# Tareas recurrentes

Haz que una tarea se cree sola cada semana o cada mes en su proyecto, con sus asignados y su fecha límite, y sigue el historial de cada periodo.

Los servicios que se repiten, como el informe de cada mes o la revisión de anuncios de cada semana, no hace falta crearlos a mano cada vez. Una tarea recurrente se crea sola en su proyecto, con sus asignados y su fecha límite, al empezar cada semana o cada mes, aunque la anterior siga abierta. Cada repetición es una tarea normal del tablero y todas quedan en un historial por mes que dice cuáles se hicieron a tiempo. Para cargar de una vez las de un tipo de servicio, usa una [plantilla](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/project-templates).

## Los nombres según tu perfil

Esta guía usa los nombres del perfil **Proyectos y tareas**. En tu pantalla verás los del [perfil de trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/work-profile) de tu organización o del proyecto: en una agencia, la tarea es un **entregable** y el proyecto, una **cuenta**. La pestaña se llama **Recurrentes** en todos los perfiles; lo que cambia es lo de dentro:

| En tu pantalla | Software | Proyectos y tareas | Agencia | Consultoría |
| - | - | - | - | - |
| Título de la pestaña | Issues que se repiten | Tareas que se repiten | Entregables que se repiten | Tareas que se repiten |
| Botón para crear | Nueva issue recurrente | Nueva tarea recurrente | Nuevo entregable recurrente | Nueva tarea recurrente |
| Resumen diario | 3 issues nuevas para ti | 3 tareas nuevas para ti | 3 entregables nuevos para ti | 3 tareas nuevas para ti |

## Antes de empezar

- Para crear una tarea recurrente necesitas el permiso **Crear issues** (en la pantalla de permisos conserva ese nombre aunque tu perfil diga «tareas»). Para convertir en recurrente una tarea que ya existe, también **Editar issues** sobre esa tarea.
- Tienes que pertenecer al proyecto: ser su líder, miembro o de uno de sus departamentos. Si no, **Nueva tarea recurrente** y **Aplicar plantilla** no aparecen.
- Solo puedes asignar a miembros del proyecto, igual que en cualquier tarea.

## Dónde están

Entra en **Gestión de proyectos › Proyectos** (en Agencia, **Cuentas**), abre el proyecto y pulsa la pestaña **Recurrentes**, entre **Tareas** y **Documentación** (en Agencia, entre **Entregables** y **Documentación**). Bajo «Tareas que se repiten» ves cada una con su regla («Cada mes, el día 5»), cuándo vence la siguiente («Siguiente: 5 dic») y las caras de quien la recibe. Solo lo que se sale de lo normal lleva insignia: **En pausa** o **Ya no se repite**. Las que ya no se repiten quedan al final, recogidas en «Ya no se repiten», y cada fila abre su historial.

En el tablero y en la lista de tareas, las repeticiones llevan un icono junto al título y el filtro **Solo recurrentes** deja solo esas.

## Crear una tarea recurrente

1. **Abre el alta**

   En la pestaña **Recurrentes**, pulsa **Nueva tarea recurrente** (con teclado, también la tecla N). Se abre el formulario de alta de siempre, con **Más opciones** desplegado y **Repetición** en **Cada mes**. Desde el tablero también vale: pulsa **Crear** y elige la repetición en **Más opciones**.
2. **Escribe la tarea**

   Pon el título, los **Asignados**, las **Etiquetas**, la prioridad y la descripción, como en cualquier tarea. El título va sin el mes: se añade solo si lo eliges.
3. **Elige cada cuánto y qué día vence**

   En **Repetición**, elige **Cada semana**, **Cada 2 semanas**, **Cada mes**, **Cada 3 meses** u **Otra…**. Después elige el día en **Vence**: se abre un calendario con los días del mes, o con los de la semana, y **Último día del mes** debajo. En el móvil se abre como una hoja desde abajo.
4. **Revisa la vista previa y crea**

   Debajo ves la regla, la primera fecha límite con el día en que se crea y las tres siguientes. Si cuadra, pulsa **Crear tarea recurrente**.

