# Citas con clientes Manda a un cliente un enlace para que elija hora en tu agenda real, o resérvale tú la cita, y sigue cada una desde la ficha o desde la pantalla de citas. Con las citas, tu cliente elige el día y la hora en la agenda real de la persona que le va a atender, sin llamadas de ida y vuelta para cuadrar un hueco. Cada cita reservada deja hecho lo demás: la sala de la videollamada en [Meet](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/overview), el evento en el calendario de quien atiende, la interacción en la ficha del [lead o del contacto](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads) y un correo de tu empresa al cliente para que la tenga en su calendario. Hay tres formas de llegar a una cita: mandar un **enlace para reservar** a una persona concreta, **reservar por alguien** cuando la cierras al teléfono, o publicar tu página de reservas para la firma de tu correo o tu web, que se explica en [Mi disponibilidad y tu página de reservas](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-page). ## Antes de empezar - **El plan.** «Reserva de citas» va en los planes Profesional y Avanzado. Desde Esencial se puede [probar 14 días](https://os.utilia.ai/docs/guides/plan/change-plan#probar-un-apartado-gratis-durante-14-días); durante la prueba hay enlaces y reservas por alguien, pero no página de reservas. - **Tus permisos.** Para ver las citas necesitas «Ver citas y enlaces de reserva»; para mandar enlaces y reservar, «Gestionar citas y enlaces de reserva». - **Tus horas para citas.** Nadie puede reservar contigo hasta que elijas en qué horas recibes citas. Si aún no lo has hecho, el diálogo de un enlace nuevo te lleva a elegirlas y te devuelve a él. - **Para una videollamada**, la persona que atiende necesita poder invitar a gente de fuera a sus reuniones (permiso «Invitar externos» de Meet). Sin él, solo puede atender por teléfono. ## Dónde está Las citas no tienen entrada propia en el menú del CRM: se mandan y se siguen desde la ficha del lead, del contacto o del cliente, y la pantalla de citas se abre desde ellas, desde un aviso, desde Mi perfil, desde **Crear** o escribiendo «Citas» en el buscador. Tiene dos pestañas, **Citas** y **Enlaces**. Lo que se configura está fuera del CRM: tus horas y tu página, en [Mi perfil › Reserva de citas](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-page), y las páginas del resto del equipo, en Ajustes › CRM › Páginas de reservas. **Citas** Botón principal: «Nuevo enlace». 1. Nuevo enlace: el que más se usa, para que tu cliente elija hora. 2. Junto a Nuevo enlace, Reservar por alguien y Mis horas y mi página, que te lleva a Mi perfil. Si ves las citas del equipo, también Páginas del equipo. 3. Las pestañas Citas y Enlaces; en Citas, Próximas, Pasadas o Canceladas y los filtros por persona, origen y estado. 4. Cada cita: el cliente, cuándo, si es videollamada o llamada, con quién y de dónde vino. Al pulsarla se abre su ficha al lado. 5. Solo lo que pide atención: Ahora, Sin marcar, Correo sin comprobar o Cancelada. _En el teléfono, «Reservar por alguien» y «Mis horas y mi página» están en el menú de la cabecera._ ## Mandar un enlace para reservar El enlace lleva los datos de tu cliente ya puestos, solo ofrece horas que de verdad están libres y sirve para una cita. 1. **Pulsa Nuevo enlace** En la pantalla de citas, o con la tecla N en ella. También está en **Crear › Enlace para reservar** y en la ficha del lead o del contacto, dentro de **Reservar cita** (en el teléfono, en el menú de la cabecera), como **Enviar enlace para reservar**. 2. **Elige para quién** En **Para quién**, busca un lead o un contacto de tu CRM y su teléfono y su correo se ponen solos, o escribe los datos a mano. Desde una ficha llega ya elegido. 3. **Elige con quién** **Con quién** sale si gestionas las citas de más personas; si no, la cita es contigo. 4. **Decide cuánto dura** En **Cuánto dura**, la primera opción es la duración de tu página, marcada **De tu página**. Al lado, los atajos de 15, 30 y 45 minutos, 1 hora, hora y media y 2 horas. Para cualquier otra, **Otra duración**: de 15 minutos a 4 horas, de 5 en 5. 5. **Elige por dónde lo mandas** **WhatsApp**, **Correo** u **Otro**. Decide el botón con el que lo mandarás al final. 