# Crear y cambiar horarios Prepara la jornada de cada horario con sus tramos, pausas y periodos, decide desde dónde se ficha y a quién se aplica, y cámbiala sin tocar el pasado. Un horario dice cuándo trabaja cada persona: los tramos de cada día, sus pausas, los periodos con otra jornada, desde dónde se ficha y si se pide la ubicación. Con él se cuentan las horas trabajadas y las extraordinarias, se marcan las [incidencias](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/incidents) y se reparten los días de vacaciones. Cuando cambias la jornada de un horario en uso, cada persona afectada recibe por escrito su jornada nueva y los días anteriores conservan la que tenían. ## Antes de empezar - **Permisos.** «Gestionar horarios» para crearlos y cambiarlos; con «Ver horarios» solo los consultas («Solo puedes consultarlo. Lo cambia quien administra los horarios.»). - **Alcance.** Con alcance «Su departamento» trabajas con los horarios de tus departamentos, y uno nuevo tiene que ser de uno de ellos. - **Un horario predeterminado.** Se aplica a quien no tiene otro. Configuración te avisa si falta. Los horarios están en **Ajustes › RRHH › Horarios**. La lista enseña cada horario con sus tramos resumidos y, en una segunda línea, lo que se sale de algún mínimo. ## Crear un horario 1. **Abre uno nuevo** Pulsa **Nuevo horario**. Escribe el **Nombre** y, si quieres, la **Descripción**. 2. **Dile a quién se aplica** Elige un **Departamento**, o «Ninguno» si solo se aplicará a quien se lo asignes. Marca **Horario predeterminado** si es el que se aplica a quien no tiene otro. 3. **Dibuja la jornada** En **Jornada**, añade los tramos de cada día con su **Entrada** y su **Salida**. Un día sin tramos es libre. **Copiar a otros días** repite los tramos de un día en los que elijas. 4. **Completa el resto de secciones** Pausas, horas extraordinarias, vacaciones, desde dónde se ficha y ubicación. Cada una se explica abajo. 5. **Guarda** Pulsa **Crear horario**. Si algo impide guardar, el pie lo dice («Corrige las 2 cosas marcadas para poder guardar») y cada aviso está junto a su sección. Mientras escribes, el horario se comprueba solo («Comprobando el horario…»). La jornada diaria y la semanal no se teclean: salen de los tramos. ## Tramos, periodos y pausas **Tramos.** Un día admite hasta cuatro tramos, para una jornada partida o un turno con cortes. Solo el último del día puede terminar al día siguiente (**Termina al día siguiente**), para los turnos de noche. Con **Entrada flexible** y **Salida flexible** das un margen para entrar más tarde o salir antes sin que cuente como retraso o salida anticipada. **Periodos especiales.** Jornadas que cambian unas fechas: verano, Navidad o las fiestas del pueblo. Mientras dura, el periodo se aplica en lugar de la jornada habitual. Con **Se repite cada año** vale para todos los años; uno que se repite y cruza el cambio de año, como Navidad, se guarda en dos periodos con el mismo nombre. Un periodo no puede empezar antes de hoy, y si quitas uno que ya ha empezado, deja de aplicarse desde hoy y los días pasados conservan su jornada. **Pausas.** La **Pausa obligatoria** es la que hay que tomar cada día de trabajo, con su **Duración** y, si tiene hora fija, su **Franja**. **Cuenta como trabajo** es la parte de la pausa que se paga como trabajo, si tu convenio lo dice. **Aviso por exceso de pausas** marca una incidencia al pasar de lo que pongas; nunca impide fichar. ## Máximo de horas ordinarias al día Al final de **Jornada**, **Máximo de horas ordinarias al día** dice cuántas horas ordinarias puede tener un día de este horario. Lo que se trabaje por encima es hora extra ese mismo día, aunque las horas extra se cuenten por semana o en el año. Sin un convenio colectivo ni un acuerdo con la representación de la plantilla que fije otro reparto del día, el máximo es de **9 horas**. **¿Qué máximo de horas al día eliges?