Con **Repetición** puesta desaparecen **Fecha límite** (la pone la regla), el ciclo, la tarea padre y los tipos **Subtarea** y **Grupo de tareas** (la épica de Software), que no se repiten. Al crearla, el aviso dice cuándo vence la primera («Tarea recurrente creada. Primera fecha límite: 5 nov.») y **Ver** abre su historial. Con RRHH en el plan, el selector de asignados marca quién estará fuera el día de esa primera fecha límite.

## Qué puedes elegir

- **Cada cuánto.** Las cuatro opciones del selector cubren casi todo. **Otra…** abre **Frecuencia** (**Semanal** o **Mensual**) y **Cada**, de 1 a 12 semanas o meses.
- **Vence.** En las semanales, un día de la semana («Los viernes»). En las mensuales, del 1 al 30 («El día 5») o **Último día del mes** («El último día»). Si eliges el 29 o el 30, en los meses más cortos vence el último día.
- **Empieza** y **Termina (opcional)**. Sin fecha de inicio, empieza hoy; sin fecha de fin, se repite hasta que la pares.
- **Poner el mes en el título** (o **Poner la semana en el título** en las semanales). Viene encendido y se ve el ejemplo en vivo: «Informe mensual · noviembre 2026» o «Revisión de anuncios · semana del 2 nov». Así se distinguen en el tablero, en los avisos y en el historial.

## Cuándo aparece y cuándo vence

Cada repetición **vence el día que eliges** y **aparece al empezar su periodo**: el lunes de su semana o el día 1 de su mes. La primera, si la tarea empieza hoy o antes, se crea en el acto. Y cada una se crea en su fecha aunque la anterior siga sin terminar: no espera a que completes la de antes.

**Cuándo aparece y cuándo vence**

1. **26 oct**: La creas. La de noviembre aparece en el acto.
2. **5 nov**: Vence la de noviembre
3. **1 dic**: Aparece la de diciembre. Aunque la de noviembre siga abierta.
4. **5 dic**: Vence la de diciembre

_Una tarea «Cada mes, el día 5» creada el lunes 26 de octubre._

Más ejemplos, creando la tarea el lunes 26 de octubre:

| Regla | La primera | Las siguientes |
| - | - | - |
| Cada mes, el día 5 | Se crea ese día y vence el 5 nov | Aparece el 1 dic y vence el 5 dic, y así cada mes |
| Cada mes, el último día | Se crea ese día y vence el 31 oct | Aparece el 1 nov y vence el 30 nov |
| Cada semana, los viernes | Se crea ese día y vence el viernes 30 oct | Aparece el lunes 2 nov y vence el viernes 6 nov |
| Cada 3 meses, el día 10 | Se crea ese día y vence el 10 nov | Aparece el 1 feb y vence el 10 feb |

Tres casos que conviene saber:

- **Sin margen.** Si vence el lunes o el día 1, se crea el mismo día que vence. La vista previa lo avisa: «No dará margen: se crea el mismo día que vence.»
- **Con fecha de inicio futura**, la primera también espera a que empiece su periodo.
- **Con fecha de inicio pasada**, no se rellenan las semanas o los meses que ya pasaron: solo se crean las que vencieron hace siete días o menos y la que ya toque.

Las repeticiones se crean en una pasada que se hace cada hora, así que la del día 1 puede tardar hasta una hora en aparecer.

## Qué copia cada repetición

Cada repetición copia el título (con el mes o la semana, si lo elegiste), la descripción, el tipo, la prioridad, las etiquetas y los asignados; en el perfil Software, también los puntos de historia y la estimación. Siempre nace en **Por hacer**, sin ciclo y con su fecha límite.

Después es una tarea como las demás: admite comentarios, adjuntos, [horas](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/billable-hours), cambios de estado y el vínculo con un ticket de soporte, y aparece en el [calendario](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/overview) por su fecha límite desde el momento en que se crea (las futuras no se ven antes). Si cambias algo de una repetición concreta, como su fecha o su título, solo cambia esa: el formulario lo recuerda con «Este cambio solo afecta a esta tarea. Para las siguientes, cambia la repetición.»

