Política de privacidad

Última actualización: 12 de octubre de 2026

Esta Política de privacidad se ha redactado de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la Ley 34/2002 (LSSI-CE). Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de tus datos personales puedes escribirnos a compliance@utilia.ai.

Si conectas a Utilia OS un asistente de inteligencia artificial de otra empresa, como Claude o ChatGPT, el apartado 14 explica qué datos se tratan y quién los recibe. El apartado 15 resume lo que puedes controlar desde el propio producto.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de la plataforma Utilia OS, del sitio web y de los canales de comunicación asociados es la entidad identificada a continuación, conforme al artículo 13.1.a) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Razón social: UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN.
Forma jurídica: Sociedad Cooperativa Canaria
NIF: F75452102
Régimen fiscal: Canarias (IGIC 7%)
Representante legal: Manuel López Rivero
Domicilio social: C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
Sede operativa: Work in Cholas, Oficina O-B2-A, C/ Antonio María Manrique, 3, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
Correo general: info@utilia.ai
Correo de privacidad y compliance: compliance@utilia.ai
Teléfono: +34 626 90 91 98
Sitio web: utilia.ai
Plataforma: os.utilia.ai
Inscripción registral: Inscrita en el Registro de Sociedades Cooperativas de Canarias (Consejería competente en materia de economía social del Gobierno de Canarias). Los datos registrales concretos (tomo, folio y número) están disponibles previa solicitud en compliance@utilia.ai.

Contactos especializados

Para cuestiones distintas al tratamiento de datos personales, puedes dirigirte a los siguientes buzones: soporte técnico en soporte@utilia.ai, recursos humanos en rrhh@utilia.ai y formación en formacion@utilia.ai. Para el ejercicio de derechos en materia de protección de datos, utiliza siempre compliance@utilia.ai.

UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus propios contactos, usuarios del sitio web, personas candidatas y visitantes. Respecto de los datos que las organizaciones clientes introducen en la plataforma Utilia OS (datos de su personal, contactos comerciales, clientes finales, leads, documentos, etc.), UTILIA actúa como encargada del tratamiento en los términos del artículo 28 del RGPD y suscribe con el cliente el correspondiente contrato de encargo.

2. Datos personales que recogemos

Recogemos únicamente los datos que son necesarios para prestar el servicio y cumplir con nuestras obligaciones legales, conforme al principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD. Las categorías de datos varían según cómo interactúes con nosotros.

a) Datos de contacto y cuenta de usuario.

Datos identificativos: nombre, apellidos, cargo o rol dentro de la organización cliente.
Datos de contacto: dirección de correo electrónico, teléfono profesional.
Credenciales de acceso: nombre de usuario y contraseña, almacenada esta última mediante funciones resumen (hash) con sal criptográfica. La contraseña en claro no se conserva en ningún momento.
Datos de la verificación en dos pasos, cuando la persona usuaria la activa o cuando su organización la exige a quien administra la cuenta: la semilla de la aplicación de autenticación, que se guarda siempre cifrada y nunca en claro; el resumen criptográfico de cada código de recuperación y la fecha en la que se gastó, sin que el código en claro llegue a almacenarse; y, si la persona registra como aparato de confianza el teléfono en el que tiene instalada la aplicación de Utilia OS, el nombre que ella misma le da a ese teléfono, su sistema operativo, el resumen criptográfico de un secreto de dispositivo, el vínculo con el aviso que ese teléfono recibe y las fechas de último uso y de revocación.

b) Datos de uso de la plataforma Utilia OS.

Registros técnicos (logs): dirección IP, identificador de sesión, fecha y hora de acceso, tipo de navegador y sistema operativo.
Presencia en la plataforma: si la persona está conectada, ausente o desconectada y la hora de su última actividad. En la aplicación de escritorio, la persona pasa a figurar como ausente tras cinco minutos sin usar el ratón ni el teclado o al bloquear o suspender el equipo. Solo se guarda el estado actual, no un histórico.
Datos de las sesiones abiertas de la propia cuenta: dirección IP, navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo desde el que se abrió cada una, fecha de creación y fecha de la última actividad. La persona usuaria puede consultarlos y cerrar cualquiera de sus sesiones desde su propia cuenta, sin intervención de nadie. El testigo con el que se identifica cada sesión no se conserva en claro, sino mediante su resumen criptográfico.
Ubicación aproximada deducida de la dirección IP, con el detalle de ciudad y país cuando constan. Se muestra junto a cada sesión abierta, en la petición de confirmación que llega al teléfono y en los avisos de seguridad, con la única finalidad de que la persona reconozca de un vistazo si un acceso es suyo. Se calcula en los servidores de UTILIA con una base de datos incorporada al propio software, sin consultar a ningún proveedor externo, y no se almacena: se deduce en el momento de mostrarla a partir de la dirección IP que ya consta en el registro. Es una orientación y no una prueba del lugar en el que se encontraba ninguna persona: una red corporativa, una conexión mediante red privada virtual o los datos móviles pueden desplazarla cientos de kilómetros.
Huella técnica del aparato, empleada exclusivamente para avisar del primer acceso realizado desde un dispositivo que la cuenta no había utilizado antes. Es un resumen criptográfico del tipo de cliente, del navegador y del sistema operativo; no incluye la versión del navegador ni la dirección IP, y no permite identificar un aparato concreto.
Datos de la confirmación del acceso desde la aplicación móvil, cuando la persona utiliza este segundo paso: la dirección IP, el navegador y el sistema operativo desde los que se está intentando entrar, junto con la hora del intento. Estos datos viven únicamente en memoria caché durante los cinco minutos que dura la petición y se destruyen al aprobarla, al rechazarla o al caducar.
Auditoría de acciones: entradas del módulo de auditoría que registran creación, modificación y eliminación de recursos a efectos de seguridad y trazabilidad (artículo 32 RGPD).

c) Datos introducidos en los módulos funcionales.

Módulo CRM y gestión comercial: datos de contactos, empresas, oportunidades, presupuestos, firmas electrónicas, historial de interacciones y notas.
Módulo de facturación y finanzas: datos identificativos y fiscales de clientes y proveedores, facturas, cobros, pagos y cuentas bancarias.
Personas de contacto de los proveedores: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono y móvil, cargo, área a la que pertenecen dentro del proveedor, notas, la fotografía de la persona si la organización cliente la sube, los archivos que vincule a su ficha y los campos adicionales que la propia organización cliente haya definido para este tipo de ficha. Se registra también la actividad mantenida con esas personas (llamadas, correos electrónicos, reuniones y notas) cuando la organización cliente la anota en la plataforma.
Módulo de operaciones (compras, almacén y ventas): solicitudes de compra, pedidos a proveedores, recepciones de mercancía y el documento de entrega del proveedor cuando se adjunta, catálogo de artículos y servicios, condiciones y precios de compra pactados con cada proveedor, tarifas de venta, almacenes y ubicaciones, existencias y su valoración, movimientos de almacén, recuentos físicos, pedidos de venta y albaranes de entrega. Los datos personales que contienen estos documentos son, además de los del proveedor o del cliente final al que se refiere cada uno, la identidad de la persona usuaria que crea, aprueba, envía, recibe, cuenta, valida o cancela cada documento, junto con la fecha y la hora de cada paso.
Módulo de portal del cliente: contenidos compartidos, comentarios, firmas y archivos aportados por el cliente final y, salvo que la persona se oponga, un registro de su actividad (cuántas veces accede cada día y qué documentos consulta o descarga). Con su consentimiento, se muestra además su presencia en tiempo real, que solo se guarda noventa segundos.
Envío y firma de presupuestos: la apertura del enlace y la descarga del documento por su destinatario, con la fecha, la dirección IP, el navegador y la página de procedencia y, en la firma, la dirección IP y el navegador de quien firma.
Módulo de comunicación y videollamadas: identificadores de sala, metadatos de sesión, el nombre y el correo electrónico de las personas invitadas, las horas de entrada y salida de cada participante, los mensajes del chat de la sala y, si el usuario activa la grabación o la transcripción, las grabaciones audiovisuales y sus transcripciones, que identifican a cada interlocutor por su nombre y su correo electrónico.
Módulo de chat: los mensajes, con sus ediciones, menciones, archivos, ubicaciones compartidas y confirmaciones de lectura, y las notas de voz, que se transcriben con el proveedor de inteligencia artificial cuando una persona pulsa «Transcribir».
Copiloto de llamadas: cuando la persona usuaria lo activa durante una llamada, el audio se transcribe en tiempo real, la transcripción se guarda separada por interlocutor y el texto, junto con las capturas de pantalla que la persona decide compartir, se envía al proveedor de inteligencia artificial para proponer recomendaciones; las capturas no se guardan. En la aplicación de escritorio para Mac, la grabación de llamadas telefónicas guarda además el audio, el número y el nombre del interlocutor que muestra la aplicación de llamadas del sistema, la transcripción, un resumen, el siguiente paso sugerido y la declaración de la persona usuaria de haber informado al interlocutor de la grabación.

