# Grabar y transcribir una reunión

Graba el vídeo de una reunión, transcríbela con IA o haz las dos cosas: cómo se empieza, qué aceptan los demás, cómo se detiene y dónde queda.

Desde una sola hoja eliges qué guardar de la reunión: el vídeo, el texto de lo que se dice o las dos cosas. Quienes están dentro ven el aviso de grabación antes de que se les grabe nada. Al terminar, lo guardado queda en la [ficha de la reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/meeting-details) y, si la reunión está [vinculada con el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link), su transcripción llega también a la ficha del cliente.

**Las tres opciones**

## Grabar (No gasta IA)

Un vídeo con la imagen, el sonido y la pantalla compartida.

## Transcribir (Gasta IA)

El texto de lo que dice cada persona, escrito con IA. También se guarda su voz.

## Grabar y transcribir (La transcripción gasta IA)

Las dos cosas a la vez, desde este momento.

## Antes de empezar

- **El permiso «Grabar reuniones»**, que gobierna grabar y transcribir. De fábrica lo tienen el Super Administrador, el Gerente y el Vendedor.
- **Organizar la reunión o ser su anfitrión o coanfitrión.** Un Super Administrador que está dentro cuenta como anfitrión.
- **Que la reunión lo permita**, para el vídeo: **Se puede grabar el vídeo** viene encendida al programarla. Apagada, nadie puede grabar el vídeo de esa reunión; transcribir no depende de esto.
- **IA disponible, para transcribir.** La transcripción gasta de la [bolsa de IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#la-bolsa-de-ia-de-tu-plan) de tu plan, y la IA externa tiene que estar activada en tu organización. Grabar no gasta IA: con la bolsa agotada, sigue disponible.
- **Almacenamiento libre.** Lo que grabas gasta [el almacenamiento de tu empresa](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/storage). Lleno, no se puede empezar.

Si no se puede una de las opciones, la hoja no la ofrece y una línea debajo dice por qué, con su salida si la tiene. Si solo tienes una, el botón se llama como ella.

## Empezar dentro de la reunión

1. **Pulsa «Grabar o transcribir»**

   Está en la barra de la sala, junto al micrófono y la cámara. En el teléfono, es la primera fila de **Más opciones**.
2. **Elige qué guardar**

   Se abre **¿Grabar o transcribir la reunión?** con **Grabar y transcribir** ya marcado, así que lo normal es abrir y confirmar. Cada vez parte de lo mismo: no recuerda lo que elegiste la última vez.
3. **Confirma**

   El botón cambia con lo que elijas: **Empezar a grabar**, **Empezar a transcribir** o **Grabar y transcribir**. Al pulsarlo aceptas tú el aviso de grabación, que puedes desplegar y leer en la misma hoja, y queda constancia con la fecha y la hora.

Arriba de la sala aparece un indicador con lo que se está haciendo: **Grabando**, **Transcribiendo con IA** o **Grabando y transcribiendo con IA**. Es rojo solo si se graba vídeo y, plegado, sigue a la vista: no se puede quitar mientras dure.

## Empezar sin tener que acordarte

- **Al entrar.** Si organizas la reunión o eres coanfitrión, la pantalla previa tiene **Grabar o transcribir**. Elige una opción en lugar de **Ahora no** y empezará sola al entrar: «Empieza sola al entrar. Todos verán antes el aviso.». Aceptas el aviso en esa misma fila.
- **Desde que se programa.** Déjalo puesto en el formulario, en **Más opciones**: lo explica [Grabar o transcribir desde el principio](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/schedule#grabar-o-transcribir-desde-el-principio).

## Qué ven quienes están dentro

Nadie queda grabado sin saberlo. El aviso salta en la sala y también en la ventana flotante, para quien está trabajando en otra pantalla de UTILIA OS con la reunión abierta. Las personas de fuera lo ven igual en el navegador.

**Empezar a grabar con gente dentro**

Participantes: Quien graba, La reunión y Quien está dentro.

1. Quien graba → La reunión: Grabar y transcribir. Acepta el aviso en la propia hoja.
2. La reunión → Quien está dentro: «Esta reunión se está grabando». Su micrófono y su cámara se cierran hasta que conteste.
3. Quien está dentro → La reunión (respuesta): Aceptar y continuar. Se le abren como los tenía.
4. Quien está dentro (por su cuenta): Si no está de acuerdo, pulsa Salir de la reunión.

- **Con vídeo, quien no ha aceptado no sale en él.** Su micrófono y su cámara siguen cerrados, sin cuenta atrás, hasta que elija **Aceptar y continuar** o **Salir de la reunión**. Al aceptar vuelven a estar como los tenía, sin tocar nada.
- **Si solo se transcribe**, ve «Esta reunión se está transcribiendo con IA» y elige igual: aceptar o salir.
- **Si aceptó solo la transcripción y después se empieza a grabar**, se le pregunta otra vez: «Ahora esta reunión también se está grabando».
- **Quien entra cuando ya se graba** lee el aviso en la pantalla previa y elige entre aceptar y no entrar.

Con la cámara apagada no sale la imagen de esa persona, y lo que se comparte en pantalla queda en el vídeo tal como se ve.

## Detener

Pulsa el indicador o el mismo botón con el que empezaste, y se abre lo que se está guardando:

- Con una sola cosa en marcha, **Detener la grabación** o **Detener la transcripción**.
- Con las dos, **Detener todo** y, debajo, **Detener solo el vídeo** y **Detener solo la transcripción**: lo otro sigue.

