# La ficha de una reunión Cada reunión tiene su ficha, que cambia con el momento: antes, cuánto falta y el enlace; después, la transcripción, las grabaciones y el siguiente paso. Al pulsar una reunión, en la lista de Meet, en tu agenda o en una ficha del CRM, se abre su ficha. No enseña siempre lo mismo: sigue la vida de la reunión. Antes te dice cuánto falta y te da el enlace; durante, quién está dentro; después, lo que dejó la reunión y qué toca ahora. Cambia sola con el reloj y cuando llega la transcripción, sin recargar la página. ## La ficha de un vistazo **Meet · Revisión semanal** Botón principal: «Entrar». 1. El título y una línea con el día, la franja, «Se repite» y quién organiza, si no eres tú. 2. Solo lo que se sale de lo normal: «En curso», «Cancelada» o «No se celebró». 3. La acción principal del momento y el menú con Editar, Invitar, Finalizar para todos, Cancelar la reunión y Eliminar. 4. El bloque del momento: la cuenta atrás y el enlace antes; «Después de la reunión» cuando ha terminado. 5. Personas: tus compañeros y las personas de fuera en una sola lista, cada una con su estado. 6. Detalles: para qué ficha es, su proyecto, el calendario, la duración, las opciones y las notas. _En el teléfono, la acción principal va en una barra fija abajo y el menú, en una hoja._ La ficha tiene como mucho una acción principal, la que toca en cada momento. Todo lo demás está en el menú **…**, y solo con lo que tú puedes hacer. **La acción principal de la ficha** 1. **Más adelante**: Sin botón principal: lo que se hace es pasar el enlace. 2. **En su franja**: Entrar, desde 15 minutos antes y mientras dura. Si no coinciden dos personas dentro: «No se celebró» y Programar de nuevo. 3. **Terminada**: Leer la transcripción si está lista; si no, Programar seguimiento. _Una reunión cancelada lleva también a Programar de nuevo._ ## Antes de la reunión Arriba, la cuenta atrás en grande: «Es mañana», «Faltan 3 días», «Empieza en 8 min» o, si su hora ya pasó y nadie ha entrado, «Debía empezar a las 10:00». Debajo, el enlace de la reunión con **Copiar**, que pasa a «Copiado» en el sitio, y **Compartir** donde haya hoja de compartir, como en el teléfono. Es el único sitio de la ficha donde se copia el enlace. Durante la reunión, en lugar de la cuenta atrás ves quién está ya dentro: «Ya están dentro: Ana Pérez y Luis Gil». Si alguien convocado tiene otra cita a esa hora o va a estar ausente, un aviso arriba de la ficha lo dice y, si organizas tú, te deja moverla o silenciar el aviso. Lo explica [Convocar una reunión y buscar un hueco](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/schedule-meetings). ## Celebrada o no celebrada Una reunión terminada solo cuenta como celebrada si llegó a haber dos personas dentro a la vez, compañeros o personas de fuera. Si quien organiza abre la sala, espera solo y se va, la reunión terminó, pero no se celebró. Tampoco se celebra la que pasa su hora sin que nadie entre. **Lo que cambia según se celebre o no** ### Celebrada (Dos personas dentro a la vez) Se transcribe si estaba activada la transcripción, la IA la resume si tu empresa lo tiene encendido, el CRM la apunta en su ficha si está vinculada y la ficha propone Programar seguimiento. ### No se celebró (Nadie coincidió con nadie) No se transcribe ni se resume, el CRM no la apunta como hecha y la ficha ofrece Programar de nuevo. Si se grabó algo, la grabación se guarda igual. La misma regla cuenta en [Análisis](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/analytics), en el bloque **Reuniones** de las fichas del CRM y en la lista de **Anteriores**. ## Después de la reunión Cuando una reunión se ha celebrado, arriba de la ficha aparece **Después de la reunión**, con lo que dejó en el orden en que se usa. Una que no se celebró también lo enseña si dejó una grabación o una transcripción. - **Resumen.