# La numeración de las facturas

Cuándo recibe su número una factura, cómo funcionan las series, cómo seguir la serie de otro programa y qué hacer si aparece un salto.

La normativa exige que las facturas de cada serie lleven una numeración correlativa (Real Decreto 1619/2012, artículo 6.1.a). En UTILIA OS no escribes el número: la factura lo recibe al [emitirla](https://os.utilia.ai/docs/guides/finance/invoicing#crear-y-emitir-una-factura), en el mismo paso que le pone la fecha. Así tu serie no tiene huecos y cada factura lleva una fecha igual o posterior a la de la anterior.

## Cuándo recibe su número

Un borrador no tiene número. Su ficha y el formulario dicen «Recibirá su número al emitirla. Si la emitieras ahora: 2026-00046», y en el listado su columna del número dice **Borrador**. Ese número es orientativo: no se reserva, y si antes se emite otra factura de la misma serie, el tuyo será el siguiente.

**El número de un borrador y el de una emitida**

### Borrador (Sin número)

Enseña el número que recibiría si lo emitieras ahora, sin reservarlo. Su PDF sale con «BORRADOR» en lugar del número. Si lo eliminas, la serie no cambia.

### Emitida (Con su número)

Recibe el siguiente número de su serie y la fecha del día en el mismo paso. Ese número ya no cambia ni se reutiliza.

Vale igual para lo que se emite sin que pulses nada: una [factura programada](https://os.utilia.ai/docs/guides/finance/schedule-invoice) recibe su número el día que sale, y la de un [cobro recurrente](https://os.utilia.ai/docs/guides/finance/recurring-invoices), al generarse con emisión automática. Las rectificativas y las notas de crédito también lo reciben al emitirse. El año del número es siempre el de la fecha de la factura.

## Las series y su prefijo

Cada tipo de factura tiene su serie de siempre, que vuelve a empezar en el 1 cada año:

- **General**: las facturas ordinarias.
- **Simplificadas**: separadas de la general, como exige la norma, con el prefijo `T-` por defecto.
- **Rectificativas** y **Abonos** (las notas de crédito), con los prefijos `R-` y `AB-`.

Además, puedes crear **series adicionales** para numerar aparte un canal de venta, un establecimiento o una aplicación externa: en [Ajustes › Organización](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/organization), pestaña **Facturas**, bloque **Series de facturación**, con el permiso «Editar organización». Cada serie tiene un código, un prefijo, el tipo de factura que numera (ordinarias o simplificadas) y el motivo por el que existe, y lleva su propia numeración correlativa.

- **Al crear una factura**, si tu equipo tiene series adicionales activas de ese tipo, aparece el campo **Serie** para elegir entre la de siempre y esas series. El número se asigna en esa serie al emitir.
- **Una serie reservada a una aplicación externa** solo la usa esa aplicación.
- **Las rectificativas y las notas de crédito** van siempre a su propia serie, aunque la factura original esté en una serie adicional.
- **El código, el tipo y la aplicación** de una serie no cambian nunca, y su prefijo solo mientras no tenga facturas.
- **Una serie no se borra:** se desactiva. No se puede desactivar mientras sea la serie por defecto de una aplicación o la use una suscripción activa. Un borrador de una serie desactivada no se puede emitir hasta que la actives o le cambies la serie.

> **Atención: El prefijo se bloquea con la primera factura del año**
>
> El prefijo de la serie general solo se puede cambiar mientras no hayas emitido ninguna factura en el año en curso. Después queda fijado hasta el cierre del ejercicio, para que la serie siga siendo correlativa. La pantalla te indica si el cambio es posible.

## Continuar la serie de otro programa

Si hasta ahora facturabas con otro programa y quieres que UTILIA OS siga tu numeración del año, fija el **punto de partida** de la serie: la última factura que expediste allí. La primera que emitas en UTILIA OS llevará el número siguiente, y los anteriores no cuentan como hueco. Sin punto de partida, cada serie empieza en el 1.

Antes de empezar:

- Necesitas el permiso «Editar organización».
- Esa serie no puede tener todavía ninguna factura emitida ese año en UTILIA OS. Mientras no la tenga, puedes cambiar el punto de partida: el nuevo sustituye al anterior.
- Solo se fija para el año en curso o para el anterior.

1. **Abre el estado de la numeración**

   En [Ajustes › Organización](https://os.utilia.ai/dashboard/settings/organization), pestaña **Facturas**, ve al bloque **Estado de la numeración** y pulsa **Punto de partida de la serie**.
2. **Elige la serie y el año**

   En **Serie** están las cuatro de siempre y las adicionales activas de tu equipo, y en **Año**, el actual y el anterior. Una serie que ya tiene facturas emitidas ese año aparece con «Ya tiene facturas emitidas en 2026» y no se puede elegir.
3. **Indica la última factura del otro programa**

   En **Último número que expediste en el otro programa**, escribe solo la parte numérica, sin el año ni el prefijo: 108 si fue la 2026-00108. En **Fecha de esa factura**, su fecha, que tiene que ser del año de la serie y no posterior a hoy.
4. **Explica el motivo**

   En **Motivo**, por ejemplo: «Hasta octubre facturábamos con otro programa». Queda en el historial, con tu nombre.
5. **Fíjalo**

   Debajo ves el resultado, como «La siguiente que emitas en esta serie llevará el número 109 de 2026». Pulsa **Fijar punto de partida**.