Detiene quien puede empezar, sin confirmar, porque se puede volver a empezar: cada vídeo queda como una grabación aparte en la ficha. Si detienes solo el vídeo y la transcripción sigue, para volver a grabar tienes que detener también la transcripción. Quien no está de acuerdo y no puede detenerlo, puede salir de la reunión.

Un vídeo dura como mucho cuatro horas. Al llegar se detiene y se guarda lo grabado: «La grabación se detuvo al llegar a su duración máxima: se ha guardado lo grabado hasta ese momento.».

## Dónde queda

Todo aparece en **Después de la reunión**, en su [ficha](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/meeting-details#después-de-la-reunión), cuando está listo.

- **El vídeo** se ve, se descarga y se borra desde la ficha, cada cosa con su permiso. Además, se guarda en el [Gestor de archivos](https://os.utilia.ai/docs/guides/files/overview), en la carpeta **Meet**, dentro de una carpeta con el título de la reunión.
- **Un vídeo de más de 2 GB** no aparece en Archivos: se ve y se descarga solo desde la ficha, y ocupa almacenamiento igual. Como una hora de vídeo son unos 1,4 GB, pasa más o menos a partir de hora y media.
- **La transcripción** se lee y se busca en [su pantalla](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions) y, si tu empresa resume las reuniones, trae su [resumen con IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary). Solo se prepara si la reunión se celebró, con dos personas dentro a la vez.

A quien empezó a grabar le llega **Grabación lista** cuando el vídeo ya se puede ver, o **No se pudo guardar la grabación** si falló. Los ajustas en [Mi perfil › Avisos](https://os.utilia.ai/dashboard/profile?tab=notifications), en la fila **Meet**, aviso **Grabaciones**.

### Transcribir después

Si grabaste sin transcribir, la ficha lo dice («Se grabó sin la transcripción encendida.») y ofrece **Transcribir la grabación**. Necesita que la reunión haya terminado y se haya celebrado, que la gestiones con «Grabar reuniones», saldo en la bolsa de IA y almacenamiento libre, porque saca un audio del vídeo y lo guarda.

## Sin almacenamiento

Lo que ya se está grabando nunca se corta por falta de espacio: termina y se guarda.

- **Desde el 80 %**, la hoja avisa: «Queda poco almacenamiento en tu empresa.». Se puede empezar igual. Si puedes comprar, tienes **Comprar almacenamiento** en la misma línea.
- **Con el 100 %**, no se puede empezar y sale «No se puede grabar esta reunión» o «No se puede transcribir esta reunión».

Si tienes «Editar organización», **Comprar almacenamiento** abre la compra encima de la sala, sin que salgas de la reunión, y al terminar lo que habías elegido empieza solo. Si no, **Pedir más almacenamiento** se lo pide a quien puede. En la aplicación del móvil no se compra. El precio y las reglas están en [Almacenamiento de tu empresa](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/storage).

## Si algo falla

### No puedes empezar

- **No ves «Grabar o transcribir».** Te falta «Grabar reuniones» o no gestionas esta reunión. Si solo ves «Transcribir», la reunión tiene apagado **Se puede grabar el vídeo**.
- **«Ahora mismo no se puede grabar el vídeo. Inténtalo en unos minutos.»** Pulsa **Volver a intentarlo** pasado un rato. Transcribir sigue disponible.
- **«La transcripción no está disponible ahora mismo.»** Puedes grabar y transcribirla después.
- **La hoja dice que la IA de tu organización está en pausa.** Se ha agotado el saldo de IA. Grabar sigue disponible, y quien no puede añadir saldo tiene **Pedir saldo de IA**.
- **«Tu organización tiene desactivada la IA externa.»** La reactiva un Super Administrador desde Ajustes › Organización. Grabar sigue disponible.
- **«No se puede grabar ahora mismo: la videollamada no responde…»** No ha empezado nada. Inténtalo pasados unos minutos.

### Una parte no ha empezado

Cada parte va por su cuenta: si falla una, la otra sigue. A quien pulsó le sale el motivo («Se está transcribiendo, pero no se pudo grabar el vídeo.» o «Se está grabando, pero no se pudo empezar a transcribir.») con **Volver a intentarlo**. Los demás solo ven el indicador con lo que está en marcha de verdad.

### No puedes ver el vídeo

- **«Preparando la grabación».** Se está guardando. Te avisamos cuando esté lista.
- **«No se ha podido guardar la grabación».** Lo grabado no se ha guardado. Si la reunión se estaba transcribiendo, la transcripción no se ve afectada.
- **«Se detuvo porque alguien salió en ella sin aceptar el aviso. No se puede ver ni descargar.»** Queda guardada sin poder abrirse, y quien organiza puede eliminarla con «Eliminar grabaciones».

### Tu micrófono o tu cámara no responden

- **«Micrófono cerrado hasta que aceptes el aviso».** Contesta al aviso de grabación: mientras no lo hagas, no sales en el vídeo.
- **«No se han podido abrir tu micrófono y tu cámara.»** Pulsa **Volver a intentarlo** en el aviso. Si sigue igual, sal y vuelve a entrar.

## Siguiente paso

- [Almacenamiento de tu empresa](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/storage): Cuánto ocupan tus grabaciones y cómo comprar o pedir más.
- [Vincular una reunión con el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link): Cómo llegan la transcripción y el resumen a la ficha del cliente.