# El resumen con IA de una reunión

Al terminar la transcripción, la IA escribe el acta de la reunión por apartados y propone el siguiente paso, que conviertes en tarea o presupuesto.

Cuando la transcripción de una reunión celebrada queda lista, la IA la lee entera y escribe un resumen con apartados fijos: de qué fue, qué temas se trataron, qué se decidió, qué queda por hacer y quién se encarga. Lo lees entero encima de la transcripción y, en corto, en la ficha de la reunión. Su primer acuerdo es el siguiente paso, que se convierte en una tarea o un presupuesto con un toque. Si la reunión está vinculada con una ficha del [CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link) y su interacción no tiene descripción, el resumen pasa a ser esa descripción.

**Adónde va el resumen**

En el centro: **Resumen de la reunión**. Un acta por apartados y un siguiente paso, escritos con IA.

Recibe de:

- [**Meet**](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions): Se hace al quedar lista la transcripción.

Envía a:

- [**CRM**](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link): Pasa a la interacción, si su descripción estaba vacía.
- [**Gestión de proyectos**](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview): El siguiente paso se convierte en una tarea.
- [**Tareas del CRM**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/tasks): O en una tarea del CRM con la ficha puesta.
- [**Presupuestos y firma**](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/overview): O en un presupuesto, si la reunión es de una oportunidad o un cliente.

## Qué cuenta el resumen

Cada resumen tiene los mismos apartados, en este orden. Un apartado sin nada que contar no sale.

- **En resumen.** De dos a cuatro frases: de qué fue la reunión, para qué os reunisteis y en qué quedó.
- **Temas tratados.** En el orden en que se hablaron, cada uno con lo esencial: qué se planteó, qué datos se dieron, qué posturas hubo y en qué quedó.
- **Decisiones.** Las que se tomaron de verdad: una propuesta que nadie aceptó no es una decisión.
- **Acuerdos y próximos pasos.** Lo que alguien se comprometió a hacer, con quién se encarga y para cuándo solo si se dijo.
- **Queda pendiente.** Las dudas sin respuesta, los temas aplazados y lo que falta por confirmar.
- **Datos mencionados.** Cifras, importes, fechas, plazos y nombres de productos, tal como se dijeron, por ejemplo «Presupuesto propuesto: 12.000 euros más IVA».

El resumen cuenta solo lo que se dijo: no rellena huecos, no convierte «la semana que viene» en una fecha ni redondea cifras, y deja fuera saludos, problemas de sonido y charla ajena al trabajo. Aun así, es contenido generado con IA: revísalo antes de usarlo fuera y, para citar a alguien, manda la transcripción literal.

Lo escribe GPT-6.1 Terra, un modelo de OpenAI, con la transcripción entera: caben unas dos o tres horas de conversación. Si una reunión dura más, se resume su parte final, que es donde suelen quedar los acuerdos, y el resumen avisa de que falta el principio.

## Qué tiene en cuenta la IA

Para entender quién es quién y de qué se habla, la IA recibe, además de la transcripción, los datos de la reunión que ve cualquiera que puede abrirla. Nada más:

**Lo que la IA lee para resumir**

### Lo que usa (De la propia reunión)

El título, las notas u orden del día, cuándo fue y cuánto duró (en la hora de tu empresa), el nombre de tu empresa, quién organiza y quién entró: tus compañeros con su cargo y su departamento, y las personas de fuera solo con su nombre. Y las indicaciones de tu empresa, si las hay.

### Lo que no usa (Nada del CRM)

Ni la ficha vinculada, ni sus notas, importes o historial, ni el correo de las personas de fuera. El resumen lo lee cualquiera que abre la transcripción y se copia a la interacción, que se puede enviar a los contactos: con datos del CRM, alguien leería lo que no puede ver.

El orden del día cuenta lo que se pensaba tratar, no lo que se trató: un punto del que no se habló no aparece como tratado. Y si los nombres de quien habla se dedujeron por el orden en que intervino cada uno, el resumen solo atribuye un acuerdo a alguien cuando la conversación lo deja claro.