d) Datos de navegación y cookies.

Los descritos en nuestra Política de cookies.

e) Datos de quienes solicitan atención comercial de UTILIA.

Datos que la persona facilita al reservar una videollamada con el equipo comercial de UTILIA o al pedir que se le devuelva la llamada: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono cuando lo indique, zona horaria de su dispositivo y el texto libre en el que explica qué quiere conseguir.
Cuando quien reserva es una persona usuaria de una organización cliente, se copian además, en el momento de la reserva, el nombre de esa organización, el plan que tiene contratado y el estado de su suscripción, para que quien atienda la llamada sepa de qué se le está hablando.
Datos de la propia cita: fecha, hora y duración, persona del equipo de UTILIA que la atiende, sala de videollamada asociada, si llegó a celebrarse y las notas que el equipo comercial anote sobre su resultado.

Estas videollamadas no se graban: la grabación viene desactivada de fábrica en las salas que crea el canal de atención comercial. Si en algún momento se activara, se aplicaría el aviso de grabación previsto para el resto de reuniones de la plataforma.

f) Datos que trata UTILIA para operar la plataforma.

Registro de errores técnicos: el texto y la traza de cada error, la función en la que se produjo, la persona usuaria y la organización afectadas y datos técnicos del navegador o de la aplicación (versión, modelo de dispositivo y sistema operativo). Solo lo consulta el equipo de UTILIA.
Avisos internos del equipo técnico: el equipo de UTILIA recibe por Telegram avisos de las incidencias del sistema, que incluyen el texto de los errores, del que se suprimen las direcciones de correo electrónico, las direcciones IP privadas y las credenciales que se detectan en él, y, en los informes de actividad que solicita el propio equipo, el nombre y los apellidos de personas usuarias activas.
Analítica de uso de la inteligencia artificial: por cada uso de una función de IA, la persona usuaria, el módulo, la longitud de la petición, el modelo, las unidades consumidas, el coste y si se aceptaron o rechazaron las propuestas, sin el texto de las conversaciones. Solo la consulta el equipo de UTILIA.
Accesos de soporte: cuando el equipo de UTILIA necesita entrar en una cuenta cliente para atender una incidencia, lo hace con un acceso temporal de una hora, en modo de solo lectura o completo, que exige su verificación en dos pasos y registra quién entra, en qué cuenta, con qué motivo, desde qué dirección IP y con qué navegador. Se avisa a la persona afectada y a quienes administran la organización, que pueden revocarlo, y el acceso queda anotado en el registro de auditoría de UTILIA y en el de la organización.
Avisos de novedades del producto: se muestran dentro de la plataforma y, solo si la persona lo activa en sus preferencias de avisos, se envían también a su correo electrónico.
Videovigilancia de las instalaciones de UTILIA: si UTILIA utiliza en sus instalaciones el sistema de videovigilancia de la plataforma, este graba clips de imagen sin sonido cuando detecta movimiento o personas, que se borran en un plazo máximo de treinta días, salvo los que deban conservarse como prueba de un incidente, con la finalidad de preservar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones (art. 22 LOPDGDD).

Origen de los datos

Con carácter general los datos se obtienen directamente del interesado. Cuando la organización cliente introduce en la plataforma datos de terceros (sus clientes finales, proveedores o leads), la fuente es la propia organización cliente, que garantiza contar con base jurídica para ello y ha informado previamente a las personas interesadas.

3. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

Cada tratamiento que realizamos se apoya en una base jurídica de las previstas en el artículo 6.1 del RGPD. A continuación se indican las principales finalidades y su base legal asociada.

Alta y gestión de la cuenta: Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales solicitadas por el interesado (art. 6.1.b RGPD).
Prestación del servicio Utilia OS: Ejecución del contrato entre UTILIA y la organización cliente (art. 6.1.b RGPD). Respecto de los usuarios finales dados de alta por la organización, UTILIA actúa como encargada (art. 28 RGPD).
Facturación, contabilidad y cumplimiento fiscal: Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD), en particular Ley 58/2003 General Tributaria, Código de Comercio (art. 30) y normativa de facturación electrónica aplicable.
Seguridad, prevención del fraude y registros de auditoría: Interés legítimo del responsable en la preservación de la integridad del servicio y de los datos (art. 6.1.f RGPD), con superación del juicio de ponderación y con la obligación de seguridad del art. 32 RGPD. Esta finalidad comprende, además de los registros de auditoría, la verificación en dos pasos y sus vías de recuperación, la lista de sesiones abiertas y su cierre por la propia persona usuaria, la ubicación aproximada que se muestra junto a cada acceso, los avisos de seguridad sobre la propia cuenta (activación o retirada de la verificación en dos pasos, acceso desde un aparato nuevo, intento de acceso rechazado, reinicio de la verificación por un administrador y petición de ayuda a los administradores) y el bloqueo de la pantalla tras un periodo de inactividad. Se trata en todos los casos de medidas dirigidas a proteger la cuenta de la propia persona interesada, que no se emplean para valorar su rendimiento ni para ninguna otra finalidad.
Medición y facturación del consumo de funciones de IA: Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD), para aplicar el volumen de uso incluido en el plan y facturar el saldo adicional, y cumplimiento de obligaciones legales de facturación (art. 6.1.c RGPD). Incluye la prevención de abuso del servicio como interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). El registro de consumo contiene únicamente metadatos (función, modelo, unidades y coste), nunca el contenido de las conversaciones o documentos.
Atención de consultas y soporte técnico: Ejecución del contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD) o interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) cuando el contacto no deriva de una relación contractual.
Atención comercial y gestión de las citas con el equipo de UTILIA: Aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el propio interesado (art. 6.1.b RGPD) cuando la persona pide hablar con nosotros y, si su organización ya es cliente, interés legítimo de UTILIA en el mantenimiento y desarrollo de esa relación comercial (art. 6.1.f RGPD). Comprende la organización de la videollamada, el envío de la confirmación con el archivo de calendario y sus recordatorios, la devolución de la llamada telefónica cuando la persona la solicita y el seguimiento comercial posterior.

