# Qué encuentra el buscador y quién ve cada cosa

Qué fichas hay en cada lente, con qué nombres salen y por qué cada persona solo encuentra lo que puede abrir con su plan, sus permisos y su alcance.

El buscador no tiene un catálogo propio: lee las fichas de cada aplicativo y las enseña con las mismas reglas que su pantalla. Por eso dos personas de la misma empresa pueden escribir lo mismo y ver resultados distintos, y por eso nunca te enseña algo que no podrías abrir. Aquí tienes qué hay en cada lente, cómo se llaman los grupos y qué tiene que cumplir un resultado para aparecer.

## Lo que hay en cada lente

| Lente | Qué encuentra |
| - | - |
| Ventas | Leads activos, clientes, oportunidades, proyectos comerciales, interacciones, formularios de captación, campañas de correo, listas, plantillas y automatizaciones de marketing, automatizaciones e informes del CRM, sesiones del Call Copilot y scrapers |
| Facturación | Facturas, presupuestos y cobros recurrentes |
| Compras | Proveedores y sus personas de contacto, gastos, pagos digitalizados e interacciones con proveedores |
| Personas | Contactos de tus clientes y usuarios de tu organización |
| Archivos | Archivos y carpetas, por su nombre y, si tu empresa lo enciende, [por lo que dicen dentro](https://os.utilia.ai/docs/guides/search/inside-documents) |
| Trabajo | Proyectos, ciclos y tareas de Gestión de proyectos, tareas del CRM, tickets, documentos de Documentación, plantillas de tareas, activos de IA, conversaciones del Chat, formaciones y novedades |
| Agenda | Reuniones y eventos del calendario |
| Pantallas | Las pantallas del menú y de Ajustes que puedes abrir |

Además, al final de cada búsqueda salen hasta tres páginas de esta **Documentación**.

Algunos detalles que conviene saber:

- **Facturas**: por número, por el nombre o el NIF del destinatario, por sus notas o por el motivo de una rectificación.
- **NIF**: buscar por el NIF de un cliente o de un proveedor solo funciona si puedes ver sus datos sensibles («Ver datos sensibles de clientes» o «Ver datos sensibles de proveedores»).
- **Informes del CRM**: los tuyos, los públicos y, según tu alcance, los de tus departamentos.
- **Conversaciones**: canales, grupos y canales con tus clientes que tienes en tu lista del Chat, también los grupos de los que saliste. Las conversaciones uno a uno se encuentran buscando a la persona, y los mensajes, dentro del propio Chat.
- **Sesiones del Call Copilot**: por su título o por el nombre de con quién hablaste, nunca por lo que se dijo ni por el número de teléfono.
- **Formaciones**: también por el título de sus lecciones; si coincide una lección, se abre la formación en ella. Los borradores, solo si puedes editarlos.
- **Elementos de trabajo**: también por la clave que tenían en otro proyecto, si se movieron.

## Los nombres de tu perfil de trabajo

Los grupos de Gestión de proyectos se llaman como en tu [perfil de trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/work-profile), y su segunda línea dice de dónde es cada uno: «Entregable · Meta Ads · Acme» (el entregable, su servicio y su cuenta), «Servicio · Acme» o, en Software, «ACME-12 · Sprint 14 · Web».

Si escribes la palabra exacta de tu perfil, el buscador se centra en ese tipo, siempre que esté en tu plan y puedas verlo:

- **Agencia**: «servicio», «cuenta» y «entregable», en singular o en plural.
- **Consultoría**: «encargo» y «fase»; «tarea» trae a la vez las del CRM y las de trabajo.
- **Proyectos y tareas**: «ciclo»; «tarea» trae a la vez las del CRM y las de trabajo.
- **Software**: «issue» y «sprint».

Para que no se confundan, los grupos que podrían llamarse igual llevan apellido: **Proyectos comerciales**, **Tareas del CRM**, **Informes del CRM** y **Campañas de correo**.

## Fichas terminadas e inactivas

Las oportunidades ganadas o perdidas, los proyectos completados y los clientes y contactos inactivos también aparecen, atenuados y con su estado a la derecha. Así el buscador nunca te dice que no existe algo que sí existe. Los leads convertidos o descartados no salen: su historia sigue en el cliente o la oportunidad, que sí aparecen.

## Las personas de tu organización

Las personas de tu equipo son fichas distintas de los contactos de tus clientes y de tus proveedores, y salen en su propio grupo, **Usuarios**. Adónde te lleva cada una depende de lo que puedas ver de ella:

- Con el permiso **Ver usuarios**, a su ficha de Ajustes › Usuarios, dentro de tu alcance. Las personas desactivadas salen marcadas y las archivadas no salen.
- Con RRHH en el plan y uno de los permisos de equipo de RRHH, a su [ficha de RRHH](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/team-today#la-ficha-de-la-persona), solo si la alcanzas. El resultado no dice nada de sus ausencias ni de sus fichajes.
- Si no, y puedes abrir conversaciones directas en el Chat, a una conversación con ella.

Quien no es de la plantilla, como la asesoría o un comercial externo, lleva su insignia en el resultado y en la vista previa.

## Solo ves lo que puedes abrir

El buscador no es una puerta trasera: cada resultado, cada dato de la vista previa y cada opción de «Ir a…» pasan por las mismas comprobaciones que la pantalla de su aplicativo, en el momento de buscar.

**Qué tiene que cumplir un resultado para aparecer**

1. **¿Está en tu plan?** (Plan): El aplicativo y, si hace falta, su capacidad. Si no: no aparece, igual que el aplicativo en el menú.
2. **¿Puedes ver ese tipo?** (Permiso): Por ejemplo, ver facturas. Si no: no sale aunque coincida con lo que escribes.
3. **¿Entra en tu alcance?** (Alcance): Todo, tu departamento, lo asignado o lo tuyo. Si no: queda fuera.
4. **Aparece** (Buscador): Con los datos que puedes ver, y nada más.

Cuando buscas el nombre de algo que tu empresa no tiene, el buscador no dice «nada»: te enseña un candado con el plan que lo incluye o, si es una función que aún no se ofrece, el rótulo **Próximamente**. Los importes de leads y oportunidades solo se ven si además puedes ver esos importes, y con **Ocultar importes** puesto se tapan todos.

Cuando una búsqueda encuentra datos personales de clientes, contactos o leads, queda constancia en el registro de auditoría, sin el texto que escribiste. El texto de tus búsquedas solo se guarda si el buscador aprende de lo que buscas, y entonces solo para ti: lo explica [Lo que el buscador aprende de ti](https://os.utilia.ai/docs/guides/search/learning).

## Siguiente paso

- [Gestionar tu equipo](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team): Roles, permisos y alcance de cada persona.
- [Buscador global por MCP](https://os.utilia.ai/docs/developers/mcp/search-and-notifications): La referencia técnica de la búsqueda para tu asistente de IA.