## Cuándo se hace

El resumen se prepara solo, sin que nadie lo pida, cuando se cumple todo esto:

- **La reunión se celebró** y su transcripción está lista. Una reunión en la que no llegó a haber dos personas dentro a la vez no se transcribe ni se resume: lo explica [Celebrada o no celebrada](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/meeting-details#celebrada-o-no-celebrada).
- **Todas las personas de la reunión aceptaron un aviso de grabación que dice que la transcripción se resume con IA.** Cuando tu empresa resume las reuniones, el aviso de la sala lo dice: «Todo lo que se diga se convertirá a texto y se resumirá con inteligencia artificial». Si alguien aceptó un aviso que no hablaba del resumen, esa reunión se queda sin él y no se puede pedir después.
- **Tu empresa tiene encendido el resumen**, en Ajustes › Meet. Viene encendido (más abajo).
- **Queda bolsa de IA en el ciclo.** Cada resumen gasta bolsa de IA, como la transcripción: lo explica [La bolsa de IA de tu plan](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#la-bolsa-de-ia-de-tu-plan).
- **La IA externa está activada en tu organización** y la grabación no está apartada de la IA.
- **Hay conversación suficiente.** Por debajo de unas 80 palabras, medio minuto de charla, no hay nada que resumir.

Este resumen es de las reuniones de Meet. Las llamadas del chat no tienen resumen, y las llamadas de teléfono grabadas tienen el suyo, que explica [Call Copilot](https://os.utilia.ai/docs/guides/call-copilot/overview).

**Estados del resumen**

1. **Preparando el resumen** (`PENDING`). La transcripción ya está lista y la IA lo escribe.
   - **Sin resumen** (`SKIPPED`). Se llega desde Preparando el resumen cuando: Falta una condición: el aviso, la bolsa de IA, el ajuste de tu empresa… La pantalla dice por qué.
   - **No se ha podido preparar** (`FAILED`). Se llega desde Preparando el resumen cuando: La IA no responde tras tres intentos o su respuesta sale mal dos veces
2. **Resumen listo** (`READY`, estado final). Se llega desde Preparando el resumen cuando: La IA termina. El resumen por apartados y el siguiente paso, con la marca de contenido generado con IA.

Otras transiciones:

- No se ha podido preparar → Preparando el resumen: Volver a intentarlo.
- Resumen listo → Preparando el resumen: Rehacer el resumen.

_Rehacer un resumen listo, o volver a pedir uno que falló, lo devuelve a «Preparando el resumen»._

Mientras se prepara, el bloque **Resumen** de la transcripción dice «Preparando el resumen…», y la ficha de la reunión lo dice debajo de la fila de la transcripción. Las dos pantallas se actualizan solas cuando llega. Si una respuesta de la IA llega incompleta o sin los apartados, se le pide otra vez en el acto; si la segunda tampoco sirve, no se guarda nada y queda «No se ha podido preparar el resumen». Cada respuesta gasta bolsa de IA, también la que no sirve. Por qué una reunión se queda sin resumen está en [Si algo falla](#si-algo-falla).

## Dónde lo ves

- **En la transcripción**, arriba, en el bloque **Resumen**, entero y con la marca de contenido generado con IA. De los temas se ven los tres primeros, y el resto con **Ver 2 temas más**; de los datos, los cinco primeros. Debajo, **Copiar el resumen**, que copia todos los apartados con su título y el siguiente paso, y, si puedes cambiarlas, **Personalizar los resúmenes**. Al final, el **Siguiente paso**. Cómo se lee la transcripción entera lo explica [Leer y buscar en una transcripción](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions).
- **En la ficha de la reunión**, en **Después de la reunión**: **En resumen** y los tres primeros acuerdos. **Ver el resumen completo** lleva a la transcripción y dice lo que te queda por ver, por ejemplo «4 temas, 3 decisiones y 2 cuestiones pendientes»; si ya se ve todo, el enlace es **Leer la transcripción**, con los minutos de conversación.
- **En la interacción del CRM**, como texto con el título de cada apartado, si la reunión está vinculada y la descripción de la interacción estaba vacía. Lo que haya escrito una persona no se toca nunca: si rehaces el resumen, la copia se cambia solo si nadie la ha editado.