No utilizamos decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos significativos (art. 22 RGPD). Si en el futuro incorporáramos este tipo de tratamientos, se informará de forma expresa y previa a los interesados.

4. Plazos de conservación

Conservamos los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legales de prescripción de responsabilidades. Una vez transcurridos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

Datos de cuenta de usuario: Durante la vigencia de la relación contractual con la organización cliente. Tras la baja definitiva, la cuenta y sus datos se conservan durante 90 días en modo de solo lectura para permitir su exportación o la reactivación del servicio; transcurrido ese plazo, se suprimen en un máximo de treinta (30) días adicionales, salvo obligación legal de conservación.
Datos contables y fiscales: Seis años desde el último asiento en los libros (art. 30 del Código de Comercio) y cuatro años a efectos de prescripción tributaria (arts. 66 y siguientes de la Ley 58/2003 General Tributaria). Ambos plazos corren en paralelo, por lo que prevalece el mercantil de seis años.
Datos contractuales y comerciales: Cinco años desde la finalización del contrato (art. 1964 del Código Civil, redacción tras la Ley 42/2015) a efectos de defensa frente a reclamaciones.
Documentos de compras, almacén y ventas: Durante la vigencia de la relación contractual con la organización cliente; tras la baja se suprimen con el resto de sus datos, conforme al plazo indicado para los datos de cuenta de usuario. Cuando el documento sirva además de justificante contable, como una factura, se conserva durante los plazos contables y fiscales.
Registro de actividad de la plataforma (auditoría) y registros de seguridad: plazos diferenciados por categoría de acontecimiento, entre doce meses y seis años en la capa consultable, con archivo posterior cuando procede. Se detallan al final de este apartado, en el subapartado «Registro de actividad y plazos de conservación».
Datos de la verificación en dos pasos: Mientras la persona usuaria la mantenga activa. Al desactivarla, o cuando un administrador la reinicia, la semilla se destruye. Los códigos de recuperación se borran al generar otros nuevos, cuando un administrador reinicia la verificación o al desactivarla, salvo que en este último caso la persona conserve aparatos de confianza vigentes; mientras existen, de los ya gastados se conserva el resumen criptográfico y la fecha en la que se usaron. Los aparatos de confianza revocados conservan sus datos (el nombre que les dio la persona, el sistema operativo, el resumen del secreto y las fechas de último uso y de revocación), porque son el rastro que permite auditar una recuperación, y se suprimen con la baja de la organización cliente.
Datos técnicos de vida breve: La huella técnica del aparato empleada para avisar de un acceso nuevo se conserva en memoria caché ciento ochenta días desde su último uso, transcurridos los cuales se borra sola. La petición de confirmación enviada al teléfono se conserva cinco minutos.
Datos de las sesiones abiertas: Una sesión caduca tras siete días sin actividad. Sus datos se borran automáticamente en la limpieza diaria siguiente a su caducidad y, en todo caso, a los noventa días de cerrarse.

Dos plazos distintos: supresión individual y baja del servicio

No debe confundirse el plazo de atención de una solicitud individual de supresión con el plazo de conservación de la cuenta tras la baja del servicio. (i) Si un interesado ejerce su derecho de supresión (art. 17 RGPD), respondemos y, cuando proceda, suprimimos sus datos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud (art. 12.3 RGPD), con independencia de que la cuenta de su organización siga activa. (ii) Cuando una organización cliente causa baja del servicio, la totalidad de los datos de su cuenta se conserva durante 90 días en modo de solo lectura, con exportación gratuita y posibilidad de reactivación; transcurrido ese plazo se suprimen de forma definitiva en un máximo de treinta (30) días adicionales, salvo la información que debe conservarse bloqueada por obligación legal (en particular, las facturas y demás documentación mercantil durante seis años, art. 30 del Código de Comercio, y la documentación tributaria durante cuatro años, arts. 66 y siguientes de la Ley General Tributaria), conforme al artículo 32 de la LOPDGDD, y salvo el registro de las conversaciones comerciales que esa organización haya mantenido con UTILIA, que se conserva por el interés legítimo descrito en el apartado 3 y durante el plazo indicado más arriba.

El registro de movimientos de almacén es inalterable

Por exigencia de trazabilidad, los movimientos de existencias del módulo de operaciones no se modifican ni se eliminan una vez registrados. Una corrección no borra ni edita el movimiento anterior: añade un movimiento nuevo que lo revierte o lo ajusta, de modo que el histórico completo queda a la vista. Esto no impide el ejercicio de los derechos descritos en el apartado 7, que se atienden en los términos allí previstos.

Bloqueo y supresión definitiva

Conforme al artículo 32 de la LOPDGDD, una vez transcurrido el plazo de conservación, los datos se mantendrán bloqueados durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades, sin tratamiento activo, únicamente a disposición de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o Administraciones públicas competentes. Transcurridos estos plazos, se procede a su supresión definitiva.

Registro de actividad y plazos de conservación

Utilia OS mantiene un registro de auditoría de la actividad realizada en la plataforma. Ese registro anota quién hizo cada acción, cuándo, sobre qué elemento, desde qué dirección IP y con qué dispositivo. Su finalidad es garantizar la seguridad y la trazabilidad del servicio, detectar y responder a incidentes de seguridad, atender las obligaciones legales de conservación y defender los derechos de UTILIA y de sus clientes frente a reclamaciones.

La base que legitima este tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones de seguridad del artículo 32 del RGPD y el interés legítimo de UTILIA en la seguridad de la plataforma, conforme al artículo 6.1.f) del mismo reglamento.

El registro se conserva en dos capas. La capa consultable es la que se ve, se filtra y se exporta desde el propio producto. La capa de archivo vive fuera de la base de datos operativa, en un almacenamiento con bloqueo de objetos en modo de gobierno y versionado, que impide modificar o borrar los archivos antes de que venza su plazo salvo a quien tenga un permiso expreso de administración de ese almacenamiento, con acceso restringido, y solo se abre para atender requerimientos de autoridades competentes, auditorías y reclamaciones. Los plazos son estos:

Registro de accesos a datos (el que se consulta en la pantalla de accesos y descargas: descargas de archivos, lecturas de datos especialmente protegidos e inicios de sesión): doce meses por defecto, plazo que la organización cliente puede ampliar o reducir entre seis y veinticuatro meses.
Accesos a datos personales anotados en el registro de actividad (exportaciones, descargas, lecturas de datos especialmente protegidos, accesos de soporte a una ficha y ejercicio de derechos): doce meses consultables o, si fuera mayor, el plazo que la organización cliente haya fijado para su registro de accesos, hasta un máximo de veinticuatro meses. Nunca se conservan menos de doce meses, de modo que reducir aquel ajuste no acorta este plazo. Después, hasta tres años en archivo seudonimizado.
Acontecimientos de seguridad, cambios de permisos y sesiones de soporte: veinticuatro meses consultables y hasta tres años en archivo. Los inicios de sesión se anotan en el registro de accesos a datos descrito más arriba.
Actividad relacionada con facturación y configuración fiscal: seis años desde cada acontecimiento registrado, conforme al artículo 30 del Código de Comercio, que absorbe los cuatro años de prescripción tributaria de los artículos 66 y siguientes de la Ley 58/2003 General Tributaria.
Registro de jornada y sus correcciones: cuatro años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Configuración de la empresa e integraciones (cambios de plan y de capacidades contratadas, conexiones con servicios de terceros): veinticuatro meses consultables y cinco años en archivo. Ese plazo de archivo se cuenta desde cada acontecimiento registrado y, en todo caso, el archivo no se destruye hasta que hayan transcurrido cinco años desde la baja de la organización cliente, por sustentar la relación contractual.
Resto de la actividad (clientes, presupuestos, proyectos, tareas, calendario, reuniones, marketing, informes, archivos, soporte y desarrollo): doce meses, transcurridos los cuales se destruye sin pasar por el archivo.