Las facturas que expediste con el otro programa no se registran en UTILIA OS: guarda sus PDF en el [Gestor de archivos](https://os.utilia.ai/docs/guides/files/overview).

## El estado de la numeración

En **Ajustes › Organización**, pestaña **Facturas**, el bloque **Estado de la numeración** reúne lo que tu asesoría te puede pedir:

- **Series**: por serie y año, la última factura emitida y su fecha. Si la serie sigue la de otro programa, lo dice: «Continúa la serie de otro programa desde la 108, del 30 de septiembre».
- **Incidencias**: cada salto con su tipo (**Hueco en la numeración**, **Número repetido**, **Fecha fuera de orden** o **Año distinto al de la fecha**), su serie y su año, los números afectados, cuándo se detectó y su **Causa**. Si no hay ninguna, el bloque dice «No hay incidencias documentadas en la numeración».
- **Descargar informe para la asesoría**: un fichero CSV con una fila por incidencia, con su serie, su año, los números, cuántos son, la descripción, la causa documentada y el día en que se detectó.

Lo ves si puedes ver las facturas de toda la organización o editar la organización: de partida, el Super Administrador.

## La vigilancia diaria

Cada día, de madrugada, UTILIA OS repasa las facturas emitidas de cada serie y año en busca de huecos, números repetidos y fechas fuera de orden. Lo que encuentra no lo arregla cambiando números, porque una factura emitida no se renumera: lo documenta y te avisa.

**Qué pasa con una incidencia en la serie**

1. **La detecta** (Cada día): Un hueco, un número repetido o una fecha fuera de orden entre las emitidas.
2. **La documenta** (Estado de la numeración): Con su causa. Las facturas emitidas no se tocan.
3. **Te avisa** (Avisos): En la aplicación, en el móvil y por correo.
4. **La revisas con tu asesoría** (Informe CSV): Descarga el informe y guárdalo con tus libros.

_Cada incidencia avisa una sola vez; después sigue a la vista en el estado de la numeración._

El aviso se titula, por ejemplo, «Hay un hueco en la numeración de tus facturas» (o «Hay 3 incidencias nuevas en la numeración de tus facturas» si son varias) y trae el botón **Ver la numeración**. Llega a los Super Administradores y a quien gestiona los impuestos de tu empresa, con el permiso «Ver modelos fiscales» (de partida, también el Gerente). Por defecto llega en la aplicación, en el móvil y el navegador y por correo; lo cambias en [Mi perfil › Avisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/notifications/overview#elegir-qué-avisos-recibes).

## Huecos de antes del cambio

En el diseño anterior, un borrador recibía su número al crearse, y uno que no llegaba a emitirse dejaba un hueco en la serie. Al pasar al diseño actual, los borradores que aún tenían número lo perdieron, y en su historial verás «Se liberó el número 2026-00045 de un borrador: lo recibirá al emitirse». Los huecos que ya había entre facturas emitidas aparecen en **Incidencias** con la causa «Número asignado a un borrador que nunca se expidió, por el diseño anterior del sistema; corregido el 30 de octubre de 2026».

No tienes que hacer nada en las facturas: descarga el informe y guárdalo con tus libros, para explicar el salto si alguien lo pregunta. Si la serie empieza más allá del 1 sin punto de partida, la causa explica que los números anteriores pueden ser de borradores que no se emitieron o de facturas de otro programa.

## Si algo falla

- **La factura salió con un número distinto del que veías en el borrador.** Era orientativo: entre medias se emitió otra factura de la misma serie.
- **No ves Punto de partida de la serie.** Te falta «Editar organización».
- **No puedes elegir una serie en el punto de partida.** Ya tiene facturas emitidas ese año, y el punto de partida solo se fija antes de la primera. Las series reservadas a una aplicación externa no aparecen.
- **No ves el estado de la numeración.** Hace falta ver las facturas de toda la organización o editar la organización.
- **No te deja emitir porque la serie está desactivada.** El número se asigna en la serie del borrador al emitirlo: reactívala en **Series de facturación** o cambia la serie del borrador.
- **Ves una incidencia y no te llegó el aviso.** Llega una sola vez por incidencia, y solo a quien gestiona los impuestos y a los Super Administradores. Si tu empresa no tiene hecha la configuración fiscal, solo avisa de los huecos; el resto lo ves igual en el estado de la numeración.
- **Tu asistente de IA o tu integración no puede poner el número de la factura.** Es a propósito: el número lo asigna la emisión. Para seguir la serie de otro programa, fija el punto de partida.

## Siguiente paso

- [Importar datos desde otro programa](https://os.utilia.ai/docs/guides/getting-started/import-data): Trae tus clientes, contactos, proveedores y catálogo del programa que usabas.
- [Ajustes de la organización](https://os.utilia.ai/docs/guides/organization/settings): Los datos fiscales, la marca y la pestaña Facturas, de un vistazo.