Lo que se crea solo no suma puntos de creación en [Gamificación](https://os.utilia.ai/docs/guides/gamification/overview); completarlo, sí.

## Repetir una tarea que ya existe

Si la tarea ya está creada, conviértela en recurrente desde su ficha. En **Detalles**, la fila **Repetición** dice **No se repite** y ofrece **Repetir…**.

1. **Pulsa Repetir…**

   El diálogo explica que esa tarea cuenta como la de este periodo y que las siguientes se crearán solas en su fecha.
2. **Elige la regla**

   Cada cuánto, qué día vence y, si quieres, **Termina (opcional)**. No hay fecha de inicio: empieza la propia tarea. La vista previa enseña la **Siguiente fecha límite**.
3. **Decide el título**

   Con **Poner el mes en el título** encendido, marca también **Poner también el mes en este título** para que el historial no mezcle títulos con y sin mes. Si no lo marcas, la tarea abierta conserva su título.
4. **Confirma**

   Pulsa **Repetir**. El aviso resume la regla y cuándo se crea la siguiente.

La tarea pasa a ser la repetición de su periodo según su fecha límite (o de hoy, si no tiene) y su fecha no cambia. La siguiente es la del periodo siguiente, o la primera que aún no ha vencido si la fecha de la tarea ya quedó atrás. **Repetir…** no aparece en subtareas, en grupos de tareas ni en una tarea que ya se repite; y si no tienes permiso para repetirla, la fila no se muestra.

Desde entonces, esa fila enseña la regla, cuándo se crea la siguiente, **Ver historial** y **Cambiar**.

## El historial de cada mes

Pulsa la fila en la pestaña **Recurrentes**, o **Ver historial** en la ficha de una de sus tareas. Arriba están las cifras:

- **A tiempo**: cuántas se hicieron a tiempo de las ya terminadas («8 de 9»). Las que siguen abiertas no cuentan aquí, porque aún no han tenido ocasión de llegar a tiempo: van aparte.
- **Pendientes** y **Fuera de plazo**, si las hay.
- **Ritmo**: una tira con las últimas doce, de la más antigua a la más reciente, con el mes debajo de cada una y una leyenda con cuántas fueron a tiempo, con retraso, fuera de plazo o siguen pendientes. Al pasar el ratón o tocar una, la leyenda dice cuál es.

Arriba, junto a la regla, **Siguientes** dice en una línea cuándo vencen las tres próximas. Debajo, **Historial** las lista en una sola lista, de la más reciente a la más antigua, con su periodo delante (el mes o la semana); en las semanales, el mes va como rótulo dentro de la lista. Cada una dice cómo fue:

- **a tiempo**: se completó antes de que acabara su día límite;
- **con retraso**: se completó, pero después;
- **fuera de plazo**: sigue sin completar y su día límite ya pasó;
- **pendiente**: sigue sin completar y aún está en plazo.

Una cancelada enseña su estado. Cuenta la fecha límite que tenga la tarea en cada momento: si alguien la mueve, se juzga con la nueva. Las cifras y la lista solo cuentan las repeticiones que tú puedes ver, y cada fila abre su tarea con la vuelta a este historial.

## Cambiar, pausar o dejar de repetir

Las acciones están en el menú de cada fila de la pestaña y en el propio historial:

