# Preparar el trabajo de un presupuesto Al convertir un presupuesto, deja creada la cuenta del cliente con un servicio y sus entregables por cada servicio vendido, o avisa a quien puede hacerlo. Cuando conviertes un presupuesto aprobado en [proyecto comercial](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/convert#convertir-en-proyecto-comercial), puedes dejar listo en el mismo paso el trabajo del equipo en [Gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview): la cuenta del cliente, un servicio por cada servicio presupuestado y, dentro de cada uno, los entregables de su plantilla. Cada servicio queda enlazado al proyecto comercial, que calcula su [avance](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview#avance-del-proyecto-comercial) con ese trabajo. Si tú no puedes prepararlo, avisas a quien puede. Esta guía usa los nombres del perfil Agencia: cuenta, servicio y entregable. En tu pantalla verás los de tu [perfil de trabajo](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview#los-nombres-dependen-de-tu-perfil-de-trabajo): proyecto, ciclo y tarea en Proyectos y tareas; encargo, fase y tarea en Consultoría; proyecto e issue en Software, que no crea sprints. **Del presupuesto al trabajo del equipo** 1. **Presupuesto aprobado** (Presupuestos y firma): El cliente lo firma o alguien lo aprueba. 2. [**Proyecto comercial**](https://os.utilia.ai/docs/guides/budgets/convert) (CRM): Lo vendido, con sus hitos y su facturación. 3. **Cuenta del cliente** (Gestión de proyectos): Nueva o una que ya tiene. 4. **Servicios y entregables** (Gestión de proyectos): Uno por servicio presupuestado, con su plantilla. _Todo sale de un solo paso: convertir el presupuesto con la casilla marcada._ ## Antes de empezar - **Gestión de proyectos y el CRM en el plan** de tu empresa. Sin Gestión de proyectos, convertir un presupuesto es lo de siempre y nada de esta guía aparece. - **El presupuesto, aprobado.** Si lo preparas más tarde, además tiene que estar convertido en proyecto comercial. - **Tus permisos de Gestión de proyectos**: **Ver proyectos**, **Crear ciclos** y **Crear tareas de proyecto**, más **Crear proyectos** para una cuenta nueva o **Editar proyectos** para una que ya existe. En una cuenta que ya existe, además, tienes que trabajar: ser su responsable, de su equipo o de uno de sus departamentos. ## Quién puede hacer qué **Quién prepara el trabajo** | Acción | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Los demás roles | | - | - | - | - | - | | Convertir en proyecto comercial (Editar presupuestos y Crear proyectos comerciales) | Todo | Departamento | No | No | | Preparar el trabajo (Ver proyectos, Crear ciclos, Crear tareas de proyecto y Crear proyectos o Editar proyectos) | Sí | Sí | No | No | | Recordar la plantilla de un servicio (Gestionar plantillas de tareas) | Sí | No | No | No | | Decir que no hace falta (Poder preparar el trabajo, o Editar presupuestos) | Sí | Sí | Asignados | No | Alcances: - **Todo**: Acceso total a todos los recursos. - **Departamento**: Solo recursos de tu departamento. - **Asignados**: Solo recursos asignados a ti. _Valores de fábrica. Cada persona convierte los presupuestos que alcanza su permiso y solo usa cuentas en las que trabaja._ Quien ve el presupuesto y no puede prepararlo tiene **Avisar a quien puede**, como se explica [más abajo](#si-no-puedes-prepararlo-tú). Los permisos de cada persona se cambian en su ficha, como explica [Ajustar el acceso de una persona](https://os.utilia.ai/docs/guides/users-and-permissions/manage-team#ajustar-el-acceso-de-una-persona). ## Preparar el trabajo al convertir 1. **Abre la conversión** En el presupuesto aprobado, pulsa **Convertir en proyecto comercial**, en el menú **Acciones** o en el bloque **¿Y ahora?**. Rellena el proyecto comercial: **Nombre**, **Fecha de inicio** y, si quieres, **Fecha de fin prevista (opcional)** y **Descripción (opcional)**. 2. **Deja marcada la casilla** Debajo está **Preparar el trabajo en Gestión de proyectos** (en Software, **Preparar el trabajo en Desarrollo**), ya marcada. Su ayuda dice lo que va a pasar: «Se crea la cuenta de Acme y un servicio por cada servicio presupuestado, con sus entregables.» 