuero distinto al que legalmente le corresponda.