Un resumen hecho antes de que tuviera apartados se sigue viendo como era, en un solo texto; si lo rehaces, sale con ellos. El resumen sigue ahí aunque se elimine la reunión: se lee desde **Reuniones eliminadas**, en **Meet › Anteriores › Con transcripción**, pero ya no se rehace.

## Del siguiente paso al trabajo

El siguiente paso es el primero de **Acuerdos y próximos pasos**, el más importante, con quién y cuándo si se dijeron: por ejemplo, «Enviar la propuesta revisada (responsable: Ana; plazo: el viernes)». Si la reunión no dejó ningún acuerdo, no hay siguiente paso. En la transcripción y en la ficha de la reunión se convierte en trabajo con un toque, y cada botón aparece solo si puedes usarlo:

- **Crear tarea**, con el nombre de tu perfil de trabajo («Crear entregable» en Agencia): abre el alta de [Gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview) con el título sacado de la frase, la reunión como origen y, si la reunión lo tiene, su proyecto propuesto. Necesita Gestión de proyectos en el plan y el permiso «Crear tareas de proyecto».
- **Crear tarea** del CRM: abre el alta de una [tarea del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/tasks) con el título y la ficha de la reunión ya puestos. Si en tu perfil de trabajo los elementos se llaman tareas, el botón dice **Crear tarea del CRM**, para no confundirlo. Necesita el CRM y «Crear tareas».
- **Preparar presupuesto**, si la reunión está vinculada a una oportunidad o a un cliente: abre un [presupuesto](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/overview) nuevo con esa ficha puesta y la vuelta a donde estabas. Necesita el CRM y «Crear presupuestos».

Lo que creas queda enlazado debajo, por ejemplo «Creada: Enviar la propuesta revisada». La ficha del CRM solo se pone si puedes verla. El siguiente paso es de uso interno: **Programar seguimiento** no lo copia en las notas, porque las notas viajan en la invitación a las personas de fuera.

## Personalizar los resúmenes

Tu empresa puede decirle a la IA qué destacar y en qué tono, por ejemplo: «Destaca siempre los importes, los plazos y quién se encarga de cada cosa, y usa un tono formal». Las indicaciones se suman a las instrucciones de siempre: ajustan qué se destaca y el tono, pero no cambian los apartados ni permiten inventar nada.

1. **Abre los ajustes de Meet**

   Ve a [Ajustes › Meet](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/meet), o pulsa **Personalizar los resúmenes** debajo de un resumen: te lleva al bloque **Resumen con IA** con la vuelta a la transcripción puesta.
2. **Escribe las indicaciones**

   En **Indicaciones para los resúmenes**, debajo de **Resumir las reuniones con IA**, caben hasta 600 caracteres. Se guardan solas cuando dejas de escribir.

Las cambia quien tiene «Administrar reuniones» con alcance «Todo»; de fábrica, el Super Administrador. Con ese permiso y otro alcance, como el Gerente o el Vendedor, se leen sin poder cambiarlas, y **Personalizar los resúmenes** solo aparece a quien puede cambiarlas. Valen para los resúmenes que se hagan desde ese momento, también al rehacer uno; los que ya están hechos no cambian. Con el resumen apagado el campo no se ve, pero lo escrito se conserva.

## Rehacer el resumen

En el menú **…** de la transcripción, **Rehacer el resumen** pide otro a la IA, con las indicaciones que tenga tu empresa en ese momento; mientras lo prepara, el anterior desaparece. Si la transcripción es anterior al resumen y no tiene ninguno, el bloque ofrece **Hacer un resumen**. Cada vez gasta bolsa de IA.