3. **Revisa la cuenta** Una línea la resume: «Nueva: Acme · Clave ACM · Responsable: Ana (tú)». Con **Cambiar** eliges **Crear una cuenta nueva**, una de las cuentas del cliente u **Otra cuenta…** y, si es nueva, su nombre, su clave y su responsable. Una cuenta nueva ofrece además **Horas contratadas al mes** y, si tu empresa tiene Finanzas y puedes ver y crear facturas, **Facturar horas**. Van vacíos: rellénalos solo si ya los sabes (el presupuesto no tiene horas de las que sacarlos) o déjalos para la [ficha de la cuenta](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/billable-hours). 4. **Revisa los servicios** Cada servicio presupuestado tiene su fila, con el concepto tal como se presupuestó. Si está marcada, ves su **Nombre del servicio**, su **Plantilla**, lo que trae («14 entregables, 6 se repiten») y su periodo («Desde el 1 de enero · Sin fecha de fin»). Desmarca los que no haya que preparar. 5. **Convierte** El pie dice lo que se va a crear: «Se crearán 1 cuenta, 4 servicios y 38 entregables.» o, en una cuenta que ya existe, «Se crearán 4 servicios y 38 entregables en la cuenta Acme.» Pulsa **Convertir en proyecto comercial**. Al terminar llegas a la ficha del proyecto comercial, que ya enseña su cuenta y sus servicios, con el aviso «Proyecto comercial creado y trabajo preparado en la cuenta Acme.» y el botón **Ver la cuenta**. Todo se comprueba antes de convertir: si algo de lo elegido no vale, como una plantilla que alguien acaba de archivar, no se convierte nada y el diálogo te dice qué cambiar. ## Qué se crea **La cuenta.** Si es nueva, lleva el nombre del cliente, una clave libre propuesta a partir de él y a ti como responsable, queda enlazada al cliente y al proyecto comercial y empieza el día que empieza el proyecto comercial. Si el cliente ya tiene cuentas en las que trabajas, se propone la de actividad más reciente; solo salen las que admiten trabajo nuevo, no las cerradas. Una cuenta antigua sin cliente que se llama como él también sale. **Otra cuenta…** busca entre las cuentas del cliente y las que no tienen cliente, siempre que admitan trabajo y trabajes en ellas. Elegir una sin cliente la enlaza con el del presupuesto, y el bloque lo avisa: «Se enlazará con el cliente Acme.» **Un servicio por cada servicio presupuestado.** - **Qué filas salen marcadas**: las líneas de tipo **Servicio** del presupuesto y los conceptos que ya tienen una plantilla recordada. Varias líneas con el mismo concepto, sin contar mayúsculas, tildes, signos de puntuación ni espacios de más (la ñ sí cuenta), dan un solo servicio: «Redes sociales · 2 conceptos». Los demás conceptos van plegados en **Ver otros 5 conceptos**, sin marcar: «No parecen servicios. Márcalos si también hay que prepararlos.» Los títulos de sección no cuentan. - **El nombre** es el del concepto, sin año, y lo puedes acortar («Gestión de redes sociales, 12 meses» se queda en «Redes sociales»). - **Las fechas**: empieza el día de inicio del proyecto comercial (si lo cambias en el diálogo, lo sigue) y va siempre sin fecha de fin, aunque el proyecto comercial la tenga, porque dura lo que dure lo contratado. Si empieza hoy o ya empezó, nace **En curso**; si empieza más adelante, **En preparación**, y se empieza cuando toque. Las fechas se cambian después en el servicio. - **Los entregables** de su plantilla se crean dentro del servicio, también [los que se repiten](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/recurring-tasks), a partir de su día de inicio, o de hoy si ya ha pasado. En una cuenta nueva, quien la plantilla asigna entra en su equipo, y el aviso del final dice cuántas personas han entrado y a cuántas no se ha podido dar de alta porque no están activas (sus entregables quedan sin asignar). En una que ya existe no se añade a nadie: los entregables de quien no es de su equipo quedan sin asignar, y lo decide quien lleva la cuenta. ### Si la cuenta ya tiene ese servicio abierto Es lo normal al renovar: Acme tiene en su cuenta el servicio «Meta Ads» en marcha y el presupuesto nuevo vuelve a incluirlo. La fila se propone como **Seguir en «Meta Ads»**: no se crea otro servicio, el que