- **Cambiar repetición**: el título, los asignados, la prioridad, el tipo, las etiquetas, la descripción y la regla; en el perfil Software, también los puntos de historia y la estimación. Vale para las siguientes, nunca para las ya creadas, y el diálogo dice desde cuándo: «Los cambios valen desde el 1 dic. Las tareas ya creadas no cambian.» Si la de este periodo ya existe, el cambio empieza en el siguiente; nunca se crean dos en el mismo periodo. Cuando ya ha creado alguna, **Empieza** no se puede cambiar.
- **Pausar**: no se crea ninguna hasta que la reanudes.
- **Reanudar**: sigue con la siguiente fecha que aún no ha pasado y, si ya le tocaba aparecer, se crea en el acto. Las que tocaban durante la pausa no se crean. Si su fecha de fin ya pasó, **Reanudar** no aparece: alárgala antes en **Cambiar repetición**.
- **Dejar de repetir**: no se crean más; las ya creadas se quedan con su historial. Si no tiene fecha de fin, o aún no ha pasado, **Volver a repetir** la pone en marcha otra vez; si ya pasó, alárgala antes en **Cambiar repetición**.
- **Eliminar**: solo aparece mientras no ha creado ninguna, para corregir un alta equivocada. Con historial no se puede eliminar, porque ese historial es lo que se entregó cada mes: usa **Dejar de repetir**.

**Estados de una tarea recurrente**

1. **Se repite**. Crea cada repetición en su fecha.
2. **En pausa**. Se llega desde Se repite cuando: Pausar, o el proyecto deja de estar activo. No crea ninguna mientras tanto.
3. **Ya no se repite**. Se llega desde En pausa cuando: Dejar de repetir. No crea más y conserva el historial.

Otras transiciones:

- En pausa → Se repite: Reanudar, o vuelve sola si la pausó el proyecto.
- Se repite → Ya no se repite: Dejar de repetir, o llega su fecha de fin.
- Ya no se repite → Se repite: Volver a repetir, si no tiene fecha de fin o aún no ha pasado.

_La pausa que pone el proyecto se quita sola al reactivarlo; la tuya, no._

## Si el proyecto se detiene

Una tarea recurrente sigue al proyecto. Si archivas el proyecto (**Archivar proyecto**, en su menú de opciones) o cambias su estado a **En pausa**, **Completado**, **Cancelado** o **Archivado**, sus tareas recurrentes se ponen en pausa en el acto, con la insignia «En pausa: el proyecto no está activo». Cuando vuelve a estar activo se reanudan solas desde ese día y se crea la que ya toque; las de los periodos en que estuvo parado no se recuperan. Un proyecto en **Planificación** sí crea sus repeticiones.

Las que pausaste tú no vuelven solas al reactivar el proyecto. Y si reanudas una mientras el proyecto sigue parado, se queda en pausa y te lo dice: volverá sola cuando el proyecto se active.

## Si alguien deja el proyecto

- **Si un asignado deja de ser miembro del proyecto** o su cuenta ya no está activa, las siguientes repeticiones no se le asignan. Si no queda ningún asignado, la tarea va al líder del proyecto, si su cuenta está activa, o queda sin asignar. La fila avisa con «Algún asignado ya no está en el proyecto»: corrígelo en **Cambiar repetición**, donde esa persona aparece marcada.
- **Si la persona deja la empresa**, al desactivarla o archivarla el [traspaso de trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team#desactivar-archivar-y-reactivar) pregunta «¿Quién recibe sus tareas recurrentes?». Quien las recibe ocupa su sitio entre los asignados, pasa a figurar como autor de las que creó y se le añade al proyecto si no era miembro.
- **Si ya no queda nadie activo que firme las repeticiones** (ni quien la creó, ni el líder del proyecto, ni quien creó el proyecto), la tarea se pone «En pausa: quien creó la repetición ya no está». Al reanudarla, pasas a figurar tú.

## Avisos y archivado

- **Un aviso al día, no uno por tarea.** A partir de las 8:00 de tu organización recibes un único aviso con lo que se ha creado solo para ti, por ejemplo «3 tareas nuevas para ti», con hasta cinco títulos y su proyecto. **Ver mis tareas** abre la lista de tareas con lo tuyo y **Solo recurrentes** puesto. Lo que se crea sin asignar le llega al líder del proyecto, y en su aviso la lista no se filtra por persona, para que lo vea.
- **En el momento.** Cuando alguien crea una tarea recurrente, usa **Repetir…** o aplica una plantilla, los asignados reciben el aviso en ese momento; quien lo hace, no. Si la plantilla trae tareas de una vez, la lista se abre sin **Solo recurrentes**, para que también se vean.
- **Sin falsas alarmas.** El aviso **Próximo a vencer** no salta con una repetición creada hace menos de 24 horas.
- **Dónde se ajusta.** Estos avisos van con **Asignaciones**, en la fila de Gestión de proyectos de [Mi perfil › Avisos](https://os.utilia.ai/dashboard/profile?tab=notifications). Lo explica [Avisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/notifications/overview#elegir-qué-avisos-recibes).

