# Almacenamiento de tu empresa Cuánto ocupan tus archivos y grabaciones, qué pasa al llenarse y cómo comprar, pedir o dar de baja almacenamiento adicional. Todo lo que guarda tu empresa en UTILIA OS gasta del mismo almacenamiento: los archivos que subís y las grabaciones de reuniones y llamadas, con su audio y sus transcripciones. Tu plan incluye una cantidad y, si se queda corta, compras más sin salir de lo que estás haciendo, también en mitad de una reunión. Al llenarse no se pierde nada: solo deja de entrar lo nuevo. ## Cuánto tienes ocupado Lo ves en [Ajustes › Uso](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/usage), con el permiso «Ver organización»: lo que usas frente a lo que tienes («42 GB de 50 GB») y, cuando toca, el rótulo **Casi lleno** o **Lleno**. Lo que tienes es lo que incluye tu plan más lo que hayas comprado. Si hay grabaciones, el medidor las separa en **Grabaciones y transcripciones** y **Archivos y el resto**. Sirve para entender la cifra, porque el audio de una transcripción ocupa y no se ve en Archivos. - **Gastan almacenamiento:** los archivos, el vídeo de las reuniones de [Meet](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/recording), el vídeo y el audio de las [llamadas del chat](https://os.utilia.ai/docs/guides/chat/call-recording), el audio de [Call Copilot](https://os.utilia.ai/docs/guides/call-copilot/overview) y los documentos de las transcripciones. - **No lo gasta:** lo que está en [Eliminados recientemente](https://os.utilia.ai/docs/guides/files/recently-deleted). - **Para hacerte una idea:** una hora de vídeo ocupa unos 1,4 GB. ## Qué pasa al llenarse **Estados del almacenamiento** 1. **Con espacio**. No se avisa de nada. 2. **Casi lleno**. Se llega desde Con espacio cuando: Llega al 80 %. Se avisa, y todo sigue funcionando. 3. **Lleno**. Se llega desde Casi lleno cuando: Llega al 100 %. No se sube nada ni se empieza a grabar o transcribir. Otras transiciones: - Lleno → Con espacio: Compras almacenamiento o liberas espacio. - Casi lleno → Con espacio: Compras almacenamiento o liberas espacio. Con el almacenamiento lleno no se pueden subir archivos ni empezar a grabar o transcribir una reunión o una llamada. **Lo que ya se está grabando nunca se corta**: termina con normalidad y se guarda, aunque pase del límite. Tampoco se borra nunca nada por estar lleno. Te enteras por varios sitios, según lo que puedas hacer: - **La barra de arriba**, si tienes «Editar organización»: «Queda poco almacenamiento», que puedes apartar y vuelve en tu siguiente sesión, o «Te has quedado sin espacio», que no se aparta. - **La campana y un correo**, a quienes tienen «Editar organización» y a la dirección de facturación: uno al pasar del 80 % y otro al llenarse. - **Archivos**, desde el 80 %, con una línea discreta para quien puede ver el uso. - **La hoja de grabar**, para quien va a empezar: «Queda poco almacenamiento en tu empresa.», sin cifras, porque quien graba puede no tener permiso para verlas. ## Qué puedes hacer sin espacio **¿Qué puedes hacer sin espacio?** ¿Tienes el permiso «Editar organización»? - Sí: ¿Estás en la aplicación del móvil? - No: **Comprar almacenamiento**. Se abre la compra encima de lo que estés haciendo. - Sí: **Ver mi uso**. En la aplicación consultas lo que ocupa y liberas espacio, pero no se compra. - No: **Pedir más almacenamiento**. Se lo pides a quien puede comprarlo, sin salir de donde estás. _Liberar espacio, borrando lo que ya no necesites, vale siempre._ ## Comprar almacenamiento adicional Necesitas «Editar organización». En la aplicación del móvil no se compra. **Almacenamiento adicional** - Precio: 0,20 € por GB al mes. Con el plan anual, 2,40 € por GB al año. - Compra mínima: 10 GB - Máximo por compra: 1.000 GB. Puedes comprar varias veces. 1. **Pulsa «Comprar almacenamiento»** Cuando queda poco sale en la barra de arriba, en **Uso** y en **Archivos**, y al chocar con el límite, en **Subidas** y en el aviso «Te has quedado sin espacio». En cualquier momento lo tienes en [Mi plan](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/my-plan), en **Añade lo que te falte**: **Almacenamiento adicional** y **Añadir**. 2. **Elige la cantidad** **Cantidad en GB** llega con lo que te falta, sin redondear de más. Los botones van de 10 en 10, y en el campo vale cualquier número entero entre 10 y 1.000. Debajo ves tu almacenamiento de antes y el de después. 