# Recibir en el CRM los leads de tus anuncios Conecta los formularios de tus anuncios de Google Ads, y próximamente de Facebook e Instagram, para que cada persona entre al momento como lead en el CRM. Cuando alguien rellena el formulario de uno de tus anuncios, entra al momento como **lead** en [CRM › Leads](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads), con la campaña, el anuncio y sus respuestas. Se reparte entre tu equipo y quien lo recibe se entera en la campana y en el móvil, sin esperar a descargar nada de Google Ads. Cada sitio del que llegan leads es una **fuente**, por ejemplo un formulario de Google Ads. Los anuncios de **Google Ads** se conectan desde esta pantalla. Los de **Facebook e Instagram** están en «Próximamente»: al añadir una fuente los verás con ese rótulo. ## Antes de empezar - **Para ver** las fuentes, sus cifras y sus entradas necesitas «Ver los leads de anuncios»; **para crearlas y cambiarlas**, «Gestionar los leads de anuncios». Los dos se dan siempre sobre toda la organización. - El nombre de cada lead en el registro de entradas solo lo ves si puedes ver ese lead con «Ver leads». **Permisos de los leads de anuncios, de partida** | Acción | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Visualizador | | - | - | - | - | - | | Ver los leads de anuncios (Fuentes, cifras por campaña y registro de entradas.) | Todo | Todo | Todo | Todo | | Gestionar los leads de anuncios (Crear, pausar y archivar fuentes; respuestas, reparto y avisos.) | Todo | Todo | No | No | Alcances: - **Todo**: Acceso total a todos los recursos. _Asistente y Comercial Externo no los tienen de partida. Se cambian en Ajustes › Equipo › Permisos._ ## Dónde está Entra en **Ajustes › CRM › Leads de anuncios**, justo debajo de Formularios de captación. **Ajustes · Leads de anuncios** Botón principal: «Añadir anuncios». 1. Añade una fuente nueva de Google Ads. Facebook e Instagram sale con el rótulo «Próximamente». 2. Cada fuente con su plataforma, su página o formulario y cuándo llegó su último lead. 3. Solo se marca lo que pide atención, como En pausa: lo normal no lleva marca. _La lista es para reconocer cada fuente; se trabaja en su ficha._ **Ver los leads** te lleva al listado del CRM con los leads que han llegado por anuncios. ## Cómo llega un lead **Del anuncio al CRM** 1. **Rellena el formulario** (Google Ads): La persona deja sus datos en tu anuncio. 2. **Llega a UTILIA OS** (Leads de anuncios): Queda anotado en el registro de entradas de la fuente. 3. **Se busca a la persona** (CRM): Por el correo y por el teléfono. Si ya era lead: la respuesta se añade a su ficha y se avisa a su responsable. 4. [**Se crea y se reparte**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads) (CRM › Leads): Con su campaña, sus respuestas y su responsable. 5. **Avisa** (Avisos y Chat): En la campana, en el móvil y, si quieres, en un canal. _Nada se fusiona solo: si la persona ya era lead, su respuesta se añade a su ficha._ ## Conectar Google Ads No hace falta ninguna cuenta especial: basta con pegar en tu formulario de Google Ads la dirección y la clave que te da UTILIA OS. 1. **Elige Google Ads** Pulsa **Añadir anuncios** y, en **¿De dónde vienen tus leads?**, elige **Google Ads**. 2. **Ponle nombre y decide el reparto** El **Nombre** es para reconocerla en la lista, por ejemplo «Google Ads · Campañas de verano». En **¿A quién le llegan?** eliges cómo se reparten sus leads; lo explica [Repartir los leads](#repartir-los-leads). 3. **Crea la fuente** Pulsa **Crear y ver la dirección**. Aparecen la **Dirección del webhook** y la **Clave**, cada una con su botón **Copiar**. 4. **Abre el formulario en Google Ads** En Google Ads, ve a **Campañas › Recursos › Formulario para clientes potenciales** y edita el formulario de tu campaña. 5. **Pega la dirección y la clave** Despliega **Exporta clientes potenciales de Google Ads** y **Otras opciones de integración de datos**, y pega la dirección y la clave en **Integración de webhook**. 