Al pasar de la capa consultable a la de archivo se aplica una medida adicional de minimización, conforme al artículo 5.1.c) del RGPD: la dirección IP se reduce a su prefijo de red y el nombre de la persona se sustituye por su identificador interno. Esa seudonimización no se aplica a las categorías de seguridad, de facturación y de registro de jornada, en las que la identificación nominal es precisamente el objeto de la prueba.

Superados esos plazos, los registros se destruyen de forma irreversible, salvo que deban conservarse por una obligación legal o por el bloqueo previsto en el artículo 32 de la LOPDGDD.

A ello se suma el bloqueo legal: a solicitud de la organización cliente o por requerimiento de una autoridad competente, UTILIA puede aplicar un bloqueo legal sobre los archivos afectados, que impide su destrucción mientras no se levante.

El registro de auditoría no se puede desactivar ni borrar a petición del usuario mientras esté vigente su plazo, porque constituye una medida de seguridad obligatoria y la prueba del propio cumplimiento. La solicitud de supresión se atiende conforme a los artículos 17.3.b) y 17.3.e) del RGPD, que exceptúan la supresión cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal aplicable al responsable o para formular, ejercer o defender reclamaciones. En ese caso informamos del plazo aplicable en lugar de suprimir.

La integridad del registro se puede comprobar

Cada asiento queda encadenado al anterior mediante un resumen criptográfico, de modo que cualquier alteración o supresión indebida resulta detectable. Cuando un bloque de registros pasa a la capa de archivo se conserva su certificado de sellado, lo que permite seguir verificando la cadena incluso después de que el contenido haya sido destruido. Un resumen criptográfico no identifica a ninguna persona, por lo que su conservación no prolonga el plazo de los datos.

5. Destinatarios y encargados del tratamiento

Con carácter general no comunicamos datos personales a terceros salvo por obligación legal o cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio. En este último caso, los proveedores que acceden a los datos en nuestro nombre lo hacen en calidad de encargados del tratamiento tras haber suscrito con UTILIA el correspondiente contrato conforme al artículo 28 del RGPD. Los servicios de terceros a los que se conecta directamente tu navegador se describen en el subapartado f), y los asistentes de inteligencia artificial que se conectan por decisión de la organización cliente o de la persona usuaria, en el apartado 14.

a) Categorías de destinatarios.

Administraciones públicas y autoridades competentes cuando exista una obligación legal (p. ej., Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces y Tribunales).
La Comisión Europea, a través del sistema VIES, para comprobar el NIF-IVA de la organización cliente cuando contrata.
Entidades bancarias y pasarelas de pago para la gestión de cobros y pagos.
Asesores jurídicos, fiscales y auditores externos para el cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y legales.
Los proveedores de los asistentes de inteligencia artificial que la organización cliente o la persona usuaria decidan conectar a la plataforma, en los términos del apartado 14.

b) Categorías de encargados del tratamiento.

Proveedor de infraestructura en la nube y alojamiento dentro del Espacio Económico Europeo para la operación de los servidores que ejecutan la plataforma.
Proveedor de almacenamiento de objetos compatible con S3, operado por UTILIA o por un proveedor en territorio del EEE, para los archivos subidos por los clientes.
Proveedor de servicios de videollamadas (plataforma de WebRTC desplegada por UTILIA) para las comunicaciones en tiempo real de los módulos de chat y reuniones.
Proveedores de modelos de lenguaje e inteligencia artificial utilizados por las funciones de IA de la plataforma, que se detallan en el subapartado e). Las peticiones se envían bajo el acuerdo de tratamiento de datos del proveedor, que por defecto no utiliza para entrenar sus modelos los datos que recibe a través de su API.
Proveedores de envío de correo transaccional y de correo comercial utilizados para la remisión de notificaciones, documentos electrónicos y, en su caso, comunicaciones comerciales previamente consentidas. Las campañas de correo de las organizaciones clientes se envían desde el servidor de correo propio de UTILIA o por el proveedor de envío que elija la organización cliente, que en ese caso contrata directamente con él.
Stripe Payments Europe, Ltd., proveedor de servicios de pago, para el cobro de la suscripción a la plataforma, de los complementos y del Saldo adicional de IA. Los datos completos de la tarjeta los trata exclusivamente el proveedor de pago (certificado PCI DSS de nivel 1); UTILIA solo conserva referencias tokenizadas, la marca, los últimos cuatro dígitos y la fecha de caducidad. El detalle de este tratamiento, y del distinto papel que Stripe desempeña cuando es la organización cliente quien cobra con tarjeta a sus propios clientes, se explica en el apartado d) de esta sección.
Proveedores de los servicios de notificaciones push de las plataformas móviles (Apple y Google) para la entrega de avisos en los dispositivos donde el usuario instala la aplicación. Reciben únicamente el identificador del dispositivo y el contenido del aviso mostrado.
Proveedores de servicios de transcripción de voz utilizados en las videollamadas y en el copiloto de llamadas (cuando el usuario active estas funciones).
Integraciones con servicios de correo (Microsoft 365 u Outlook mediante Microsoft Graph, Gmail o cualquier servidor compatible con IMAP) cuando el usuario las active voluntariamente para sincronizar su buzón en la plataforma.
Servicio de mensajería Telegram, que el equipo técnico de UTILIA utiliza para recibir los avisos internos descritos en el apartado 2.f).
Catálogo de imágenes animadas (GIF) del chat, que recibe las búsquedas de GIF que se hacen en el chat y, como las imágenes se descargan directamente de sus servidores, la dirección IP y los datos del navegador de quien busca o ve un GIF.

Puedes consultar el listado nominativo y vigente de subencargados del tratamiento en la página dedicada (/legal/subprocesadores), con indicación del país, la categoría del servicio, las categorías de datos tratados y el marco legal que ampara cada transferencia internacional. Cualquier alta, baja o modificación material se anuncia a las organizaciones clientes responsables del tratamiento con treinta (30) días naturales de antelación, para que puedan ejercer su derecho de oposición conforme a la cláusula contractual correspondiente.

Lista actualizada de proveedores

La lista nominativa y actualizada de proveedores que tratan datos por cuenta de UTILIA está disponible públicamente en /legal/subprocesadores. Para solicitar una copia firmada del acuerdo de encargo o del Anexo de subencargados en formato contractual, escribe a compliance@utilia.ai.

c) Tratamiento específico de datos bancarios (módulo Tesorería, PSD2).

Hoy la conexión automática con el banco que se describe en este subapartado no está disponible en la plataforma, por lo que este tratamiento no se realiza. Las cuentas y los movimientos que la organización cliente registra o importa por su cuenta en el módulo de Tesorería se tratan como el resto de sus datos (apartado 4).

Cuando el usuario decide conectar voluntariamente una cuenta bancaria en el módulo de Tesorería, UTILIA accede en modo sólo lectura a la información de la cuenta a través de la Directiva (UE) 2015/2366 (PSD2) y de las normas técnicas de regulación RTS UE 2018/389, en su redacción dada por el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360. El servicio de información sobre cuentas (AIS) lo presta Enable Banking Oy, entidad finlandesa autorizada como AISP por la Autoridad Finlandesa de Supervisión Financiera (FIN-FSA), a través de la cual UTILIA recibe la información de la cuenta. Enable Banking actúa como encargada del tratamiento dentro del Espacio Económico Europeo y sin transferencia internacional fuera del EEE.