ya existe pasa a este proyecto comercial con sus entregables y la plantilla no se vuelve a cargar, porque lo que se repite ya está programado. Si de verdad hace falta otro, elige **Crear otro servicio**. Se crea con el año («Meta Ads 2027») y la fila avisa de lo que va a pasar: «La cuenta ya tiene abierto el servicio «Meta Ads»: se creará otro y sus entregables que se repiten se duplicarán.» Su plantilla aparece sin marcar; elígela solo si quieres los dos servicios con todo su trabajo. Una versión nueva del mismo presupuesto tampoco duplica nada: un servicio que ya está enlazado a su proyecto comercial y se llama igual cuenta como preparado. Al seguir en un servicio, este pasa al proyecto comercial del presupuesto nuevo. Si después alguien vuelve a preparar el presupuesto anterior, la fila de ese servicio sale como hecha, «Pasó a «Web 2028»», y no se vuelve a proponer **Seguir en**: el servicio no regresa a su proyecto comercial de antes sin que nadie lo decida. ## Cómo se elige la plantilla Cada servicio propone la plantilla que tiene recordada su concepto y, si no tiene ninguna, **Sin plantilla**: el servicio se crea vacío. Una plantilla se recuerda para un servicio desde la propia plantilla, en [Servicios que prepara](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/project-templates#servicios-que-prepara), o al convertir, con **Recordar para este servicio**. Si la plantilla recordada está archivada, no se propone y la fila lo dice: «La plantilla que se proponía está archivada y no se aplica.» El selector **Plantilla** de cada fila ofrece **Sin plantilla**, las plantillas sin archivar y, al final, **Crear una plantilla…**, que te lleva a crearla y te devuelve al diálogo con todo lo que habías escrito y la plantilla nueva elegida. Si la empresa aún no tiene ninguna, el bloque lo dice («Aún no hay plantillas de entregables. Los servicios se crearán vacíos.») y ofrece **Crear una plantilla**. ### Recordar para este servicio Si eliges una plantilla distinta de la propuesta y tienes **Gestionar plantillas de tareas**, aparece la casilla **Recordar para este servicio**: «La próxima vez que se presupueste «Redes sociales», se propondrá esta plantilla.» - Viene marcada si antes no se proponía nada, y desmarcada si cambia la que se proponía, con la ayuda «Hasta ahora se proponía «RRSS básica».» - Si eliges **Sin plantilla** y el concepto tenía una recordada, la casilla pasa a «Dejar de proponer «RRSS mensual» para este servicio», desmarcada. Si la marcas, ese concepto deja de proponerla. - Sin el permiso, la casilla no sale y tu elección vale solo esta vez. ## En el perfil Software Si la cuenta de destino trabaja con el perfil Software, no se crean sprints. Cada fila es solo el concepto, su plantilla y lo que trae («22 issues»), con la línea «En Desarrollo no se crean sprints: las issues irán al backlog.», y el pie lo resume: «Se creará el proyecto Acme con 22 issues en el backlog.» Un concepto sin plantilla no crea nada. Manda el perfil de la cuenta de destino, no el de la empresa: una cuenta que ya existe puede tener el suyo. Al cambiar de cuenta, el bloque se recalcula con sus nombres y sus reglas. ## Si lo dejas para después > **Nota: Desmarcar es decir que no hace falta** > > Si desmarcas **Preparar el trabajo en Gestión de proyectos** al convertir, el proyecto comercial no te lo recordará: «No se preparará. Podrás hacerlo después desde la ficha del presupuesto.» En su lugar aparece **Crear una tarea del CRM por cada concepto**, por si prefieres seguirlo con tareas del proyecto comercial. Cuando quieras, **Preparar el trabajo** abre el mismo bloque («Para el proyecto comercial «Web 2026».») desde tres sitios: - la tarjeta **Preparar el trabajo** de **¿Y ahora?**, en el presupuesto («Crea la cuenta y sus servicios en Gestión de proyectos.»); - la franja «Falta preparar el trabajo de este proyecto.», en la ficha del proyecto comercial, junto a **No hace falta**; - el aviso que te llega cuando alguien te lo pide, que abre una página con el bloque y su camino de vuelta. Al terminar, «Trabajo preparado en la cuenta Acme.» te lleva a la cuenta. La franja solo insiste en los presupuestos con algún servicio presupuestado que se aprobaron o se convirtieron a partir del 28 de octubre de 2026; en los anteriores queda la tarjeta de **¿Y ahora?