3. **Revisa lo que pagas y confirma** Si te faltan los datos de facturación o la tarjeta, se te piden ahí mismo. Si tu banco quiere verificar el pago, también se hace ahí, y hasta entonces no se cobra nada. Nada de esto te saca de donde estabas. En una reunión o una llamada, la compra se abre encima de la sala, y lo que estaba frenado sigue solo: la subida o la grabación que querías empezar. **Lo que pagas por lo comprado** ### Hoy (La parte proporcional) Lo que queda del periodo que ya has pagado. Con 50 GB (10,00 € al mes) y medio mes por delante, unos 5,00 € más impuestos. ### Desde la renovación (La cuota completa) Se cobra entero con tu plan, en cada renovación, hasta que lo des de baja. Si lo de hoy, impuestos incluidos, no llega al importe mínimo de cobro (0,50 €), el almacenamiento se activa sin cobrar nada y lo pagas desde la renovación: «Hoy no se cobra nada, porque lo que queda de periodo no llega al importe mínimo de cobro.». Durante la prueba tampoco se cobra hoy: se suma a tu cuota y lo pagas con tu primer cobro. Mientras tengas un cobro pendiente de tu suscripción no se puede comprar: págalo antes con **Pagar ahora** en [Mi plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/my-plan#si-un-cobro-falla). ## Pedir más almacenamiento Si no tienes «Editar organización», cuando el almacenamiento pasa del 80 % verás **Pedir más almacenamiento** en el aviso de «sin espacio», en **Subidas** y en **Uso**, también en el móvil, porque pedir no es comprar. El botón se convierte en su resultado, en su sitio. Quien puede comprarlo recibe el aviso y lo ve en [Mi plan](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/my-plan), en **Peticiones de tu equipo**: una fila **Almacenamiento** con quién lo pide y cuánto se usa, con **Comprar almacenamiento** y **Ahora no**. Cuando el almacenamiento vuelve a estar por debajo del 80 %, porque se ha comprado o porque se ha liberado espacio, la petición se cierra sola y te llega «Tu empresa vuelve a tener espacio». El resto funciona como cualquier petición: lo explica [Pedir que se amplíe el plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/request-upgrade). ## Dar de baja lo comprado En [Mi plan](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/my-plan), en **Lo que tienes añadido**, cada compra tiene **Dar de baja**, con las mismas reglas que [cualquier complemento](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/my-plan#dar-de-baja-un-complemento): se va al final del periodo que ya has pagado, sin reembolso, y mientras tanto puedes pulsar **Mantener complemento**. **No se puede dar de baja lo que está ocupado.** Si lo que tienes guardado no cabe en lo que te quedaría, la ventana dice «Todavía no se puede: ese almacenamiento está ocupado.» y cuánto hay que liberar antes, por ejemplo: «Tienes ocupados 340 GB y sin estos 100 GB de almacenamiento adicional te quedarían 250 GB. Libera antes 90 GB o mantén el complemento. No se ha borrado ni cambiado nada.». Desde que programas una baja, lo que frena subir, grabar y transcribir ya es lo que te quedará. Así, nadie llena un espacio que está a punto de irse. Si te topas con eso, **Mantener complemento** lo devuelve al momento. ## Al cambiar de plan - **Al subir**, se suelta solo lo que el plan nuevo ya cubre y dejas de pagarlo. Tu almacenamiento no baja: lo explica [Almacenamiento que el plan nuevo ya cubre](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#almacenamiento-que-el-plan-nuevo-ya-cubre). - **Al bajar**, se cuenta el plan nuevo más lo comprado que sigue. Si lo que tienes no cabe, primero liberas espacio o compras lo que falta: lo explica [Bajar de plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#bajar-de-plan). - **Desde que programas la bajada**, ya no puedes pasar de lo que tendrás. Por eso, con una bajada programada, «Uso» enseña esa cifra y no la de tu plan de hoy. Si necesitas más, **Anular la bajada** te devuelve tu plan al momento. ## Si algo falla - **No ves «Comprar almacenamiento».** Te falta «Editar organización» o estás en la aplicación del móvil. Sin el permiso, tienes **Pedir más almacenamiento**. - **No ves «Pedir más almacenamiento».** Solo aparece con el almacenamiento al 80 % o más. Si ya lo has pedido, en su lugar ves tu petición. - **«Tu empresa todavía tiene espacio: no hace falta pedir más.»** Mientras tanto se ha comprado o se ha liberado espacio. - **«No hemos encontrado a nadie en tu empresa que pueda ampliar el almacenamiento.»** Nadie tiene «Editar organización». Revisa quién debería tenerlo en [Gestionar el equipo](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team). - **«La compra mínima de almacenamiento es de 10 GB.»** Sube la cantidad: el mínimo vale para cada compra. - **«Has ocupado los… GB que te quedarán».** Tienes una baja de almacenamiento programada. Pulsa **Mantener complemento** en Mi plan o libera espacio. - **Has borrado archivos y sigue diciendo que está lleno.** Mira el desglose de **Uso**: lo que más ocupa suelen ser las grabaciones. Lo que está en Eliminados recientemente ya no cuenta. ## Siguiente paso - [Grabar y transcribir una reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/recording): Qué gasta cada opción, dónde queda el vídeo y cómo se compra sin salir de la sala. - [Grabar y transcribir una llamada](https://os.utilia.ai/docs/guides/chat/call-recording): El vídeo y la transcripción de las llamadas del chat, y lo que pasa si no hay espacio.