# Usar la skill del día a día Qué le añade la skill del día a día a tu asistente, cómo empezar y las recetas para trabajar en UTILIA OS sin explicarle dónde está cada cosa. Con la skill del día a día, tu asistente trabaja en tus clientes, tus proyectos y tus facturas como lo harías tú. Ya no tienes que contarle dónde está cada cosa ni qué va después: lo sabe, y lo hace con tu cuenta, sin salirse de tu plan ni de tus permisos. Si aún no la tienes, se instala como explica [Enseñar UTILIA OS a tu asistente con una skill](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/skills). ## Qué le añade a tu asistente Las conexiones le dan a tu asistente las herramientas de UTILIA OS. La skill le da el contexto que las herramientas no traen: - **Cómo se conecta todo.** Que un presupuesto aprobado lleva al trabajo del equipo y a la factura, o que lo hablado en una reunión acaba en la ficha del cliente. - **Qué conexión usar para cada cosa.** Las tareas del equipo comercial están en el CRM; el trabajo de un proyecto, en Gestión de proyectos; las facturas, en Finanzas. - **El siguiente paso de cada flujo.** Al terminar algo, te propone lo que va después, en vez de dejarlo a medias. - **Lo que haría un buen compañero.** Te ofrece mejoras que no le has pedido, en una línea y esperando tu sí: nombres claros para tus archivos, los datos de una empresa nueva o la reunión de hoy preparada. - **Lo que puedes hacer tú.** Al empezar, pregunta a UTILIA OS qué permite tu conexión con tu plan y tus permisos, y no te propone lo que no está a tu alcance. - **Cómo subir archivos e imágenes**, a una carpeta del Gestor de archivos o a una ficha, y qué hacer cuando su entorno no puede enviarlos. ## Antes de empezar - **La skill instalada** en tu asistente. - **Las conexiones de las áreas con las que trabajas**, como explica [Conecta tu IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/overview#cómo-conectar). Cada receta dice cuál necesita. - **Para subir carpetas de tu ordenador,** un asistente que pueda leerlo, como Claude Code. ## Primeras peticiones Para empezar, prueba con una de estas. Si tu asistente no usa la skill por su cuenta, añade al principio «Usa la skill utilia-os». ```text ¿Qué tengo hoy en UTILIA OS? ``` ```text Al salir de esta reunión, déjalo todo apuntado en la ficha del cliente. ``` ## Lo que confirma contigo Tu asistente puede leer y preparar casi todo por su cuenta. Lo que escribe a un cliente o mueve dinero te lo enseña antes y espera tu sí: UTILIA OS no lo hace sin esa confirmación. Y si la conexión aún no tiene permiso para lo de más impacto, como enviar, emitir, cobrar o ver el NIF y el IBAN, concedérselo pide además la verificación en dos pasos, como explica [Si tu asistente necesita un permiso más](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/overview#si-tu-asistente-necesita-un-permiso-más). Invitar a alguien de fuera a un evento del Calendario le envía un correo, y asignar una tarea avisa a quien la recibe. Tu asistente te lo dice antes de hacerlo. ## Lo que te ofrece sin que se lo pidas Mientras trabaja, tu asistente ve cosas que se pueden mejorar y te las ofrece en una línea. No hace nada hasta que le dices que sí, y si le dices que no, no insiste. - **Nombres claros para tus archivos.** Antes de subir «IMG_4032.jpg» o «escaneo0001.pdf», te propone un nombre que diga qué es, con el estilo de la carpeta: «2026-11-02 Construcciones Pérez - Acta de reunión». - **Los datos de una empresa nueva y de quien te escribe.** Al dar de alta un lead o un cliente, te ofrece buscar en internet la web, el teléfono, la dirección y el sector de la empresa, y el cargo, la foto y los perfiles y redes públicos de la persona. Te enseña lo que encuentra, con su fuente, y lo apunta en la ficha cuando le dices que sí. - **Por qué un lead está frío o caliente.** Con las reglas de tu [cualificación de leads](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/lead-scoring), te dice qué le falta para puntuar más. - **El seguimiento de un lead nuevo.** Un borrador de respuesta y una tarea para no olvidarlo. - **La reunión de hoy, preparada.** Lo último que hablasteis, lo que está abierto y lo que debe el cliente, en cinco líneas. - **Lo que se te puede escapar.** Un presupuesto a punto de caducar, horas sin facturar, lo mismo facturado a mano cada mes que podría ser un cobro recurrente, o una tarea para alguien que ya va saturado. Lo busca tu propio asistente, así que no gasta de la bolsa de IA de tu empresa. De las personas, lo que han publicado (cargo, foto, perfiles y redes), comprobando que es ella; nunca datos sensibles como su salud, sus creencias, su familia o su domicilio. La foto se pone en el contacto: los leads no tienen foto. Si tu asistente no puede buscar en internet, te ofrece la búsqueda de UTILIA OS y te avisa de que esa sí gasta de la bolsa de IA. ## Las recetas del día a día Cada receta es una petición que puedes copiar y adaptar. Tu asistente encadena los pasos y te enseña el resultado. ### Al salir de una reunión _Conexión: CRM._ Tu asistente apunta lo hablado como una interacción en la ficha del cliente, con su fecha, crea las tareas que salieron con su responsable y su plazo y, si la oportunidad avanzó, la cambia de etapa. Si quedaste en volver a verte con el cliente, te propone la siguiente cita. Si la reunión fue en Meet y se transcribió, parte