Datos accedidos:

IBAN, código BIC y nombre del titular de las cuentas conectadas.
Saldos contables y disponibles en cada momento de consulta.
Movimientos bancarios (fecha contable y de valor, importe, divisa, concepto, contraparte e identificador de transacción) durante el plazo soportado por cada entidad (normalmente entre 90 días y 24 meses).
Identificador de consentimiento PSD2 y token de sesión cifrado necesarios para mantener activo el permiso del usuario.

Base jurídica y consentimiento:

La conexión bancaria se realiza en ejecución del contrato con la organización cliente (art. 6.1.b RGPD) y previo consentimiento expreso del usuario tanto en UTILIA como en su propio banco mediante autenticación reforzada (SCA). UTILIA nunca conoce ni almacena las credenciales del banco del usuario: la autenticación se realiza íntegramente en la web o aplicación de la entidad financiera. UTILIA tampoco puede iniciar pagos ni modificar la cuenta; el acceso es estrictamente de lectura.

Duración del consentimiento:

El permiso se solicita al banco por noventa (90) días, o por el plazo menor que admita cada entidad, dentro de la vigencia máxima de ciento ochenta días que permite el Reglamento Delegado (UE) 2022/2360. Transcurrido ese plazo, UTILIA solicita al usuario una nueva autenticación reforzada en su banco para renovar el permiso. El usuario puede revocar el consentimiento en cualquier momento tanto desde el detalle de la cuenta en el módulo de Tesorería como desde su propia banca electrónica, en cuyo caso UTILIA dejará de recibir movimientos nuevos y los datos ya descargados se mantendrán únicamente para las finalidades de conciliación contable ya iniciadas.

Conservación:

Los movimientos y saldos descargados se conservan mientras la organización cliente mantenga la cuenta, sin borrado automático, y se suprimen con el resto de sus datos tras la baja, conforme al apartado 4. Las facturas y los asientos que se concilien con ellos siguen sus propios plazos contables y fiscales (art. 30 del Código de Comercio).

Decisiones automatizadas:

UTILIA no toma decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos o significativos basadas en la información bancaria conforme al artículo 22 RGPD. El uso de la información se limita a la conciliación de facturas, cobros y pagos y a la representación visual de la tesorería de la organización cliente.

d) Tratamiento específico de los pagos con tarjeta (Stripe).

Los pagos con tarjeta se procesan a través de Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda), entidad certificada como proveedor de servicios PCI DSS de nivel 1. UTILIA nunca recibe ni almacena el número completo de la tarjeta: los datos de la tarjeta viajan directamente del navegador del usuario a Stripe, que devuelve una referencia tokenizada. De cada tarjeta guardada, UTILIA conserva únicamente esa referencia, la marca, los últimos cuatro dígitos y la fecha de caducidad, con la única finalidad de que el usuario pueda reconocerla y de comprobar su vigencia.

d.1) Cobro de la suscripción a UTILIA.

Cuando la organización cliente paga su suscripción, sus complementos o el Saldo adicional de IA, UTILIA es el responsable del tratamiento y Stripe actúa como encargado por cuenta de UTILIA. Los datos tratados son la identidad y los datos de facturación del titular, su correo electrónico, la referencia tokenizada de la tarjeta junto con su marca, últimos cuatro dígitos y caducidad, los importes, la divisa y los metadatos de cada cobro, y, cuando el cliente autoriza el cobro automático de las renovaciones, el texto de esa autorización con su versión, fecha, dirección IP y navegador. Si el banco emisor exige autenticación reforzada (3D Secure), esta se realiza directamente entre el titular y su banco.

d.2) Cobros que la organización cliente hace a sus propios clientes.

La plataforma permite que una organización cliente conecte su propia cuenta de Stripe para cobrar con tarjeta a sus clientes. Esa cuenta es titularidad de la organización cliente, que confirma sus datos y acepta directamente las condiciones de Stripe durante el alta, sin intermediación de UTILIA. Por tanto:

Los datos del cliente final (identidad, correo, tarjeta tokenizada, importes y metadatos del cobro) los trata Stripe al amparo de la relación contractual directa entre la organización cliente y Stripe, y no como subencargado de UTILIA.
El responsable del tratamiento de esos datos frente al cliente final es la organización cliente, a la que corresponde informarle, recabar los consentimientos necesarios y atender sus derechos.
UTILIA actúa como intermediario técnico: transmite la orden de cobro a Stripe y muestra su resultado en la plataforma, siempre como encargado del tratamiento de la organización cliente y siguiendo sus instrucciones. UTILIA no trata en ningún caso el número de la tarjeta del cliente final.

Puedes consultar cómo trata Stripe los datos personales, y la distinción que la propia Stripe establece entre el usuario empresarial y sus clientes finales, en su política de privacidad (https://stripe.com/privacy).

d.3) Conservación.

Los eventos técnicos que Stripe envía a la plataforma para comunicar el resultado de cada operación se conservan siete días los que se han procesado y treinta días los que no se han podido procesar, y se eliminan de forma automática. Las autorizaciones de cobro automático se conservan durante su vigencia y, después, durante el plazo de prescripción de las acciones de cobro derivadas de las facturas cobradas a su amparo, por constituir la prueba de que el cobro estaba autorizado; son inmutables por diseño, de modo que ni UTILIA ni la organización cliente pueden alterar el texto, la fecha ni las circunstancias de una autorización ya firmada. El resto de plazos figura en el apartado 4 de esta política.

d.4) Transferencias internacionales.

La entidad contratante es europea (Irlanda). Las transferencias a Stripe, Inc. (Estados Unidos) se amparan en el marco indicado, para este proveedor, en el listado nominativo de subencargados (/legal/subprocesadores), junto con las categorías de datos y el país de establecimiento.

e) Funciones de inteligencia artificial de Utilia OS.

Las funciones de inteligencia artificial de la plataforma envían a su proveedor los datos necesarios para cada tarea:

OpenAI (modelos de lenguaje y de transcripción): el asistente @Utilia, con los textos, archivos e imágenes que se le envían y sus búsquedas en internet; los agentes de conversación configurables; las funciones de IA del CRM (enriquecimiento de leads y empresas con búsquedas en internet, extracción de datos de notas de voz, interacciones, oportunidades y tareas, y ayuda en la preparación de presupuestos); la clasificación de los correos sincronizados; la digitalización de facturas, gastos y albaranes; los tickets de soporte; las funciones de IA de formación y de anuncios; la transcripción de las notas de voz del chat y de las llamadas grabadas, y el copiloto de llamadas (recomendaciones en tiempo real a partir de la transcripción y de las capturas de pantalla compartidas, contexto previo y resumen de la llamada).
ElevenLabs (transcripción de voz): la transcripción de las reuniones cuando quien las organiza la activa y la transcripción en tiempo real del copiloto de llamadas.
Anthropic se utiliza únicamente en herramientas internas del equipo de UTILIA y no recibe, a través de la plataforma, datos de las organizaciones clientes.

Conservación en los proveedores. OpenAI guarda las peticiones y sus respuestas durante el plazo que fijan las condiciones de su servicio, salvo las de la clasificación de correos, que se envían sin que las guarde, y por defecto no las utiliza para entrenar sus modelos. Los archivos que el asistente @Utilia envía a OpenAI para analizarlos se conservan allí hasta que UTILIA los retira, lo que hace cuando la organización bloquea el acceso de la inteligencia artificial a esos archivos. ElevenLabs trata el audio conforme a sus condiciones.