6. **Envía el lead de prueba** Ahí mismo, pulsa **Enviar datos de prueba**. UTILIA OS lo ve llegar en unos segundos: **Lead de prueba recibido. Falta un paso: pulsa Guardar en Google Ads.** Un lead de prueba no crea ningún lead en el CRM. 7. **Guarda el formulario en Google Ads** Pulsa **Guardar** en Google Ads si aún no lo has hecho. Sin ese paso llega la prueba, pero no los leads de verdad. > **Atención: La clave solo se ve una vez** > > Cópiala antes de salir. Si la pierdes, en la ficha de la fuente pulsa **Generar una dirección y una clave nuevas**: las anteriores dejan de funcionar en cuanto confirmas y tendrás que pegar las nuevas en Google Ads. Google Ads manda el número de la campaña, no su nombre. En el **Resumen** de la fuente, pulsa **Ponle nombre** junto a cada campaña («21754 = Verano 2026»): el nombre se ve también en los leads que ya llegaron. ## Qué hace con cada respuesta En la pestaña **Respuestas** de la fuente decides **Dónde va cada respuesta**. El nombre, el correo, el teléfono y el resto de datos habituales se rellenan solos. Cada pregunta propia de tu formulario puede ir a un campo del lead, a un campo personalizado, a las **Notas del lead**, a **Una etiqueta del lead** o a **Otras respuestas**, que se ven en su ficha. Ninguna respuesta se pierde: si una no cabe en su campo, va a Otras respuestas. - En Google Ads, las preguntas aparecen cuando llega el lead de prueba. - Si una casilla del formulario es el permiso para enviarle publicidad, márcala en **¿Alguna casilla es el permiso para enviarle publicidad?**. Solo queda anotado en el lead: no lo mete en ninguna lista de Marketing. - Si una pregunta pide datos de salud u otros datos sensibles, déjala en Otras respuestas, para que no acabe en un campo que ve todo el equipo. ## Repartir los leads En **Reparto** eliges quién atiende cada lead: **Tres formas de repartir** ### A una persona Todos los leads de la fuente para la misma persona. ### Por turnos Uno a uno entre varias personas o todo un departamento. Con RRHH en tu plan, **Saltar a quien esté ausente** se salta a quien está fuera: todo el día si su ausencia es de día completo y, si es de unas horas, solo mientras dura. ### Sin asignar Llegan sin responsable y avisan a quien elijas en Avisos. Con **Añadir una regla** repartes distinto según la campaña: las reglas se miran de arriba abajo y, si ninguna encaja, vale el reparto general. Para lo que no cabe en una regla, como asignar por la provincia que indica la persona, monta una [automatización del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/automations) con el disparador **Cuando llega un lead de un anuncio**. ## A quién avisamos La persona a la que le toca el lead recibe siempre el aviso **Nuevo lead de un anuncio** en la campana y en el móvil, con su nombre, el origen y la campaña. Nunca lleva su correo ni su teléfono, porque el aviso se ve con la pantalla bloqueada. En **Avisos** puedes sumar personas y departamentos; solo reciben el aviso quienes pueden ver ese lead. En **Canal del chat** eliges un canal del equipo: cada lead deja allí una tarjeta firmada por **Avisos de UTILIA OS**, con el botón **Abrir el lead**. Quien no puede ver ese lead ve la tarjeta sin su nombre. Lo explica [Canales](https://os.utilia.ai/docs/guides/chat/channels#avisos-de-utilia-os). ## Si ya está en el CRM - **Ya era lead**, por el correo o por un teléfono idéntico: no se crea otro. La nueva respuesta se añade a su ficha y su responsable recibe **Ha vuelto a rellenar un anuncio**. - **Coincide con un cliente o un contacto**: se crea el lead marcado **Coincide con una ficha que ya existe**, y el aviso dice «Ya existe una ficha con este correo» sin nombrar al cliente. - **Nada se fusiona solo.