Las repeticiones completadas o canceladas hace más de 30 días se archivan solas, aunque tu organización no tenga activado el archivado automático: con decenas de proyectos, el tablero se llenaría. Siguen en el historial, marcadas como archivadas, y en la lista de tareas con el filtro **Archivados**.

## Quién puede hacer qué

Las tareas recurrentes usan los mismos permisos que el resto de tareas, con su alcance: las que creaste y en las que estás entre los asignados las ves siempre, y con alcance Departamento, además, las de los proyectos de tu departamento y de los proyectos en los que eres miembro.

**Quién trabaja con las tareas recurrentes**

| Acción | Super Administrador | Gerente | Asistente | Visualizador |
| - | - | - | - | - |
| Ver la pestaña Recurrentes y el historial (Ver issues) | Todo | Departamento | Departamento | Departamento |
| Crear una tarea recurrente (Crear issues) | Todo | Departamento | No | No |
| Repetir una tarea que ya existe (Crear issues y Editar issues sobre esa tarea) | Todo | Departamento | No | No |
| Cambiar, pausar, reanudar o dejar de repetir (Editar issues) | Todo | Departamento | Asignados | No |
| Eliminar una que aún no ha creado ninguna (Eliminar issues) | Todo | Departamento | No | No |

Alcances:

- **Todo**: Acceso total a todos los recursos.
- **Departamento**: Solo recursos de tu departamento.
- **Asignados**: Solo recursos asignados a ti.

_Valores de fábrica. Vendedor solo ve las que crea o le asignan y Comercial Externo no entra en Gestión de proyectos._

## Lo que no hace

- **No salta fines de semana ni festivos.** Si el día elegido cae en sábado, vence el sábado. Si necesitas un día laborable fijo, usa una regla semanal.
- **No entiende «el primer lunes del mes».** Las mensuales van por día del mes; las semanales, por día de la semana.
- **No crea por adelantado** las de los meses siguientes, ni en el tablero ni en el calendario.

Todo esto también se lo puedes pedir a tu asistente de IA: mira [Con tu asistente de IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/project-templates#con-tu-asistente-de-ia).

## Si algo falla

- **No veo la pestaña Recurrentes.** Hace falta **Ver issues**.
- **No me aparece Repetir… en una tarea.** Es una subtarea o un grupo de tareas, ya se repite o te falta **Crear issues** o **Editar issues** sobre ella.
- **La de este mes no ha aparecido.** Mira la fila: si dice **En pausa**, reanúdala (o activa el proyecto, si la insignia dice que no está activo); si dice «Siguiente:» con una fecha de un periodo que aún no ha empezado, todavía no le toca: aparece el lunes de su semana o el día 1 de su mes. Recién empezado el periodo, puede tardar hasta una hora.
- **Salen sin asignar.** Sus asignados ya no están en el proyecto y no hay líder activo. Pon los nuevos en **Cambiar repetición**.
- **No me deja eliminarla.** Ya ha creado alguna: usa **Dejar de repetir**, que conserva el historial.
- **No aparece Reanudar ni Volver a repetir.** Su fecha de fin ya ha pasado. Cambia **Termina (opcional)** en **Cambiar repetición** (también está en las que están en pausa y en las que ya no se repiten) y la opción vuelve a aparecer.

## Siguiente paso

- [Avisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/notifications/overview): Elige por qué canal te llega el resumen diario de lo que se ha creado para ti.
- [Calendario](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/overview): Las repeticiones aparecen en tu agenda por su fecha límite.