Lo pueden pedir quien organiza la reunión, sus anfitriones y coanfitriones, con el permiso «Grabar reuniones», que de fábrica tienen el Super Administrador, el Gerente y el Vendedor. Nadie puede pedirlo si tu empresa tiene el resumen apagado.

## Apagar el resumen en tu empresa

Si tu empresa quiere transcribir sus reuniones, pero no resumirlas con IA, puede apagarlo para todas:

1. **Abre los ajustes de Meet**

   Ve a [Ajustes › Meet](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/meet). La pantalla la ve quien tiene el permiso «Administrar reuniones».
2. **Apaga Resumir las reuniones con IA**

   Está en el bloque **Resumen con IA** y se guarda al pulsar. Lo cambia quien tiene «Administrar reuniones» con alcance «Todo»; de fábrica, el Super Administrador. Los demás lo ven, pero no pueden cambiarlo.

Apagado, no se hace ningún resumen, ni al terminar ni a mano, y la transcripción lo dice: «Sin resumen: tu empresa tiene desactivado el resumen con IA de las reuniones». Los resúmenes ya hechos se conservan. Al volver a encenderlo, se resumen las transcripciones que terminen desde ese momento, y el aviso de la sala vuelve a contar que lo que se diga se resumirá con IA. Las que terminaron con el resumen apagado ofrecen **Hacer un resumen** a quien puede pedirlo, y se hace si el aviso que aceptaron ya anunciaba el resumen.

## Si algo falla

Cuando no hay resumen, el bloque **Resumen** de la transcripción dice por qué:

- **«Sin resumen: el aviso de grabación de esta reunión no incluía el resumen con IA».** Alguna persona aceptó un aviso anterior, o no consta ninguna aceptación. No se puede pedir después: depende de lo que se aceptó.
- **«Sin resumen: cuando se aceptó el aviso de grabación de esta reunión, no se avisó del resumen con IA».** Tu empresa tenía el resumen apagado cuando alguien aceptó el aviso. Tampoco se puede pedir después.
- **«Sin resumen: tu empresa tiene desactivado el resumen con IA de las reuniones».** Lo enciende quien administra Meet, como explica el apartado anterior.
- **«Sin resumen: cuando terminó la transcripción, tu empresa tenía desactivado el resumen con IA».** Ya está encendido otra vez: quien puede pedirlo tiene **Hacer un resumen**.
- **«No hay resumen: tu empresa ha gastado la bolsa de IA de este ciclo».** Con **Ver tu uso**, si puedes verlo; si no, pide a quien administra tu empresa que añada saldo adicional. Cuando vuelve a haber IA, el bloque dice «La IA vuelve a estar disponible» y ofrece **Hacer un resumen**.
- **«La IA externa está desactivada en tu organización».** La reactiva un Super Administrador desde Ajustes › Organización.
- **«Esta reunión está apartada de la IA, así que no se resume».** Su grabación está apartada de la IA, y volver a pedirlo no serviría.
- **«La conversación es demasiado corta para resumirla».** Se habló muy poco.
- **«No se ha podido preparar el resumen».** La IA no respondió o su respuesta salió mal dos veces. Quien puede rehacerlo tiene **Volver a intentarlo**.

Y cuando el resumen está, pero no es lo que esperabas:

- **Un acuerdo sale sin responsable o sin plazo.** No se dijo en la reunión, o no quedó claro de quién era: el resumen no lo supone.
- **No ves Rehacer el resumen.** No organizas la reunión ni eres anfitrión o coanfitrión, te falta «Grabar reuniones», tu empresa tiene el resumen apagado o la reunión se eliminó.
- **No ves Personalizar los resúmenes.** Solo aparece con el resumen encendido y a quien tiene «Administrar reuniones» con alcance «Todo».

## Siguiente paso

- [Enviar la transcripción a los contactos](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/transcriptions#enviar-la-transcripción-a-los-contactos): Un mensaje tuyo y, si quieres, la transcripción en PDF.
- [Tareas del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/tasks): Lo que queda por hacer con cada cliente, con su fecha.