Cómo detenerlas. Quien tiene el rol de superadministrador de la organización cliente puede apagar el interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» en Ajustes › Organización; mientras esté apagado, estas funciones no envían datos a sus proveedores. El interruptor no afecta a los asistentes de inteligencia artificial que conecten las personas usuarias (apartado 14).

f) Servicios de terceros a los que se conecta tu navegador.

Algunas funciones hacen que tu navegador se conecte directamente con servicios de otras empresas, que reciben al menos tu dirección IP y los datos técnicos de tu navegador y los tratan conforme a sus propias condiciones:

OpenStreetMap Foundation (Reino Unido): las teselas de los mapas, por ejemplo al elegir una ubicación o en el mapa de fichajes con anomalías, que le revelan la zona que se muestra.
GitHub y Cloudflare (Estados Unidos): los iconos de esos mapas.
Visores de documentos de Google y de Microsoft: cuando eliges previsualizar un documento con uno de ellos, el visor recibe un enlace temporal, válido durante treinta minutos, y descarga el documento para mostrarlo.
Servicio de identidad de Google: se carga en las páginas del portal del cliente para ofrecer el acceso con Google.
Servicios de avisos del navegador (los de Google, Mozilla, Apple o Microsoft, según tu navegador): si activas los avisos del navegador, entregan cada aviso, cifrado, a tu dispositivo.
Klipy: las imágenes animadas (GIF) del chat se descargan desde sus servidores.
Sitios de terceros: al abrir en la plataforma un correo sincronizado o la vista previa de un enlace compartido en el chat, tu navegador descarga las imágenes de ese correo o de esa página desde los servidores de quien las publica.
Google Analytics: solo en la documentación pública (os.utilia.ai/docs) y solo si aceptas las cookies de analítica, como explica la Política de cookies.

6. Transferencias internacionales de datos

Con carácter general procuramos tratar los datos personales dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). No obstante, algunos de los servicios tecnológicos que utilizamos pueden implicar transferencias internacionales a terceros países, singularmente Estados Unidos, Reino Unido o Emiratos Árabes Unidos (en este último caso, los avisos internos del equipo técnico de UTILIA por Telegram). Los servicios a los que se conecta directamente tu navegador (apartado 5.f) pueden estar situados fuera del EEE y tratan los datos conforme a sus propias condiciones, y las transferencias que se producen al conectar un asistente de inteligencia artificial de otra empresa se rigen por el apartado 14.

a) Garantías aplicables.

EE. UU.: cuando el proveedor está certificado al amparo del EU-U.S. Data Privacy Framework, las transferencias se amparan en la Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795 de la Comisión, que reconoce un nivel adecuado de protección. El Tribunal General de la UE confirmó la validez de esta decisión en su sentencia de 3 de septiembre de 2025.
Reino Unido: las transferencias se amparan en la decisión de adecuación adoptada por la Comisión Europea para el Reino Unido y en sus posteriores prórrogas.
Terceros países sin decisión de adecuación: aplicamos las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea mediante el Reglamento de Ejecución (UE) 2021/914, complementadas con medidas adicionales (cifrado, pseudonimización, contractuales y organizativas) cuando resulte necesario tras la correspondiente evaluación del impacto de la transferencia (Transfer Impact Assessment).

b) Evaluación del impacto de la transferencia.

Antes de iniciar una nueva transferencia internacional analizamos el marco legal del país de destino, las garantías del proveedor, el tipo de datos transferidos y los riesgos para los interesados, de acuerdo con las Recomendaciones 01/2020 del Comité Europeo de Protección de Datos sobre medidas complementarias. Puedes solicitar información adicional sobre las transferencias aplicables a tu caso escribiéndonos a compliance@utilia.ai.

7. Tus derechos (ARSOPOL)

La normativa de protección de datos te reconoce los siguientes derechos, que puedes ejercer en cualquier momento y de forma gratuita conforme al artículo 12.5 del RGPD.

Derecho de acceso (art. 15 RGPD): obtener confirmación de si estamos tratando tus datos y, en su caso, acceder a ellos y a la información sobre el tratamiento.
Derecho de rectificación (art. 16 RGPD): solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión u olvido (art. 17 RGPD): solicitar la eliminación de tus datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recabados.
Derecho de oposición (art. 21 RGPD): oponerte al tratamiento de tus datos, incluida la oposición al tratamiento con fines de marketing directo, que es incondicional.
Derecho a la portabilidad (art. 20 RGPD): recibir los datos que nos hayas facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en la ejecución de un contrato.
Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD): solicitar que se limite el tratamiento en los supuestos previstos por la norma.
Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas individuales, incluida la elaboración de perfiles (art. 22 RGPD).
Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos, cuando el tratamiento se base en dicho consentimiento (art. 7.3 RGPD).

Cómo ejercer tus derechos

Envía un correo electrónico a compliance@utilia.ai o una comunicación escrita a nuestro domicilio social indicando: (i) el derecho que deseas ejercer, (ii) los datos o tratamientos a los que se refiere, y (iii) una copia de tu documento de identidad o documento equivalente que permita acreditar tu identidad. Responderemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, ampliable en dos meses adicionales cuando la solicitud sea especialmente compleja, conforme al artículo 12.3 del RGPD. El ejercicio de los derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas en los términos del artículo 12.5 del RGPD.

Si tus datos están siendo tratados en el marco de la plataforma Utilia OS por una organización cliente (por ejemplo, porque eres contacto, cliente o empleado de dicha organización), te informamos de que la organización cliente es el responsable del tratamiento y UTILIA actúa como encargada. En ese caso dirigirás tu solicitud a la organización cliente; no obstante, si nos contactas a nosotros trasladaremos tu solicitud sin dilación y te indicaremos la identidad del responsable.

8. Delegado de Protección de Datos (DPO)

UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. no ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPO). Para cualquier cuestión relacionada con la protección de tus datos personales dispones de un canal único de privacidad y compliance:

Canal de privacidad y compliance: compliance@utilia.ai
Dirección postal: C/ Teniente Coronel Castillo Olivares, 26, piso 16, letra A-2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria
Ámbito: Consultas, ejercicio de derechos, reclamaciones internas en materia de protección de datos y comunicación de brechas de seguridad.

Confidencialidad de las comunicaciones

Las comunicaciones dirigidas al canal de privacidad se gestionan con carácter confidencial y de acuerdo con el deber de secreto del artículo 5 de la LOPDGDD.

9. Reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos

Si consideras que el tratamiento de tus datos personales infringe la normativa vigente, o que tus solicitudes no han sido atendidas de manera adecuada, tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, conforme al artículo 77 del RGPD. La autoridad competente en España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Puedes presentar la reclamación en cualquier momento, sin necesidad de dirigirte antes a UTILIA, de acuerdo con el procedimiento previsto en los artículos 64 y siguientes de la LOPDGDD. Si lo prefieres, puedes escribir primero al canal de privacidad de UTILIA en compliance@utilia.ai, que te responderá en el plazo máximo de un mes desde la recepción de tu solicitud (art. 12.3 RGPD); hacerlo es voluntario y no te impide acudir a la AEPD.

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Dirección postal: C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid.

Sede electrónica: https://sedeagpd.gob.es.

Portal web: https://www.aepd.es.

10. Medidas de seguridad

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, considerando el estado de la técnica, el coste de aplicación, la naturaleza y alcance del tratamiento y los riesgos para los derechos y libertades de las personas.

