# Configurar RRHH en tu empresa

Qué tiene cada pantalla de Ajustes › RRHH, qué le falta a tu empresa para registrar la jornada y las ausencias, y quién puede cambiar cada cosa.

Ajustes › RRHH reúne lo que tu empresa decide una vez y vale para toda la plantilla: los horarios, los festivos, las reglas de vacaciones, los recordatorios, los documentos que recibe cada persona y los informes del registro de jornada. Su portada, **Configuración**, te dice qué tienes preparado y qué falta, y cada fila te lleva a la pantalla donde se resuelve. Desde RRHH llegas con **Configuración**, en el grupo **Administración** del menú, y la pantalla te deja la vuelta puesta.

## Antes de empezar

- **Cada pantalla pide su permiso.** La portada la abre quien puede abrir alguna de las demás; la tabla de abajo dice cuál abre cada una.
- **Lo que vale para toda la empresa pide alcance «Toda la empresa».** Cargar festivos, cambiar las reglas de ausencias, los recordatorios, la desconexión o el protocolo exige que tu permiso alcance a toda la empresa. Con un alcance menor, la pantalla se ve en solo lectura y te dice por qué.
- **RRHH tiene que estar en tu plan.** Si no lo está, la sección no aparece.

## Las nueve pantallas

| Pantalla | Para qué sirve | Permiso que la abre |
| - | - | - |
| Configuración | Lo que falta y lo que ya está preparado | Cualquiera de los de esta tabla |
| [Horarios](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/schedules) | La jornada de cada horario, sus pausas y desde dónde se ficha | «Ver horarios» o «Gestionar horarios» |
| [Festivos](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/holidays) | Los días que no se trabaja y el calendario laboral del año | «Gestionar festivos» |
| [Ausencias](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/absence-settings) | Las reglas de vacaciones y permisos de toda la empresa | «Gestionar días por persona» |
| [Días por persona](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/absence-settings#días-por-persona) | Los días de vacaciones, asuntos propios y descanso de cada persona | «Gestionar días por persona» |
| [Recordatorios y desconexión](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/reminders) | Qué se recuerda a cada persona y qué espera a que vuelva o empiece su jornada | «Gestionar horarios» |
| [Protocolo y documentos](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/documents) | El protocolo, la información escrita, el resumen mensual y la ubicación al fichar | «Gestionar horarios» |
| [Informes de jornada](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/reports) | Sacar el registro, los enlaces para la Inspección, la representación y la integridad | «Sacar informes de jornada» |
| Punto de fichaje QR | El código que se proyecta para fichar con el móvil | «Mostrar el código QR de fichaje» |

## Qué te enseña Configuración

**RRHH · Configuración**

1. El menú de Ajustes › RRHH, con sus nueve pantallas. Cada entrada se llama igual que el título de su pantalla.
2. Cada fila es una pantalla con su estado real debajo, por ejemplo «Protocolo publicado, versión 2». Al tocarla, vas a esa pantalla.
3. Alcance de los responsables: solo aparece si tienes departamentos que dependen de otros.

_Lo que falta sube arriba con un punto de aviso; lo normal no se colorea._

La pantalla agrupa las filas en tres bloques:

- **Puesta a punto.** Horarios, Festivos, Ausencias, Días por persona, Recordatorios y desconexión, Protocolo y documentos y Punto de fichaje QR. Si falta algo, este bloque va arriba y lo que ya está bien se pliega bajo **Ver lo que ya está preparado**. Ejemplos de lo que puede faltar: «Falta crear un horario», «Faltan los festivos de 2027», «Falta confirmar qué pasa con los días de vacaciones que sobran» o «Falta decir para qué pides la ubicación al fichar».
- **Por revisar.** Solo aparece si hay algo: incidencias sin resolver, días de vacaciones que se dieron por perdidos en años anteriores sin avisar, personas que no pueden fichar, personas exentas del registro por «Otro motivo», responsables que no pueden aprobar las ausencias de su equipo, la representación sin nadie con su acceso o un protocolo que hay que volver a publicar porque han cambiado las reglas de las incidencias.
- **Informes.** Informes de jornada, Horas extraordinarias e Integridad del registro.

Algunas cosas se resuelven sin salir. Si faltan los festivos del año, la fila trae **Cargar los festivos de 2027** (hace falta «Gestionar festivos» con alcance de toda la empresa); hasta que los cargues, el registro de jornada cuenta esos días como laborables. Al pie, una nota dice cuánto tiempo se conservan los registros de jornada; quien gestiona la conservación tiene ahí **Cambiar el plazo**.

Si tu empresa no está en España, una banda arriba lo dice: los límites que se comprueban son los mínimos de la Directiva europea de tiempo de trabajo, y la ley de tu país puede exigir más.