de la transcripción. ```text Acabo de reunirme con [cliente]. Apunta lo hablado en su ficha, crea las tareas que salieron y dime si hay que mover la oportunidad. Propón la siguiente cita. ``` Más sobre las reuniones vinculadas a una ficha en [Vincular una reunión con el CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/meet/crm-link). ### El trabajo de un presupuesto aprobado _Conexiones: CRM y Gestión de proyectos._ Con el presupuesto aprobado, tu asistente lo convierte en proyecto comercial y prepara en el mismo paso el trabajo del equipo, con la plantilla de cada servicio vendido. Antes te enseña lo que va a crear. Si tú no puedes prepararlo, avisa a quien puede. ```text El presupuesto de [cliente] está aprobado. Prepara su proyecto y el trabajo del equipo con las plantillas que tocan. Enséñame antes lo que vas a crear. ``` Cómo funciona en la pantalla: [Preparar el trabajo de un presupuesto](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/prepare-work). ### Un presupuesto con todo lo del cliente _Conexión: CRM._ Tu asistente reúne lo que ya sabes del cliente (sus contactos, la oportunidad, lo hablado y sus presupuestos anteriores) y prepara el borrador con sus apartados y sus líneas. Lo deja en borrador hasta que lo revises: enviarlo es otra petición. ```text Prepara un presupuesto para [cliente] con lo que hemos hablado en las últimas reuniones y lo que le presupuestamos la última vez. Déjalo en borrador. ``` Cuando esté listo, [Enviar un presupuesto al cliente](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/send) explica qué recibe el cliente. ### Subir una carpeta de tu ordenador _Conexión: CRM. Asistente: uno que pueda leer tu ordenador, como Claude Code._ Tu asistente lee la carpeta, crea en el Gestor de archivos las subcarpetas que falten y sube los archivos de 20 en 20, de hasta 2 GB cada uno. Si se lo pides, vincula cada documento a la ficha de su cliente. Con una aplicación de chat, que no puede leer tu ordenador, te da un enlace de 24 horas para que los subas tú. ```text Sube la carpeta [ruta] de mi ordenador a «Clientes › [cliente]» en el Gestor de archivos. Dime antes cuántos archivos son y cuánto ocupan, y vincula los contratos a su ficha. ``` Más en [Subir y ordenar archivos con tu asistente](https://os.utilia.ai/docs/guides/getting-started/migrate-files-with-ai#subir-tus-archivos). ### Facturas y quién te debe dinero _Conexión: Finanzas._ Tu asistente te lista las facturas pendientes y vencidas, con lo que debe cada cliente, y te dice qué recordatorios por correo van a salir y cuándo. Con tu sí, pausa los de una factura, anota una promesa de pago o envía ahora el siguiente recordatorio. ```text ¿Quién nos debe dinero? Agrúpalo por cliente, con lo vencido primero, y dime qué recordatorios van a salir esta semana. ``` Cómo funcionan los recordatorios: [Recordatorios de cobro de tus facturas](https://os.utilia.ai/docs/guides/finance/payment-reminders). ### Del lead a la factura _Conexiones: CRM y Finanzas._ Tu asistente puede llevar un proceso entero, paso a paso, y pararse en cada punto en el que algo sale hacia el cliente. **Del lead a la factura con tu asistente** 1. [**Lead**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/leads#convertir-un-lead) (CRM): Lo da de alta, lo califica y lo convierte en cliente. 2. [**Oportunidad**](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/opportunities) (CRM): La crea en su etapa y la mueve cuando avanza. 3. [**Presupuesto**](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/send) (CRM): Lo prepara y se lo envía al cliente con tu sí. 4. [**Factura**](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/convert#convertir-en-factura) (Finanzas): La crea desde el presupuesto aprobado y sigue su cobro. _En cada tramo te enseña lo que va a hacer; lo que llega al cliente espera tu sí._ ```text [Empresa] nos ha escrito por la web. Dalo de alta como lead, prepárame una oportunidad y un presupuesto con [servicio], y cuando lo firme, hazle la factura. Para antes de enviar nada. ``` ## Si algo falla - **Tu asistente no sabe qué conexión usar o te pregunta lo obvio.** Puede que no esté usando la skill. Nómbrala en el mensaje: «Usa la skill utilia-os». - **Te dice que no puede hacer algo.** Le falta un permiso de la conexión, de tu usuario o del plan, y te dice cuál. Si es de la conexión, te da un enlace para concederlo sin desconectar nada. - **No ve las facturas o los proyectos.** No has conectado esa área. Añádela en [Conecta tu IA](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/overview#cómo-conectar). - **No puede subir los archivos de tu ordenador.** Tu asistente es una aplicación de chat. Usa el enlace que te da o un asistente que pueda leer tu ordenador, como Claude Code. - **Han salido avisos que no esperabas.** Asignar tareas o crear fichas puede poner en marcha automatizaciones. Revísalas en [Automatizaciones del CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/crm/automations). ## Siguiente paso - [Preparar tu empresa con la skill de migración](https://os.utilia.ai/docs/guides/getting-started/migration-skill): Para quien monta la empresa: trae lo de otros programas o empieza de cero. - [El presupuesto en el hilo del negocio](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/overview): Cómo pasa un presupuesto a factura, a cobro o a proyecto.