# Qué ven los demás de tu agenda Por qué caminos ve otra persona tu agenda, qué cuenta como ocupado y qué hacen de verdad «Privado» y «Provisional». Tu agenda no es pública ni secreta: cada compañero ve de ella lo que le dejan sus permisos y lo que tú le compartas, nunca más. La regla es la misma en el Calendario, en «Mi equipo», en el aviso de choque al convocar, en **Buscar un hueco** y en lo que contesta un asistente de IA conectado. ## Los tres caminos Una persona ve algo de tu agenda por uno de estos caminos. Si llega por varios, manda el que más deja ver. 1. **Por sus permisos**, que decide quien administra los permisos de tu empresa: - «Ver cuándo están ocupadas otras personas»: a qué horas tienes algo y de qué tipo es, sin títulos. - «Ver los títulos de la agenda de otras personas»: además, el título y la categoría. Solo cuenta si tiene también el anterior. - «Ver el calendario y abrir eventos de otras personas»: abrir enteros tus eventos (descripción, lugar, invitados y archivos), salvo los privados. En «Quién ve tu agenda» sale como **Abre tus eventos**. 2. **Porque se la compartes**, que decides tú: sin títulos o con títulos, a una persona, a un departamento o a todo el equipo. Compartir nunca abre tus eventos. Cómo se hace está en [Compartir tu agenda](https://os.utilia.ai/docs/guides/calendar/share-agenda). 3. **Porque participa**: quien organiza un evento y sus invitados lo ven entero, también si es privado. Cada permiso alcanza a unas personas, según su alcance: toda la empresa, su departamento, las personas a su cargo o solo lo suyo. Estos son los valores de fábrica de cada rol: **Quién ve las agendas ajenas, de fábrica** | Rol | Horas y tipo | Títulos | Abre sus eventos | Comparte las ajenas | | - | - | - | - | - | | Super Administrador | Toda la empresa | Toda la empresa | Toda la empresa | Toda la empresa | | Gerente | Su departamento | Su departamento | Su departamento | No | | Vendedor | Su departamento | No | Solo lo suyo | No | | Asistente | Su departamento | No | Solo lo suyo | No | | Visualizador | A su cargo | No | Solo lo suyo | No | | Comercial Externo | A su cargo | No | Solo lo suyo | No | | Asesoría | No | No | No | No | _Se pueden ajustar persona a persona en Ajustes › Usuarios › Acceso, y solo cuentan si el plan incluye el Calendario._ Las columnas son, por orden, «Ver cuándo están ocupadas otras personas», «Ver los títulos de la agenda de otras personas», «Ver el calendario y abrir eventos de otras personas» y «Compartir la agenda de otras personas». «Solo lo suyo» quiere decir que esa persona solo abre sus propios eventos. Por eso un Vendedor o un Asistente ven a qué horas tienen algo sus compañeros de departamento, pero sus títulos solo si ellos se los comparten. «Compartir su propia agenda» lo traen todos los roles salvo la asesoría, que no ve ni recibe agendas. ## Sin títulos y con títulos Son los dos niveles con los que compartes tu agenda, y también lo que dan los dos primeros permisos. **Qué ve cada nivel** | De tu agenda | Sin títulos | Con títulos | | - | - | - | | A qué horas tienes algo | Sí | Sí | | De qué tipo es (Videollamada, reunión, tarea, ausencia…) | Sí | Sí | | El título y la categoría | No | Sí | | Cuántas tareas sin hora tienes cada día | No | Sí | | Tus eventos privados | «Ocupado» | «Ocupado» | | Descripción, lugar e invitados | No | No | | Abrir o cambiar tus eventos | No | No | Lo provisional se ve marcado en los dos niveles y sin ocupar la hora; lo explicamos más abajo. ## Qué cuenta como ocupado Una hora está ocupada cuando tienes algo que te impide estar en otro sitio. Lo que no tiene hora, o todavía no está confirmado, no ocupa. **Qué ocupa la hora y qué no** ### Ocupa la hora (Cuenta al convocar) Los eventos confirmados que organizas o a los que te invitaron y no rechazaste, las videollamadas de Meet, las reuniones del CRM, las tareas del CRM con hora de inicio y de fin y, con RRHH en el plan, las ausencias. ### No ocupa la hora (No cuenta al convocar) Lo provisional, las tareas del CRM sin hora, los elementos de trabajo de Gestión de proyectos, las invitaciones que rechazaste y los eventos cancelados. Las