**. Se va sola cuando el trabajo se prepara (desde aquí o enlazando a mano una cuenta o un servicio al proyecto comercial), cuando alguien pulsa **No hace falta** o cuando el proyecto comercial se completa o se cancela. Si una preparación se queda a medias, la franja sigue con «Falta terminar de preparar el trabajo de este proyecto.» hasta que alguien la termine o pulse **No hace falta**. **No hace falta** deja en el historial «Ana decidió no preparar el trabajo en Gestión de proyectos.» y calla la franja y los avisos, pero la tarjeta sigue: puedes cambiar de idea. ## Si no puedes prepararlo tú Sin los permisos, el bloque no aparece al convertir y conviertes como siempre. Después, la ficha del proyecto comercial te enseña la franja con **Avisar a quien puede**, y el presupuesto, en **¿Y ahora?**, la tarjeta **Pedir que preparen el trabajo** («Avisaremos a quien puede hacerlo.»). **Cuando quien convierte no puede prepararlo** Participantes: Quien convierte, UTILIA OS y Quien puede prepararlo. 1. Quien convierte → UTILIA OS: Convierte el presupuesto. Sin el bloque, porque le faltan los permisos. 2. Quien convierte → UTILIA OS: Avisar a quien puede. Desde la franja del proyecto comercial. 3. UTILIA OS → Quien puede prepararlo: Falta preparar el trabajo de «Web 2026». Aviso con el botón Preparar el trabajo. 4. UTILIA OS → Quien convierte (respuesta): Hemos avisado a Luis. La franja lo dice y no repite el aviso en 24 horas. 5. Quien puede prepararlo → UTILIA OS: Preparar el trabajo. Elige la cuenta, los servicios y sus plantillas. 6. UTILIA OS (por su cuenta): La franja desaparece del proyecto comercial. El aviso va primero a los responsables de las cuentas de ese cliente que admiten trabajo, si pueden prepararlo y ven el presupuesto. Si no hay ninguno, va a hasta cinco personas de la empresa que pueden prepararlo y tienen dónde (pueden crear cuentas o ya trabajan en una del cliente), empezando por el Super Administrador y los gerentes. Cuenta lo que cada persona puede hacer, no su rol. A ti no te llega aunque puedas. - **Qué dice la franja después**: «Hemos avisado a Luis.», «… a Luis y a Marta» o «… a Luis, a Marta y a 3 personas más». En 24 horas no se vuelve a avisar; pasado ese plazo, aparece **Volver a avisar**. - **Si nadie puede prepararlo**: «Nadie puede preparar este trabajo todavía. Pídeselo a un administrador.» Hace falta que alguien reciba los permisos de la tabla de arriba. La ficha lo recuerda durante una hora y queda en el historial del presupuesto; pasado ese rato, vuelve **Avisar a quien puede** para probar de nuevo. - **Si hay quien puede, pero el aviso no le llega** (por ejemplo, no tiene esos avisos en su plan o en sus permisos), la franja lo dice en vez de «Nadie puede»: pídeselo directamente. Y si la búsqueda falla, solo dice que no se ha podido avisar y que lo intentes de nuevo; no se anota que nadie pueda. - **Qué recibe quien puede**: «Falta preparar el trabajo de «Web 2026»», con un texto como «Ana pide que se prepare el trabajo del proyecto comercial «Web 2026» de Acme. Falta preparar su cuenta y sus servicios.» y el botón **Preparar el trabajo**. Si una preparación se quedó a medias, el aviso es «Falta terminar de preparar el trabajo de «Web 2026»». Le llega en la aplicación, en el móvil y por correo, y el correo dice el cliente, el proyecto comercial, el presupuesto y quién lo pide. Cada persona lo elige en **Mi perfil › Avisos**, en la fila **Trabajo por preparar**, como explica [Elegir qué avisos recibes](https://os.utilia.ai/docs/guides/notifications/overview#elegir-qué-avisos-recibes). ## Si algo falla - **Se creó el proyecto comercial, pero no el trabajo.