Cifrado de las comunicaciones mediante TLS.
Contraseñas guardadas solo mediante su resumen criptográfico con sal y credenciales de las integraciones conectadas guardadas cifradas.
Separación lógica de los datos de cada organización cliente, reforzada en la base de datos con seguridad a nivel de fila.
Control de accesos basado en roles (RBAC), con principio de mínimo privilegio y ámbitos de visibilidad por organización, departamento, asignación o persona.
Verificación en dos pasos a disposición de todas las personas usuarias, con aplicación de autenticación de un solo uso, códigos de recuperación de un solo uso y confirmación desde la aplicación móvil mediante la elección de un número entre tres, para impedir que una aprobación se conceda por inercia, y, salvo que la organización cliente lo desactive, un código enviado por correo electrónico como reserva. La organización cliente puede exigirla a quienes tienen el rol de superadministrador de su cuenta; para el personal de UTILIA que administra la plataforma es obligatoria.
Protección de los testigos de sesión: en el navegador y en la aplicación de escritorio, el testigo de renovación se entrega en una cookie que el código de la página no puede leer, restringida a la ruta de autenticación y a nuestro propio sitio, y no se guarda en el almacenamiento del navegador; en las aplicaciones móviles vive en el llavero cifrado del sistema operativo. En el servidor, los testigos se conservan mediante su resumen criptográfico, nunca en claro.
Bloqueo de la pantalla tras un periodo de inactividad en el navegador y en la aplicación de escritorio, cuya duración fija la organización cliente, y borrado al cerrar sesión de los datos de trabajo que la plataforma guarda en el aparato, como borradores, búsquedas recientes e imágenes del chat.
Control de la propia cuenta por la persona usuaria: consulta de las sesiones abiertas con su dispositivo, dirección IP y ubicación aproximada, cierre inmediato de cualquiera de ellas y avisos sobre los acontecimientos de seguridad de su cuenta, con la posibilidad de elegir por qué canal los recibe.
Medidas de contención frente a la extracción masiva de información a disposición de la organización cliente: límite de exportaciones y descargas masivas por persona y hora desde la aplicación, modo restringido que las congela, junto con la unidad de red y la creación de claves de acceso, sin interrumpir la consulta ordinaria, y lista de dominios autorizados para los envíos de información a sistemas externos mediante webhooks y servidores de correo propios. Estas medidas no alcanzan a los asistentes de inteligencia artificial conectados (apartado 14) ni a las integraciones que usan claves de acceso ya emitidas. La activación del modo restringido y los cambios de la lista de dominios autorizados quedan registrados en el registro de auditoría con la identidad de quien los decidió.

11. Menores de edad

Utilia OS es una plataforma dirigida a organizaciones profesionales y a sus empleados, colaboradores y clientes. No está dirigida específicamente a menores de edad y no recoge datos personales de manera consciente de menores de catorce años, salvo en el contexto de las excepciones del artículo 7 de la LOPDGDD.

Conforme al artículo 7 de la LOPDGDD, el tratamiento de datos personales de un menor de edad podrá fundarse en su consentimiento cuando sea mayor de catorce años. El tratamiento de los datos de menores de catorce años, fundado en el consentimiento, solo será lícito si consta el de quienes ostenten la patria potestad o tutela.

Si detectas datos de un menor de 14 años

Si tienes conocimiento de que en la plataforma existen datos de un menor de catorce años recabados sin el consentimiento válido de sus representantes legales, por favor escríbenos a compliance@utilia.ai. Procederemos a su supresión de forma inmediata.

12. Uso de cookies

Nuestro sitio web y la plataforma utilizan cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio, así como cookies adicionales sujetas a consentimiento previo en los términos del artículo 22.2 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE) y de la Directiva 2002/58/CE (ePrivacy).

Puedes consultar la información detallada sobre las cookies que utilizamos, su finalidad, duración y cómo gestionar tu consentimiento en nuestra Política de cookies.

13. Cambios en esta política

UTILIA podrá modificar esta Política de privacidad para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, operativos o a la incorporación de nuevas funcionalidades de la plataforma. Cuando la modificación sea sustancial te la comunicaremos, con una antelación razonable (al menos treinta días naturales cuando sea posible), a través del propio producto, mediante correo electrónico a la dirección que conste como principal de tu cuenta o mediante aviso destacado en el sitio web.

Si no estás de acuerdo con los cambios podrás ejercer, cuando proceda, el derecho a retirar el consentimiento, cancelar tu cuenta o solicitar la supresión de tus datos conforme al apartado 7 de esta Política.

Historial de versiones

Conservamos un historial de las versiones anteriores de esta Política. Si deseas consultar la versión aplicable en una fecha concreta puedes solicitarla a compliance@utilia.ai. La versión actual tiene fecha de última actualización de 12 de octubre de 2026.

14. Asistentes de inteligencia artificial que conectas a Utilia OS (Claude, ChatGPT y otros)

Puedes conectar a Utilia OS un asistente de inteligencia artificial de otra empresa, como Claude (de Anthropic), ChatGPT (de OpenAI), Gemini (de Google) o Cursor, para que consulte y gestione en tu nombre información de la plataforma. La conexión utiliza el protocolo abierto MCP (Model Context Protocol) y se establece de dos maneras: autorizando al asistente con tu cuenta de Utilia OS o mediante una clave personal que creas tú. Para autorizarlo tienes que iniciar sesión en Utilia OS y aceptar una pantalla de autorización que muestra qué aplicación pide acceso, con qué cuenta y qué grupos de permisos solicita; puedes desmarcar los grupos que no quieras conceder.

a) Quién trata los datos.

De los datos que la organización cliente introduce en la plataforma, la responsable del tratamiento es esa organización. UTILIA actúa como encargada y entrega al asistente la información que este pide en nombre de la persona que lo conectó. El proveedor del asistente (Anthropic, OpenAI, Google u otro) es un tercero elegido por la organización cliente o por la persona usuaria y no es un subencargado de UTILIA: recibe lo que devuelve cada herramienta y lo trata conforme a sus propias condiciones y a su política de privacidad, que determinan cuánto tiempo lo conserva y si puede utilizarlo para mejorar sus modelos. Te recomendamos revisarlas y, si tu organización lo necesita, contratar con ese proveedor un plan que ofrezca las garantías adecuadas.

b) Qué puede ver y hacer el asistente.

El acceso del asistente se rige por el plan de tu organización (solo los módulos contratados), por los permisos que tu organización te ha asignado en Utilia OS y por los grupos de permisos que autorices al conectarlo. Dentro de esos límites puede consultar información y, si tus permisos lo permiten, crear, modificar, enviar o eliminar datos en tu nombre. Según las herramientas que utilice, puede recibir datos personales de cualquiera de esos módulos, como los datos de contacto y comerciales de clientes, contactos, proveedores y leads, documentos y archivos, facturas y datos económicos, proyectos y tareas, mensajes del chat o datos del personal como fichajes y ausencias. Los datos sensibles, como el NIF o el IBAN, exigen además un permiso y un grupo de permisos propios, salvo cuando el asistente obtiene un documento completo, como un PDF o una exportación, que los incluye tal como figuran en él. En los módulos de formación, rastreador web, gamificación y anuncios, los grupos de permisos todavía no separan la consulta de la modificación: si concedes acceso a ellos, el asistente también podrá modificar esos datos cuando tus permisos lo permitan.

c) Qué recibe y qué guarda UTILIA.