tareas del CRM sin hora y el trabajo de Gestión de proyectos que vence ese día solo se cuentan, y solo para quien ve tus títulos, como carga del día: «Además, 2 tareas del CRM y 1 entregable sin hora para ese día.». El nombre del trabajo es el de tu [perfil de trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/work-profile): entregables en Agencia. Los festivos no son de nadie: los tienen en cuenta el aviso al convocar y **Buscar un hueco**. ## El tipo de cada compromiso Sin títulos, cada franja dice de qué tipo es. El tipo no se elige: sale de cómo es el compromiso. | Tipo | Cuándo sale | | - | - | | Videollamada | Una videollamada de Meet, un evento con sala de videollamada o con un lugar que es una dirección web o nombra un servicio de videollamada («Zoom», «Teams», «Google Meet»…) | | Reunión presencial | Una reunión del CRM, o un evento con otros invitados, con un lugar físico | | Reunión | Lo mismo sin lugar, o con un lugar que dice «teléfono» o «llamada» | | Tarea | Una tarea del CRM con hora | | Ausencia | Una ausencia de RRHH, siempre sin el motivo | | Otro compromiso | Un evento solo tuyo, sin invitados ni videollamada | Lo privado no lleva tipo: sale como **Ocupado**. ## Privado En el formulario del evento, el grupo **Lo que ven los demás** tiene el interruptor **Privado**: «Solo tú y tus invitados ven el contenido; los demás verán «Ocupado».». - Quien no participa ve esa hora como **Ocupado**, sin título, tipo ni categoría. Le pasa también a quien ve tu agenda con títulos, por permiso o porque se la compartes, y a quien administra la empresa. - Nadie que no participe puede abrirlo, aunque su permiso le deje abrir tus otros eventos. - Sigue ocupando la hora: nadie te cita encima sin aviso de choque. - La ficha lo recuerda: «Privado · Los demás ven «Ocupado».». En la exportación completa de la empresa, un evento privado sale con sus horas y el título «Privado», sin descripción, lugar, categoría ni invitados. Lo detalla [Privacidad y cumplimiento](https://os.utilia.ai/docs/guides/concepts/privacy-and-compliance#copias-de-tus-datos-y-de-la-empresa). ## Provisional El otro interruptor de **Lo que ven los demás** es **Provisional**: «Se ve como provisional y no ocupa la hora: a ti y a tus invitados os pueden citar a la vez sin aviso de choque.». Sirve para apartar una hora que aún no está cerrada sin bloquearla. - **No ocupa la hora** de nadie: no salta el aviso de choque al convocar, **Buscar un hueco** la trata como libre y no cuenta en «Mi equipo». - **Se ve marcado**: quien recibe tu agenda compartida lo ve como «Provisional», en los dos niveles, y tus invitados leen en la ficha «Provisional · Quien lo organiza aún no lo ha confirmado.». Quien te ve solo por sus permisos ve esa hora libre. - **Se confirma con un toque**: en la ficha, si lo organizas y puedes editar tus eventos, pulsa **Confirmar**. Sale «Evento confirmado: ya ocupa la hora.». Las tareas del CRM no pueden ser provisionales: con hora ocupan y sin hora no. **No confundas «Provisional» con «Quizás»** ### Provisional (Lo marca quien organiza) El evento aún no está confirmado y no ocupa la hora de nadie, ni la tuya ni la de tus invitados. ### Quizás (Lo responde un invitado) Es su respuesta a la invitación. El evento sigue confirmado y sigue ocupando su hora. ## Lo que nunca sale de tu agenda - Compartir no deja ver descripciones, lugares ni invitados, ni abrir o cambiar tus eventos. Para quedar contigo, te invitan. - Cuando el asistente de IA del chat responde en un canal para todos, no usa lo que te comparten ni da títulos de nadie. - Un asistente de IA conectado solo ve títulos ajenos si su conexión tiene ese permiso concreto y tú puedes verlos. Lo explica [Agenda compartida y categorías por MCP](https://os.utilia.ai/docs/developers/mcp/calendar). ## Siguiente paso - [Roles y permisos](https://os.utilia.ai/docs/guides/concepts/roles-and-permissions): Cómo funcionan el rol, los permisos y el alcance de cada persona. - [Gestionar el equipo](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team#ajustar-el-acceso-de-una-persona): Dónde se ajustan los permisos de ver agendas de cada persona.