6. **Ajusta lo demás, si hace falta** Plegado debajo: **Limitar las horas** (**Cualquier hora**, **Unos días**, **Una franja** o **Unas horas** concretas de tu agenda), el **Mensaje** que verá encima de las horas, cuándo **Caduca** (en 3 días, 1 semana, 2 semanas o 1 mes; 2 semanas si no tocas nada) y una **Nota para el equipo** que el cliente no ve. 7. **Crea el enlace y mándalo** Pulsa **Crear el enlace**. El diálogo pasa a **Enlace listo**, con el mensaje ya escrito en **Lo que le llegará**: **Abrir WhatsApp**, **Enviar por correo**, **Copiar el mensaje** o **Copiar el enlace**. En el teléfono, **Compartir** abre la hoja del sistema. Desde la pantalla de citas, **Ver el enlace** te lleva a su ficha para seguirlo. Cambiar la duración del enlace no cambia la de tu página: el diálogo te lo recuerda («La cita de este enlace dura 1 h; tu página sigue con 30 min.»). ## Qué ve tu cliente Al abrir el enlace, sin iniciar sesión, ve el logotipo y el nombre de tu empresa, con quién va a hablar («Hablarás con Marta, de Estudio Marea.») y las horas libres en la zona horaria de su navegador. Elige una y, en **Último paso**, revisa sus datos, que ya llegan puestos. Si tu página lo permite, puede marcar que prefiere que le llames por teléfono, y si ninguna hora le va bien, **Déjanos tu teléfono**: te llega como tarea del CRM «Llamar a» y su nombre, para el siguiente día laborable. Al reservar recibe un correo de tu empresa con el día, la hora y la duración, el enlace de la sala (o el teléfono al que le llamaréis), el archivo para añadirla a su calendario y **Ver mi cita**, desde donde puede cambiarla de hora o cancelarla. Lo que puede hacer desde ahí está en [Cambiar, cancelar y marcar una cita](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-appointments#lo-que-puede-hacer-tu-cliente). Antes de reservar, la página no nombra a Utilia: lleva la marca de tu empresa, y el correo sale con su nombre. La primera vez puede ver además un aviso titulado **Cookies** que pregunta si deja medir la visita. Cuándo aparece y qué mide lo cuenta [El aviso de cookies](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-page#el-aviso-de-cookies). ## Qué crea cada cita **Lo que deja hecho una cita** En el centro: **Cita reservada**. Se ve en la pantalla de citas y en la ficha, con todo lo que ha creado. Recibe de: - **Enlace para reservar**: Tu cliente elige hora con el enlace que le mandaste. - **Reservar por alguien**: La cierras tú al teléfono, con la hora que te dice. - [**Mi página de reservas**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-page): Alguien reserva desde la dirección de tu firma o tu web. Envía a: - [**Meet**](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/overview): La sala de la videollamada, con tu cliente invitado. - [**Calendario**](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/overview): El evento en la agenda de quien atiende. - [**CRM**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads): La interacción en su ficha, o un lead nuevo si no estaba. Si quien reserva no estaba en tu CRM y tu plan incluye Leads, entra como lead asignado a la persona con la que reservó. Si su correo coincide con una ficha que ya tienes y nadie lo ha comprobado, la cita no se escribe en esa ficha hasta que alguien del equipo lo confirme: lo explica [Correo sin comprobar](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/booking-appointments#correo-sin-comprobar). ## Reservar por alguien Para cuando la cita se cierra al teléfono: queda reservada en el acto y a tu cliente le llega el correo de tu empresa. 1. **Pulsa Reservar por alguien** En la cabecera de la pantalla de citas, en **Crear › Reservar por alguien** o, desde la ficha, **Reservar cita › Reservar ahora**. 2. **Elige para quién y con quién** Igual que en un enlace: alguien de tu CRM o datos escritos a mano, y la persona que atiende. 3. **Elige cómo, cuánto dura y la hora** En **Cómo**, **Videollamada** o **Llamada** (esta, si la persona ofrece citas por teléfono). Después la duración y la **Hora**, entre sus huecos libres de verdad. 4. **Reserva** Pulsa **Reservar**. En una videollamada hace falta el correo del cliente, porque ahí le llega la sala; en una llamada, su teléfono. Si tu cliente no tiene correo, al reservar te ofrece **Mandar por WhatsApp** los datos de la cita. Una cita reservada con datos escritos a mano, sin elegir ficha, no da de alta ningún lead. ## Desde la ficha del cliente La ficha del lead y la del contacto llevan, solo cuando hay algo que contar, una línea **Cita** con lo que pasa ahora: la próxima cita («Cita mañana a las 12:00 con Marta») o, si no la hay, el último enlace que sigue vivo («Enlace enviado el 3 nov · lo abrió hace 12 min · sin reservar»). Si no hay nada, no hay bloque. **Ver todas** abre la pantalla de citas filtrada por esa ficha, con su nombre arriba («Nerea Quintana» con su aspa para quitar el filtro) y **Volver al lead** o **Volver al contacto** para regresar a ella. Para mandar un enlace o reservar, **Reservar cita**, junto a **Programar reunión** (en el teléfono, en el menú de la cabecera), con **Enviar enlace para reservar** y **Reservar ahora**, ya con la ficha puesta. La ficha del contacto recoge también las citas y los enlaces que tenía cuando era lead: al convertirlo, no se quedan atrás. La ficha del cliente lleva la cifra **Citas** entre las demás de arriba: cuántas tienen por delante todos sus contactos y, debajo, cuántos enlaces siguen sin reservar. Al pulsarla se abre la pantalla de citas filtrada por ese cliente, con la vuelta a su ficha; si no hay citas por delante pero sí enlaces, se abre en **Enlaces**. Lo ves