### Novedades de RRHH que tienes apagadas

Si tu empresa ya usaba RRHH antes de este rediseño, lo nuevo que cambiaría algo a tu plantilla viene apagado para no cambiar nada sin avisar. Esta fila abre una hoja con cada novedad y su botón **Activar**:

- **Enviar también por correo el resumen mensual.** Ahora solo llega con un aviso en la aplicación.
- **Que lo no urgente espere durante las ausencias.** La persona lo recibe cuando vuelve.
- **Que lo no urgente espere fuera de la jornada.** La persona lo recibe al empezar su jornada.

La hoja te recuerda además que **«¿Sigues trabajando?» está activado** y que puedes apagarlo en Recordatorios y desconexión. Con **No, gracias**, la fila deja de sugerírtelo. Cada novedad se explica en [Recordatorios, avisos y desconexión](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/reminders) y en [Protocolo, resumen mensual e información escrita](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/documents).

### Alcance de los responsables

Quien tiene un permiso con alcance «Su departamento» ve y aprueba lo de su departamento. Con el interruptor **Incluir los departamentos que dependen de cada uno**, ve también lo de los que cuelgan del suyo, en la jornada, las ausencias y los horarios. Antes de guardarlo se te pide confirmación, porque cambia lo que ve cada responsable de la empresa, y se avisa a los demás administradores. La jerarquía se arma en [Departamentos](https://os.utilia.ai/docs/guides/organization/departments).

## Quién aprueba las ausencias

Cada persona tiene un **Responsable directo** en su ficha de [Ajustes › Usuarios](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team). Las solicitudes le llegan primero a esa persona, siempre que pueda aprobarlas. Ningún rol trae de fábrica el permiso «Aprobar ausencias», ni siquiera el Gerente: se da con el paquete **Responsable de equipo**.

Al nombrar responsable a alguien que no puede aprobar, la ficha te lo ofrece en una línea: «Ana podrá aprobar las ausencias de su equipo si le das el paquete Responsable de equipo», con **Darlo**. La puesta en marcha tiene también un paso, **Quién aprueba las ausencias**, para hacerlo con todo el equipo de una vez. Si alguien se queda sin nadie a su cargo, la ficha te ofrece **Quitar el paquete**.

## Paquetes de permisos

Un paquete da de una vez los permisos que necesita un papel y se da o se quita en el bloque **Paquetes de RRHH** de la ficha de acceso de cada persona, en Ajustes › Usuarios, con el permiso «Editar permisos de usuarios». Los permisos que pone un paquete aparecen en la ficha como «Del paquete Responsable de equipo», por ejemplo.

**Qué da cada paquete de RRHH**

| Permiso | Responsable de equipo | Responsable de RRHH | Representación legal |
| - | - | - | - |
| Aprobar ausencias | A su cargo | Toda la empresa | No |
| Ver la jornada y las ausencias del equipo | A su cargo | Toda la empresa | No |
| Ver incidencias | A su cargo | Toda la empresa | No |
| Corregir fichajes, validar jornadas y resolver incidencias | No | Toda la empresa | No |
| Horarios, festivos, días por persona y punto de fichaje QR | No | Toda la empresa | No |
| Sacar informes de jornada y crear enlaces para la Inspección | No | Toda la empresa | No |
| Consultar el registro como representación | No | No | Sí |
| Pide un motivo al darlo | No | Sí | Sí |
| Lo da | Quien edita permisos | Quien edita permisos | Solo un Super Administrador |

Dar o quitar «Responsable de RRHH» o «Representación legal» avisa a los demás Super Administradores. El acceso de la representación es siempre expreso: ni un Super Administrador consulta ese registro sin el paquete. Lo explica [Informes de jornada, Inspección y representación](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/reports).

## Punto de fichaje QR

Proyecta un código en una pantalla de la entrada para que el equipo fiche con su móvil: quien ficha abre RRHH, toca **Fichar con QR** y apunta la cámara. El código cambia cada 25 segundos, vale 30 segundos y cada persona puede usar cada código una sola vez, así que hay que estar delante. **Pantalla completa** lo deja listo para proyectar y **Generar un código nuevo** cambia el que se ve.

El código sirve a las personas que alcanza tu permiso: si tu alcance es tu departamento, solo a las de tu departamento. Marca **Punto de fichaje QR** en «Desde dónde se ficha» del horario de quien vaya a usarlo: si su horario no lo admite, puede fichar igual, pero el fichaje queda marcado para que lo revise su responsable.

## Si algo falla

- **Una pantalla se ve en solo lectura.** Tu permiso no alcanza a toda la empresa. Lo cambia quien edita permisos de usuarios.
- **Un responsable no recibe las solicitudes de su equipo.** No puede aprobarlas: dale el paquete «Responsable de equipo». Configuración lo cuenta en «Por revisar».
- **Alguien sale en el registro sin ningún fichaje.** No tiene el permiso de fichar. Configuración lo cuenta: dale el permiso, o márcalo como exento si no tiene contrato laboral con la empresa.
- **No ves la fila de Alcance de los responsables.** Ningún departamento depende de otro.