UTILIA no recibe tu conversación con el asistente ni las instrucciones que le das: solo recibe las peticiones de herramientas que el asistente decide enviar, es decir, qué herramienta utiliza y con qué parámetros. UTILIA no pide al asistente el historial de la conversación ni la intención de la persona. Con ocasión de cada conexión, UTILIA trata y conserva los datos siguientes:

La autorización: qué aplicación, qué persona y qué organización, qué grupos de permisos y qué servidor, la fecha del último uso y el número de usos. Los testigos de acceso se guardan solo mediante su resumen criptográfico, nunca en claro. Cada testigo de acceso dura una hora y la autorización puede renovarse durante un máximo de noventa días desde que se concede; después, el asistente debe pedir una autorización nueva. Estos datos se borran en la limpieza automática diaria siguiente a ese vencimiento. Si retiras la conexión antes, deja de funcionar en un máximo de treinta segundos, pero sus datos se conservan hasta esa misma fecha para poder detectar un uso indebido.
Las claves personales, si conectas el asistente con una: un prefijo visible y el resumen criptográfico de la clave (nunca la clave en claro), su nombre, sus grupos de permisos y su servidor. Caducan en el plazo que elijas, entre 1 y 365 días (90 si no eliges otro). Una clave caducada o retirada deja de funcionar, pero hoy su registro no se borra automáticamente.
Los datos técnicos de la sesión que declara el asistente al conectarse: el nombre y la versión del programa y las funciones que admite. Se borran con la autorización.
El registro de auditoría de cada petición, también de las consultas: la herramienta utilizada y sus parámetros, la dirección IP desde la que llega la petición (la de los servidores del proveedor del asistente o la de tu equipo, según cómo funcione el asistente) y el identificador del programa que la envía. Los campos sensibles se guardan tachados (secretos, IBAN, notas, motivos, teléfonos, NIF y coordenadas); el resto de los parámetros, como el texto de una búsqueda o el nombre de un cliente, se guarda tal cual. Se conserva 365 días. Pueden consultarlo las personas de tu organización con permiso para ver el registro de actividad y el personal autorizado de UTILIA.
El alta y la retirada de cada conexión, que constan en el registro de auditoría durante dos años y después en un archivo seudonimizado hasta cumplir cinco años, conforme al apartado 4.
Los resultados de algunas operaciones por lotes, que se guardan para no repetirlas si el asistente reenvía la misma petición. Hoy no tienen un plazo de borrado automático.
Los errores técnicos que se produzcan al atender las peticiones, que se conservan entre tres y treinta días según su gravedad.

d) Para qué y con qué base jurídica.

UTILIA trata estos datos para prestar la conexión que pide la persona usuaria, por cuenta de la organización cliente y en ejecución del contrato con ella (arts. 6.1.b y 28 RGPD), y para la seguridad y la trazabilidad del servicio (art. 32 RGPD e interés legítimo del art. 6.1.f RGPD), en los términos del apartado 3. UTILIA no utiliza estos datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

e) Transferencias internacionales.

Los datos que guarda UTILIA se conservan en sus servidores del Espacio Económico Europeo. El proveedor del asistente puede tratar fuera del EEE, por ejemplo en Estados Unidos, la información que recibe. Esa transferencia se produce por decisión de la organización cliente o de la persona usuaria al conectar el asistente, les corresponde a ellas valorarla y se ampara en las garantías que ofrezca ese proveedor en sus condiciones.

f) Qué puedes controlar.

Puedes retirar cada conexión y cada clave personal cuando quieras desde Mi perfil › Aplicaciones o desde Ajustes › Conecta tu IA; la retirada surte efecto en un máximo de treinta segundos.
Cerrar las demás sesiones que tengas abiertas desde el bloque «Tus sesiones» de Mi perfil retira también las conexiones que autorizaste con tu cuenta, aunque no tus claves personales. Cerrar una sola sesión, incluida la del dispositivo que estás usando, no retira ninguna conexión.
Si tu organización desactiva tu cuenta, se retiran todas tus conexiones y tus claves personales.
Tu organización limita lo que puede alcanzar un asistente con el plan contratado, con los permisos que asigna a cada persona, excluyendo archivos y carpetas del acceso de la inteligencia artificial y desactivando a las personas usuarias o revocando todas sus sesiones.
El interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» de la organización (apartado 5) no afecta a los asistentes conectados: solo detiene las funciones de inteligencia artificial que UTILIA presta con sus propios proveedores.
Hoy no existe un ajuste para que la organización impida a sus personas usuarias conectar asistentes, ni una vista para que quien administra la cuenta vea las conexiones de su equipo.

g) Tus derechos.

Para ejercer tus derechos sobre los datos que trata UTILIA, sigue lo indicado en el apartado 7. Sobre los datos que conserva el proveedor del asistente, dirígete a ese proveedor.

15. Qué puedes controlar

Además de ejercer los derechos del apartado 7, puedes decidir sobre tus datos desde el propio producto.

Como persona usuaria de Utilia OS:

Sesiones: en el bloque «Tus sesiones» de Mi perfil ves desde qué dispositivo, dirección IP y ubicación aproximada está abierta tu cuenta y puedes cerrar una sesión, las demás o todas.
Verificación en dos pasos: puedes activarla en Mi perfil.
Avisos de seguridad: en Mi perfil › Avisos eliges por qué canal recibes cada uno.
Asistentes y aplicaciones conectados: en Mi perfil › Aplicaciones o en Ajustes › Conecta tu IA ves y retiras tus conexiones y tus claves personales (apartado 14).
Tus datos: en Mi perfil puedes pedir una copia de tus datos o la baja de tu cuenta.
Avisos de novedades por correo electrónico: solo los recibes si los activas en tus preferencias de avisos, y puedes desactivarlos cuando quieras.
Cookies: puedes cambiar tus preferencias en cualquier momento, como explica la Política de cookies.

Como contacto de una organización en su portal del cliente: en Mi cuenta › Privacidad y datos puedes pedir que no se registre tu actividad; al hacerlo se borra lo ya registrado, y puedes volver a permitirlo cuando quieras.

Como administrador de la cuenta de tu organización, según tus permisos:

Plazos de conservación: en Ajustes › Privacidad › Retención de datos fijas el borrado automático de los mensajes del chat, las grabaciones y transcripciones de reuniones, el audio y las transcripciones de las llamadas, el registro de sincronización del correo, los leads archivados sin conversión, la actividad del portal, el registro de accesos a datos y el registro horario, dentro de los márgenes del apartado 4.
Derechos de las personas: en Ajustes › Privacidad › Solicitudes de datos registras y atiendes sus solicitudes, generas la copia de sus datos o los suprimes.
Exportación: en Ajustes › Organización generas una exportación completa de los datos de la organización.
Inteligencia artificial: en Ajustes › Organización, el interruptor «Permitir el envío de datos a proveedores de IA externos» detiene las funciones de Utilia OS que envían datos a sus proveedores de inteligencia artificial (apartado 5), pero no afecta a los asistentes que conecten las personas usuarias (apartado 14). En el Gestor de archivos, la opción «Acceso de la IA» bloquea el acceso de la inteligencia artificial a archivos y carpetas concretos, también para esos asistentes.
Seguridad: en Ajustes › Seguridad exiges la verificación en dos pasos a quien administra, decides si se ofrece el código por correo como reserva, fijas el bloqueo de pantalla por inactividad, activas el modo restringido y ajustas el límite de exportaciones. En Ajustes › Sesiones revocas las sesiones de cualquier persona y en Ajustes › Usuarios la desactivas, lo que cierra sus sesiones y retira sus conexiones y claves.
Baja del servicio: quien es titular de la cuenta puede darla de baja desde Ajustes › Mi plan; los datos se conservan y se suprimen como indica el apartado 4.