si puedes ver citas y esa ficha, y enseña las citas de las personas que tu alcance deja ver. ## Las citas canceladas Cuando tu cliente cancela su cita, o la cancelas tú, la cita pasa a **Canceladas**, dentro de la pestaña **Citas** de la pantalla de citas, sea cual sea su fecha, con quién la canceló y el motivo en su ficha. **Próximas** solo enseña lo que sigue en pie, y **Pasadas** las que ya llegaron, en cualquier estado. ## Seguir tus enlaces En la pestaña **Enlaces** ves cada enlace con su estado (**Activo**, **Reservado**, **Caducado** o **Retirado**) y, al abrirlo, lo que ofrece, el mensaje y la cita si la hay. Mientras está activo, puedes: - **Ampliar el plazo**: 7 días más cada vez, sin pasar de 60 días desde hoy. - **Cambiar la duración** mientras siga activo. - **Volver a mandarlo**, con el mismo mensaje. - **Retirar el enlace**: deja de funcionar en el acto. Si ya lo has mandado, avisa a tu cliente. Con una cita reservada por delante, cancela antes la cita. Si tu cliente acepta que se mida su visita, verás además cuándo lo abrió y cuántas veces («Lo abrió hace 12 min · 3 veces») y la marca **En caliente** cuando lo ha abierto en las últimas 48 horas sin reservar: buen momento para llamar. Mientras la medición no esté activa, la pantalla dice «Las visitas a los enlaces aún no se miden.» y no enseña nada de eso; tampoco **Enlace listo** te promete verlo. ## Quién puede hacer qué **Citas por rol, de serie** | Rol | Ver citas y enlaces | Gestionar citas | Publicar la página | | - | - | - | - | | Super Administrador | Todo | Todo | Todo | | Gerente | Departamento | Departamento | Departamento | | Asistente | Departamento | Departamento | Propios | | Vendedor | Propios | Propios | Propios | | Comercial Externo | Propios | Propios | Propios | | Visualizador | No | No | No | Alcances: - **Todo**: Todo lo de la empresa. - **Departamento**: Lo de su departamento. - **Propios**: Lo que ha creado. _El alcance se cuenta sobre la persona que atiende: con «propios», tus citas; con «departamento», las de tu departamento._ Quien administra tu empresa puede cambiarlos en [Roles y permisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/concepts/roles-and-permissions). Un enlace o una cita con la ficha de un lead o un contacto exige, además, que tú y la persona que atiende podáis ver esa ficha. Y quien atiende puede retirar sus enlaces y pausar su página con solo el permiso de ver citas. ## Con tu asistente de IA Si tienes [tu asistente conectado](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/overview), puedes pedirle a Claude o a ChatGPT que te diga qué citas tienes esta semana, que te busque un hueco libre con alguien del equipo o que le mande un enlace a un lead. Usa tus mismos permisos y tu mismo plan. Mandar enlaces, reservar por alguien y publicar páginas escriben a personas de fuera con el nombre de tu empresa, así que tu asistente no los tiene aunque le des acceso completo al CRM: hay que concederle **Mandar enlaces para reservar y reservar citas por un cliente** y **Publicar páginas de reservas** por su nombre. Si reserva con un correo que no es el de la ficha, lo apruebas en tu teléfono. Lo explica [Si tu asistente necesita un permiso más](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/overview#si-tu-asistente-necesita-un-permiso-más); la referencia técnica está en [Citas reservadas por MCP](https://os.utilia.ai/docs/developers/mcp/bookings). ## Si algo falla - **«Aún no tienes horas para citas.»** Pulsa **Elegir las horas**: eliges en qué horas recibes citas y vuelves al diálogo donde estabas. - **«Marta no puede invitar a personas de fuera a sus reuniones.»** Pide que le den el permiso «Invitar externos» o reserva una llamada por teléfono. - **«Esa hora se acaba de ocupar. Elige otra.»** Alguien la ha cogido mientras tanto: elige otra de las que quedan. - **«No puedes gestionar las citas de esta persona.»** Queda fuera del alcance de tu permiso. - **«Marta no puede ver esta ficha.»** Asígnale la ficha o elige a otra persona para la cita. - **«Tu plan no incluye Leads.»** Sin Leads, el enlace puede ir a un contacto o a alguien cuyos datos escribas. - **Tu cliente dice que el enlace no funciona.** Si ha caducado, lo retiraste o ya reservó con él, mándale uno nuevo. Para que no caduque, amplía el plazo mientras siga activo. - **La cita choca con algo que tienes en otro calendario.** Las horas libres salen de tu calendario de UTILIA OS: lo que no esté en él no ocupa. Lo que tengas como provisional, tampoco. ## Siguiente paso Después de la cita llega el momento de la venta: abrir la oportunidad, preparar el presupuesto y ver lo que se habló. - [Oportunidades](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/opportunities): La venta que nace de la cita, con su etapa y su previsión. - [Resumen con IA de la reunión](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/ai-summary): Lo que se habló en la videollamada, en la ficha del cliente.