# Vincular una reunión con el CRM

Une la reunión con su cliente, contacto, lead, oportunidad o proyecto comercial para que, al terminar, quede en su ficha como interacción con su transcripción.

Cuando una reunión es con un cliente, vincúlala con su ficha. Al terminar, si se celebró, UTILIA OS crea sola una **interacción** de tipo reunión en esa ficha, con el título y la duración, y le añade la transcripción en cuanto está lista. Así el equipo comercial ve en el [CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/overview) qué se habló, sin pedir notas a nadie, y la oportunidad del cliente suma esa conversación.

**De la reunión a la ficha del cliente**

1. **Reunión vinculada** (Meet): Al programarla o después, con un cliente, contacto, lead, oportunidad o proyecto comercial.
2. **Grabación y transcripción** (Meet · Opcional): Cada participante acepta el aviso o sale de la reunión.
3. **Fin de la reunión** (Meet): Termina cuando sale la última persona. Si no coinciden dos personas dentro: no se celebró y no deja interacción.
4. [**Interacción de tipo reunión**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/overview) (CRM): Con el título y la duración; luego, la transcripción y, si no tiene descripción, el resumen.

## Antes de empezar

- **El CRM en el plan de tu empresa.** Sin él, el campo **Para** no aparece.
- **Los tipos de ficha que ves** dependen de tu plan y de tus permisos del CRM: sin la capacidad de leads o de oportunidades, esos tipos no salen.
- **Para vincular una reunión ya creada**, o cambiar o quitar su vínculo, el permiso «Editar reuniones» y ser quien la organiza, su anfitrión o un coanfitrión. De fábrica, todos los roles salvo el Visualizador tienen ese permiso.

## Al programarla

En el formulario de [Nueva reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/schedule), escribe en **Para** el nombre de la ficha: salen los clientes, contactos, leads, oportunidades y proyectos comerciales que puedes ver, cada uno con su logotipo o su cara y su tipo. Debajo lo recuerda: «Al terminar, la reunión quedará en su ficha del CRM».

Si entre las personas convocadas hay un contacto o un lead del CRM y la reunión aún no tiene ficha, el formulario te lo propone con un toque: «¿Es para Ana Ruiz · Acme? Vincular». Nunca se vincula solo, porque vincular deja una interacción en el CRM.

## Después, desde su ficha

En la ficha de la reunión, la fila **Para** de **Detalles** enseña la ficha vinculada, con su enlace. Desde ahí:

- **Vincular con un cliente**, si aún no tiene ficha: abre la hoja **Para quién es**, con el mismo buscador.
- **Cambiar**, para elegir otra ficha.
- **Quitar**, que pide confirmación: «La reunión dejará de estar vinculada a Acme. La interacción ya registrada en el CRM no se borra».

Vale también para reuniones que ya terminaron, y es lo normal: muchas veces te das cuenta después de con quién era. La interacción se crea entonces y la transcripción se le añade.

Cuando la interacción existe, **Después de la reunión** la enseña como **Interacción en el CRM de Acme**, «Se registró sola al terminar la reunión», con **Ver la interacción** si puedes ver las interacciones del CRM. No hay que crear otra a mano. Si la interacción no tiene descripción, el [resumen con IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary) de la reunión pasa a serlo; lo que haya escrito una persona no se toca. Desde la interacción, o desde la transcripción, puedes además [enviar la transcripción a los contactos](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions#enviar-la-transcripción-a-los-contactos) que estuvieron en la reunión.

