# Protocolo, resumen mensual e información escrita Prepara y publica el protocolo del registro de jornada, decide cómo recibe cada persona el resumen de su mes y su información escrita, y explica la ubicación. En **Protocolo y documentos** preparas lo que tu empresa entrega por escrito sobre la jornada: el protocolo del registro, que lee toda la plantilla; la información escrita de cada persona; y el resumen de su mes. También dices para qué pides la ubicación al fichar y dónde se ejercen los derechos de protección de datos. Cada persona encuentra lo suyo en el bloque **Documentos** de [Mi jornada](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/my-workday), con un aviso cuando le llega algo nuevo. ## Antes de empezar - **Permiso «Gestionar horarios»** con alcance de toda la empresa. Con otro alcance, la pantalla se ve en solo lectura. - **Dime si tienes representación.** Arriba, **¿Tiene tu empresa representación legal de la plantilla?** admite **Sí**, **No** o **Sin indicar**. Decide si hay que consultarle el protocolo y el calendario laboral, y quién recibe el informe mensual de horas extraordinarias. **Tres documentos que se confunden** ### Protocolo (Para toda la plantilla) Cómo se registra la jornada en tu empresa: quién ficha, cómo, qué se guarda y quién lo ve. Uno por empresa, con versiones. ### Información escrita (Para cada persona) «Tu jornada, tus vacaciones y cómo se cambian»: su horario, sus pausas, sus vacaciones y cómo se cambia todo eso. ### Resumen mensual (Cada mes, a cada persona) Las horas trabajadas, extraordinarias y complementarias del mes anterior. ## Publicar el protocolo 1. **Prepara el borrador** En **Protocolo del registro de jornada**, pulsa **Preparar el borrador**. Parte de un texto ya preparado con los datos de tu empresa, dividido en secciones: objeto, a quién se aplica, cómo se ficha, pausas, horas extraordinarias y complementarias, olvidos y correcciones, reglas de las incidencias, qué datos se guardan, quién puede consultarlos, conservación, protección de datos y desconexión digital, entre otras. 2. **Revisa cada sección** Toca una sección para cambiar su texto. Cada una dice si conserva el **Texto de partida** o tiene un **Texto propio**, y **Volver al texto de partida** deshace tus cambios. La plantilla no ve nada hasta que publicas. 3. **Registra la consulta** En **Consulta a la representación**, pulsa **Registrar**: elige **Se consultó a la representación** con el **Día de la consulta** y, si quieres, sus observaciones; o **La empresa no tiene representación legal de la plantilla**. Esta segunda opción no se admite si arriba consta que la tiene. 4. **Publica** Pulsa **Publicar la versión 1** y confírmalo. Toda la plantilla recibe un aviso y puede leerlo desde Mi jornada. Una versión publicada no se cambia: para cambiar algo, **Preparar una versión nueva**, que hereda el texto y la consulta de la anterior. Las anteriores quedan en **Versiones anteriores**. Configuración te avisa cuando toca volver a publicarlo: «Han cambiado las reglas con las que se marcan las incidencias. Revisa el protocolo y vuelve a publicarlo.», y lo mismo si cambia tu política de desconexión, que se sube en [Recordatorios y desconexión](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/reminders). ## Información escrita Cada persona recibe **«Tu jornada, tus vacaciones y cómo se cambian»**: su horario, sus pausas, las horas extraordinarias y complementarias, dónde y cómo se ficha, sus vacaciones, cómo se cambia su jornada y si hay otros sistemas automáticos que decidan sobre ella. Si las horas extra se cuentan por semana o en el año, si un convenio o acuerdo fija otro máximo diario o permite repartir la jornada sin él, o si la persona tiene menos de 18 años, explica también su [máximo de horas ordinarias al día](https://os.utilia.ai/docs/guides/hr/schedules#máximo-de-horas-ordinarias-al-día). Le llega: - al empezar en la empresa; - cuando cambia su horario, también su máximo de horas ordinarias al día, las reglas de sus vacaciones o sus datos laborales; - cuando cambias uno de los textos de tu empresa de este bloque; - y cuando la pide ella desde Mi jornada, con **Pedirlo**. No se genera de golpe para toda la plantilla: quien ya trabajaba en tu empresa la recibe en cuanto cambie algo de lo anterior o cuando la pida. Tampoco se genera para relaciones de menos de cuatro semanas ni fuera de España. Tu empresa completa