** Si la IA lo ha preparado, lo esencial, con la marca de contenido generado con IA: **En resumen** y los tres primeros acuerdos, con quién y para cuándo si se dijeron. **Ver el resumen completo** lleva a la transcripción y dice lo que queda, por ejemplo «4 temas, 3 decisiones y 2 cuestiones pendientes»; si ya se ve todo, **Leer la transcripción**, con los minutos de conversación. Lo explica [El resumen con IA de una reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary). - **Transcripción**, si aún no hay resumen. Su estado en palabras: «Lista», con los minutos de conversación, «En espera para transcribir», «Transcribiendo», «Está tardando más de lo normal», «En pausa: bolsa de IA agotada» o «No se pudo transcribir»; debajo, «Preparando el resumen…» mientras la IA lo escribe. La fila abre la transcripción: [Leer y buscar en una transcripción](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions). - **Grabaciones**, con lo que puedes hacer con cada una (más abajo). - **Interacción en el CRM de Acme**, si la reunión está vinculada: «Se registró sola al terminar la reunión», con el enlace **Ver la interacción**. Lo explica [Vincular una reunión con el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link). - **Siguiente paso**: lo que propone la IA, si lo hay, con los botones para convertirlo en trabajo, y **Programar seguimiento** (si no es ya la acción principal) y **Enviar a los contactos**, cada uno solo si puedes usarlo. ### Grabaciones Cada grabación es una fila («Grabación» o, si hay varias, «Grabación de las 10:05»), y cada acción tiene su permiso: - **Ver**, con «Ver grabaciones»: la reproduce en la propia ficha, en una hoja en el teléfono. De fábrica lo tienen todos los roles salvo el Comercial Externo. - **Descargar**, con «Descargar grabaciones». En la aplicación del teléfono se llama **Compartir** y abre la hoja del sistema. De fábrica, el Super Administrador, el Gerente, el Vendedor y el Asistente. - **Eliminar la grabación**, en el menú de la fila, con «Eliminar grabaciones» y siendo quien organiza la reunión. Pide confirmación: «Se borrará para todas las personas de la reunión. No se puede deshacer». Una grabación que aún se prepara dice «Preparando la grabación», y una que falló, «No se pudo guardar la grabación». Además de en la ficha, el archivo se guarda en el [Gestor de archivos](https://os.utilia.ai/docs/guides/files/overview), en la carpeta **Meet**, dentro de una carpeta con el título de la reunión. ### El siguiente paso El siguiente paso es el primer acuerdo del resumen. Si lo hay, la frase sale aquí con la marca de la IA y se convierte en trabajo con un toque: una tarea de Gestión de proyectos, una tarea del CRM o, si la reunión es de una oportunidad o de un cliente, **Preparar presupuesto**. Lo explica [Del siguiente paso al trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary#del-siguiente-paso-al-trabajo). Sin siguiente paso de la IA, **Crear tarea** abre el alta de una tarea de [Gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview) con la reunión como origen. El botón usa el nombre de tu perfil de trabajo («Crear entregable» en Agencia) y, después de crearla, la tarea queda enlazada en el bloque y el botón pasa a «Crear otra tarea». Necesita Gestión de proyectos en el plan y el permiso «Crear tareas de proyecto». **Programar seguimiento** abre el formulario de [Nueva reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/schedule) con «Seguimiento: Revisión semanal», el mismo día de la semana siguiente a la misma hora, las mismas personas y la misma ficha del CRM y proyecto. No copia las notas: lo que se habló es otra cosa. Las personas de fuera solo se copian si puedes invitarlas. Una reunión que no se celebró o que se canceló ofrece **Programar de nuevo**: el mismo título y las mismas notas, a la misma hora del primer día que aún está por delante. **Enviar