## Desde una ficha del CRM

Las fichas de un cliente, un contacto, un lead, una oportunidad y un proyecto comercial tienen el bloque **Reuniones**, con Meet en el plan y el permiso «Ver reuniones»:

- **Próximas**, con la que está en curso o va con retraso arriba y **Entrar** cuando toca. Una reunión cancelada cuyo día aún no ha llegado se queda en su sitio, tachada.
- **Anteriores**, con **Transcripción** a un toque cuando está lista y «No se celebró» si no llegó a haber dos personas dentro a la vez.
- **Nueva reunión** abre el formulario con la ficha ya puesta en **Para** y «Reunión con Acme» como título propuesto. Con «Crear reuniones».
- **Ver todas**, con el número total, abre Meet filtrado: «Reuniones de Acme», con un filtro que quitas con un toque para volver a tus reuniones.

La ficha de un cliente junta además las reuniones con sus contactos, sus oportunidades y sus proyectos comerciales: la reunión con el contacto de Acme también es una reunión con Acme. **Ver todas** abre en Meet esas mismas reuniones. Solo salen las que puedes ver con tu permiso «Ver reuniones».

Las filas no repiten la ficha en la que ya estás, y al volver de una reunión la ficha te deja otra vez en el bloque. En la cabecera de clientes, contactos y leads tienes también **Programar reunión**, que abre el mismo formulario.

## Si el cliente se da de baja

Si un cliente pasa a inactivo, por ejemplo al [desactivarlo](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/clients-and-contacts#desactivar-un-cliente), o un lead o una oportunidad se pierden, sus reuniones que se repiten quedan en pausa: Meet deja de crear las siguientes, y así nadie recibe recordatorios de una reunión con alguien que ya se ha ido. Una reunión con un contacto cuenta como reunión con su empresa principal.

**Una serie con un cliente que se va**

1. **Se repite**. Meet crea cada reunión un mes antes.
2. **En pausa**. Se llega desde Se repite cuando: El cliente pasa a inactivo, o el lead o la oportunidad se pierden. No se crean más reuniones y quien organiza recibe un aviso.

Otras transiciones:

- En pausa → Se repite: El cliente vuelve a estar activo, o el lead o la oportunidad se recuperan.

_En pausa no se crean reuniones nuevas; las ya programadas se quedan hasta que decidas._

Nada se cancela solo. Quien organiza reuniones programadas con esa ficha recibe un aviso, por ejemplo «El cliente Acme ha pasado a inactivo» con «Tienes 3 reuniones programadas con su gente. Las que se repiten quedan en pausa. ¿Quieres cancelarlas?». El aviso lleva a la ficha de la más próxima, donde puedes cancelarla con **Esta y las siguientes**, y su fila **Se repite** dice «En pausa mientras el cliente siga inactivo».

Cuando el cliente vuelve a estar activo, o el lead o la oportunidad se recuperan, las series vuelven solas, con las fechas de ese día en adelante.

## Si algo falla

- **No aparece Para.** El CRM no está en el plan o no puedes ver ningún tipo de ficha.
- **No ves Cambiar ni Quitar.** No organizas la reunión ni eres su anfitrión, o te falta «Editar reuniones».
- **Para dice «Vinculada a una ficha a la que no tienes acceso».** La reunión está vinculada, pero esa ficha queda fuera de lo que puedes ver en el CRM.
- **No aparece la interacción.** La reunión no tiene ficha vinculada, aún no ha terminado o no se celebró: si no llegó a haber dos personas dentro a la vez, no deja interacción, y una que ya estaba programada en el CRM sigue como programada.
- **El bloque Reuniones de un cliente enseña reuniones de sus contactos.** Es lo normal: la ficha de un cliente junta las de sus contactos, sus oportunidades y sus proyectos comerciales.
- **La ficha del CRM no tiene bloque Reuniones.** Meet no está en el plan o te falta «Ver reuniones».
- **Ver todas dice «No tienes acceso a las reuniones de esta ficha, o ya no existe».** Pulsa **Ver mis reuniones** para volver a tu lista.

## Siguiente paso

- [Clientes y contactos](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/clients-and-contacts): La ficha del cliente, con sus reuniones, interacciones y oportunidades.
- [Guardar conversaciones del chat en el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/chat/crm-link): Lo mismo que con las reuniones, para el chat.