el documento con tres textos propios, que se escriben en una hoja con **Escribir** o **Cambiar**: - **Cómo se cambia la jornada**: los supuestos y el procedimiento en tu empresa. - **Cómo se pagan o se compensan las horas extraordinarias**. - **Otros sistemas automáticos**: otros programas que decidan algo sobre la jornada, además de UTILIA OS. Si dejas uno vacío, el documento usa un texto de partida, que la propia hoja te enseña. Al guardar, cada persona recibe su información escrita actualizada. Si algún horario cuenta la jornada en el año, Configuración te pide escribir en **Cómo se cambia la jornada** cómo se reparte y con cuánto preaviso se fija. **Ver una muestra** enseña el documento tal como lo recibiría alguien con el horario que elijas, y **Entregas** lista a quién se ha entregado, por qué motivo («Al empezar», «Cambio de horario», «La pidió»…), si lo ha abierto y cuándo lo dio por recibido. ## El resumen mensual Cada persona sujeta al registro recibe el resumen de su jornada del mes anterior: horas trabajadas, extraordinarias y complementarias. Las ausencias salen como «Ausencia», sin el tipo. Si sus horas extra se cuentan por semana o en el año, el resumen explica que lo que pasa del máximo de un día es hora extraordinaria ese mismo día y dice cuántas son («De ellas, por pasar de 9 horas en un día»). Lo pueden abrir la persona, su responsable y, si tu empresa la tiene, tu asesoría. - **Entregar el resumen de cada mes.** Se archiva siempre; entregado, a la persona le llega un aviso en la aplicación y lo confirma con **Recibido**. - **Día de entrega.** Del 1 al 28 de cada mes. - **Enviar también por correo.** Además del aviso. A quien ya no está en la empresa le llega siempre por correo. Si un mes ya entregado cambia después, por una corrección o un festivo nuevo, la persona recibe un resumen rectificativo que dice qué cambió. Para dejar de entregarlo, desactívalo y escribe **Cómo lo entregarás**, por ejemplo «En papel, junto con la nómina». Seguirá archivándose cada mes, pero no se entregará ni se avisará a nadie. > **Atención: Contratos a tiempo parcial** > > Si no entregas el resumen por otra vía, el contrato a tiempo parcial puede presumirse a jornada completa (artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores). La pantalla te lo recuerda antes de desactivarlo, y Configuración lo señala si tienes personas a tiempo parcial. ## Ubicación al fichar Este bloque te dice cuántos horarios piden la ubicación al fichar. Si alguno la pide, escribe **Para qué necesitas la ubicación**, por ejemplo «Comprobar que el fichaje se hace en la obra asignada cuando no hay punto de fichaje QR». Es obligatorio: sin él no se puede pedir. La plantilla lo ve antes de fichar y en su información escrita. En **Plantillas** tienes dos documentos con tus datos ya escritos, para revisarlos, completarlos y usarlos antes de pedir la ubicación: - **Información sobre la ubicación al fichar**, para entregarla a la plantilla, con sus derechos. - **Guía para valorar la evaluación de impacto de la ubicación al fichar**, para decidir si hace falta una. **Ver** los abre, **Copiar el texto** los copia y la descarga los guarda como documento de texto enriquecido (.rtf), que abren Word, Pages y LibreOffice. Solo aparecen si tu empresa está en España. ## Dónde ejercer los derechos En **Derechos de protección de datos**, **Dónde ejercerlos** es la dirección o el canal donde tu plantilla puede pedir el acceso, la rectificación y sus demás derechos sobre el registro, por ejemplo «». Sale en la información que ve cada persona antes de fichar por primera vez. Si tu empresa ha designado un delegado de protección de datos, escribe su contacto en **Delegado de protección de datos**, en el mismo bloque. Sale en el protocolo y en esa misma información, junto al nombre de tu empresa. Si lo dejas vacío, no se nombra. ## Si algo falla - **No te deja publicar el protocolo.** Falta registrar la consulta a la representación o indicar que tu empresa no tiene. - **No te deja marcar que no hay representación.** Arriba consta que sí la tiene: registra el día de la consulta o cambia esa respuesta. - **Una persona no tiene su información escrita.** Se genera cuando cambia algo o cuando la pide. Ella misma puede pedirla desde Mi jornada. - **Nadie ha recibido el resumen del mes.** Comprueba que **Entregar el resumen de cada mes** está activado y que ya ha pasado el día de entrega.