a los contactos** lo explica [Enviar la transcripción a los contactos](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions#enviar-la-transcripción-a-los-contactos). ## Personas Tus compañeros y las personas de fuera invitadas por correo, en una sola lista, quien organiza primero. Arriba, la cifra que importa: cuántas personas sois antes, cuántas hay dentro durante y «Vinieron 4 de 6» después. Cada persona lleva una sola frase según el momento: - **Quien organiza**: «Organiza», siempre. - **Antes**: a una persona de fuera, «Invitación enviada», o «Invitación sin enviar» si el correo no salió. A un compañero, nada. - **Durante**: «Está dentro» o «Esperando para entrar». - **Después**: «Entró a las 10:02» o «No vino». Una persona de fuera que entró con su enlace dice «Entró con el enlace». En una reunión cancelada o que no se celebró, la lista no dice nada de asistencia. > **Atención: Las invitaciones ya no dicen «Aceptada» ni «Rechazada»** > > Si usabas Meet antes, las invitaciones por correo llevaban «Aceptada», «Rechazada» o «Expirada». No significaban eso: «Aceptada» solo quería decir que esa persona había entrado con su enlace, y las otras dos no se daban nunca. Ahora cada persona dice lo que de verdad se sabe de ella. Desde la lista, mientras la reunión no ha terminado: - **Invitar** abre una hoja con el campo **Con quién**: compañeros y personas de fuera en un solo paso. Los compañeros que añades, aquí o al editar la reunión, reciben el mismo aviso y el mismo correo con la cita que al programarla. - **Reenviar**, en la fila de una invitación, le manda de nuevo el correo a esa persona. - **Cancelar la invitación** y **Quitar de la reunión**, en el menú de la fila, piden confirmación: el enlace que recibió deja de servirle, o deja de ver la reunión entre las suyas. Las invitaciones por correo solo las ve quien organiza. Si no eres tú, una línea te dice cuántas hay sin nombrarlas: «Y 2 personas de fuera invitadas por correo». ## Detalles En la columna de la derecha (abajo en el teléfono), los datos que se consultan a propósito: - **Para**: la ficha del CRM de la reunión, con su logotipo o su cara y el enlace. Si no puedes verla, dice «Vinculada a una ficha a la que no tienes acceso». Se cambia y se quita aquí: lo explica [Vincular una reunión con el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link). - **El proyecto**, con el nombre que le da tu perfil de trabajo («Cuenta» en Agencia). Si no tiene, lo eliges en el sitio («Elegir cuenta» en Agencia), y lo cambias o lo quitas con **Cambiar** y **Quitar**, también después de celebrada, nunca en una reunión cancelada. Necesita Gestión de proyectos en el plan y poder ver ese proyecto. - **Calendario**: **Ver en el calendario**, si la reunión tiene su evento, el Calendario está en tu plan y tienes permiso para verlo. - **Se repite**: la regla en una frase, como «Cada semana, los martes, hasta el 15 de diciembre de 2026» y, si la serie está en pausa, por qué: «En pausa mientras el cliente siga inactivo». Se cambia al editar la reunión, como explica [Reuniones que se repiten](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/schedule#reuniones-que-se-repiten). - **Duración** (o **Duró**, cuando ya terminó), **Opciones** y **Notas**. **Opciones** solo sale si algo se aparta de lo normal, por ejemplo «Con contraseña · Sin chat». ## Quién puede hacer cada cosa Además del permiso, muchas acciones dependen de tu papel en la reunión: **Quién puede qué en una reunión** | Acción | Organiza | Anfitrión o coanfitrión | Resto de personas | | - | - | - | - | | Entrar (Con «Unirse a reuniones».) | Sí | Sí | Sí | | Editar y cancelar (Con «Editar reuniones», mientras no haya terminado.) | Sí | No | No | | Eliminar la reunión (Con «Eliminar reuniones».) | Sí | No | No | | Finalizar para todos (Con «Administrar reuniones», con la reunión en curso.) | Sí | No | No | | Convocar y quitar compañeros (Con «Gestionar participantes».) | Sí | Sí | No | | Invitar a personas de fuera (Con «Invitar externos».) | Sí | Sí | No | | Ver, reenviar y cancelar invitaciones (Verlas, con «Ver reuniones»; reenviarlas y cancelarlas, con «Invitar externos».) | Sí | No | No | | Cambiar Para y el proyecto (Con «Editar reuniones», también después de celebrada.) | Sí | Sí | No | | Dejar puesta la transcripción (Con «Grabar reuniones», al programar o editar la reunión.) | Sí | No | No | | Rehacer el resumen con IA (Con «Grabar reuniones», si tu empresa resume las reuniones.) | Sí | Sí | No | | Eliminar una grabación (Con «Eliminar grabaciones».) | Sí | No | No | _Un Super Administrador puede además finalizar cualquier reunión, ver sus invitaciones y hacer lo mismo que un anfitrión._ Quien puede ver las reuniones de su equipo abre también sus fichas, aunque no esté convocado, y ve sus grabaciones con «Ver grabaciones». ## Cambiar, cancelar o eliminar Desde el menú **…**, cada acción pide confirmación y dice lo que va a pasar: - **Cancelar la reunión**: «Avisaremos a las personas convocadas de que se cancela». Si se repite, eliges **Solo esta** o **Esta y las siguientes**. - **Eliminar**: la quita de las listas de reuniones, pero no borra lo que dejó. Su transcripción y su resumen siguen en **Meet › Anteriores › Con transcripción**, en el grupo **Reuniones eliminadas**, y sus grabaciones, en el Gestor de archivos. Si aún no se ha celebrado, es como cancelarla, con el mismo aviso; eliminar una reunión pasada no avisa a nadie. Si se repite, eliges **Solo esta** o **Esta y las siguientes**, que termina la serie. - **Finalizar para todos**: cierra la sala y saca a todas las personas que estén dentro. > **Atención: Cancelar no se deshace** > > Una reunión cancelada no se vuelve a programar. Su ficha ofrece **Programar de nuevo**, que crea otra igual. Quien está convocado se entera sin que escribas a nadie. Si cambias la hora o la duración, tus compañeros reciben un aviso y las personas de fuera un correo con la cita actualizada, que su calendario mueve en lugar de duplicar; los recordatorios pasan a la hora nueva. Si cancelas, todos reciben el aviso y a las personas de fuera la cita se les quita del calendario. Si la reunión está en un evento del [Calendario](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/overview), los dos van a la par y cada persona recibe un solo aviso. Por qué canal te llegan estos avisos lo eliges en [Mi perfil › Avisos](https://os.utilia.ai/dashboard/profile?tab=notifications), en la fila **Meet**. Si la reunión está en un evento del calendario y estás entre sus asistentes, los cambios te llegan como avisos del calendario, en la fila **Calendario**. ## Si algo falla - **«Todavía no formas parte de esta reunión».** Sus detalles solo los ve quien participa o puede ver las reuniones de su equipo. Si tienes el enlace, entra con **Ir a la pantalla de acceso**. - **«No hemos encontrado esta reunión».** Se ha eliminado o el enlace no es correcto. - **«Es una llamada del chat».** Las llamadas del chat se consultan desde su conversación, con **Ir al chat**. - **La ficha dice «No se celebró» aunque entraste.** Nadie más llegó a estar dentro contigo a la vez. Pulsa **Programar de nuevo** para convocarla otra vez. - **No ves Editar ni Cancelar la reunión.** No organizas tú la reunión, o ya terminó o se canceló. - **No ves las grabaciones.** Te falta «Ver grabaciones», o la reunión no se grabó. - **No ves a las personas de fuera.** Las invitaciones solo las ve quien organiza. ## Siguiente paso - [Gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview): Las tareas que salen de una reunión y las reuniones de cada cuenta. - [Avisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/notifications/overview): Por qué canal te llegan los cambios y las cancelaciones.