# Emitir tu factura a UTILIA Los datos y las menciones de tu factura según tu situación fiscal, la rectificativa cuando hay ajustes, y cómo subirla o emitirla desde tu UTILIA OS. Cuando confirmas una liquidación, nos emites una factura por sus comisiones. La factura es tuya: la expides tú, con tu programa de facturación o desde la Facturación de tu empresa en UTILIA OS, y la subes al panel. El panel te da los datos y los importes exactos, que tienen que coincidir con los de tu factura. ## Los datos de tu factura En la liquidación confirmada, **Datos para tu factura** te da todo, listo para copiar uno a uno o con **Copiar todo**: - **Destinatario**: UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN., con su **NIF** (F75452102) y su **Domicilio** en Las Palmas de Gran Canaria. - **Concepto**: «Comisiones del Programa de colaboradores de UTILIA OS», con la referencia y el trimestre de la liquidación. Por ejemplo: «Comisiones del Programa de colaboradores de UTILIA OS: liquidación COL-2026-T3-0001, 3.er trimestre de 2026». - **Base imponible**, el impuesto que corresponda, la retención si la llevas y el **Total de la factura**. - **Mención del impuesto** y **Mención de la retención**, cuando tu situación las pide, cada una escrita tal como tiene que figurar en la factura. Si la liquidación pide dos documentos, una factura y una rectificativa, cada uno sale con sus propios datos y su botón **Copiar todo de la factura** o **Copiar todo de la rectificativa**. Si pones en la factura una cuenta bancaria, tiene que ser la que tienes verificada en el panel. ## Qué impuesto lleva UTILIA está en Canarias y tu servicio se presta allí, así que el impuesto depende de dónde tienes tu domicilio fiscal. Tú lo declaras en tus datos fiscales y el panel calcula tu factura con él: **¿Qué impuesto lleva tu factura?** ¿Dónde está tu domicilio fiscal? - Canarias: ¿Eres persona física en el régimen especial del pequeño empresario o profesional del IGIC? - Sí: **Exenta de IGIC**. Sin IGIC y con la expresión «exención franquicia fiscal». - No: **IGIC al tipo general**. Sumas el IGIC al tipo general vigente. - Península o Baleares: **Sin IVA ni IGIC**. La operación no está sujeta al IVA y el IGIC lo declara UTILIA. Lleva dos menciones. _La retención del IRPF va aparte: la llevan todas las personas físicas._ Desde la Península o Baleares, la **Mención del impuesto** son dos frases: «Operación no sujeta al IVA: servicio prestado a un empresario establecido en Canarias (artículo 69.Uno.1.º de la Ley 37/1992)» e «Inversión del sujeto pasivo: el IGIC lo declara el destinatario (artículo 19.1.2.º a) de la Ley 20/1991)». El panel te las da escritas. ## La retención del IRPF - **Si eres persona física (autónomo)**, tus comisiones llevan retención sea cual sea tu epígrafe: el **15 %**, o el **7 %** si empezaste una actividad profesional este año o en uno de los dos anteriores y no la ejercías el año anterior a ese inicio. Para el 7 % tienes que firmar en el panel la comunicación de inicio de actividad. - **Si eres una sociedad**, no lleva retención. La **Mención de la retención** es «Retención del IRPF: 15 %» o «Retención del IRPF: 7 % (inicio de actividad, artículo 95.1 del Reglamento del IRPF)». El tipo se calcula con la fecha de tu factura. Si te pagamos en un año en el que te corresponde otro tipo, el pago se hace con el de la fecha del pago y tienes que rectificar tu factura. UTILIA ingresa las retenciones, las declara y cada enero te deja el [certificado de retenciones](https://os.utilia.ai/docs/guides/partners/settlements#certificados-de-retenciones) del año anterior. ## Ejemplos con 1.000 € de base | Tu situación | Impuesto | Retención | Total a cobrar | | - | - | - | - | | Persona física en Canarias, régimen general del IGIC, retención del 15 % | IGIC (7 %): 70,00 € | 150,00 € | 920,00 € | | Persona física en Canarias, pequeño empresario, retención del 7 % | Exención franquicia fiscal | 70,00 € | 930,00 € | | Persona física en la Península, retención del 15 % | No sujeta al IVA e inversión del sujeto pasivo | 150,00 € | 850,00 € | | Sociedad en la Península | No sujeta al IVA e inversión del sujeto pasivo | Sin retención | 1.000,00 € | El primer ejemplo usa el tipo general del IGIC del 7 %; el panel aplica siempre el vigente. ## Dos formas de hacerla llegar **Subir el PDF o emitirla desde tu UTILIA OS** ### Subir el PDF (Con cualquier programa) Emites la factura en tu programa de facturación con los datos del panel y subes el PDF con su número y su fecha. Vale para la factura y para la rectificativa. ### Emitir desde mi UTILIA OS (Con tu empresa vinculada) Un botón crea el borrador en la Facturación de tu empresa, con UTILIA como cliente. Lo emites allí y llega solo a la liquidación. ### Subir tu factura 1. **Pulsa Subir la factura** Está en **Tus facturas**, en la liquidación confirmada. 2. **Elige el PDF** En **La factura en PDF**, arrástralo o pulsa **Elegir PDF**. Tiene que ser un PDF de hasta 10 MB. 3. **Escribe el número y la fecha** El **Número de la factura**, tal cual lo lleva, y la **Fecha de la factura**, que no puede ser posterior a hoy. Pulsa **Subir**. La liquidación pasa a **Factura en revisión**. UTILIA lee tu factura de forma automática y una persona del equipo la revisa antes de aprobarla. La lectura comprueba: - que tu NIF figura como **emisor** y el de UTILIA como **destinatario**; - la **base**, exacta; el **impuesto** y la **retención**, con un céntimo de margen cada uno por redondeo; y el **total**, con la suma de esos dos márgenes; - la **cuenta bancaria**, si la pones: tiene que ser la verificada, y si no lo es, la factura se devuelve sola. Si el PDF no se puede leer, por ejemplo porque es un escaneado, la revisa a mano una persona del equipo. Si la aprueba, te avisamos («Hemos aprobado tu factura») y empieza a contar el plazo de pago. Si te la devuelve, te dice el motivo («Te hemos devuelto la factura»): corrígela y pulsa **Subir la corregida**. ### Emitirla desde tu UTILIA OS Si tu empresa usa UTILIA OS, puedes emitir la factura desde su Facturación con **Emitir desde mi UTILIA OS**. Se ofrece cuando se cumplen las cuatro cosas: - tu empresa está vinculada a tu cuenta de colaborador con el uso **Emitir desde su Facturación la factura de cada liquidación** (lo explica [Tu cuenta de colaborador](https://os.utilia.ai/docs/guides/partners/account#tu-empresa-en-utilia-os)); - el NIF de tu empresa es el mismo que el de tus datos fiscales; - el plan de tu empresa incluye Finanzas, con su Facturación; - la persona que aprobó el vínculo puede crear facturas en tu empresa. Al pulsarlo se crea un **borrador** en la Facturación de tu empresa, con UTILIA como cliente (si no lo tenías, se da de alta), una sola línea por la base de la liquidación, la retención y las menciones que correspondan. La liquidación te dice «Ya tienes el borrador en tu Facturación: revísalo y emítelo allí.», con **Abrir el borrador**. Si vuelves más tarde, **Abrir el borrador** te lleva al mismo: no se crea otro. Revísalo y emítelo allí: en cuanto lo emites, la factura llega sola a la liquidación. Si no se puede, la liquidación te dice por qué y qué hacer: vincular tu empresa, darle ese uso en Cuenta, o subir el PDF. Si lo que falta es la Facturación en el plan de tu empresa, te dice qué plan la incluye, con **Ver planes**. La rectificativa no se emite desde aquí: se sube en PDF. ## Si anulas tu factura Una factura emitida desde tu UTILIA OS sigue siendo tuya: si después la anulas o la rectificas en tu empresa, ya no vale para cobrar esa liquidación. Lo que pasa depende de en qué punto está el pago: **¿Qué pasa si anulas tu factura en tu UTILIA OS?