# Leer y buscar en una transcripción Lee lo que se dijo en una reunión, busca una palabra, quédate con lo que dijo una persona, escúchalo desde cualquier frase y envíaselo a tus contactos. Si la reunión se celebró con la transcripción activada, al terminar Meet convierte en texto todo lo que se dijo, con quién lo dijo y cuándo, y te avisa cuando está lista. La lees en su propia pantalla, donde puedes buscar, quedarte con lo que dijo una persona y escucharlo desde cualquier frase; encima, la IA deja un [resumen y el siguiente paso](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary). Si la reunión está vinculada con una ficha del [CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link), la transcripción se añade también a su interacción. ## Antes de empezar - **Para leerla**, el permiso «Ver reuniones» y poder abrir su reunión: solo la ven quienes pueden abrir la reunión. - **Para escucharla**, «Ver grabaciones». - **Para cambiar el nombre de quien habla**, ser quien organiza, anfitrión o coanfitrión, con «Editar reuniones». - **Para eliminarla**, ser quien organiza, con «Eliminar reuniones». La transcripción se deja puesta al programar la reunión, con **Transcribir con IA**, o se activa dentro de la sala, con **Activar transcripción IA**. Lo explican [Programar una reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/schedule#transcribir-desde-el-principio) y [Entrar en una reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/join#grabar-y-transcribir). ## Dónde está En **Meet › Anteriores**, la reunión que tiene transcripción lleva el botón **Transcripción**, que la abre directamente. Con **Con transcripción** te quedas solo con esas. También la abres desde **Después de la reunión**, en la ficha de la reunión, y desde el aviso que te llega cuando está lista. Eliminar una reunión no borra su transcripción ni su resumen. En **Mías**, al final de **Con transcripción**, el grupo **Reuniones eliminadas** las reúne, y cada fila abre su transcripción, porque la ficha de la reunión ya no existe. ## Estados de una transcripción **Estados de una transcripción** 1. **En espera para transcribir** (`PENDING`). Espera la grabación al terminar la reunión. - **En pausa: bolsa de IA agotada** (`FAILED`). Se llega desde En espera para transcribir cuando: Tu empresa gastó la bolsa de IA del ciclo 2. **Transcribiendo** (`PROCESSING`). Se llega desde En espera para transcribir cuando: Empieza a procesarse - **No se pudo transcribir** (`FAILED`). Se llega desde Transcribiendo cuando: Falla el proceso 3. **Lista** (`COMPLETED`, estado final). Se llega desde Transcribiendo cuando: El texto está listo Otras transiciones: - No se pudo transcribir → En espera para transcribir: Reintentar. - En pausa: bolsa de IA agotada → En espera para transcribir: Reintentar, cuando vuelve a haber IA disponible. _Te llega un aviso cuando está lista y también si no se pudo hacer._ Solo se transcribe una reunión que se celebró, en la que llegó a haber dos personas dentro a la vez. Mientras se prepara, la pantalla enseña en qué paso va («Esperando la grabación», «Preparando el audio», «Transcribiendo» y «Ordenando el texto») y se actualiza sola cuando termina. Una transcripción en pausa no es una avería: la grabación está intacta y podrás transcribirla en el próximo ciclo, o antes si tu empresa añade saldo adicional, como explica [La bolsa de IA de tu plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#la-bolsa-de-ia-de-tu-plan). **Reintentar** lo tienen quien organiza, sus anfitriones y coanfitriones, con el permiso «Grabar reuniones». ## Leer la transcripción Arriba, el título de la reunión y una línea con lo esencial, por ejemplo «Transcripción · 30 oct, 11:00 · 42 min · Con Óptica Vista Mar». Debajo, el **Resumen** con IA, entero y por apartados, con **Copiar el resumen** y su siguiente paso (lo explica [Dónde lo ves](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary#dónde-lo-ves)), y después lo que dijo cada persona, agrupado y con su hora. Al lado (debajo en el teléfono) tienes **Quién habló** y **Detalles**. Si la reunión se eliminó, la línea de arriba lo dice, «Reunión eliminada», y la transcripción queda para leer, copiar y descargar: no se cambian nombres, no se reintenta ni se rehace el resumen, y el siguiente paso se lee sin botones. Una barra se queda arriba mientras lees, con las tres cosas que se hacen a la vez: - **Buscar en el texto.** Resalta cada aparición y la cuenta, «3 de 12». Saltas a la siguiente con Intro o con las flechas, y a la anterior con Mayúsculas + Intro; Escape borra la búsqueda. En el navegador, con teclado físico, ⌘ + F en el Mac o Ctrl + F en Windows lleva a este campo. En la aplicación de escritorio esa tecla abre la búsqueda de la ventana, que también encuentra el texto. - **Ver solo a una persona.** Un botón por persona, con su cara y su nombre; **Todos** vuelve a la conversación entera. - **Escuchar.