** El diálogo no se cierra: «El proyecto comercial se ha creado, pero no se ha podido preparar el trabajo.» y, si se hizo una parte, cuál: «Se ha creado la cuenta Acme y 2 de 4 servicios. Falta «Google Ads».» Pulsa **Reintentar**: prepara solo lo que falta en la misma cuenta, sin duplicar ningún servicio («Ya preparado en «Redes sociales»»), y carga su plantilla al que se quedó vacío. En el perfil Software tampoco se vuelve a cargar una plantilla que ya se cargó. Con **Más tarde** vas a la ficha del proyecto comercial y la franja te lo recordará; si se creó una parte, con «Falta terminar de preparar el trabajo de este proyecto.», y al volver a abrir el bloque lo ya creado sale fijo y solo se prepara lo que falta; el servicio que se quedó vacío sale marcado para cargarle su plantilla («Ya preparado en «Meta Ads», todavía sin entregables: se le cargará la plantilla.»). Si alguien completa a mano lo que faltaba, por ejemplo cargando la plantilla en ese servicio, la franja se va sola. - **Reintentar sin poder editar cuentas.** Puedes terminar en la cuenta que tú creaste para este proyecto comercial: el bloque te la propone. Para usar otra cuenta que ya existe hace falta **Editar proyectos**. - **«Ya no puedes preparar el trabajo. Desmarca la casilla para convertir sin él.»** Tus permisos han cambiado desde que abriste el diálogo. No se ha convertido nada: desmarca la casilla o pide el permiso que falta. - **«No hemos podido preparar la vista previa.»** Pulsa **Reintentar**. Si conviertes sin esperar, el presupuesto se convierte sin el trabajo y lo preparas después desde el proyecto comercial. - **No sale la casilla.** Tu plan no incluye Gestión de proyectos o te falta alguno de los permisos de [la tabla](#quién-puede-hacer-qué). Si el presupuesto no tiene ninguna línea de tipo **Servicio**, la casilla sale desmarcada: «Este presupuesto no tiene servicios. Marca los conceptos que haya que preparar.» - **No me deja elegir una cuenta del cliente.** Solo salen las que admiten trabajo nuevo y en las que trabajas: «No trabajas en esa cuenta. Elige otra o pide que te añadan a su equipo.» Si además no puedes crear cuentas, el bloque lo dice: «No puedes crear cuentas y Acme no tiene ninguna en la que trabajes. Pide a un administrador que te dé acceso.» - **«Ya tienes una cuenta con la clave ACM. Elige otra.»** La clave de la cuenta nueva tiene que ser única, de 2 a 10 letras mayúsculas o cifras, sin espacios. - **«Ya se está preparando el trabajo de este presupuesto. Espera un momento y vuelve a mirarlo.»** Otra persona (o tu asistente) lo está preparando ahora mismo. Al volver a abrirlo, lo que ella haya preparado sale fijo y solo queda lo que falte. - **«Son demasiados entregables para prepararlos de una vez (como mucho 500).»** Las plantillas elegidas suman más de 500 entregables. Prepara ahora una parte de los servicios y, después, el resto desde la franja o desde **¿Y ahora?**. - **«Has pedido que preparen muchos trabajos en poco tiempo.»** Cada persona puede avisar como mucho 10 veces por hora, sumando todos sus presupuestos. Vuelve a intentarlo dentro de un rato. - **«No se puede cambiar el cliente ni el proyecto comercial de este presupuesto»** (al editarlo). Su trabajo ya está preparado en Gestión de proyectos y seguiría enlazado a los de ahora sin que nadie lo supiera, así que esos dos datos ya no se cambian desde el presupuesto. - **No se propone la plantilla que esperaba.** El concepto está escrito de otra forma, la plantilla está archivada o ese nombre se pasó a otra plantilla. Revísalo en [Servicios que prepara](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/project-templates#servicios-que-prepara). ## Con tu asistente de IA Tu asistente también puede hacerlo, con tus permisos: enseñarte lo que se va a crear, convertir y preparar en el mismo paso, decirte si a un presupuesto le falta y avisar a quien puede. Lo explican el [conector de CRM](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/crm#convertir-un-presupuesto-y-preparar-su-trabajo) y el [de gestión de proyectos](https://os.utilia.ai/docs/guides/connect-ai/projects#preparar-el-trabajo-de-un-presupuesto). ## Siguiente paso - [Avance del proyecto comercial](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/overview#avance-del-proyecto-comercial): Cómo se calcula con los entregables de los servicios que acabas de preparar. - [Servicios que prepara](https://os.utilia.ai/docs/guides/projects/project-templates#servicios-que-prepara): Deja fijada la plantilla de cada servicio para que se proponga sola.