** ¿Un convenio colectivo o un acuerdo con la representación fija otro reparto del día? - No: **9 horas**. La opción con la que empieza todo horario. - Sí: ¿Fija un máximo de horas al día o permite repartir sin él? - Fija un máximo: **Otro máximo**. Escríbelo en Máximo al día, entre 4 y 14 horas. - Permite repartir sin él: **Sin máximo diario**. Se siguen vigilando los descansos entre jornadas. _Con Otro máximo o Sin máximo diario, escribe en Convenio o acuerdo dónde está escrito: sin él, el horario no se guarda._ Al elegir **Otro máximo** o **Sin máximo diario** aparece **Convenio o acuerdo**: indica dónde está escrito, por ejemplo «Convenio de comercio de Sevilla, art. 14». La plantilla lo verá en su información escrita. No sirven un pacto individual ni la distribución irregular que decide la empresa por su cuenta. A las personas menores de 18 años se les aplica siempre un máximo de 8 horas, elijas lo que elijas. Fuera de España esta opción no aparece: la directiva europea no fija un máximo diario. ## Horas extra y vacaciones En **Horas extraordinarias**, **Cómo se cuentan** decide desde cuándo una hora es extra: - **Por día**: lo que pasa de la jornada de cada día. - **Por semana**: lo que pasa de la jornada de la semana. - **En el año**: una bolsa, con días de más y de menos, que se liquida al acabar el año. En los cómputos por semana y en el año, lo que pasa del máximo de horas ordinarias de un día cuenta como hora extra ese mismo día y ya no cuenta en la semana ni en la bolsa. Por ejemplo, con 8 horas de lunes a viernes y las horas extra contadas por semana, quien trabaja 10, 10, 8, 8 y 4 horas suma 40, justo su jornada, pero tiene 2 horas extra: las que pasan de 9 el lunes y el martes. Si desmarcas **Se permiten horas extra**, el tiempo de más se registra como incidencia; nunca impide fichar. **Aviso a partir de** marca una incidencia cuando las horas extra de un día pasan de lo que pongas (2 horas si lo dejas vacío). En **Vacaciones** eliges si **Se cuentan en** días laborables o naturales y los **Días al año**. La pantalla te dice la equivalencia, por ejemplo «22 días laborables son unos 30 días naturales». Estos días son los que recibe cada año quien tiene el horario. Cambiarlos no toca los que ya tiene cada persona: con «Gestionar días por persona», **Aplicar a los días de vacaciones de 2026** los aplica al año en curso, te dice antes a cuántas personas afecta y conserva las excepciones individuales. Los de cada persona se ajustan en [Días por persona](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/absence-settings#días-por-persona). ## Desde dónde se ficha En **Desde dónde se ficha** marcas al menos un sitio: - **Navegador o aplicación de escritorio**: desde un ordenador. - **Aplicación móvil**: desde el teléfono de la persona. - **Punto de fichaje QR**: escaneando el código que se proyecta en una pantalla del centro. - **Alta manual**: lo apunta un responsable cuando alguien no ha podido fichar. Fichar desde un sitio que el horario no admite no se impide: el fichaje queda marcado para que lo revise el responsable. Si solo admites el móvil o el QR, la pantalla te avisa de que quien no tenga un equipo de la empresa tendría que usar su móvil personal, y te propone dejar también el navegador en un equipo de la empresa o un punto de fichaje QR. ## Pedir la ubicación al fichar Con **Pedir la ubicación al fichar**, se toma la ubicación del dispositivo solo al fichar la entrada y la salida, nunca durante la jornada ni en las pausas. **Nunca impide fichar**: si no llega, el fichaje se guarda y queda marcado para revisarlo. Antes tienes que escribir **Para qué necesitas la ubicación**. Es la misma finalidad para todos los horarios de la empresa y la ve la plantilla antes de fichar y en su información escrita. La pantalla te recuerda que informes antes a la plantilla, pidas el informe de su representación y valores si hace falta una evaluación de impacto; las plantillas para hacerlo están en [Protocolo y documentos](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/documents#ubicación-al-fichar). **Zona de trabajo (opcional)** marca un punto y un radio: el fichaje que llegue de fuera queda marcado para revisarlo. ## A quién se aplica **¿Qué horario tiene cada persona?