** Con «Ver grabaciones» y si la reunión tiene audio, el reproductor. Pulsa una frase para escucharla desde ese momento, y cambia la velocidad desde el propio reproductor. **Quién habló** enseña cuánto habló cada persona, en porcentaje. Si los nombres se han deducido por el orden en que habló cada uno, lo dice: «pueden estar cruzados». Quien puede corregirlos lo hace con **Cambiar** junto a cada nombre. **Detalles** dice el idioma, las palabras, la duración, cuándo se completó y para qué ficha del CRM es la reunión. ## Copiar, descargar o eliminar - **Copiar** copia el texto entero y lo confirma con cuántas intervenciones y personas lleva. Su menú tiene **Copiar con marcas de tiempo**. - En el menú **…**, **Descargar (.txt)** y **Descargar para otro programa (.json)**. En la aplicación del teléfono, **Compartir**, que abre la hoja del sistema. - **Rehacer el resumen**, en el mismo menú, cuando ya hay uno: lo explica [Rehacer el resumen](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary#rehacer-el-resumen). - **Eliminar la transcripción**, en el mismo menú, pide confirmación y no se puede deshacer. En la cabecera tienes también los pasos que siguen a una reunión: **Enviar a los contactos** (abajo) y, si el resumen no propone un siguiente paso, **Crear tarea**, que abre el alta de una tarea de [Gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview) con la reunión como origen. Si lo propone, la tarea, la tarea del CRM o el presupuesto se crean desde él. Si la transcripción se rehízo, **Ver versiones anteriores** las enseña, y una que se quedó corta lo dice: «Hay una versión más completa de esta transcripción», con **Ver la versión más completa**. ## Enviar la transcripción a los contactos Cuando la reunión vinculada ya tiene su interacción y la transcripción está lista, **Enviar a los contactos** aparece en **Después de la reunión**, en la cabecera de la transcripción y en la ficha de la interacción en el CRM. Manda por correo, a los contactos del CRM que estuvieron en la reunión (no a tus compañeros), un mensaje tuyo y, si marcas **Incluir la transcripción completa**, la transcripción en PDF. La casilla llega desmarcada: la transcripción solo va si la eliges. Sin mensaje ni transcripción no hay nada que enviar, y la hoja te lo dice. Necesitas el CRM y Meet en el plan, los permisos «Ver interacciones», «Crear interacciones» y «Ver grabaciones», y poder abrir esa transcripción. En **Se enviará a** solo salen contactos del CRM que puedes ver: no se pueden escribir direcciones a mano. Van marcados los que se pueden elegir; el resto dice por qué no: - **Sin correo** o **No recibe correos**: su ficha no tiene correo, no admite correos o su dirección se dio de baja o rebotó. - **Sin verificar**: entró con un correo que no estaba entre los invitados de la reunión. - **No estuvo en toda la reunión**: llegó tarde o se fue antes, y la transcripción lleva también lo que se dijo sin esa persona. - **Ya se le envió hace un momento**: a la misma persona no se le repite el envío hasta pasados 10 minutos. Pulsa **Enviar**. Con la transcripción, cada persona recibe un correo con el asunto «Transcripción de la reunión «Arranque» del 27 de octubre» y el PDF adjunto; sin ella, «Sobre la reunión «Arranque» del 27 de octubre» con tu mensaje. El envío queda apuntado en la actividad de la interacción. Una reunión cuya grabación está en **Eliminados recientemente** o apartada de la IA no se envía, y si no hay nadie a quien enviársela, el botón no aparece. Los avisos de error y los topes son los de las llamadas: los explica [Enviar el resumen y la transcripción](https://os.utilia.ai/docs/guides/call-copilot/overview#enviar-el-resumen-y-la-transcripción). ## Si algo falla - **La reunión no tiene el botón Transcripción.** No se activó la transcripción, la reunión no se celebró (la fila dice «No se celebró») o aún se está preparando: la fila dice «Transcribiendo». - **No hay resumen encima de la transcripción.** El bloque **Resumen** dice por qué: lo explica [El resumen con IA de una reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary#si-algo-falla). - **«Está tardando más de lo normal»** o **«Lleva más de un día sin avanzar».** Quien organiza puede pulsar **Reintentar**. - **«No se pudo transcribir».** Lo mismo: **Reintentar** vuelve a ponerla en espera. - **«La transcripción está en pausa».** Tu empresa ha gastado la bolsa de IA de este ciclo. Espera al ciclo siguiente o pide a quien administra tu empresa que añada saldo adicional. - **«No quedó voz que transcribir».** La reunión fue muy corta o nadie habló. - **«No tienes acceso a esta transcripción».** Solo la ven quienes pueden abrir su reunión. - **«Esta transcripción es de una llamada del chat».** Se abre desde la grabación de la llamada, en su conversación, con **Ir al chat**. - **«Esta transcripción ya no existe».** Se eliminó. Eliminar una reunión no borra su transcripción, pero eliminar la transcripción sí. ## Siguiente paso - [Visión general del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/overview): La interacción de la reunión, con su transcripción, en la ficha del cliente. - [La bolsa de IA de tu plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#la-bolsa-de-ia-de-tu-plan): Lo que gasta transcribir y qué pasa al llegar al límite.