** Para unir fichas, usa [Detectar y fusionar duplicados](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads#detectar-y-fusionar-duplicados). ## Lo que ves en el lead El lead entra con el origen **Anuncios de Google**. En su ficha, **Origen del lead** dice «Desde un anuncio de Google», con la campaña, el grupo de anuncios, el anuncio, el formulario, cuándo lo rellenó y cuánto tardó en llegar, y debajo sus **Otras respuestas**. Si puedes ver las fuentes, **Ver la fuente de anuncios** te lleva a la ficha de la fuente por la que llegó, con la vuelta al lead. En el listado de Leads, el bloque **Anuncios** de los filtros reúne los de **Google Ads**. Para llamarle o escribirle desde la ficha, mira [Leads](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads#llamarle-o-escribirle-desde-la-ficha). Si conectas tu propio programa, la API y los avisos a tu servidor también dicen de qué anuncio vino cada lead. La referencia técnica está en [Leads que llegan de un anuncio](https://os.utilia.ai/docs/developers/api/leads#leads-que-llegan-de-un-anuncio). ## La ficha de una fuente - **Resumen**: lo que ha llegado en los últimos 30 días (Recibidos, Leads nuevos, Ya eran leads, Pruebas y Con problemas) y el desglose **Por campaña**. Cada campaña abre sus leads en el listado, y **Ver los leads de esta fuente**, todos los de la fuente; los dos necesitan «Ver leads». - **Entradas**: cada lead que llega deja aquí su rastro, aunque no llegue a crearse. - **Respuestas**, **Reparto** y **Avisos**: solo con «Gestionar los leads de anuncios». En **Más acciones**, **Pausar** detiene la fuente, después de confirmarlo: mientras esté en pausa no entra ningún lead en el CRM, pero lo que llega se guarda **En espera** y entra al reanudarla. **Archivar** la retira para siempre sin tocar los leads que ya llegaron; lo que estuviera en espera ya no se crea. Una empresa puede tener hasta 50 fuentes sin archivar. **Estados de una entrada** 1. **Procesando** (`PROCESSING`). Acaba de llegar. - **Ya era lead** (`ADDED_TO_EXISTING`, estado final). Se llega desde Procesando cuando: Coincide por el correo o el teléfono. La respuesta está en su ficha. - **Prueba** (`TEST`, estado final). Se llega desde Procesando cuando: Es un lead de prueba. No crea ningún lead. - **Reintentando** (`RETRYING`). Se llega desde Procesando cuando: Falla algo de nuestro lado. Se vuelve a intentar solo. - **No se ha podido crear** (`FAILED`). Se llega desde Reintentando cuando: Se agotan los intentos. Avisamos para que la reproceses. - **Bloqueado por el plan** (`BLOCKED_BY_PLAN`). Se llega desde Procesando cuando: Tu plan ya no incluye Leads. No entra en el CRM. 2. **Lead nuevo** (`CREATED`, estado final). Se llega desde Procesando cuando: La persona no estaba en el CRM. Está en CRM › Leads. Otras transiciones: - Reintentando → Lead nuevo: Un intento sale bien. - No se ha podido crear → Procesando: Pulsas Reintentar. _Las respuestas de una entrada se borran a los 30 días; la entrada, sin ellas, a los 12 meses._ ## Si algo falla - **No llega el lead de prueba de Google.** Comprueba que pegaste la dirección y la clave enteras, sin espacios, y que la fuente no está en pausa ni archivada, y vuelve a pulsar **Enviar datos de prueba**: Google Ads dice en esa misma pantalla si ha podido enviarlo. Si regeneraste la clave, pega la nueva. - **Llegó la prueba, pero no llegan los leads de verdad.** Seguramente falta pulsar **Guardar** en el formulario de Google Ads. - **Una entrada «No se ha podido crear».** Ábrela en **Entradas** y pulsa **Reintentar**. Puedes reprocesar hasta 20 entradas por fuente y día. - **Entradas «Bloqueado por el plan».** Tu plan ya no incluye Leads. Esos leads no se guardan: Google Ads conserva cada lead 30 días para que lo descargues y lo traigas con [Importar datos](https://os.utilia.ai/docs/guides/getting-started/import-data). - **«Sin leads desde el…»** en la lista no es un error: solo dice cuándo llegó el último. Si tus anuncios están activos y no llega nada, revisa la conexión en Google Ads. ## Siguiente paso - [Leads](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads): Califica los leads que llegan y conviértelos en clientes y oportunidades. - [Automatizaciones del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/automations): Pon en marcha un flujo cada vez que llega un lead de un anuncio.