** ¿En qué punto está el pago de esa liquidación? - Aún sin pagar: **Factura retirada**. Emite otra o pulsa Subir otra factura. Si la emites desde tu UTILIA OS, se crea un borrador nuevo. - Pago en curso: **Pago detenido**. Detenemos el pago hasta revisarlo contigo. Te escribimos. - Ya pagada: **Pagada, en revisión**. La revisamos y te escribimos si hace falta algo. _Lo mismo vale si la rectificas: la factura que llegó a la liquidación deja de valer._ En **Tus facturas**, la que anulaste sale como **Retirada**. Si tienes dudas, escríbenos desde **Ayuda**. ## Si hay ajustes: la factura rectificativa Si una comisión que ya habías facturado se reduce o se anula (por ejemplo, porque a una empresa se le devolvió un pago), ese importe no se descuenta en tu factura de las comisiones nuevas. Se documenta con una **factura rectificativa** de la factura o las facturas en que lo incluiste. Por eso una liquidación puede pedirte dos documentos, cada uno con sus datos: - la **Factura** por las comisiones nuevas; y - la **Factura rectificativa** por los ajustes, que cita las facturas que rectifica («Rectifica la factura …»). Si la liquidación solo tiene ajustes, solo pide esta. La rectificativa lleva la mención «factura rectificativa», va en una serie propia de rectificativas, identifica las facturas que rectifica, explica el motivo (la reducción de comisiones ya facturadas por las devoluciones recogidas en la liquidación) y lleva en negativo la base, el impuesto y la retención. El panel te da su concepto ya escrito. Su importe se descuenta del pago de esa liquidación y, si no alcanza, de los siguientes. Si ya no van a devengarse más comisiones a tu favor, UTILIA te reclama el saldo con esa rectificativa y tienes 30 días para devolverlo. ## Lo que te toca como empresario Cumplir las obligaciones de tu propio sistema de facturación es cosa tuya, también si emites desde UTILIA OS: UTILIA OS no te asesora en lo fiscal. UTILIA acepta tus facturas en PDF por el panel, y conserva su propia copia de cada factura que aprueba. Ante cualquier duda sobre tu situación, consúltala con tu asesoría. ## Si algo falla - **Te hemos devuelto la factura.** El motivo está en **Tus facturas**. Corrígela según la normativa de facturación y súbela otra vez con **Subir la corregida**. - **Los importes no coinciden.** Copia los de **Datos para tu factura**: la base tiene que ser exacta, y el impuesto, la retención y el total solo admiten el céntimo de redondeo. - **Me la han devuelto por la cuenta bancaria.** La cuenta que figura en la factura no es la verificada en el panel. Quítala o pon la verificada. - **«Tiene que ser un PDF».** Exporta la factura a PDF desde tu programa; una foto o un documento de texto no valen. - **«No puedes emitirla desde tu empresa de UTILIA OS porque su NIF no es el de tu cuenta de colaborador».** Sube el PDF de tu factura, o corrige tus datos fiscales si los escribiste mal. - **«En tu empresa de UTILIA OS no puedes crear facturas».** Pídeselo a quien administra tu empresa, o sube el PDF. - **Mis datos fiscales han cambiado.** Cámbialos en Cuenta antes de emitir: la liquidación se vuelve a preparar con ellos y tendrás que confirmarla otra vez. ## Siguiente paso - [Crear una factura en Finanzas](https://os.utilia.ai/docs/guides/finance/invoicing): Si emites desde la Facturación de tu empresa: el borrador, la emisión y el PDF.