** ¿Tiene un horario asignado directamente? - Sí: **Ese horario**. Se elige en la sección Personas del horario, aunque su departamento tenga otro. - No: ¿Su departamento tiene un horario? - Sí: **El de su departamento**. Si está en varios, manda el de su departamento principal. - No: **El predeterminado**. El horario marcado como Horario predeterminado. _Una excepción, si la hay, cambia después la jornada de esa persona en sus fechas._ En la sección **Personas**, **Elegir personas** asigna el horario directamente. Con **Añadir excepción** cambias la jornada de una persona dentro del horario durante unas fechas, por ejemplo una jornada reducida por guarda legal: entrada, salida, días laborables, jornada diaria o días de vacaciones; lo que dejes en blanco se toma del horario base. ## Cambiar un horario en uso Al guardar un cambio de jornada en un horario que ya tiene personas, se abre **¿Desde cuándo?**: eliges el día desde el que rige la jornada nueva y los días anteriores conservan la que tenían. La hoja te dice a cuántas personas se avisará por escrito («Se avisará por escrito a 12 personas»): cada una recibe su información escrita actualizada. Lo explica [Protocolo, resumen mensual e información escrita](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/documents#información-escrita). Cambiar solo el **Máximo de horas ordinarias al día** también pide **¿Desde cuándo?**: el máximo nuevo rige desde el día que elijas, nunca desde uno pasado, y los días anteriores conservan el que tenían. Si eliges un día futuro, la fila lo dice debajo, por ejemplo «Desde el 1 de noviembre de 2026: 10 horas». **Desactivar horario** deja de aplicarlo a quien lo tiene; puedes **Volver a activarlo** desde su ficha. El predeterminado no se puede desactivar: marca antes otro. ## Lo que se comprueba al guardar **Lo que impide guardar y lo que solo avisa** ### Impide guardar (Hay que corregirlo) - Vacaciones por debajo del mínimo: en España, el equivalente a 30 días naturales. - Más de 40 horas semanales de media en el año. - Días con más horas ordinarias que el máximo del horario: 9, o el que fija el convenio o acuerdo. - Otro máximo o Sin máximo diario sin el convenio o acuerdo escrito. - Más de 6 horas seguidas sin una pausa de al menos 15 minutos. - Una pausa que no deja tiempo de trabajo. - Un horario que se aplicaría a una persona menor de 18 años y no respeta sus límites. ### Solo avisa (Puedes guardar) - Una semana concreta de más de 40 horas, si la media del año cuadra. - Días de más de 9 horas ordinarias con otro máximo: comprueba que el convenio o acuerdo lo permite. - Menos de 12 horas de descanso entre dos días. - Solo móvil o QR: obliga a usar un dispositivo personal. - En la jornada partida a tiempo parcial, más de una interrupción al día. - Lo que hay que hacer antes de pedir la ubicación. El campo **Convenio o acuerdo** de la sección Jornada aparece al elegir **Otro máximo** o **Sin máximo diario** en **Máximo de horas ordinarias al día**, y también si ya tiene texto. Fuera de España, los mínimos que se comprueban son los de la Directiva europea de tiempo de trabajo, como referencia. Los horarios guardados antes de estas comprobaciones **siguen funcionando** aunque se salgan de algún mínimo. Configuración te los señala («Revisa el horario «Turno de tarde»») y, cuando cambies su jornada, la ficha te pedirá corregir lo que se sale antes de guardar. ## Si algo falla - **No te deja guardar.** Busca los avisos marcados junto a cada sección; el pie dice cuántos hay. - **«Este horario tiene días de más de 9 horas ordinarias».** Acorta esos días o, si un convenio o acuerdo permite más, elige **Otro máximo** o **Sin máximo diario** en [Máximo de horas ordinarias al día](#máximo-de-horas-ordinarias-al-día) y escribe el convenio o acuerdo. - **Un día largo de antes no cuenta como hora extra.** El máximo nunca rige desde un día pasado. Si tu empresa ya usaba RRHH, cuenta desde el día en que llegó esta opción: los días anteriores conservan sus cifras. - **«Con tu alcance, el horario tiene que ser de uno de tus departamentos».** Tu permiso alcanza a tu departamento: elige uno de los tuyos. - **No puedes pedir la ubicación.** Falta escribir para qué la necesitas. - **Una persona tiene un horario que no esperabas.** Mira, por este orden, si tiene uno asignado directamente, el de su departamento principal y el predeterminado; y si tiene una excepción en esas fechas. - **El predeterminado no se puede desactivar.** Marca antes otro como predeterminado.